La facturación prorrateada es un método de cálculo de facturas basado en un período parcial de servicio en lugar de un ciclo de facturación completo. Permite que los clientes paguen solo por la porción del período de servicio que utilizan y no por el período completo, lo que hace que la facturación sea más precisa. Por ejemplo, si un cliente se suscribe a un servicio que cobra $30 al mes, pero comienza la suscripción el día 15 de un mes de 30 días, pagará solo $15 por ese primer mes.

Implementar este tipo de facturación puede beneficiar a las empresas en la industria global de suscripciones digitales, que fue valorada en $928 mil millones en 2022 y se prevé que alcance los $4,6 billones para 2031. A continuación, cubriremos los conceptos básicos de los cargos prorrateados, cómo integrar la facturación prorrateada en modelos de suscripción y las mejores prácticas para gestionarla.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo funcionan los cargos prorrateados
  
• Cómo calcular los cargos prorrateados
  
• Cómo la facturación prorrateada beneficia a las empresas
  
• Cómo usar la facturación prorrateada con modelos de suscripción
  
• Escenarios comunes de facturación prorrateada
  
• Prácticas recomendadas para la facturación prorrateada
  

¿Cómo funcionan los cargos prorrateados?

Los cargos prorrateados aseguran que los clientes paguen únicamente por el servicio que reciben. Si se registran, cancelan o hacen cambios en su plan a mitad de un ciclo de facturación, no pagan por el ciclo completo. Los cargos prorrateados pueden mejorar la satisfacción del cliente al alinear la facturación con el uso y cobrar solo por lo que se utiliza. La facturación prorrateada es popular en telecomunicaciones, servicios públicos, servicios de suscripción y arrendadores.

Cómo calcular cargos prorrateados

Calcular cargos prorrateados implica una fórmula que puede adaptarse según los términos del servicio o contrato. Aquí se explica un método para hacerlo:

• Determina la tarifa de facturación completa: esta es la tarifa regular por un ciclo de facturación completo. Por ejemplo, para un ciclo mensual, usa el valor cobrado por mes.
  
• Establece la duración del ciclo de facturación: identifica el número de días del ciclo completo. Para servicios mensuales, puede ser 30 o 31 días, según el mes, o un estándar de 30 días.
  

• Calcula la tarifa diaria: divide el monto total por el número de días del ciclo:

  • Importe total de facturación/número de días del ciclo de facturación = tarifa diaria

    Esto te da el cargo por día.

• Determina la cantidad de días de servicio: cuenta cuántos días del ciclo de facturación utilizó el cliente el servicio.

• Calcula el cargo prorrateado: multiplica la tarifa diaria por los días de servicio:

  • Tarifa diaria × número de días de servicio = cargo prorrateado
    
  • Por ejemplo, un cliente se suscribe a un servicio de $90 por mes el día 10 de un mes de 30 días.
    

  • Monto de facturación completo: $90

    Duración del ciclo de facturación: 30 días

    Tarifa diaria: 90/30 = $3 por día

    Días de servicio en el primer mes: del día 10 al 30 = 21 días

    Cargo prorrateado: 3 x 21 = $63

  • El cargo prorrateado para el primer mes es de $63.

Cómo la facturación prorrateada beneficia a las empresas

La facturación prorrateada puede mejorar la reputación de una empresa, facilitar la adquisición de clientes y promover un flujo de efectivo más consistente. Estos son algunos de sus beneficios:

• Adquisición clientes: la facturación prorrateada hace que los servicios sean más accesibles, lo que permite que un cliente potencial comience su período de facturación en cualquier momento dentro de un ciclo. Esta flexibilidad elimina barreras que podrían disuadir a los clientes potenciales y puede aumentar la adquisición de clientes.

• Reputación empresa: la facturación prorrateada demuestra un compromiso con la equidad y asegura que los clientes paguen solo por el tiempo que usan un servicio. Esto hace que la empresa sea más atractiva: los nuevos clientes pueden comenzar a usar los servicios en cualquier momento sin sentirse penalizados financieramente.

• Ventas adicionales: la facturación prorrateada facilita motivar a los clientes a actualizar sus servicios a mitad de ciclo, ya que saben que solo pagarán por la porción restante del ciclo de facturación.

• Flujo de caja: facturar a los clientes a lo largo del mes, según el día en que se registraron, en lugar de hacerlo todo al inicio o fin del mes, permite un flujo de efectivo más constante.

Cómo usar la facturación prorrateada con modelos de suscripción

La facturación prorrateada se combina comúnmente con modelos de suscripción porque los cargos se realizan a intervalos regulares y los clientes podrían registrarse a mitad de un período de facturación. Aquí se explica cómo integrarla:

Define tu política de prorrateo

• Unidad de prorrateo: decide si prorratearás a diario, semanal o mensualmente. El prorrateo diario ofrece mayor precisión, mientras que el mensual puede ser más simple de implementar para suscripciones anuales.

• Reglas de redondeo: establece reglas para redondear los montos prorrateados (por ejemplo, al centavo o dólar más cercano) para simplificar cálculos y evitar cargos fraccionarios.

• Cambios de mitad de ciclo: define cómo manejarás cambios a mitad de ciclo, como actualizaciones, degradaciones o cancelaciones. ¿Se acreditará o reembolsará la porción no utilizada, o se trasladará al siguiente ciclo?

• Impuestos: determina cómo se aplicarán los impuestos a los cargos prorrateados. Dependiendo de la jurisdicción, puede ser necesario ajustar los cálculos impositivos según el monto prorrateado.

• Descuentos: si ofreces descuentos, decide cómo se aplicarán a los cargos prorrateados. Podrías prorratear el descuento junto con el costo de la suscripción o aplicarlo como monto fijo.

Elige un sistema de facturación

• Soluciones automatizadas: considera usar software de facturación de suscripciones o una plataforma que soporte facturación prorrateada automática. Esto reduce el trabajo manual y minimiza errores.

• Personalización: si optas por una solución personalizada, asegúrate de que tus desarrolladores comprendan la lógica de prorrateo e integren correctamente el sistema con tu plataforma de facturación.

Calcula los cargos prorrateados

• Fórmula: la fórmula básica para calcular cargos prorrateados es:

  • (Costo total de la suscripción/Total de días del ciclo de facturación) × Número de días utilizados
    

• Cambios en el plan: para cambios de plan, calcula el costo prorrateado de cada plan y ajusta los cargos en consecuencia. Considera ofrecer créditos parciales o trasladar las porciones no utilizadas al siguiente ciclo.

Comunícate con los clientes

• Política de prorrateo: comunica tu política de prorrateo a los clientes desde el principio. Explica cómo calculas los cargos prorrateados y cómo afecta su facturación.

• Datos de la factura: incluye un desglose de los cargos prorrateados en facturas.

• Atención al cliente: proporciona un soporte accesible para resolver cualquier duda o inquietud relacionada con la prorrata.

Prueba y supervisa funcionalidades

• Casos de prueba: crea escenarios de prueba que cubran diferentes ciclos de facturación, cambios de plan y fechas de cancelación. Para cada escenario, confirma que tu sistema calcula y aplica los cargos prorrateados correctamente.

• Comentarios de los usuarios: recopila comentarios de los primeros usuarios o beta testers para identificar problemas o áreas de mejora.

• Métricas de rendimiento: monitorea métricas clave, como adquisición de clientes, churn y promedio de ingresos por usuario (ARPU), para evaluar el impacto de la facturación prorrateada en tu negocio.

• Actualizaciones de políticas y facturación: basándote en los datos y la retroalimentación de los clientes, ajusta tu política de prorrateo o tu sistema de facturación según sea necesario.

Escenarios comunes para la facturación prorrateada

La facturación prorrateada es una herramienta habitual en diversas industrias y situaciones. Algunos escenarios en los que resulta particularmente útil son:

• Registros de mitad de mes: cuando un cliente se suscribe a un servicio a mitad de un ciclo de facturación, paga solo por la parte del ciclo en la que utiliza el servicio. Esto es común en servicios de suscripción como plataformas de streaming, productos de software como servicio (SaaS) o membresías de gimnasio.

• Cancelaciones del servicio: si un cliente cancela un servicio antes de que finalice el ciclo de facturación, la facturación prorrateada puede calcular el reembolso correspondiente por la parte no utilizada. Esta práctica es percibida como justa y puede mejorar la reputación de la empresa.

• Actualizaciones o degradaciones de plan: cuando un cliente cambia su nivel de suscripción—ya sea subiendo a un plan superior con más funciones o bajando a una opción más económica—la facturación prorrateada refleja el cambio, cobrando únicamente por el tiempo que se utilizó cada nivel de servicio.

• Servicios estacionales o temporales: para servicios estacionales o temporales, como climatización (HVAC) o mantenimiento de jardines, la facturación prorrateada permite cobrar a los clientes solo por los meses parciales al inicio o final de la temporada.

• Adición de nuevas funciones o servicios: si se agregan nuevas funciones o servicios a una suscripción existente, la facturación prorrateada permite que los clientes comiencen a disfrutar de estas novedades inmediatamente, pagando solo por la porción restante del ciclo de facturación.

• Facturación inmobiliaria y de servicios públicos: en el sector inmobiliario, los inquilinos que se mudan a mitad de mes suelen pagar alquiler prorrateado. De manera similar, las empresas de servicios públicos usan prorrata para cobrar por servicios que comienzan o terminan en medio del ciclo.

• Servicios de telecomunicaciones: las compañías de telecomunicaciones aplican facturación prorrateada cuando los clientes modifican sus paquetes de servicio o agregan servicios adicionales, como planes de llamadas internacionales, después de iniciado el ciclo de facturación.

• Períodos de prueba que se convierten en suscripciones: cuando un período de prueba finaliza y el cliente pasa a una suscripción paga, la facturación prorrateada ajusta los cargos para alinearlos con el ciclo de facturación estándar.

Prácticas recomendadas para la facturación prorrateada

Aunque la facturación prorrateada ofrece beneficios para empresas y clientes, es crucial gestionar las expectativas de los clientes cuidadosamente para evitar confusión o insatisfacción.

Comunicación de políticas empresariales

• Política de prorrateo: explica tu política de prorrateo en tu sitio web, en los términos de servicio y durante el proceso de registro. Considera usar ayudas visuales, como diagramas o ejemplos, para ilustrar cómo se calculan los cargos prorrateados. Usa un lenguaje claro y evita jerga técnica.
  
• Políticas de reembolso: detalla tu política de reembolso para cargos prorrateados, incluidos plazos y condiciones.
  
• Política de cancelaciones: comunica cómo manejarás las cancelaciones a mitad de ciclo, como cualquier cargo o crédito aplicable.
  
• Cambio de plan: explica cómo los cambios de plan afectarán los cargos prorrateados y cómo manejarás las porciones no utilizadas.
  

Alcance al cliente

• Comunicación proactiva: envía notificaciones o recordatorios por correo electrónico antes y después de los ciclos de facturación, especialmente cuando se aplica prorrateo, para mantener a los clientes informados.
  
• Destaca el valor: enfatiza los beneficios de tu producto o servicio para reforzar la justificación de los cargos prorrateados.
  
• Refuerzo positivo: agradece a los clientes por su comprensión y paciencia respecto a la facturación prorrateada.
  

Facturación

• Desglose de cargos: proporciona un desglose detallado en facturas, mostrando el costo original, el monto prorrateado y los impuestos o cargos aplicables. Explica brevemente el cálculo de la prorrata en la factura para que sea fácil de entender para los clientes.
  

Atención al cliente

• Equipo dedicado: ten un equipo de soporte especializado en consultas relacionadas con prorrata, capaz de resolver problemas y escuchar las inquietudes de los clientes con empatía.
  
• Múltiples canales: ofrece diversos canales de soporte, como teléfono, correo electrónico o chat en vivo, para facilitar la asistencia a los clientes.
  

Soluciones tecnológicas

• Software de facturación: invierte en software confiable que automatice los cálculos de prorrata, genere facturas y gestione suscripciones.
  
• Portales de clientes: proporciona un portal de autoservicio donde los clientes puedan ver su historial de facturación, actualizar información de pago y gestionar sus suscripciones.
  
• Herramientas de comunicación: usa marketing por correo electrónico, notificaciones SMS o mensajes dentro de la aplicación para mantener a los clientes informados sobre su facturación y cualquier ajuste prorrateado.