La facturation au prorata est une méthode de calcul des factures basée sur une durée de service partielle plutôt que sur un cycle de facturation complet. Elle permet aux clients de payer pour la durée pendant laquelle ils ont utilisé le service, et non pour toute la période du service, ce qui rend la facturation plus précise. Par exemple, si un client s’abonne à un service qui facture 30 $ par mois, mais qu’il commence l’abonnement le 15e jour d’un mois de 30 jours, il ne paiera que 15 $ pour ce premier mois.

L’implémentation de ce type de facturation peut profiter aux entreprises du secteur mondial des abonnements numériques, qui était évalué à 928 milliards de dollars en 2022 et qui devrait atteindre 4,6 billions de dollars d’ici 2031. Nous aborderons plus bas les bases des paiements au prorata, l’intégration de la facturation au prorata dans les modèles d’abonnement, ainsi que les bonnes pratiques de gestion.

Sommaire de cet article

• Fonctionnement des paiements au prorata
  
• Calcul des paiements au prorata
  
• Avantages de la facturation au prorata pour les entreprises
  
• Utilisation de la facturation au prorata avec des modèles d’abonnement
  
• Scénarios courants de facturation au prorata
  
• Bonnes pratiques pour la facturation au prorata
  

Fonctionnement des paiements au prorata

Les paiements au prorata garantissent que le client ne paye que pour le service qu’il reçoit. S’il souscrit, annule ou modifie son abonnement au milieu d’un cycle de facturation, il ne paie pas la totalité du cycle de facturation. Les paiements au prorata permettent d’améliorer la satisfaction des clients en alignant la facturation sur l’utilisation et en ne facturant aux clients que ce qu’ils consomment. La facturation au prorata est populaire auprès des entreprises de télécommunications, des fournisseurs d'eau et d'énergie, des services par abonnement et des propriétaires de biens immobiliers.

Calcul des paiements au prorata

Le calcul des paiements au prorata repose sur une formule que les entreprises peuvent adapter selon les conditions du service ou du contrat de location. Voici une méthode de calcul des paiements au prorata :

• Déterminez le tarif de facturation intégral : il s’agit du tarif standard pour un cycle de facturation complet. Par exemple, s’il s’agit d’un cycle de facturation mensuel, utilisez le tarif facturé chaque mois.
  
• Établissez la durée du cycle de facturation : identifiez le nombre de jours du cycle de facturation complet. Pour les services mensuels, cela peut être 30 ou 31 jours, selon le mois, ou 30 jours standardisés.
  

• Calculez le tarif journalier : divisez le montant de facturation total par le nombre total de jours du cycle de facturation :

  • montant de facturation total / nombre de jours du cycle de facturation = tarif journalier

    Vous obtenez ainsi le tarif par jour.

• Déterminez le nombre de jours d’utilisation du service : comptez le nombre de jours pendant lesquels le service a été utilisé par le client au cours du cycle de facturation.

• Calculez le paiement au prorata : multipliez le tarif journalier par le nombre de jours de service :

  • tarif journalier × nombre de jours de service = paiement au prorata
    
  • Par exemple, un client s’abonne à un service qui coûte 90 $ par mois le 10e jour d’un mois de 30 jours.
    

  • Montant de facturation total : 90 $

    Durée du cycle de facturation : 30 jours

    Tarif journalier : 90 / 30 = 3 $ par jour

    Jours d’utilisation du service au cours du premier mois : du 10 au 30 = 21 jours

    Paiement au prorata : 3 x 21 = 63 $

  • Le paiement au prorata pour le premier mois est de 63 $.

Avantages de la facturation au prorata pour les entreprises

La facturation au prorata peut améliorer la réputation d’une entreprise, faciliter l’acquisition de clients et favoriser la régularité des flux de trésorerie. Voici les avantages de la facturation au prorata pour les entreprises :

• Acquisition de clients : la facturation au prorata rend les services plus accessibles, car les clients potentiels peuvent commencer leur période de facturation à tout moment dans un cycle de facturation. Cette flexibilité élimine les obstacles susceptibles de dissuader les clients potentiels et peut conduire à une meilleure acquisition de clients.

• Réputation de l’entreprise : la facturation au prorata témoigne d’un engagement envers l’équité et garantit que les clients ne paient que pour leur durée d’utilisation d’un service. Une entreprise peut ainsi devenir plus attrayante aux yeux des nouveaux clients, qui peuvent commencer à utiliser les services à tout moment sans se sentir pénalisés financièrement.

• Incitation à monter en gamme : avec une facturation au prorata, il est plus facile d’inciter les clients à passer à une offre supérieure en milieu de cycle, car ils savent qu’ils ne paieront que la partie restante du cycle de facturation.

• Flux de trésorerie : facturer chaque client le jour à la date anniversaire de sa souscription au service, plutôt que de facturer tous les clients en début ou en fin de mois, permet de créer un flux de trésorerie plus régulier.

Utilisation de la facturation au prorata avec des modèles d’abonnement

La facturation au prorata est généralement associée aux modèles d’abonnement, car les paiements sont effectués à intervalles réguliers et les clients peuvent s’inscrire au milieu d’une période de facturation. Voici comment intégrer la facturation au prorata à votre service d’abonnement :

Définissez votre politique de calcul au prorata

• Unité de calcul au prorata : décidez si vous préférez facturer au prorata de façon quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Le calcul au prorata quotidien offre la plus grande précision, tandis que le calcul au prorata mensuel peut être plus simple à implémenter pour les abonnements annuels.

• Règles des arrondis : établissez des règles permettant d’arrondir les montants calculés au prorata (au centime ou au dollar près, par exemple) afin de simplifier les calculs et d’éviter les paiements fractionnés.

• Changements en cours de cycle : déterminez comment vous allez gérer les changements en cours de cycle, tels que les passages à une offre inférieure ou supérieure ou les annulations. Allez-vous créditer ou rembourser la partie inutilisée, ou bien la reporterez-vous au cycle suivant ?

• Taxes : déterminez comment vous allez gérer les taxes pour les paiements au prorata. Selon votre juridiction, vous devrez peut-être ajuster le calcul des taxes en fonction du montant calculé au prorata.

• Remises : si vous faites des remises, décidez de la manière dont vous les appliquerez aux paiements au prorata. Vous pouvez calculer la remise au prorata à partir du coût de l’abonnement ou l’appliquer sous forme de montant fixe.

Choisissez un système de facturation

• Solutions automatisées : envisagez d’utiliser un logiciel de facturation des abonnements ou une plateforme prenant en charge la facturation au prorata automatisée. Cela vous demandera moins d’efforts manuels et réduira le risque d’erreur.

• Personnalisation : si vous optez pour une solution personnalisée, assurez-vous que vos développeurs comprennent la logique de calcul au prorata et peuvent l’intégrer à votre système de facturation.

Calculez les paiements au prorata

• Formule : la formule de base pour les paiements au prorata est la suivante :

  • (coût total de l’abonnement / nombre total de jours du cycle de facturation) x nombre de jours d’utilisation du service
    

• Changements d’offre : pour les changements d’offre, calculez le coût au prorata de chaque offre et ajustez les paiements en conséquence. Vous pouvez offrir des crédits partiels ou reporter les périodes de service non consommées.

Communiquez avec votre clientèle

• Politique de calcul au prorata : communiquez directement votre politique de calcul au prorata à vos clients. Expliquez comment vous calculez les paiements au prorata et comment cela affecte leur facturation.

• Détails de facture : incluez un récapitulatif des paiements au prorata sur les factures.

• Service d’assistance : proposez un service d’assistance afin de répondre à toutes les questions ou préoccupations concernant le calcul au prorata.

Testez et surveillez les fonctionnalités

• Scénarios de test : créez des scénarios de test adaptés à différents cycles de facturation, changements d’offre et dates d’annulation. Pour chaque scénario, vérifiez que votre système calcule et applique correctement les paiements au prorata.

• Commentaires des utilisateurs : recueillez les commentaires des premiers utilisateurs ou des utilisateurs de la version bêta pour identifier les problèmes ou les points à améliorer.

• Indicateurs de performance : surveillez les indicateurs clés tels que l’acquisition de clients, l’attrition et le revenu moyen par utilisateur (ARPU) pour évaluer l’impact de la facturation au prorata sur votre entreprise.

• Mises à jour des politiques et de la facturation : selon vos données et les commentaires de vos clients, ajustez au besoin votre politique de calcul au prorata ou votre système de facturation.

Scénarios courants de facturation au prorata

La facturation au prorata est un outil courant dans de nombreux secteurs et scénarios. Voici quelques scénarios dans lesquels la facturation au prorata est particulièrement utile :

• Inscriptions en cours de mois : lorsqu’un client souscrit à un service au cours d’un cycle de facturation, il ne paie que la partie du cycle au cours de laquelle il utilise le service. Cette approche est courante avec les services d’abonnement tels que les plateformes de streaming, les logiciels en tant que service (SaaS) ou les abonnements à des salles de sport.

• Annulations de services : si un client annule un service avant la fin de sa période de facturation, il est possible, grâce à la facturation au prorata, de calculer le montant qui lui sera remboursé pour la partie non utilisée de la période de facturation. Les clients considèrent cette pratique comme équitable, ce qui peut améliorer la réputation de l’entreprise.

• Planification de passage à un abonnement supérieur ou inférieur : lorsqu’un client modifie son niveau d’abonnement (qu’il passe à un niveau supérieur avec plus de fonctionnalités ou qu’il passe à une option moins chère), la facturation au prorata reflète ce changement et les clients sont facturés pour le temps passé à chaque niveau.

• Services saisonniers ou temporaires : lorsque les services sont saisonniers ou fournis de façon temporaire, comme les services de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC) ou d’aménagement paysager, la facturation au prorata permet aux entreprises de facturer aux clients des mois partiels au début ou à la fin de la saison.

• Ajout de nouvelles fonctionnalités ou de nouveaux services : si une entreprise introduit de nouvelles fonctionnalités ou de nouveaux services que les clients peuvent ajouter à leurs abonnements existants, la facturation au prorata permet aux clients de commencer à profiter immédiatement des nouveaux ajouts tout en ne payant que la partie restante du cycle de facturation.

• Facturation de l’immobilier et des fournisseurs d'eau et d’énergie : dans l’immobilier, les locataires qui déménagent en milieu de mois paient souvent un loyer au prorata. De même, les fournisseurs d’eau et d’électricité utilisent souvent la facturation au prorata pour facturer les services qui démarrent ou s’arrêtent en cours de cycle.

• Services de télécommunications : les entreprises de télécommunications appliquent souvent une facturation au prorata lorsque les clients modifient leurs forfaits ou lorsque des services supplémentaires, tels que des appels à l’international, sont ajoutés après le début du cycle de facturation.

• Périodes d’essai qui se transforment en abonnements : lorsqu’une période d’essai se termine et que le client passe à un abonnement payant, la facturation au prorata peut aligner les paiements du nouvel abonnement sur le cycle de facturation standard.

Bonnes pratiques pour la facturation au prorata

Bien que la facturation au prorata présente des avantages pour les clients comme pour les entreprises, ces dernières doivent gérer les attentes de leurs clients avec soin pour éviter toute confusion et insatisfaction. Voici quelques bonnes pratiques :

Communiquer sur les politiques de l’entreprise

• Politique de calcul au prorata : expliquez votre politique de calcul au prorata sur votre site Web, dans vos conditions d’utilisation du service et lors du processus d’inscription. Vous pouvez utiliser des aides visuelles telles que des diagrammes ou des exemples pour illustrer la façon dont vous calculez les paiements au prorata. Utilisez un langage simple et évitez le jargon.
  
• Politiques de remboursement : décrivez votre politique de remboursement des paiements au prorata, y compris les délais et les conditions.
  
• Conditions d’annulation : expliquez comment vous comptez gérer les annulations en cours de cycle, y compris les éventuels frais ou crédits applicables.
  
• Changements d’offre : expliquez l’impact des changements d’offre sur les paiements au prorata et la façon dont vous gérerez les parties inutilisées.
  

Contact client

• Communication proactive : envoyez des notifications ou des rappels par e-mail avant et après les cycles de facturation pour tenir les clients informés, en particulier en cas de calcul au prorata.
  
• Mettre l’accent sur la valeur : insistez sur la valeur et les avantages de votre produit ou service pour justifier les paiements au prorata.
  
• Consolidation des relations clients : remerciez les clients pour leur compréhension et leur patience concernant la facturation au prorata.
  

Facturation

• Récapitulatif des paiements : fournissez un récapitulatif détaillé des paiements sur les factures. Ce récapitulatif doit indiquer le coût initial, le montant calculé au prorata et les éventuels frais et taxes applicables. Expliquez brièvement le calcul au prorata sur la facture pour faciliter la compréhension des clients.
  

Service d’assistance

• Équipe dédiée : prévoyez une équipe d’assistance formée pour traiter les demandes liées au calcul au prorata, résoudre les problèmes et écouter les préoccupations des clients avec empathie et compréhension.
  
• Stratégie multicanale : proposez plusieurs canaux d’assistance, comme le téléphone, l’e-mail ou le chat en direct pour que vos clients puissent facilement obtenir de l’aide.
  

Solutions technologiques

• Logiciel de facturation : investissez dans un logiciel de facturation fiable, capable d’automatiser les calculs au prorata, de créer des factures et de gérer les abonnements.
  
• Portails clients : proposez un portail en libre-service dans lequel vos clients peuvent consulter leur historique de facturation, mettre à jour leurs informations de paiement et gérer leurs abonnements.
  
• Outils de communication : utilisez le marketing par e-mail, les notifications par SMS ou les messages intégrés à l’application pour tenir les clients informés de leur facturation et de tout réajustement au prorata.