Proportionell fakturering är en metod för att beräkna fakturor baserat på en del av tjänsteperioden istället för en hel faktureringsperiod. Det innebär att kunderna betalar för den del av tjänsteperioden som de använder och inte för hela tjänsteperioden, vilket gör faktureringsperioden mer exakt. Om en kund till exempel prenumererar på en tjänst som tar 30 USD per månad, men påbörjar abonnemanget den 15:e dagen i en 30-dagarsmånad, betalar kunden endast 15 USD för den första månaden.

Implementering av denna typ av fakturering kan gynna företag i den globala digitala prenumerationsbranschen, som värderades till 928 miljarder USD 2022 och förväntas nå 4,6 biljoner USD 2031. Nedan går vi igenom grunderna i att ta betalt proportionellt, hur man integrerar proportionell fakturering i abonnemangsmodeller och bästa praxis för att hantera proportionell fakturering.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar proportionell debitering?
  
• Hur man beräknar proportionella avgifter
  
• Hur proportionell fakturering gynnar företag
  
• Hur man använder proportionell fakturering med abonnemangsmodeller
  
• Vanliga scenarier för proportionell fakturering
  
• Bästa praxis för proportionell fakturering
  

Hur fungerar proportionell debitering?

Proportionell debitering säkerställer att kunderna endast betalar för den tjänst de får. Om de registrerar sig, avbryter eller gör ändringar i sina planer mitt under en faktureringsperiod betalar de inte för hela faktureringsperioden. Proportionella debiteringar kan förbättra kundnöjdheten genom att anpassa faktureringen till användningen och debitera kunderna endast för vad de använder. Proportionell fakturering är populärt bland företag inom telekom och allmännyttiga tjänster, abonnemang och hyresvärdar.

Hur man beräknar proportionella avgifter

Att beräkna proportionella avgifter innebär att ha en formel som företag kan anpassa beroende på villkoren i användaravtalet eller leasingavtalet. Här är en metod för att beräkna proportionella avgifter:

• Bestäm den fullständiga faktureringsavgiften: Detta är den ordinarie avgiften för en hel faktureringsperiod. Om det t.ex. gäller månatlig fakturering använder du den avgift som tas ut varje månad.
  
• Fastställ faktureringscykelns längd: Ange antalet dagar i en hel faktureringsperiod. För månatliga tjänster kan detta vara 30 eller 31 dagar, beroende på månad, eller 30 dagar som standard.
  

• Beräkna dagspriset: Dividera hela fakturabeloppet med det totala antalet dagar i faktureringsperioden:

  • Fullt faktureringsbelopp / Antal dagar i faktureringscykeln = Dagspris

    Detta ger dig debiteringen per dag.

• Fastställ antalet tjänstedagar: Räkna ut hur många dagar under faktureringsperioden som kunden använder eller har använt tjänsten.

• Beräkna den proportionella debiteringen: Multiplicera dagspriset med antalet tjänstedagar:

  • Dagspris × antal tjänstedagar = proportionell debitering
    
  • En kund abonnerar till exempel på en tjänst som kostar 90 USD per månad den 10:e dagen i en 30-dagarsmånad.
    

  • Hela beloppet för fakturering: 90 USD

    Faktureringscykelns längd: 30 dagar

    Dagspris: 90 / 30 = 3 USD per dag

    Tjänstedagar under den första månaden: Från den 10:e till den 30:e = 21 dagar

    Proportionell debitering: 3 x 21 = 63 USD

  • Den proportionella debiteringen för den första månaden är 63 USD.

Hur proportionell fakturering gynnar företag

Proportionell fakturering kan förbättra ett företags rykte, göra det lättare att få in kunder och ge ett jämnare kassaflöde. Så här gynnas företag av proportionell fakturering:

• _Kundanskaffning: _ Proportionell fakturering gör tjänsterna mer tillgängliga och låter en potentiell kund påbörja sin faktureringsperiod när som helst under en faktureringsperiod. Denna flexibilitet undanröjer hinder som kan avskräcka potentiella kunder och kan leda till ökad kundtillströmning.

• Företagets rykte: Proportionell fakturering visar på ett engagemang för rättvisa och säkerställer att kunderna endast betalar för den tid de använder en tjänst. Detta kan göra ett företag mer attraktivt: nya kunder kan börja använda tjänster när som helst utan att känna sig ekonomiskt bestraffade.

• Uppsälj: Proportionell fakturering gör det lättare att uppmuntra kunderna att uppgradera tjänsterna i mitten av faktureringsperioden eftersom de vet att de bara betalar för den återstående delen av faktureringsperioden.

• Kassaflöde: Fakturering av kunder under hela månaden, oavsett vilken dag de registrerade sig för tjänsten – i stället för en enda gång i början eller slutet av månaden – kan skapa ett mer konsekvent kassaflöde.

Hur man använder proportionell fakturering med abonnemangsmodeller

Proportionell fakturering kopplas ofta ihop med prenumerationsmodeller eftersom avgifter tas ut med jämna mellanrum och kunder kan registrera sig mitt i en faktureringsperiod. Så här integrerar du proportionell fakturering i din abonnemangstjänst:

Definiera din policy för proportionell fördelning

• Proportionell fördelningsenhet: Bestäm om du ska fördela proportionellt dagligen, veckovis eller månadsvis. Daglig proportionell fördelning ger störst precision, medan månadsvis proportionell fördelning kan vara enklare att implementera för årliga abonnemang.

• Avrundningsregler: Fastställ regler för avrundning av proportionella fördelade belopp (t.ex. till närmaste cent eller dollar) för att förenkla beräkningar och förhindra små debiteringar.

• Ändringar i mitten av cykeln: Bestäm hur du ska hantera ändringar i mitten av cykeln, t.ex. uppgraderingar, nedgraderingar eller uppsägningar. Kommer du att kreditera eller återbetala den oanvända delen eller föra över den till nästa cykel?

• Skatter: Bestäm hur du ska hantera skatter för fördelade proportionella betalningar. Beroende på din jurisdiktion kan du behöva justera beräkningen av skatter baserat på det fördelade proportionella beloppet.

• Rabatter: Om du erbjuder rabatter, bestäm hur du ska tillämpa dessa på fördelade proportionella avgifter. Du kan fördela rabatten proportionellt tillsammans med kostnaden för abonnemanget eller tillämpa den som ett fast belopp.

Välj ett system för fakturering

• Automatiserade lösningar: Överväg att använda programvara för prenumerationsfakturering eller en plattform som stöder automatiserad proportionell fakturering. Detta kan minska det manuella arbetet och minimera antalet fel.

• Anpassning: Om du väljer att använda en specialbyggd lösning ska du se till att dina utvecklare förstår logiken bakom den proportionella fördelningen och kan integrera den med ditt faktureringssystem.

Beräkna fördelade proportionella avgifter

• Formel: Den grundläggande formeln för fördelade proportionella avgifter är:

  • (Total kostnad för abonnemanget / Totalt antal dagar i faktureringsperioden) x Antal använda dagar
    

• Planändringar: Vid planändringar, beräkna den fördelade proportionella kostnaden för varje plan och justera betalningarna i enlighet med detta. Överväg att erbjuda delkrediter eller att överföra oanvända delar.

Kommunicera med kunder

• __ Policy för proportionell fördelning:__ Kommunicera din policy för proportionell fördelning till kunderna direkt. Förklara hur du beräknar proportionella fördelningar av betalda avgifter och hur det påverkar deras fakturering.

• Faktureringsuppgifter: Inkludera en uppdelning av fördelade proportionella avgifter på fakturor.

• Kundsupport: Tillhandahålla tillgänglig kundtjänst för att hantera eventuella frågor eller funderingar kring proportionell fördelning.

Testa och övervaka funktionalitet

• Testfall: Skapa testscenarier för att täcka olika faktureringsperioder, planändringar och uppsägningsdatum. För varje scenario, bekräfta att ditt system beräknar och tillämpar fördelade proportionella avgifter korrekt.

• Återkoppling från användare: Samla in återkoppling från tidiga användare eller användare av betaversioner för att identifiera eventuella problem eller förbättringsområden.

• Prestationsmått: Övervaka nyckeltal som kundförvärv, kundbortfall och genomsnittlig intäkt per användare (ARPU) för att bedöma hur proportionell fakturering påverkar ditt företag.

• Uppdateringar av policy och fakturering: Baserat på dina data och feedback från kunder, justera din policy för proportionell fördelning eller ditt faktureringssystem efter behov.

Vanliga scenarier för proportionell fakturering

Proportionell fakturering är ett vanligt verktyg i många olika branscher och scenarier. Här är några scenarier där proportionell fakturering är särskilt användbart:

• Registrering mitt i månaden: När en kund registrerar sig för en tjänst mitt i en faktureringsperiod betalar kunden endast för den del av perioden då han eller hon använder tjänsten. Detta är vanligt med abonnemangstjänster som streamingplattformar, molnbaserade mjukvarutjänster (SaaS) eller gymmedlemskap.

• Uppsägning av tjänster: Om en kund säger upp en tjänst innan faktureringsperioden är slut kan en proportionell fakturering beräkna återbetalningen för den del av faktureringsperioden som inte har använts. Kunderna anser att detta är rättvist och det kan förbättra företagets rykte.

• Uppgraderingar eller nedgraderingar av abonnemang: När en kund ändrar nivå på sitt abonnemang – oavsett om de uppgraderar till en högre nivå med fler funktioner eller nedgraderar till ett billigare alternativ – återspeglar proportionell fakturering denna förändring och debiterar kunderna för den tid de använt på varje servicenivå.

• Säsongstjänster eller tillfälliga tjänster: När tjänster är säsongsbetonade eller tillhandahålls tillfälligt – t.ex. tjänster för uppvärmning, ventilation och luftkonditionering (HVAC) eller trädgårdstjänster – kan företag med proportionell fakturering debitera dina kunder för delmånader i början eller slutet av säsongen.

• Nya funktioner eller tjänster: Om ett företag introducerar nya funktioner eller tjänster som kunderna kan lägga till i sina befintliga abonnemang kan kunderna genom proportionell fakturering börja använda de nya funktionerna omedelbart och endast betala för den återstående delen av faktureringsperioden.

• Fastigheter och fakturering av allmännyttiga tjänster: Inom fastighetsbranschen betalar hyresgäster som flyttar in mitt i månaden ofta en proportionell hyra. På samma sätt använder företag ofta proportionell fakturering för att ta betalt för tjänster som påbörjas eller avslutas mitt i cykeln.

• Telekommunikationstjänster: Företag inom telekommunikationsbranschen tillämpar ofta proportionell fakturering när kunder ändrar sina tjänstepaket eller när tilläggstjänster, t.ex. planer för internationella samtal, läggs till efter det att faktureringsperioden har börjat.

• Testperioder som övergår till abonnemang: När en testperiod avslutas och kunden övergår till ett betalt abonnemang kan proportionell fakturering anpassa det nya abonnemangets avgifter till den vanliga faktureringscykeln.

Bästa praxis för proportionell fakturering

Även om proportionell fakturering ger fördelar för företag och kunder måste företag hantera kundernas förväntningar noggrant för att förhindra förvirring och missnöje. Här är lite bästa praxis:

Kommunicera företagets policyer

• __ Policy för proportionell fördelning:__ Förklara din policy för proportionell fördelning på din webbplats, i dina tjänstevillkor och under registreringsprocessen. Överväg att använda visuella hjälpmedel som diagram eller exempel för att illustrera hur du beräknar proportionella fördelade avgifter. Använd ett enkelt språk och undvik jargong.
  
• Återbetalningspolicy: Beskriv din återbetalningspolicy för fördelade proportionella avgifter, inklusive tidslinjer och villkor.
  
• Uppsägningspolicy: Kommunicera hur du hanterar uppsägningar mitt i cykeln, inklusive eventuella plattformsavgifter eller krediter.
  
• Planändringar: Förklara hur planändringar påverkar fördelade proportionella avgifter och hur du hanterar oanvända delar.
  

Kundkontakt

• Proaktiv kommunikation: Skicka e-postmeddelanden eller påminnelser före och efter faktureringscykler, särskilt när proportionell fördelning är inblandad, för att hålla kunderna informerade.
  
• Framhäv värdet: Framhäv värdet och fördelarna med din produkt eller tjänst för att förstärka motiveringen till proportionell debitering.
  
• Positiv förstärkning: Tacka kunderna för deras förståelse och tålamod när det gäller proportionell fakturering.
  

Fakturering

• Uppdelning av avgifter: Ge en detaljerad uppdelning av betalda avgifter på fakturor. Denna uppdelning bör visa den ursprungliga kostnaden, det fördelade proportionella beloppet och eventuella tillämpliga skatter eller avgifter. Förklara kortfattat beräkningen av den proportionella fördelningen på fakturan för att göra det lätt för kunderna att förstå.
  

Kundtjänst

• Dedikerade team: Ha ett dedikerat team för kundsupport som är utbildat för att hantera förfrågningar som rör proportionell fördelning, lösa problem och lyssna på kundernas problem med empati och förståelse.
  
• Flera kanaler: Erbjud flera olika kanaler för support, till exempel telefon, e-post eller livechatt, för att göra det enkelt för kunderna att få hjälp.
  

Tekniska lösningar

• Faktureringsprogramvara: Investera i en pålitlig programvara för fakturering som kan automatisera beräkningar av proportionell fördelning, generera fakturor och hantera abonnemang.
  
• Kundportaler: Tillhandahålla en självbetjäningsportal där kunder kan se sin fakturering, uppdatera betalningsinformation och hantera sina abonnemang.
  
• Kommunikationsverktyg: Använd e-postmarknadsföring, SMS-aviseringar eller meddelanden i appar för att hålla kunderna informerade om deras fakturering och eventuella proportionella justeringar.