La facturación prorrateada es un método de cálculo de facturas basado en un período parcial de servicio en lugar de un ciclo de facturación completo. Permite que los clientes paguen por la parte del período de servicio que utilizan y no por el período completo de servicio, lo que hace que la facturación sea más precisa. Por ejemplo, si un cliente se suscribe a un servicio que cuesta 30 € al mes, pero comienza la suscripción el día 15 de un mes de 30 días, solo pagará 15 € ese primer mes.

La implementación de este tipo de facturación puede beneficiar a las empresas del sector mundial de las suscripciones digitales, que se valoró en 928.000 millones de dólares en 2022 y se prevé que alcanzará los 4,6 billones de dólares en 2031. A continuación, veremos los conceptos básicos de los cargos prorrateados, cómo integrar la facturación prorrateada en los modelos de suscripción y las mejores prácticas para gestionar la facturación prorrateada.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funcionan los cargos prorrateados?
  
• Cómo calcular los cargos prorrateados
  
• Cómo beneficia a las empresas la facturación prorrateada
  
• Cómo usar la facturación prorrateada con modelos de suscripción
  
• Situaciones habituales en la facturación prorrateada
  
• Mejores prácticas para la facturación prorrateada
  

¿Cómo funcionan los cargos prorrateados?

Los cargos prorrateados garantizan que los clientes paguen solo por el servicio que reciben. Si se inscriben, cancelan o hacen cambios en su plan a mitad de un ciclo de facturación, no pagan por todo el ciclo de facturación. Los cargos prorrateados pueden mejorar la satisfacción del cliente al ajustar la facturación al consumo y cobrar a los clientes solo por lo que usan. La facturación prorrateada se utiliza mucho entre las empresas de telecomunicaciones y de servicios de gas, luz, etc., los servicios de suscripción y los arrendadores.

Cómo calcular los cargos prorrateados

El cálculo de los cargos prorrateados implica una fórmula que las empresas pueden adaptar en función de las condiciones del servicio o del contrato de alquiler. A continuación se indica un método para calcular los cargos prorrateados:

• Determina la tarifa de facturación completa: Es el cargo habitual para un ciclo de facturación completo. Por ejemplo, si es un ciclo de facturación mensual, usa la tarifa que se cobra cada mes.
  
• Establece la duración del ciclo de facturación: Identifica la cantidad de días que tiene el ciclo de facturación completo. En el caso de los servicios mensuales, puede ser de 30 o 31 días, según el mes, o de 30 días estandarizados.
  

• Calcula la tarifa diaria: Divide el importe total de facturación entre la cantidad total de días del ciclo de facturación:

  • Importe total de facturación/Número de días del ciclo de facturación = Tarifa diaria

    Así obtienes el cargo por día.

• Determina el número de días de servicio: Cuenta cuántos días el cliente usa o ha usado el servicio durante el ciclo de facturación.

• Calcula el cargo prorrateado: Multiplica la tarifa diaria por el número de días de servicio:

  • Tarifa diaria × Número de días de servicio = Cargo prorrateado
    
  • Por ejemplo, un cliente se suscribe a un servicio que cuesta 90 € al mes el día 10 de un mes de 30 días.
    

  • Importe total de facturación: 90 €

    Duración del ciclo de facturación: 30 días

    Tarifa diaria: 90 / 30 = 3 € por día

    Días de servicio en el primer mes: Del 10 al 30 = 21 días

    Cargo prorrateado: 3 x 21 = 63 €

  • El cargo prorrateado para el primer mes es de 63 €.

Cómo beneficia a las empresas la facturación prorrateada

La facturación prorrateada puede reforzar la reputación de una empresa, facilitar la captación de clientes y lograr un flujo de caja más constante. Así es como la facturación prorrateada beneficia a las empresas:

• Captación de clientes: La facturación prorrateada hace que los servicios sean más accesibles, ya que permite que un cliente potencial comience su período de facturación en cualquier momento dentro del ciclo de facturación. Esta flexibilidad elimina las barreras que podrían disuadir a los clientes potenciales y puede conducir a una mayor captación de clientes.

• Reputación empresarial: La facturación prorrateada demuestra un compromiso con la igualdad y garantiza que los clientes paguen solo por el tiempo que usan un servicio. Esto puede hacer que un negocio sea más atractivo: los nuevos clientes pueden comenzar a usar los servicios en cualquier momento sin sentirse penalizados financieramente.

• Ventas adicionales: La facturación prorrateada hace que sea más fácil animar a los clientes a mejorar sus servicios a mitad de ciclo, porque saben que solo pagarán la parte restante del ciclo de facturación.

• Flujo de caja: Se puede crear un flujo de caja más constante al facturar a los clientes a lo largo del mes, el día en que se dieron de alta en el servicio, en lugar de hacerlo una única vez al principio o al final del mes.

Cómo usar la facturación prorrateada con modelos de suscripción

La facturación prorrateada suele ir acompañada de modelos de suscripción porque los cargos se producen en intervalos regulares y los clientes pueden darse de alta en medio de un período de facturación. A continuación, te explicamos cómo integrar la facturación prorrateada en tu servicio de suscripción:

Define tu política de prorrateo

• Unidad de prorrateo: Decide si vas a prorratear diariamente, semanalmente o mensualmente. El prorrateo diario ofrece la mayor precisión, mientras que el prorrateo mensual puede ser más fácil de implementar para las suscripciones anuales.

• Reglas de redondeo: Establece reglas para redondear los importes prorrateados (por ejemplo, al centavo o dólar más cercano) para simplificar los cálculos y evitar los cargos fraccionarios.

• Cambios a mitad de ciclo: Determina cómo gestionarás los cambios de mitad de ciclo, como los cambios de categoría o las cancelaciones. ¿Acreditarás o reembolsarás a la parte no utilizada o la transferirás al próximo ciclo?

• Impuestos: Determina cómo administrarás los impuestos de los cargos prorrateados. Dependiendo de tu jurisdicción, es posible que tengas que ajustar los cálculos de impuestos en función del importe prorrateado.

• Descuentos: Si ofreces descuentos, decide cómo los aplicarás a los cargos prorrateados. Puedes prorratear el descuento junto con el coste de la suscripción o aplicarlo como un importe fijo.

Elige un sistema de facturación

• Soluciones automatizadas: Considera la posibilidad de usar un software de facturación de suscripciones o una plataforma que admita la facturación prorrateada automática. Esto puede reducir el esfuerzo manual y minimizar los errores.

• Personalización: Si eliges usar una solución personalizada, asegúrate de que tus desarrolladores entiendan la lógica de prorrateo y puedan integrarla con tu sistema de facturación.

Calcula los cargos prorrateados

• Fórmula: La fórmula básica para los cargos prorrateados es:

  • (Coste total de la suscripción/Días totales del ciclo de facturación) x Número de días que se utiliza
    

• Cambios en el plan: Para los cambios de plan, calcula el coste prorrateado para cada plan y ajusta los cargos según corresponda. Considera la posibilidad de ofrecer créditos parciales o transferir las partes no utilizadas.

Comunícate con los clientes

• Política de prorrateo: Comunica tu política de prorrateo a los clientes por adelantado. Explica cómo calculas los cargos prorrateados y cómo afecta a su facturación.

• Datos de la factura: Incluye un desglose de los cargos prorrateados en las facturas.

• Atención al cliente: Ofrece un soporte al cliente accesible para resolver cualquier duda o inquietud sobre el prorrateo.

Funciones de prueba y supervisión

• Casos de prueba: Crea situaciones de prueba para cubrir diferentes ciclos de facturación, cambios de plan y fechas de cancelación. Para cada situación, confirma que tu sistema calcula y aplica los cargos prorrateados con precisión.

• Comentarios de los usuarios: Recopila comentarios de los primeros usuarios o de los usuarios de la versión beta para identificar cualquier problema o área de mejora.

• Métricas de rendimiento: Supervisa las métricas clave, como la captación de clientes, el abandono de clientes y los ingresos medios por usuario (ARPU), para evaluar el impacto de la facturación prorrateada en tu empresa.

• Actualizaciones de políticas y facturación: Conforme a tus datos y a la opinión de los clientes, ajusta tu política de prorrateo o tu sistema de facturación según sea necesario.

Situaciones habituales en la facturación prorrateada

La facturación prorrateada es una herramienta común en una gran variedad de sectores y situaciones. Estas son algunas situaciones en las que la facturación prorrateada es particularmente útil:

• Inscripciones a mitad de mes: Cuando un cliente se suscribe a un servicio en medio de un ciclo de facturación, pagará solo por la parte del ciclo durante el cual usa el servicio. Esto es común con los servicios de suscripción como plataformas de streaming, productos de software como servicio (SaaS) o membresías de gimnasios.

• Cancelaciones de servicios: Si un cliente cancela un servicio antes de que finalice su período de facturación, la facturación prorrateada puede calcular su reembolso por la parte no utilizada del período de facturación. Los clientes consideran que esta práctica es justa y puede mejorar la reputación de la empresa.

• Planes de cambio de categoría: Cuando un cliente cambia su nivel de suscripción, ya sea que cambie a una categoría superior con más funciones o a una opción menos costosa, la facturación prorrateada refleja este cambio y se cobra a los clientes por el tiempo que han usado cada nivel del servicio.

• Servicios estacionales o temporales: Cuando los servicios son estacionales o se prestan de forma temporal, como los servicios de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) o jardinería, la facturación prorrateada permite a las empresas cobrar a los clientes por meses parciales al principio o al final de la temporada.

• Nuevas funciones o adiciones de servicios: Si una empresa presenta nuevas funciones o servicios que los clientes pueden añadir a sus suscripciones existentes, la facturación prorrateada permite que los clientes comiencen a disfrutar de las nuevas adiciones de inmediato, mientras pagan solo la parte restante del ciclo de facturación.

• Facturación inmobiliaria y de servicios como la luz, el gas, etc.: En el sector inmobiliario, los inquilinos que se mudan a mitad de mes suelen pagar un alquiler prorrateado. Del mismo modo, las empresas de servicios de luz, gas, etc. suelen utilizar la facturación prorrateada para cobrar los servicios que se inician o se detienen a mitad de ciclo.

• Servicios de telecomunicaciones: Las empresas de telecomunicaciones a menudo aplican la facturación prorrateada cuando los clientes modifican sus paquetes de servicios o cuando se añaden servicios adicionales, como planes de llamadas internacionales, después de que haya comenzado el ciclo de facturación.

• Períodos de prueba que se convierten en suscripciones: Cuando termina un período de prueba y el cliente pasa a una suscripción de pago, la facturación prorrateada puede alinear los cargos de la nueva suscripción con el ciclo de facturación estándar.

Mejores prácticas para la facturación prorrateada

Aunque la facturación prorrateada ofrece ventajas para las empresas y los clientes, las empresas deben gestionar con cuidado las expectativas de los clientes para evitar confusiones e insatisfacciones. Estas son algunas de las mejores prácticas:

Comunicación de las políticas empresariales

• Política de prorrateo: Explica tu política de prorrateo en tu sitio web, en tus condiciones de servicio y durante el proceso de inscripción. Considera la posibilidad de utilizar ayudas visuales, como diagramas o ejemplos, para ilustrar cómo calculas los cargos prorrateados. Use un lenguaje sencillo y evite las jergas.
  
• Políticas de reembolso: Describe tu política de rembolso para los cargos prorrateados, incluidos los plazos y las condiciones.
  
• Política de cancelación: Indica cómo manejarás las cancelaciones a mitad de ciclo, incluyendo cualquier comisión o crédito aplicable.
  
• Cambios en el plan: Explica cómo afectarán los cambios en el plan a los cargos prorrateados y cómo gestionarás las partes no utilizadas.
  

Alcance al cliente

• Comunicación proactiva: Envía notificaciones o recordatorios por correo electrónico antes y después de los ciclos de facturación, especialmente cuando se trata de prorrateo, para informar a los clientes.
  
• Valor destacado: Resalta el valor y los beneficios de tu producto o servicio para reforzar la justificación de los cargos prorrateados.
  
• Refuerzo positivo: Agradece a los clientes su comprensión y paciencia con respecto a la facturación prorrateada.
  

Facturación

• Desglose de cargos: Proporciona un desglose detallado de los cargos de las facturas. Este desglose debe mostrar el coste original, el importe prorrateado y los impuestos o cargos aplicables. Explica brevemente el cálculo del prorrateo en la factura para que los clientes puedan entenderla fácilmente.
  

Atención al cliente

• Equipo especializado: Cuenta con un equipo de atención al cliente especializado y con formación para que atienda consultas relacionadas con el prorrateo, resuelva problemas y escuche las inquietudes de los clientes con empatía y comprensión.
  
• Varios canales: Ofrece distintos canales de soporte (por ejemplo, teléfono, correo electrónico y chat en directo) para que los clientes puedan obtener ayuda con más facilidad.
  

Soluciones tecnológicas

• Software de facturación: Invierte en un software de facturación fiable que pueda automatizar los cálculos de prorrateo, generar facturas y gestionar suscripciones.
  
• Portales de clientes: Ofrece un portal de autoservicio donde los clientes puedan ver su historial de facturación, actualizar la información de pagos y gestionar sus suscripciones.
  
• Herramientas de comunicación: Utiliza el marketing por correo electrónico, las notificaciones por SMS o los mensajes en la aplicación para informar a los clientes sobre su facturación y los ajustes de prorrateo.