La facturation au prorata est une méthode de calcul de la facture établie sur une période partielle de service plutôt que sur un cycle de facturation complet. Elle permet aux clients de payer pour la partie de la période de service qu'ils utilisent et non pour la totalité, ce qui rend la période de facturation plus précise. Par exemple, si un client s'abonne à un service paiement de 30 $ par mois, mais qu'il commence son abonnement le 15e jour d'un mois de 30 jours, il ne paiera que 15 $ pour ce premier mois.

Mettre en œuvre ce type de facturation peut profiter aux entreprises du secteur mondial des abonnements numériques, qui était évalué à 928 milliards de dollars en 2022 et qui devrait atteindre 4,6 billions de dollars d'ici 2031. Ci-dessous, nous aborderons les bases des paiements au prorata, la manière d'intégrer la facturation au prorata dans les modèles d'abonnement , et les bonnes pratiques pour gérer la facturation au prorata.

Contenu de l’article

• Comment fonctionnent les paiements au prorata?
  
• Comment facturer les paiements au prorata
  
• Comment la facturation au prorata profite-t-elle aux entreprises
  
• Comment facturer au prorata les modèles d'abonnement?
  
• Scénarios courants de facturation au prorata
  
• Bonnes pratiques pour la facturation au prorata
  

Comment fonctionnent les frais au prorata?

Les frais au prorata permettent de s’assurer que les clients paient uniquement pour le service qu’ils reçoivent. S’ils s’abonnent, annulent ou modifient leur forfait en cours de cycle de facturation, ils ne paient pas pour l’ensemble du cycle. Les frais au prorata peuvent améliorer la satisfaction des clients en alignant la facturation sur l’utilisation et en facturant seulement ce qui est consommé. La facturation au prorata est courante dans les entreprises de télécommunication et de services publics, les services par abonnement ainsi que chez les propriétaires immobiliers.

Comment calculer les frais au prorata

Le calcul des frais au prorata repose sur une formule que les entreprises peuvent adapter selon les modalités du service ou du bail. Voici une méthode pour calculer ces frais :

• Déterminer le tarif complet de facturation : C’est le montant régulier pour un cycle de facturation complet. Par exemple, pour une facturation mensuelle, on utilise le tarif facturé chaque mois.
  
• Établir la durée du cycle de facturation : Identifiez le nombre de jours dans un cycle complet. Pour les services mensuels, cela peut être 30 ou 31 jours selon le mois, ou un standard fixé à 30 jours.
  

• Calculez le taux journalier : Divisez le montant total de la facturation par le nombre total de jours du cycle de facturation :

  • Montant total de la facture / Nombre de jours du cycle de facturation = Taux journalier.

    Vous obtenez ainsi le débit par jour.

• Déterminer le nombre de jours de service :Compter combien de jours durant le cycle de facturation le service est ou a été utilisé par le client.

• _Calculez au prorata les débits : _ Multipliez le tarif journalier par le nombre de jours de service :

  • Taux journalier × nombre de jours de service = facture au prorata.
    
  • Par exemple, un client s'abonne à un service qui coûte 90 $ par mois le 10e jour d'un mois de 30 jours.
    

  • Montant total de la facturation : $90

    Durée du cycle de facturation : 30 jours

    Tarif journalier : 90 / 30 = 3 $ par jour

    Jours de service au cours du premier mois : Du 10 au 30 = 21 jours

    Débits au prorata : 3 x 21 = $63

  • Le montant facturé au prorata pour le premier mois est de 63 $.

Comment la facturation au prorata profite-t-elle aux entreprises

La facturation au prorata peut améliorer la réputation d’une entreprise, faciliter l’acquisition de clients et permettre un flux de trésorerie plus constant. Voici comment la facturation au prorata profite aux entreprises :

• Acquisition de clients : La facturation au prorata rend les services davantage accessibles, en permettant à un client potentiel de commencer sa période de facturation à tout moment au cours d'un cycle de facturation. Cette flexibilité élimine les obstacles qui pourraient dissuader les clients potentiels et peut favoriser l'acquisition de nouveaux clients.

• Réputation de l'entreprise : la facturation au prorata témoigne d'un engagement en faveur de l'équité et garantit que les clients ne paient que pour la durée de l'utilisation d'un service. Cela peut rendre une entreprise davantage attrayante : les nouveaux clients peuvent commencer à utiliser les services à n'importe quel moment sans se sentir pénalisés financièrement.

• Vente incitative : La facturation au prorata facilite l’encouragement des clients à passer à une offre supérieure en cours de cycle, puisqu’ils savent qu’ils ne paieront que pour la portion restante de la période de facturation.

• Flux de trésorerie : Facturer les clients tout au long du mois, à la date où ils se sont inscrits au service — plutôt qu’en un seul bloc au début ou à la fin du mois — peut créer un flux de trésorerie plus régulier.

Comment facturer au prorata les modèles d'abonnement?

La facturation au prorata est couramment associée aux modèles d’abonnement, puisque les frais sont facturés à intervalles réguliers et que les clients peuvent s’inscrire en cours de période de facturation. Voici comment intégrer la facturation au prorata à votre service d’abonnement :

Définir votre politique de prorata

• Unité de prorata : Déterminez si vous appliquerez le prorata sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Le prorata quotidien offre la plus grande précision, tandis que le prorata mensuel peut être plus simple à mettre en œuvre pour les abonnements annuels.

• Règles d’arrondissement :Établissez des règles pour l’arrondissement des montants au prorata (par ex., au cent ou au dollar le plus proche) afin de simplifier les calculs et d’éviter les montants fractionnés.

• Modifications en cours de cycle : Déterminez comment vous gérerez les changements en cours de cycle, comme les mises à niveau, les rétrogradations ou les annulations. Offrirez-vous un crédit ou un remboursement pour la portion inutilisée, ou la reporterez-vous au cycle suivant?

• Taxes : Déterminez comment vous appliquerez les taxes aux frais au prorata. Selon votre juridiction, il se peut que vous deviez ajuster les calculs de taxes en fonction du montant au prorata.

• Rabais : Si vous offrez des rabais, décidez de la façon dont vous les appliquerez aux frais au prorata. Vous pourriez appliquer le rabais au prorata en même temps que le coût de l’abonnement, ou l’appliquer comme un montant fixe.

Choisir un système de facturation

• Solutions automatisées : Envisagez d'utiliser le logiciel de facturation des abonnements ou une plateforme qui supporte la facturation au prorata automatisée. Cela permet de réduire les efforts manuels et de minimiser les erreurs.

• Personnalisation : Si vous choisissez d'utiliser une solution sur mesure, assurez-vous que vos développeurs comprennent la logique de prorata et qu'ils peuvent l'intégrer à votre système de facturation.

Calculer les paiements proratisés

• Formule : La formule de base pour facturer les paiements au prorata est la suivante :

  • (Coût total de l'abonnement / Nombre total de jours dans le cycle de facturation) x Nombre de jours utilisés.
    

• Plans selon le prorata : Pour les changements de régime, facturez le coût en fonction du prorata pour chaque régime et réajustez les offres en conséquence. Envisagez d'offrir des crédits partiels ou de reporter les parties non utilisées.

Communiquer avec les clients

• Politique de prorata : Communiquez d'emblée votre politique de prorata aux clients. Expliquez-leur comment vous facturez les paiements proratisés et comment cela affecte leur facturation.

• Détails de la facture : Incluez un aperçu des frais calculés au prorata dans les factures.

• Service d’assistance client : Fournir une prise en charge client accessible pour répondre à toute question ou préoccupation concernant le prorata.

Tester et contrôler les fonctionnalités

• Cas de test :Créez des scénarios de test couvrant différents cycles de facturation, changements de forfait et dates d’annulation. Pour chaque scénario, assurez-vous que votre système calcule et applique correctement les frais au prorata.

• Commentaires des utilisateurs : Recueillez les commentaires des premiers utilisateurs ou des participants aux phases bêta pour identifier les problèmes ou les points à améliorer.

• Indicateurs de performance : Suivez les indicateurs clés comme l’acquisition de clients, le taux de désabonnement et le revenu moyen par utilisateur (ARPU) afin d’évaluer l’impact de la facturation au prorata sur votre entreprise.

• Politiques et mises à jour de facturation : Selon vos données et les commentaires de vos clients, ajustez votre politique de prorata ou votre système de facturation au besoin.

Scénarios courants pour facturer au prorata

La facturation au prorata est un outil courant dans de nombreux secteurs et scénarios. Voici quelques scénarios dans lesquels la facturation au prorata est particulièrement utile :

• Inscriptions en milieu de mois : Lorsqu’un client s’abonne à un service au milieu d’un cycle de facturation, il paie uniquement pour la portion du cycle pendant laquelle il utilise le service. Cette pratique est courante pour les services par abonnement comme les plateformes de diffusion en continu, les logiciels en tant que service (SaaS) ou les abonnements à un gym.

• Annulations de service : Si un client annule un service avant la fin de sa période de facturation, la facturation au prorata peut calculer son remboursement pour la portion inutilisée. Les clients considèrent cette pratique comme équitable, ce qui peut améliorer la réputation de l’entreprise.

• Mises à niveau ou rétrogradations de forfait : Lorsqu’un client change de niveau d’abonnement — qu’il passe à une formule supérieure avec plus de fonctionnalités ou à une formule plus économique — la facturation au prorata reflète ce changement en facturant selon le temps d’utilisation de chaque niveau de service.

• Services saisonniers ou temporaires :Pour les services saisonniers ou temporaires — comme le chauffage, la ventilation et la climatisation (CVC) ou l’aménagement paysager — la facturation au prorata permet de facturer les clients pour des mois partiels en début ou en fin de saison.

• Ajout de nouvelles fonctionnalités ou services : Lorsqu’une entreprise propose de nouvelles fonctionnalités ou services pouvant être ajoutés à des abonnements existants, la facturation au prorata permet aux clients d’en profiter immédiatement tout en payant seulement pour la portion restante du cycle de facturation.

• Immobilier et services publics : Dans l’immobilier, les locataires qui emménagent en cours de mois paient souvent un loyer calculé au prorata. De même, les entreprises de services publics utilisent fréquemment la facturation au prorata pour les services qui commencent ou se terminent en milieu de cycle.

• Services de télécommunication : Les compagnies de télécommunications appliquent souvent la facturation au prorata lorsque les clients modifient leurs forfaits ou ajoutent des services supplémentaires, comme des forfaits d’appels internationaux, après le début du cycle de facturation.

• Périodes d’essai se transformant en abonnements : Lorsqu’une période d’essai prend fin et que le client passe à un abonnement payant, la facturation au prorata permet d’harmoniser les frais du nouvel abonnement avec le cycle de facturation standard.

Bonnes pratiques pour la facturation au prorata

Même si la facturation au prorata présente des avantages pour les entreprises comme pour les clients, il est essentiel de bien gérer les attentes des clients afin d’éviter toute confusion ou insatisfaction. Voici quelques pratiques exemplaires :

Communiquer les politiques de l'entreprise

• _Politique de prorata : _ clairement votre politique de prorata sur votre site Web, dans vos conditions d’utilisation et pendant le processus d’inscription. Envisagez d’utiliser des supports visuels comme des schémas ou des exemples pour illustrer votre méthode de calcul des frais au prorata. Utilisez un langage simple et évitez le jargon.
  
• _Politique de remboursement : _ Décrivez votre politique de remboursement pour les débits proratisés, y compris les historiques et les conditions.
  
• Politique d'annulation : Indiquez comment vous traiterez les annulations à mi-parcours, y compris les frais ou crédits applicables.
  
• Plan de changement : Expliquez comment les changements de régime affecteront les débits proratisés et comment vous traiterez les parties non utilisées.
  

Sensibilisation des clients

• Communication proactive : envoyez des courriels de notification ou de rappel avant et après les cycles de facturation, en particulier lorsqu'il s'agit de prorata, afin de tenir les clients informés.
  
• Mettre en valeur : Soulignez la valeur et les avantages de votre produit ou service afin de justifier l’application de frais au prorata.
  
• Renforcement positif : Remerciez vos clients pour leur compréhension et leur patience concernant la facturation au prorata.
  

Émission d’une facture

• Ventilation des frais : Fournissez une ventilation détaillée des frais sur les factures. Cette ventilation doit indiquer le coût initial, le montant calculé au prorata ainsi que les taxes ou frais applicables. Expliquez brièvement le calcul du prorata directement sur la facture afin d’en faciliter la compréhension pour vos clients.
  

Service à la clientèle

• Une équipe dédiée : Constituez une équipe de soutien à la clientèle spécialement formée pour répondre aux questions liées à la facturation au prorata, résoudre les problèmes et écouter les préoccupations des clients avec empathie et compréhension.
  
• Canaux multiples : Offrez divers canaux de soutien comme le téléphone, le courriel ou le clavardage en direct afin de faciliter l’accès à l’aide pour vos clients.
  

Solutions technologiques

• Logiciel de facturation : Investissez dans un logiciel de facturation fiable capable d’automatiser les calculs de prorata, de générer des factures et de gérer les abonnements.
  
• Portails clients : Offrez un portail libre-service permettant aux clients de consulter leur historique de facturation, de mettre à jour leurs informations de paiement et de gérer leurs abonnements.
  
• Outils de communication : Utilisez l’infolettre par courriel, les notifications par message texte ou les messages intégrés à l’application pour tenir les clients informés de leur facturation et des ajustements liés au prorata.