La facturation au prorata est une méthode de calcul de la facture établie sur une période partielle de service plutôt que sur un cycle de facturation complet. Elle permet aux clients de payer pour la partie de la période de service qu'ils utilisent et non pour la totalité, ce qui rend la période de facturation plus précise. Par exemple, si un client s'abonne à un service paiement de 30 $ par mois, mais qu'il commence son abonnement le 15e jour d'un mois de 30 jours, il ne paiera que 15 $ pour ce premier mois.

Mettre en œuvre ce type de facturation peut profiter aux entreprises du secteur mondial des abonnements numériques, qui était évalué à 928 milliards de dollars en 2022 et qui devrait atteindre 4,6 billions de dollars d'ici 2031. Ci-dessous, nous aborderons les bases des paiements au prorata, la manière d'intégrer la facturation au prorata dans les modèles d'abonnement , et les bonnes pratiques pour gérer la facturation au prorata.

Contenu de l’article

• Comment fonctionnent les paiements au prorata?
  
• Comment facturer les paiements au prorata
  
• Comment la facturation au prorata profite-t-elle aux entreprises
  
• Comment facturer au prorata les modèles d'abonnement?
  
• Scénarios courants de facturation au prorata
  
• Bonnes pratiques pour la facturation au prorata
  

Comment fonctionnent les frais au prorata?

Les frais au prorata permettent de s’assurer que les clients paient uniquement pour le service qu’ils reçoivent. S’ils s’abonnent, annulent ou modifient leur forfait en cours de cycle de facturation, ils ne paient pas pour l’ensemble du cycle. Les frais au prorata peuvent améliorer la satisfaction des clients en alignant la facturation sur l’utilisation et en facturant seulement ce qui est consommé. La facturation au prorata est courante dans les entreprises de télécommunication et de services publics, les services par abonnement ainsi que chez les propriétaires immobiliers.

Comment calculer les frais au prorata

Le calcul des frais au prorata repose sur une formule que les entreprises peuvent adapter selon les modalités du service ou du bail. Voici une méthode pour calculer ces frais :

• Déterminer le tarif complet de facturation : C’est le montant régulier pour un cycle de facturation complet. Par exemple, pour une facturation mensuelle, on utilise le tarif facturé chaque mois.
  
• Établir la durée du cycle de facturation : Identifiez le nombre de jours dans un cycle complet. Pour les services mensuels, cela peut être 30 ou 31 jours selon le mois, ou un standard fixé à 30 jours.
  

• Calculez le taux journalier : Divisez le montant total de la facturation par le nombre total de jours du cycle de facturation :

  • Montant total de la facture / Nombre de jours du cycle de facturation = Taux journalier.

    Vous obtenez ainsi le débit par jour.

• Déterminer le nombre de jours de service :Compter combien de jours durant le cycle de facturation le service est ou a été utilisé par le client.

• _Calculez au prorata les débits : _ Multipliez le tarif journalier par le nombre de jours de service :

  • Taux journalier × nombre de jours de service = facture au prorata.
    
  • Par exemple, un client s'abonne à un service qui coûte 90 $ par mois le 10e jour d'un mois de 30 jours.
    

  • Montant total de la facturation : $90

    Durée du cycle de facturation : 30 jours

    Tarif journalier : 90 / 30 = 3 $ par jour

    Jours de service au cours du premier mois : Du 10 au 30 = 21 jours

    Débits au prorata : 3 x 21 = $63

  • Le montant facturé au prorata pour le premier mois est de 63 $.

Comment la facturation au prorata profite-t-elle aux entreprises

La facturation au prorata peut améliorer la réputation d’une entreprise, faciliter l’acquisition de clients et permettre un flux de trésorerie plus constant. Voici comment la facturation au prorata profite aux entreprises :

• Acquisition de clients : La facturation au prorata rend les services davantage accessibles, en permettant à un client potentiel de commencer sa période de facturation à tout moment au cours d'un cycle de facturation. Cette flexibilité élimine les obstacles qui pourraient dissuader les clients potentiels et peut favoriser l'acquisition de nouveaux clients.

• Réputation de l'entreprise : la facturation au prorata témoigne d'un engagement en faveur de l'équité et garantit que les clients ne paient que pour la durée de l'utilisation d'un service. Cela peut rendre une entreprise davantage attrayante : les nouveaux clients peuvent commencer à utiliser les services à n'importe quel moment sans se sentir pénalisés financièrement.

• Vente incitative : La facturation au prorata facilite l’encouragement des clients à passer à une offre supérieure en cours de cycle, puisqu’ils savent qu’ils ne paieront que pour la portion restante de la période de facturation.

• Flux de trésorerie : Facturer les clients tout au long du mois, à la date où ils se sont inscrits au service — plutôt qu’en un seul bloc au début ou à la fin du mois — peut créer un flux de trésorerie plus régulier.

Utilisation de la facturation au prorata avec des modèles d’abonnement

La facturation au prorata est généralement associée aux modèles d’abonnement, car les paiements sont effectués à intervalles réguliers et les clients peuvent s’inscrire au milieu d’une période de facturation. Voici comment intégrer la facturation au prorata à votre service d’abonnement :

Définissez votre politique de calcul au prorata

• Unité de calcul au prorata : décidez si vous préférez facturer au prorata de façon quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Le calcul au prorata quotidien offre la plus grande précision, tandis que le calcul au prorata mensuel peut être plus simple à implémenter pour les abonnements annuels.

• Règles des arrondis : établissez des règles permettant d’arrondir les montants calculés au prorata (au centime ou au dollar près, par exemple) afin de simplifier les calculs et d’éviter les paiements fractionnés.

• Changements en cours de cycle : déterminez comment vous allez gérer les changements en cours de cycle, tels que les passages à une offre inférieure ou supérieure ou les annulations. Allez-vous créditer ou rembourser la partie inutilisée, ou bien la reporterez-vous au cycle suivant ?

• Taxes : déterminez comment vous allez gérer les taxes pour les paiements au prorata. Selon votre juridiction, vous devrez peut-être ajuster le calcul des taxes en fonction du montant calculé au prorata.

• Remises : si vous faites des remises, décidez de la manière dont vous les appliquerez aux paiements au prorata. Vous pouvez calculer la remise au prorata à partir du coût de l’abonnement ou l’appliquer sous forme de montant fixe.

Choisissez un système de facturation

• Solutions automatisées : envisagez d’utiliser un logiciel de facturation des abonnements ou une plateforme prenant en charge la facturation au prorata automatisée. Cela vous demandera moins d’efforts manuels et réduira le risque d’erreur.

• Personnalisation : si vous optez pour une solution personnalisée, assurez-vous que vos développeurs comprennent la logique de calcul au prorata et peuvent l’intégrer à votre système de facturation.

Calculez les paiements au prorata

• Formule : la formule de base pour les paiements au prorata est la suivante :

  • (coût total de l’abonnement / nombre total de jours du cycle de facturation) x nombre de jours d’utilisation du service
    

• Changements d’offre : pour les changements d’offre, calculez le coût au prorata de chaque offre et ajustez les paiements en conséquence. Vous pouvez offrir des crédits partiels ou reporter les périodes de service non consommées.

Communiquez avec votre clientèle

• Politique de calcul au prorata : communiquez directement votre politique de calcul au prorata à vos clients. Expliquez comment vous calculez les paiements au prorata et comment cela affecte leur facturation.

• Détails de facture : incluez un récapitulatif des paiements au prorata sur les factures.

• Service d’assistance : proposez un service d’assistance afin de répondre à toutes les questions ou préoccupations concernant le calcul au prorata.

Testez et surveillez les fonctionnalités

• Scénarios de test : créez des scénarios de test adaptés à différents cycles de facturation, changements d’offre et dates d’annulation. Pour chaque scénario, vérifiez que votre système calcule et applique correctement les paiements au prorata.

• Commentaires des utilisateurs : recueillez les commentaires des premiers utilisateurs ou des utilisateurs de la version bêta pour identifier les problèmes ou les points à améliorer.

• Indicateurs de performance : surveillez les indicateurs clés tels que l’acquisition de clients, l’attrition et le revenu moyen par utilisateur (ARPU) pour évaluer l’impact de la facturation au prorata sur votre entreprise.

• Mises à jour des politiques et de la facturation : selon vos données et les commentaires de vos clients, ajustez au besoin votre politique de calcul au prorata ou votre système de facturation.

Scénarios courants pour facturer au prorata

La facturation au prorata est un outil courant dans de nombreux secteurs et scénarios. Voici quelques scénarios dans lesquels la facturation au prorata est particulièrement utile :

• Inscriptions en milieu de mois : Lorsqu’un client s’abonne à un service au milieu d’un cycle de facturation, il paie uniquement pour la portion du cycle pendant laquelle il utilise le service. Cette pratique est courante pour les services par abonnement comme les plateformes de diffusion en continu, les logiciels en tant que service (SaaS) ou les abonnements à un gym.

• Annulations de service : Si un client annule un service avant la fin de sa période de facturation, la facturation au prorata peut calculer son remboursement pour la portion inutilisée. Les clients considèrent cette pratique comme équitable, ce qui peut améliorer la réputation de l’entreprise.

• Mises à niveau ou rétrogradations de forfait : Lorsqu’un client change de niveau d’abonnement — qu’il passe à une formule supérieure avec plus de fonctionnalités ou à une formule plus économique — la facturation au prorata reflète ce changement en facturant selon le temps d’utilisation de chaque niveau de service.

• Services saisonniers ou temporaires :Pour les services saisonniers ou temporaires — comme le chauffage, la ventilation et la climatisation (CVC) ou l’aménagement paysager — la facturation au prorata permet de facturer les clients pour des mois partiels en début ou en fin de saison.

• Ajout de nouvelles fonctionnalités ou services : Lorsqu’une entreprise propose de nouvelles fonctionnalités ou services pouvant être ajoutés à des abonnements existants, la facturation au prorata permet aux clients d’en profiter immédiatement tout en payant seulement pour la portion restante du cycle de facturation.

• Immobilier et services publics : Dans l’immobilier, les locataires qui emménagent en cours de mois paient souvent un loyer calculé au prorata. De même, les entreprises de services publics utilisent fréquemment la facturation au prorata pour les services qui commencent ou se terminent en milieu de cycle.

• Services de télécommunication : Les compagnies de télécommunications appliquent souvent la facturation au prorata lorsque les clients modifient leurs forfaits ou ajoutent des services supplémentaires, comme des forfaits d’appels internationaux, après le début du cycle de facturation.

• Périodes d’essai se transformant en abonnements : Lorsqu’une période d’essai prend fin et que le client passe à un abonnement payant, la facturation au prorata permet d’harmoniser les frais du nouvel abonnement avec le cycle de facturation standard.

Bonnes pratiques pour la facturation au prorata

Bien que la facturation au prorata présente des avantages pour les clients comme pour les entreprises, ces dernières doivent gérer les attentes de leurs clients avec soin pour éviter toute confusion et insatisfaction. Voici quelques bonnes pratiques :

Communiquer sur les politiques de l’entreprise

• Politique de calcul au prorata : expliquez votre politique de calcul au prorata sur votre site Web, dans vos conditions d’utilisation du service et lors du processus d’inscription. Vous pouvez utiliser des aides visuelles telles que des diagrammes ou des exemples pour illustrer la façon dont vous calculez les paiements au prorata. Utilisez un langage simple et évitez le jargon.
  
• Politiques de remboursement : décrivez votre politique de remboursement des paiements au prorata, y compris les délais et les conditions.
  
• Conditions d’annulation : expliquez comment vous comptez gérer les annulations en cours de cycle, y compris les éventuels frais ou crédits applicables.
  
• Changements d’offre : expliquez l’impact des changements d’offre sur les paiements au prorata et la façon dont vous gérerez les parties inutilisées.
  

Contact client

• Communication proactive : envoyez des notifications ou des rappels par e-mail avant et après les cycles de facturation pour tenir les clients informés, en particulier en cas de calcul au prorata.
  
• Mettre l’accent sur la valeur : insistez sur la valeur et les avantages de votre produit ou service pour justifier les paiements au prorata.
  
• Consolidation des relations clients : remerciez les clients pour leur compréhension et leur patience concernant la facturation au prorata.
  

Facturation

• Récapitulatif des paiements : fournissez un récapitulatif détaillé des paiements sur les factures. Ce récapitulatif doit indiquer le coût initial, le montant calculé au prorata et les éventuels frais et taxes applicables. Expliquez brièvement le calcul au prorata sur la facture pour faciliter la compréhension des clients.
  

Service d’assistance

• Équipe dédiée : prévoyez une équipe d’assistance formée pour traiter les demandes liées au calcul au prorata, résoudre les problèmes et écouter les préoccupations des clients avec empathie et compréhension.
  
• Stratégie multicanale : proposez plusieurs canaux d’assistance, comme le téléphone, l’e-mail ou le chat en direct pour que vos clients puissent facilement obtenir de l’aide.
  

Solutions technologiques

• Logiciel de facturation : investissez dans un logiciel de facturation fiable, capable d’automatiser les calculs au prorata, de créer des factures et de gérer les abonnements.
  
• Portails clients : proposez un portail en libre-service dans lequel vos clients peuvent consulter leur historique de facturation, mettre à jour leurs informations de paiement et gérer leurs abonnements.
  
• Outils de communication : utilisez le marketing par e-mail, les notifications par SMS ou les messages intégrés à l’application pour tenir les clients informés de leur facturation et de tout réajustement au prorata.