Pro rata facturatie is een manier om rekeningen te berekenen op basis van een deel van de dienstperiode in plaats van een volledige facturatiecyclus. Hierdoor betalen klanten alleen voor het deel van de dienstperiode dat ze gebruiken en niet voor de hele dienstperiode, wat de facturatie nauwkeuriger maakt. Als een klant bijvoorbeeld een abonnement neemt op een dienst die $ 30 per maand kost, maar het abonnement begint op de 15e dag van een maand met 30 dagen, dan betaalt hij voor die eerste maand slechts $ 15.

Het invoeren van dit soort facturatie kan voordelen opleveren voor bedrijven in de wereldwijde digitale abonnementsindustrie, die in 2022 een waarde had van 928 miljard dollar en naar verwachting in 2031 een waarde van 4,6 biljoen dollar zal bereiken. Hieronder bespreken we de basisprincipes van pro rata kosten, hoe pro rata facturatie kan worden geïntegreerd in abonnementsmodellen en best practices voor het beheren van pro rata facturatie.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werken pro rata kosten?
  
• Hoe bereken je pro rata kosten?
  
• Hoe pro rata facturatie bedrijven helpt
  
• Hoe je pro rata facturatie kunt gebruiken bij abonnementsmodellen
  
• Veelvoorkomende situaties voor pro rata facturatie
  
• Goede manieren om pro rata te factureren
  

Hoe werken pro rata kosten?

Met pro rata kosten betalen klanten alleen voor de service die ze krijgen. Als ze zich aanmelden, opzeggen of hun abonnement aanpassen tijdens een facturatiecyclus, betalen ze niet voor de hele facturatiecyclus. Pro rata kosten kunnen de klanttevredenheid verbeteren door de facturatie af te stemmen op het gebruik en klanten alleen te laten betalen voor wat ze gebruiken. Pro rata facturatie is populair bij telecom- en nutsbedrijven, abonnementsdiensten en verhuurders.

Hoe pro rata kosten berekenen

Voor het berekenen van pro rata kosten is een formule nodig die bedrijven kunnen aanpassen aan de voorwaarden van de service- of leaseovereenkomst. Hier is een methode om pro rata kosten te berekenen:

• Bepaal het volledige factuurtarief: Dit is de normale kosten voor een volledige facturatiecyclus. Als het bijvoorbeeld een maandelijkse facturatiecyclus is, gebruik dan het tarief dat elke maand in rekening wordt gebracht.
  
• Bepaal de lengte van de facturatiecyclus: Bepaal het aantal dagen in de volledige facturatiecyclus. Voor maandelijkse diensten kan dit 30 of 31 dagen zijn, afhankelijk van de maand, of een gestandaardiseerde 30 dagen.
  

• Bereken het dagtarief: Deel het totale factuurbedrag door het totale aantal dagen in de facturatiecyclus:

  • Volledig factuurbedrag / aantal dagen in de facturatiecyclus = dagtarief

    Dit geeft je de kosten per dag.

• Bepaal het aantal dagen dat de dienst is gebruikt: Tel hoeveel dagen tijdens de facturatiecyclus de dienst door de klant is of werd gebruikt.

• Bereken de pro rata kosten: Vermenigvuldig het dagtarief met het aantal dagen dat de dienst is gebruikt:

  • Dagtarief × aantal dagen dat je de dienst hebt gebruikt = evenredig deel van de kosten
    
  • Een klant neemt bijvoorbeeld op de 10e dag van een maand met 30 dagen een dienst af die $ 90 per maand kost.
    

  • Volledig factuurbedrag: $ 90

    Facturatiecyclus: 30 dagen

    Dagelijkse prijs: 90 / 30 = $3 per dag

    Aantal werkdagen in de eerste maand: van de 10e tot de 30e = 21 dagen

    Pro rata kosten: 3 x 21 = $ 63

  • De pro rata kosten voor de eerste maand zijn $ 63.

Hoe pro rata facturatie bedrijven helpt

Pro rata facturatie kan de reputatie van een bedrijf een boost geven, het makkelijker maken om klanten te krijgen en zorgen voor een stabielere cashflow. Hieronder lees je hoe pro rata facturatie bedrijven helpt:

• Klanten werven: Pro rata facturatie maakt diensten toegankelijker, omdat potentiële klanten op elk moment binnen een facturatiecyclus kunnen beginnen met betalen. Deze flexibiliteit neemt drempels weg die potentiële klanten zouden kunnen afschrikken en kan leiden tot meer klanten.

• Bedrijfsreputatie: Pro rata facturatie laat zien dat je eerlijkheid belangrijk vindt en zorgt ervoor dat klanten alleen betalen voor de tijd dat ze een dienst gebruiken. Dit kan een bedrijf aantrekkelijker maken: nieuwe klanten kunnen op elk moment beginnen met het gebruik van diensten zonder dat ze zich financieel benadeeld voelen.

• Upselling: Door pro rata te betalen is het makkelijker om klanten te laten upgraden tijdens de cyclus, omdat ze weten dat ze alleen betalen voor de rest van de facturatiecyclus.

• Cashflow: Door klanten gedurende de hele maand te factureren op de dag waarop ze zich voor de dienst hebben aangemeld, in plaats van in één keer aan het begin of einde van de maand, kan een consistentere cashflow worden gecreëerd.

Hoe je pro rata facturatie gebruikt bij abonnementsmodellen

Pro rata facturatie wordt vaak gebruikt bij abonnementsmodellen omdat er regelmatig kosten zijn en klanten zich soms halverwege een facturatieperiode aanmelden. Hier lees je hoe je pro rata facturatie in je abonnementsdienst kunt gebruiken:

Bepaal je beleid voor pro rata facturatie

• Pro rata-eenheid: Bepaal of je dagelijks, wekelijks of maandelijks pro rata gaat berekenen. Dagelijkse pro rata-berekening biedt de grootste nauwkeurigheid, terwijl maandelijkse pro rata-berekening misschien makkelijker te implementeren is voor jaarabonnementen.

• Afrondingsregels: Stel regels op voor het afronden van pro rata bedragen (bijvoorbeeld op de dichtstbijzijnde cent of dollar) om berekeningen te vereenvoudigen en fractionele kosten te voorkomen.

• Wijzigingen halverwege de cyclus: Bepaal hoe je omgaat met wijzigingen halverwege de cyclus, zoals upgrades, downgrades of annuleringen. Geef je een tegoed of terugbetaling voor het ongebruikte deel of draag je dit over naar de volgende cyclus?

• Belastingen: Bedenk hoe je omgaat met belastingen voor pro rata kosten. Afhankelijk van waar je zit, moet je misschien de belastingberekening aanpassen op basis van het pro rata bedrag.

• Kortingen: Als je kortingen aanbiedt, bedenk dan hoe je deze gaat toepassen op pro rata kosten. Je kunt de korting pro rata berekenen samen met de abonnementskosten of deze toepassen als een vast bedrag.

Kies een facturatiesysteem

• Geautomatiseerde oplossingen: Denk erover na om abonnementsfacturatie software of een platform te gebruiken dat geautomatiseerde pro rata facturatie ondersteunt. Dit kan handmatig werk verminderen en fouten minimaliseren.

• Aanpassing: Als je kiest voor een op maat gemaakte oplossing, zorg er dan voor dat je ontwikkelaars de pro rata-logica begrijpen en deze kunnen integreren in je facturatiesysteem.

Bereken pro rata kosten

• Formule: De basisformule voor pro rata kosten is:

  • (Totale abonnementskosten / Totaal aantal dagen in facturatiecyclus) x Aantal gebruikte dagen
    

• Wijzigingen in het abonnement: Als je je abonnement wilt veranderen, bereken dan de kosten voor elk abonnement en pas de kosten aan. Overweeg om gedeeltelijke tegoeden aan te bieden of ongebruikte delen over te dragen.

Communiceer met klanten

• Pro rata-beleid: Vertel je klanten van tevoren wat je pro rata-beleid is. Leg uit hoe je pro rata-kosten berekent en wat dit betekent voor hun factuur.

• Factuurgegevens: Zet een overzicht van de pro rata kosten op facturen.

• Klantenservice: Zorg voor een klantenservice die makkelijk te bereiken is voor vragen of opmerkingen over pro rata berekeningen.

Test en controleer de functionaliteit

• Testcases: Maak testsituaties voor verschillende facturatiecycli, wijzigingen in abonnementen en opzeggingsdata. Controleer voor elke situatie of je systeem de kosten goed berekent en toepast.

• Feedback van gebruikers: Verzamel feedback van early adopters of bètagebruikers om eventuele problemen of verbeterpunten te identificeren.

• Prestatiestatistieken: Houd belangrijke statistieken bij, zoals klantenwerving, klantverloop en gemiddelde opbrengst per gebruiker (ARPU), om te kijken wat het effect is van pro rata facturatie op je bedrijf.

• Beleids- en facturatieupdates: Pas je pro rata-beleid of facturatiesysteem aan op basis van je gegevens en feedback van klanten.

Veelvoorkomende scenario's voor pro rata facturatie

Pro rata facturatie is een veelgebruikt hulpmiddel in verschillende sectoren en scenario's. Hieronder volgen enkele scenario's waarin pro rata facturatie bijzonder nuttig is:

• Aanmeldingen halverwege de maand: Wanneer een klant zich halverwege een facturatiecyclus aanmeldt voor een dienst, betaalt hij alleen voor het deel van de cyclus waarin hij gebruikmaakt van de dienst. Dit komt vaak voor bij abonnementsdiensten zoals streamingplatforms, software-as-a-service (SaaS)-producten of sportschoolabonnementen.

• Annulering van diensten: Als een klant een dienst voor het einde van de facturatieperiode opzegt, kan met pro rata facturatie de terugbetaling voor het ongebruikte deel van de facturatieperiode worden berekend. Klanten vinden deze praktijk eerlijk en het kan de reputatie van het bedrijf verbeteren.

• Upgrades of downgrades van abonnementen: Wanneer een klant zijn abonnementsniveau wijzigt – of hij nu upgradet naar een hoger niveau met meer functies of downgradet naar een goedkopere optie – weerspiegelt pro rata facturatie deze wijziging, waarbij klanten worden gefactureerd voor de tijd dat ze elk serviceniveau hebben gebruikt.

• Seizoensgebonden of tijdelijke diensten: Als diensten seizoensgebonden zijn of tijdelijk worden geleverd, zoals verwarming, ventilatie en airconditioning (HVAC) of tuinonderhoud, kunnen bedrijven met pro rata facturatie klanten aan het begin of einde van het seizoen voor een deel van de maand laten betalen.

• Nieuwe functies of diensten: Als een bedrijf nieuwe functies of diensten introduceert die klanten aan hun bestaande abonnementen kunnen toevoegen, kunnen klanten dankzij pro rata facturatie meteen van de nieuwe toevoegingen genieten en alleen betalen voor het resterende deel van de facturatiecyclus.

• Facturatie van onroerend goed en nutsvoorzieningen: In de vastgoedsector betalen huurders die halverwege de maand verhuizen vaak een evenredig deel van de huur. Ook nutsbedrijven gebruiken vaak evenredige facturatie om diensten in rekening te brengen die halverwege de cyclus beginnen of eindigen.

• Telecommunicatiediensten: Telecombedrijven factureren vaak pro rata als klanten hun servicepakketten aanpassen of als er extra diensten, zoals internationale belpakketten, worden toegevoegd nadat de facturatiecyclus is begonnen.

• Proefperiodes die overgaan in abonnementen: Wanneer een proefperiode afloopt en de klant overstapt naar een betaald abonnement, kan pro rata facturatie de kosten van het nieuwe abonnement afstemmen op de standaard facturatiecyclus.

Best practices voor pro rata facturatie

Hoewel pro rata facturatie voordelen biedt voor bedrijven en klanten, moeten bedrijven de verwachtingen van klanten zorgvuldig beheren om verwarring en ontevredenheid te voorkomen. Hier zijn enkele best practices:

Communiceren over bedrijfsbeleid

• Pro rata-beleid: Leg je pro rata-beleid uit op je website, in je servicevoorwaarden en tijdens het aanmeldingsproces. Overweeg om visuele hulpmiddelen zoals diagrammen of voorbeelden te gebruiken om te laten zien hoe je pro rata-kosten berekent. Gebruik duidelijke taal en vermijd jargon.
  
• Terugbetalingsbeleid: Geef een overzicht van je terugbetalingsbeleid voor pro rata kosten, inclusief termijnen en voorwaarden.
  
• Annuleringsbeleid: Vertel hoe je omgaat met annuleringen halverwege de cyclus, inclusief eventuele kosten of tegoeden.
  
• Wijzigingen in het abonnement: Leg uit hoe wijzigingen in het abonnement invloed hebben op pro rata kosten en hoe je omgaat met ongebruikte delen.
  

Communicatie met klanten

• Proactieve communicatie: Stuur e-mailberichten of herinneringen voor en na facturatiecycli, vooral als er sprake is van pro rata berekening, om klanten op de hoogte te houden.
  
• Benadruk de waarde: Leg de nadruk op de waarde en voordelen van je product of dienst om de rechtvaardiging voor pro rata kosten te versterken.
  
• Positieve bevestiging: Bedank klanten voor hun begrip en geduld met betrekking tot pro rata facturatie.
  

Facturatie

• Overzicht van kosten: Geef een gedetailleerd overzicht van de kosten op facturen. Dit overzicht moet de oorspronkelijke kosten, het pro rata bedrag en eventuele toepasselijke belastingen of kosten bevatten. Leg kort uit hoe de pro rata berekening op de factuur tot stand is gekomen, zodat klanten dit gemakkelijk kunnen begrijpen.
  

Klantenservice

• Toegewijd team: Zorg voor een toegewijd klantenserviceteam dat is getraind om vragen over pro rata-berekeningen te beantwoorden, problemen op te lossen en met empathie en begrip te luisteren naar de zorgen van klanten.
  
• Meerdere kanalen: Zorg voor verschillende ondersteuningskanalen, zoals telefoon, e-mail of live chat, zodat klanten makkelijk hulp kunnen krijgen.
  

Technische oplossingen

• Facturatiesoftware: Investeer in goede facturatiesoftware die pro rata berekeningen kan doen, facturen kan maken en abonnementen kan beheren.
  
• Klantportalen: Zorg voor een zelfbedieningsportaal waar klanten hun factuurgeschiedenis kunnen bekijken, betaalgegevens kunnen bijwerken en hun abonnementen kunnen beheren.
  
• Communicatiemiddelen: Gebruik e-mailmarketing, sms-meldingen of in-app-berichten om klanten op de hoogte te houden van hun facturen en eventuele pro rata-aanpassingen.