De factuur is het meest gebruikte belastingdocument voor alle soorten en maten bedrijven, van vrije beroepen en eenmanszaken tot grote ondernemingen. In Italië is de regelgeving voor het factureren van de verkoop van goederen en diensten gebaseerd op de wetgeving inzake belasting over de toegevoegde waarde (btw), met name artikel 21 van presidentieel decreet nr. 633/1972. Er zijn verschillende soorten facturen, elk ontworpen voor specifieke situaties op basis van hun kenmerken.

Het is belangrijk om de verschillen tussen de verschillende soorten facturen te begrijpen om te voldoen aan de huidige regelgeving en om de relaties met klanten en leveranciers goed te beheren. Van de verschillende soorten facturen in Italië zijn de meest voorkomende de onmiddellijke factuur en de uitgestelde factuur.

In dit artikel leggen we uit wat directe en uitgestelde facturen zijn, wanneer je elk type moet gebruiken, wat de belangrijkste verschillen zijn en wat de voordelen zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een directe factuur?
  
• Wat is een uitgestelde factuur?
  
• Wat zijn de verschillen tussen directe en uitgestelde facturen?
  
• Wat zijn de voordelen van een directe factuur?
  
• Wat zijn de voordelen van een uitgestelde factuur?
  

Wat is een directe factuur?

De directe factuur is de meest voorkomende soort factuur; in de specificaties voor elektronische facturen van de Italiaanse belastingdienst, de Agenzia delle Entrate, wordt deze zelfs gewoon 'factuur' genoemd. Dit soort facturen moet meteen na het afronden van een zakelijke transactie worden uitgegeven. Als er op dezelfde dag meerdere transacties met dezelfde persoon zijn, hoeft er maar één factuur te worden uitgegeven.

Een onmiddellijke factuur kan worden uitgegeven zonder dat er een vrachtbon (DDT, van het Italiaanse 'Documento di trasporto') bij de goederen zit, maar alleen als deze wordt uitgegeven op dezelfde dag dat de dienst die op de factuur staat of de verkoop van de goederen plaatsvindt.

Met de introductie van elektronische facturatie biedt het systeem meer flexibiliteit voor het uitbrengen van directe facturen, waardoor de termijn wordt verlengd tot 12 dagen na het verlenen van diensten of de verkoop van goederen.

Het sjabloon voor een directe factuur moet de volgende info bevatten:

• De datum waarop de goederen zijn verkocht of de dienst is geleverd
  
• Het factuurnummer in oplopende volgorde
  
• De betaalmethode
  
• Het totale bedrag van de goederen of diensten
  
• De btw (als je de gewone regeling gebruikt)
  
• Wettelijke kosten of vergoedingen, indien van toepassing
  

Een van de dingen die op een factuur moeten staan, is de datum waarop deze is uitgegeven. Volgens circulaire 14/E/2019 van de Agenzia delle Entrate zijn er drie scenario's voor directe facturen:

• De factuur wordt voor middernacht op de dag van de verkoop uitgegeven, dus de transactiedatum en de uitgiftedatum zijn hetzelfde.
  
• De factuur wordt de dag na de transactie gemaakt en binnen 12 dagen naar het uitwisselingssysteem (SDI, van het Italiaanse Sistema di Interscambio) gestuurd.*
  
• De factuur wordt binnen de uitgiftetermijn gemaakt en naar het SDI gestuurd.
  

In alle drie gevallen moet de datum van de transactie (verkoop van goederen of levering van diensten) in het directe factuursjabloon worden ingevuld.

(*) Let op: de oorspronkelijke deadline voor het uitreiken van directe facturen uit Circulaire 14/E/2019 was 10 dagen, maar dit is verhoogd naar 12 dagen door Wetsbesluit Groei nr. 34/2019.

Wat is een uitgestelde factuur?

Een uitgestelde factuur is een belastingdocument dat wordt uitgegeven op een andere datum dan de daadwerkelijke datum van verkoop van goederen of levering van diensten. Hierdoor kunnen alle transacties die in dezelfde maand met dezelfde klant of leverancier zijn gedaan, op één factuur worden gezet.

Zelfs bij elektronische facturatie moeten uitgestelde elektronische facturen uiterlijk op de 15e dag van de maand volgend op de maand waarin de transacties hebben plaatsgevonden, naar het uitwisselingssysteem worden gestuurd, zoals bepaald in artikel 21, lid 4, onder a), van presidentieel decreet nr. 633/1972. In dit geval moet in het veld "Datum" de datum van de laatste levering of de datum van de laatste transactie worden ingevuld.

Let op: hoewel de uitgestelde factuur na de datum van de transacties wordt uitgegeven, moet de btw meteen worden betaald.

Het is ook belangrijk om onderscheid te maken tussen een uitgestelde factuur voor de levering van goederen en een uitgestelde factuur voor de levering van diensten. Voor de levering van goederen is de volgende informatie vereist:

• Code voor uitgestelde factuur
  
• Uitgiftedatum
  
• DDT (leveringsbon)
  

Als er een uitgestelde factuur wordt uitgegeven voor het leveren van diensten, moet er in plaats van een DDT een set documenten worden bijgevoegd die laten zien dat de dienst is geleverd. Deze documenten kunnen een bewijs van betaling van de vergoeding, het contract of een opdrachtbrief zijn.

Om het elektronisch samenstellen van uitgestelde facturen makkelijker te maken, heeft de SDI van de Agenzia delle Entrate vanaf 2021 een speciale TD-code (documenttype) ingevoerd. De codes voor uitgestelde facturen zijn als volgt:

• TD24: Deze code geeft aan dat er goederen zijn geleverd met een DDT. Daarnaast kan deze code worden gebruikt om aan te geven dat diensten succesvol zijn geleverd.

• TD25: Deze code is alleen voor uitgestelde elektronische facturen voor de levering van goederen door het bedrijf aan een derde partij via zijn eigen leverancier (deze transacties worden driehoeksverkeer genoemd). Voor dit soort facturen, ook wel superuitgestelde facturen genoemd, is de uiterste datum voor het uitreiken van de factuur het einde van de maand volgend op de maand van levering.

Elektronische facturen

Vanaf 1 januari 2019 is elektronische facturatie verplicht volgens artikel 1, lid 916, van wet nr. 205 van 27 december 2017. Een elektronische factuur is een commercieel document dat moet worden gegenereerd volgens de FatturaPA-indeling: gestructureerde gegevens in digitaal formaat geschreven in XML. Daarom betekent "digitaal" niet een geautomatiseerde weergave (d.w.z. een scan) van een papieren factuur. Het elektronische document moet volledig digitaal worden aangemaakt. Om als uitgegeven te worden beschouwd, moeten elektronische facturen altijd via het SDI van de Agenzia delle Entrate naar de ontvangers worden gestuurd, anders worden ze niet als uitgegeven beschouwd. Vanaf 1 januari 2024 is elektronische facturatie verplicht voor bijna alle soorten bedrijven, met de volgende uitzonderingen:

• Personen die facturen versturen naar personen die niet in Italië wonen of fiscaal gevestigd zijn, met name naar het buitenland
  
• Zorgverleners die gegevens doorgeven aan het Sistema Tessera Sanitaria (gezondheidskaartsysteem) en die in 2024 diensten verlenen aan mensen
  

Let op: voor elektronische facturen is de "datum van uitgifte" de datum waarop ze naar de SDI van de Agenzia delle Entrate zijn gestuurd.

Wat is het verschil tussen directe en uitgestelde facturen?

Nu we de belangrijkste kenmerken van directe en uitgestelde facturen hebben bekeken, gaan we de belangrijkste verschillen tussen beide samenvatten.

Zoals eerder gezegd, is het belangrijkste verschil tussen directe en uitgestelde facturen dat directe facturen worden uitgegeven op de dag dat de dienst wordt geleverd of de goederen worden verkocht, terwijl uitgestelde facturen meerdere transacties met dezelfde klant binnen dezelfde maand kunnen samenvoegen. Er zijn ook verschillen in het tijdstip van e-facturatie:

• Directe factuur: Binnen 12 dagen na de datum van de transactie
  
• Uitgestelde factuur: Uiterlijk op de 15e dag van de maand na de transactiedatum
  

Welke datum moet ik op de factuur zetten?

Een ander verschil tussen een directe factuur en een uitgestelde factuur is de datum die op de factuur moet staan.

Bijvoorbeeld, voor een directe factuur, stel dat je een product verkoopt op 22 juni 2024:

Je kunt de elektronische factuur op dezelfde dag als de transactie via SDI indienen.

• Transactiedatum: 22-06-2024
  
• Uitgiftedatum: 22-06-2024
  
• Factuurnummer en datum: Factuur # x van 22-06-2024
  
• Veld 'Datum' in het gedeelte 'Algemene gegevens' van het elektronische factuurbestand: 22-06-2024
  

Je kunt ook de e-factuur op de dag van de transactie (in dit geval 22 juni) maken en deze binnen 12 dagen via SDI versturen.

• Transactiedatum: 22-06-2024
  
• Uitgiftedatum: Vóór 04-07-2024
  
• Factuurnummer en datum: Factuur # x van 22-06-2024
  
• Veld 'Datum' in het gedeelte 'Algemene gegevens' van het elektronische factuurbestand: 22-06-2024
  

Je kunt de factuur ook op elke dag tussen 22 juni en 4 juli via de SDI maken en indienen. In dit geval zijn de data hetzelfde als in het vorige scenario.

Voor uitgestelde facturen zegt de circulaire 14/E/2019 van de Agenzia delle Entrate dat je de datum van de laatste transactie als datum van het document kunt aangeven. Maar dit kan leiden tot fouten in de volgnummering van facturen. Bij uitgestelde facturen zou dit bijvoorbeeld kunnen leiden tot de uitgifte van factuur nummer 100 met de laatste levering op 30 juni en factuur nummer 101 met de laatste levering op 25 juni. De Agenzia delle Entrate heeft later verduidelijkt dat voor uitgestelde facturen de datum van ten minste één transactie moet worden aangegeven, bij voorkeur die van de laatste transactie van de maand. Als alternatief is het ook oké om het einde van de maand te vermelden als de datum waarop de transacties zijn uitgevoerd.

Het beheren van debiteringen en boekhouding kan een uitdaging worden voor bedrijven naarmate ze groeien. Om deze complexiteit aan te pakken, kun je overwegen om gebruik te maken van gespecialiseerde boekhouddiensten. Stripe Billing kan je bijvoorbeeld helpen bij het beheren van terugkerende kosten, of het nu gaat om eenvoudige pay-as-you-go-kosten of om aangepaste abonnementen die rechtstreeks door het verkoopteam zijn onderhandeld.

Wat zijn de voordelen van een directe factuur?

De voordelen van een directe factuur zijn onder andere:

• Eenvoudigere facturatieprocedures: Met directe facturen hoef je niet meer regelmatig facturen te sturen, zoals aan het einde van elke maand.
  
• Betere liquiditeit: Met directe facturen krijgen bedrijven sneller hun geld binnen, waardoor ze geld kunnen herinvesteren in dingen die hun groei stimuleren.
  

Wat zijn de voordelen van een uitgestelde factuur?

Uitgestelde facturen kunnen ook een paar voordelen hebben, zoals:

• Eenvoudigere administratieve procedures: Door facturen uit te stellen, worden er minder facturen uitgegeven, waardoor de administratie makkelijker wordt.
  
• Beter cashflowbeheer: Uitgestelde facturen maken het mogelijk om facturatietransacties in één document samen te voegen.
  
• Betere klantrelaties: Uitgestelde facturen kunnen bedrijven helpen om bestaande klanten te behouden en nieuwe klanten aan te trekken door flexibelere betalingsvoorwaarden te bieden en het facturatieproces aan te passen aan de behoeften van de klant.