ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารทางภาษีที่พบได้บ่อยที่สุดในธุรกิจทุกประเภทและทุกขนาด ตั้งแต่ฟรีแลนซ์ เจ้าของธุรกิจส่วนตัว ไปจนถึงบริษัทขนาดใหญ่ อิตาลีใช้กฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เป็นระเบียบข้อบังคับพื้นฐานสำหรับการออกใบแจ้งหนี้จากการขายสินค้าและบริการ โดยเฉพาะมาตรา 21 ของกฤษฎีกาประธานาธิบดีฉบับที่ 633/1972 ทั้งนี้ ใบแจ้งหนี้มีหลายประเภท ซึ่งแต่ละประเภทได้รับการออกแบบมาเพื่อสถานการณ์เฉพาะตามคุณสมบัติของใบแจ้งหนี้นั้นๆ

การทำความเข้าใจความแตกต่างของใบแจ้งหนี้ประเภทต่างๆ มีส่วนสำคัญต่อการปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับปัจจุบัน และช่วยให้จัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าและซัพพลายเออร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในบรรดาใบแจ้งหนี้ประเภทต่างๆ ในอิตาลี ใบแจ้งหนี้แบบทันทีและใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีเป็นประเภทที่พบได้บ่อยที่สุด

ในบทความนี้เราจะอธิบายว่าใบแจ้งหนี้แบบทันทีและใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีคืออะไร ควรออกใบแจ้งหนี้แต่ละประเภทเมื่อใด มีจุดแตกต่างหลักๆ ตรงไหน และมีข้อดีอย่างไรบ้าง

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งหนี้แบบทันทีคืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีคืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้แบบทันทีและใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีแตกต่างกันอย่างไร
  
• ใบแจ้งหนี้แบบทันทีมีข้อดีอย่างไรบ้าง
  
• ใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีมีข้อดีอย่างไรบ้าง
  

ใบแจ้งหนี้แบบทันทีคืออะไร

ใบแจ้งหนี้แบบทันทีเป็นใบแจ้งหนี้ประเภทที่พบได้บ่อยที่สุด ซึ่งในข้อกำหนดสำหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่จัดทำโดย Agenzia delle Entrate หรือสำนักงานสรรพากรของอิตาลีเรียกใบแจ้งหนี้ประเภทนี้แบบสั้นๆ ว่า "ใบแจ้งหนี้" โดยจะต้องออกใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ทันทีเมื่อธุรกรรมทางธุรกิจเสร็จสมบูรณ์ และหากมีการทำธุรกรรมหลายรายการกับบุคคลเดียวกันในวันเดียวกัน จะต้องออกใบแจ้งหนี้ใบเพียงเดียวเท่านั้น

ใบแจ้งหนี้แบบทันทีสามารถออกให้โดยไม่ต้องแนบใบส่งของ (DDT ซึ่งย่อมาจาก "Documento di trasporto" ในภาษาอิตาลี) มากับสินค้า แต่ต้องออกในวันเดียวกับวันที่ให้บริการตามที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ หรือวันที่ขายสินค้าเท่านั้น

การนำการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาใช้ ช่วยให้ระบบสามารถออกใบแจ้งหนี้ทันได้ยืดหยุ่นขึ้น โดยขยายกรอบเวลาในการออกใบแจ้งหนี้เป็นภายใน 12 วันหลังจากให้บริการหรือขายสินค้า

เทมเพลตสำหรับใบแจ้งหนี้แบบทันทีควรมีข้อมูลต่อไปนี้

• วันที่ขายสินค้าหรือให้บริการ
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ตามลำดับเวลา
  
• วิธีการชำระเงิน
  
• ยอดรวมของสินค้าหรือบริการ
  
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม (หากใช้ระบบภาษีทั่วไป)
  
• ค่าใช้จ่ายหรือค่าธรรมเนียมตามกฎหมาย (หากมี)
  

องค์ประกอบหนึ่งที่ต้องระบุในใบแจ้งหนี้คือวันที่ออก และหนังสือเวียนของ Agenzia delle Entrate ฉบับที่ 14/E/2019 ได้กำหนดการออกใบแจ้งหนี้แบบทันทีไว้ 3 กรณี ดังนี้

• ออกใบแจ้งหนี้ภายในเที่ยงคืนของวันที่ขาย ดังนั้นวันที่ทำธุรกรรมและวันที่ออกใบแจ้งหนี้คือวันเดียวกัน
  
• จัดทำใบแจ้งหนี้ในวันถัดไปหลังจากทำธุรกรรมและส่งไปยังระบบแลกเปลี่ยน (SDI ซึ่งย่อมาจาก Sistema di Interscambio ในภาษาอิตาลี) ภายใน 12 วันถัดไป*
  
• จัดทำใบแจ้งหนี้และส่งไปยัง SDI ภายในกำหนดเส้นตายของการออกใบแจ้งหนี้
  

ทั้งสามกรณีนี้ต้องป้อนวันที่ทำธุรกรรม (ขายสินค้าหรือให้บริการ) ลงในเทมเพลตแจ้งหนี้ทันที

(*) โปรดทราบว่า เดิมทีหนังสือเวียนฉบับที่ 14/E/2019 กำหนดเส้นตายในการออกใบแจ้งหนี้แบบทันทีเอาไว้ที่ 10 วัน แต่ได้รับการปรับเพิ่มเป็น 12 วันตามกฤษฎีกาว่าด้วยการเติบโตทางธุรกิจฉบับที่ 34/2019

ใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีคืออะไร

ใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีคือเอกสารทางภาษีที่ออกให้คนละวันกับวันที่ขายสินค้าหรือให้บริการจริง ช่วยให้สามารถนำธุรกรรมทั้งหมดที่ทำในเดือนเดียวกันกับลูกค้าหรือซัพพลายเออร์รายเดียวกันมารวมไว้ในใบแจ้งหนี้เพียงใบเดียวได้

แม้ในกรณีที่เป็นการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ก็จะต้องส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบรอตัดบัญชีไปยังระบบแลกเปลี่ยนภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไปหลังจากเดือนที่ทำธุรกรรม ตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 21(4)(a) ของกฤษฎีกาประธานาธิบดีฉบับที่ 633/1972 ซึ่งในกรณีนี้จะต้องกรอกช่อง "วันที่" เป็นวันที่ส่งมอบครั้งสุดท้ายหรือวันที่ทำธุรกรรมครั้งสุดท้าย

โปรดทราบว่า แม้จะออกใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีหลังจากวันที่ทำธุรกรรม แต่ก็ต้องชำระภาษีมูลค่าเพิ่มทันที

นอกจากนี้จะต้องแยกความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีสำหรับการจัดหาสินค้าและใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีสำหรับการให้บริการด้วย ในกรณีที่เป็นการจัดหาสินค้าจะต้องให้ข้อมูลต่อไปนี้

• รหัสใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชี
  
• วันที่ออก
  
• DDT (ใบส่งสินค้า)
  

เมื่อออกใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีสำหรับการให้บริการ จะต้องแนบชุดเอกสารที่ยืนยันการให้บริการแทนการแนบ DDT ซึ่งเอกสารเหล่านี้อาจรวมถึงหลักฐานการชำระเงินค่าธรรมเนียม สัญญา หรือหนังสือมอบหมาย

ในปี 2021 SDI ของ Agenzia delle Entrate ได้กำหนดรหัส TD (ประเภทเอกสาร) เฉพาะขึ้นมาเพื่อลดความซับซ้อนให้กับการรวมใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยรหัสสำหรับใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีมีดังนี้

• TD24: รหัสนี้หมายถึงการจัดหาสินค้าที่มี DDT และยังสามารถใช้เพื่อระบุถึงการให้บริการที่สำเร็จลุล่วงได้ด้วย

• TD25: รหัสนี้ใช้สำหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบรอตัดบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการที่บริษัทจัดหาสินค้าให้กับบุคคลที่สามผ่านซัพพลายเออร์ของตนเองเท่านั้น (ธุรกรรมลักษณะนี้เรียกว่าการค้าแบบสามฝ่าย) สำหรับใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ หรือที่เรียกว่าใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีพิเศษ กำหนดเส้นตายของการออกใบแจ้งหนี้คือสิ้นเดือนถัดไปหลังจากเดือนที่ส่งมอบสินค้า

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2019 เป็นต้นมา ได้มีการกำหนดให้ต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับภายใต้มาตรา 1 วรรค 916 ของกฎหมายฉบับที่ 205 ลงวันที่ 27 ธันวาคม 2017 โดยใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นเอกสารเชิงพาณิชย์ที่ต้องสร้างขึ้นตามเค้าโครง FatturaPA ซึ่งเป็น ข้อมูลที่มีโครงสร้างในรูปแบบดิจิทัลซึ่งเขียนด้วยภาษา XML ดังนั้น "ดิจิทัล" จึงไม่ได้หมายถึงการแสดงใบแจ้งหนี้แบบกระดาษผ่านกระบวนการคอมพิวเตอร์ (กล่าวคือ ไฟล์สแกน) แต่ต้องสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบดิจิทัลขึ้นมาตั้งแต่ต้น และต้องใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้กับผู้รับผ่าน SDI ของ Agenzia delle Entrate ทุกครั้ง มิฉะนั้นจะไม่ถือว่ามีการออกใบแจ้งหนี้ ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2024 เป็นต้นมา การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะเป็นข้อบังคับที่ธุรกิจเกือบทุกประเภทต้องดำเนินการ โดยมีข้อยกเว้นดังต่อไปนี้

• บุคคลทั่วไปที่ออกใบแจ้งหนี้ให้แก่บุคคลที่มิใช่ผู้มีถิ่นพำนักหรือไม่มีสถานะทางภาษีในอิตาลี โดยเฉพาะการออกใบแจ้งหนี้ไปยังต่างประเทศ
  
• ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพที่ส่งข้อมูลให้กับ Sistema Tessera Sanitaria (ระบบบัตรสุขภาพ) และผู้ที่ให้บริการแก่บุคคลทั่วไปตลอดปี 2024
  

โปรดทราบว่าในกรณีของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ "วันที่ออก" หมายถึงวันที่ส่งใบแจ้งหนี้ไปยัง SDI ของ Agenzia delle Entrate

ใบแจ้งหนี้แบบทันทีและใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีแตกต่างกันอย่างไร

หลังจากที่เราได้ทบทวนคุณสมบัติหลักๆ ของใบแจ้งหนี้แบบทันทีและใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีกันไปแล้ว เรามาสรุปความแตกต่างหลักๆ ระหว่างใบแจ้งหนี้สองประเภทนี้กัน

ดังที่ได้กล่าวไปก่อนหน้านี้ ใบแจ้งหนี้แบบทันทีและใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีจุดแตกต่างหลักๆ คือ ใบแจ้งหนี้แบบทันทีจะออกในวันที่ให้บริการหรือขายสินค้า ส่วนใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีสามารถรวมธุรกรรมหลายรายการที่ทำกับลูกค้ารายเดียวกันภายในเดือนเดียวกันได้ นอกจากนี้ระยะเวลาออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ก็มีความแตกต่างกัน ดังนี้

• ใบแจ้งหนี้แบบทันที: ภายใน 12 วันนับจากวันที่ทำธุรกรรม
  
• ใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชี: ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไปหลังจากเดือนที่ธุรกรรม
  

ฉันควรระบุวันที่ใดในใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้แบบทันทีและใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชียังมีอีกจุดหนึ่งที่แตกต่างกัน นั่นคือวันที่ที่ควรปรากฏในใบแจ้งหนี้

ตัวอย่างเช่น ในกรณีของใบแจ้งหนี้แบบทันที สมมติว่าคุณขายสินค้าในวันที่ 22 มิถุนายน 2024

คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ผ่าน SDI ในวันเดียวกันกับวันที่ทำธุรกรรมได้

• วันที่ทำธุรกรรม: 06/22/2024
  
• วันที่ออก: 06/22/2024
  
• หมายเลขและวันที่ในใบแจ้งหนี้: ใบแจ้งหนี้ # x ลงวันที่ 06/22/2024
  
• ช่อง "วันที่" ในส่วน "ข้อมูลทั่วไป" ของไฟล์ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: 06/22/2024
  

หรือคุณจะสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในวันที่ทำธุรกรรม (ในกรณีนี้คือวันที่ 22 มิถุนายน) และส่งผ่าน SDI ภายใน 12 วันต่อมาก็ได้เช่นกัน

• วันที่ทำธุรกรรม: 06/22/2024
  
• วันที่ออก: ภายใน 07/04/2024
  
• หมายเลขและวันที่ในใบแจ้งหนี้: ใบแจ้งหนี้ # x ลงวันที่ 06/22/2024
  
• ช่อง "วันที่" ในส่วน "ข้อมูลทั่วไป" ของไฟล์ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: 06/22/2024
  

คุณสามารถสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ผ่าน SDI ได้ทุกวันตั้งแต่วันที่ 22 มิถุนายนถึง 4 กรกฎาคม ซึ่งในกรณีนี้ วันที่จะเหมือนกับในสถานการณ์จำลองก่อนหน้านี้

สำหรับใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชี หนังสือเวียนของ Agenzia delle Entrate ฉบับที่ 14/E/2019 ระบุว่าคุณสามารถระบุวันที่ทำธุรกรรมครั้งสุดท้ายเป็นวันที่ของเอกสารได้ อย่างไรก็ตาม วิธีนี้อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ตามลำดับเวลาได้ ตัวอย่างเช่น ในกรณีของใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชี อาจส่งผลให้มีการออกใบแจ้งหนี้หมายเลข 100 ที่มีการส่งมอบครั้งสุดท้ายในวันที่ 30 มิถุนายน และใบแจ้งหนี้หมายเลข 101 ที่มีการส่งมอบครั้งสุดท้ายในวันที่ 25 มิถุนายน ซึ่ง Agenzia delle Entrate ได้ชี้แจงในภายหลังว่าในกรณีของใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชี ควรระบุวันที่ทำธุรกรรมอย่างน้อยหนึ่งรายการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งวันที่ทำธุรกรรมครั้งสุดท้ายของเดือน หรืออีกวิธีหนึ่งคือ ให้ระบุวันสิ้นเดือนเป็นวันที่ที่แสดงถึงเวลาที่ทำธุรกรรมก็ได้เช่นกัน

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น การจัดการลูกหนี้และการทำบัญชีอาจกลายเป็นเรื่องท้าทาย เพื่อจัดการกับความซับซ้อนยุ่งยากนี้ คุณอาจจำเป็นต้องใช้บริการทำบัญชีโดยเฉพาะ Stripe Billing เป็นตัวอย่างหนึ่งที่สามารถให้การสนับสนุนในการจัดการค่าธรรมเนียมตามแบบแผนล่วงหน้า ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายแบบจ่ายตามการใช้งานจริงที่ไม่ซับซ้อน หรือแพ็กเกจแบบกำหนดเองที่ทีมขายเป็นผู้เจรจาต่อรองไว้โดยตรง

ใบแจ้งหนี้แบบทันทีมีข้อดีอย่างไรบ้าง

ข้อดีของใบแจ้งหนี้แบบทันที ได้แก่

• ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินที่ง่ายขึ้น: ใบแจ้งหนี้แบบทันทีช่วยลดความจำเป็นในการออกใบแจ้งหนี้เป็นระยะ เช่น ออกทุกสิ้นเดือน เป็นต้น
  
• เพิ่มสภาพคล่อง: ใบแจ้งหนี้แบบทันทีช่วยให้ธุรกิจสามารถรับชำระเงินได้เร็วขึ้น ทำให้สามารถนำเงินไปลงทุนต่อในกิจกรรมที่ส่งเสริมการเติบโต
  

ใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีมีข้อดีอย่างไรบ้าง

ใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีก็มีข้อดีหลายประการเช่นกัน ได้แก่

• ขั้นตอนการบริหารจัดการที่ง่ายขึ้น: การรวมใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีเข้าด้วยกันช่วยให้ไม่ต้องออกใบแจ้งหนี้หลายใบ จึงส่งผลให้งานบริหารจัดการเป็นไปอย่างราบรื่น
  
• จัดการกระแสเงินสดได้ดีขึ้น: ใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีช่วยให้ธุรกิจสามารถรวมธุรกรรมการเรียกเก็บเงินรายการไว้ในเอกสารฉบับเดียวได้
  
• ความสัมพันธ์ลูกค้าดีขึ้น: ใบแจ้งหนี้แบบรอตัดบัญชีช่วยให้ธุรกิจรักษาลูกค้าเดิมและดึงดูดลูกค้าใหม่ด้วยการเสนอเงื่อนไขการชำระเงินที่ยืดหยุ่นขึ้น และปรับแต่งขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า