La factura es el documento fiscal más utilizado en todo tipo y tamaño de empresas: desde autónomos, pasando por empresas unipersonales, hasta grandes empresas. En Italia, la base normativa para facturar las ventas de bienes y servicios es la legislación del impuesto sobre el valor añadido (IVA), en especial el artículo 21 del Decreto Presidencial nº 633/1972. Existen diferentes tipos de facturas, cada una de ellas diseñada para situaciones específicas establecidas en función de sus funcionalidades.

Comprender las diferencias entre los distintos tipos de factura es clave para cumplir la normativa vigente y gestionar eficazmente las relaciones con clientes y proveedores. Entre los distintos tipos de facturas en Italia, los más comunes son la factura inmediata y la factura diferida.

En este artículo te explicaremos qué son las facturas inmediatas y diferidas, cuándo emitir cada tipo, las principales diferencias entre ellas y sus ventajas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura inmediata?
  
• ¿Qué es una factura diferida?
  
• ¿Cuáles son las diferencias entre las facturas inmediatas y las diferidas?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de una factura inmediata?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de una factura diferida?
  

¿Qué es una factura inmediata?

La factura inmediata es el tipo de factura más común; de hecho, se denomina simplemente «factura» en las especificaciones para las facturas electrónicas establecidas por la agencia tributaria italiana, la Agenzia delle Entrate. Este tipo de facturas deben emitirse de forma inmediata después de la finalización de una transacción comercial. Si se realizan varias transacciones el mismo día a la misma persona, solo es necesario emitir una factura.

Se puede emitir una factura inmediata sin un albarán de entrega (DDT, del italiano «Documento di trasporto») que acompañe a la mercancía, pero solo si se emite el mismo día en que tiene lugar el servicio descrito en la factura o la venta de la mercancía.

Con la introducción de la facturación electrónica, el sistema permite una mayor flexibilidad para la emisión de facturas inmediatas, lo cual amplía el plazo a los 12 días siguientes a la prestación de servicios o la venta de mercancías.

La plantilla de una factura inmediata debe incluir la siguiente información:

• La fecha de la venta de la mercancía o de la prestación del servicio
  
• El número de factura en orden secuencial
  
• El método de pago
  
• El importe total de los bienes o servicios
  
• El IVA (si se acoge al régimen ordinario)
  
• Costos legales o comisiones en su caso
  

Uno de los elementos obligatorios de una factura es la fecha de emisión y, según la circular 14/E/2019 de la Agenzia delle Entrate, existen tres escenarios para las facturas inmediatas:

• La factura se emite antes de la medianoche del día de la venta, por lo que la fecha de transacción y la fecha de emisión coinciden.
  
• La factura se genera al día siguiente de la transacción y se transmite al Sistema de Intercambio (SDI, del italiano Sistema di Interscambio) en los 12 días siguientes.*
  
• La factura se genera y se envía a la SDI dentro del plazo de emisión.
  

En los tres casos, la fecha de la transacción (venta de bienes o prestación de servicios) debe introducirse en la plantilla de factura inmediata.

(*) Tené en cuenta que el plazo original de la Circular 14/E/2019 para la emisión de facturas inmediatas se estableció en 10 días, pero se aumentó a 12 días por el Decreto Legislativo de Crecimiento n° 34/2019.

¿Qué es una factura diferida?

Una factura diferida es un documento fiscal emitido en una fecha diferente de la fecha real de venta de bienes o prestación de servicios. Permite incluir en una sola factura todas las transacciones realizadas en el mismo mes con el mismo cliente o proveedor.

Incluso en el caso de la facturación electrónica, las facturas electrónicas diferidas deben enviarse al Sistema de Intercambio antes del día 15 del mes siguiente al mes en el que se realizaron las transacciones, tal y como establece el artículo 21, apartado 4, letra a), del Decreto Presidencial nº. 633/1972. En este caso, el campo «Fecha» debe rellenarse con la fecha de la última entrega o la fecha de la última transacción.

Tenga en cuenta que mientras que la factura diferida se emite después de la fecha de las transacciones, el IVA debe pagarse inmediatamente.

También es importante distinguir entre una factura diferida para el suministro de bienes y una factura diferida para el suministro de servicios. Para el suministro de bienes, se requiere la siguiente información:

• Código de factura diferida
  
• Fecha de emisión
  
• DDT (albarán de entrega)
  

Cuando se emite una factura diferida por la prestación de servicios, en lugar de un DDT, debe adjuntarse un conjunto de documentos que verifiquen la prestación del servicio. Estos documentos pueden incluir la prueba del pago de la comisión, el contrato o una carta de cesión.

A partir de 2021, para simplificar la compilación electrónica de las facturas diferidas, la SDI de la Agenzia delle Entrate ha introducido un código TD (tipo de documento) específico. Los códigos para las facturas diferidas son los siguientes:

• TD24: este código denota el suministro de bienes con un DDT. Además, puede utilizarse para indicar la prestación satisfactoria de servicios.

• TD25: este código solo se aplica a las facturas electrónicas diferidas que implican el suministro de mercancías efectuado por la empresa a un tercero a través de su propio proveedor (estas transacciones se denominan comercio triangular). Para este tipo de factura, también denominada factura super diferida, el plazo de emisión de la factura es el final del mes siguiente al mes de la entrega.

Facturas electrónicas

A partir del 1 de enero de 2019, se introdujo la facturación electrónica obligatoria bajo Artículo 1, párrafo 916, de la Ley Nº 205 con fecha 27 de diciembre de 2017. Una factura electrónica es un documento comercial que debe generarse según el esquema FatturaPA: datos estructurados en formato digital escritos en XML. Por lo tanto, «digital» no significa una representación informática (es decir, una digitalización) de una factura en papel. El documento electrónico debe crearse de manera digital desde cero. Para que se consideren emitidas, las facturas electrónicas deben transmitirse siempre a sus destinatarios a través de la SDI de la Agenzia delle Entrate. De lo contrario, no se consideran emitidas. A partir del 1 de enero de 2024, la facturación electrónica será obligatoria para casi todos los tipos de empresa, con las siguientes excepciones:

• Personas físicas que emiten facturas a particulares no residentes ni establecidos fiscalmente en Italia, en especial a países extranjeros
  
• Proveedores de asistencia sanitaria que envían datos al Sistema Tessera Sanitaria (sistema de tarjetas sanitarias) y que prestan servicios a particulares a lo largo de 2024
  

Tené en cuenta que, en el caso de las facturas electrónicas, la «fecha de emisión» se refiere a la fecha de transmisión a la SDI de la Agenzia delle Entrate.

¿Cuáles son las diferencias entre las facturas inmediatas y las diferidas?

Ahora que hemos revisado las principales características de las facturas inmediatas y diferidas, resumamos las principales diferencias entre ellas.

Como ya se ha mencionado, la principal diferencia entre las facturas inmediatas y las diferidas es que las inmediatas se emiten en la fecha en que se presta el servicio o se vende la mercancía, mientras que las diferidas pueden consolidar varias transacciones con el mismo cliente dentro del mismo mes. También existen diferencias en cuanto al calendario de facturación electrónica:

• Factura inmediata: en un plazo de 12 días a partir de la fecha de la transacción
  
• Factura diferida: antes del día 15 del mes siguiente a la fecha de la transacción
  

¿Qué fecha debo indicar en la factura?

Otra diferencia entre una factura inmediata y una factura diferida es la fecha que debe figurar en la factura.

Por ejemplo, para una factura inmediata, supongamos que vendes un producto el 22 de junio de 2024:

Puedes presentar la factura electrónica a través de SDI el mismo día de la transacción.

• Fecha de la transacción: 22 de junio de 2024
  
• Fecha de emisión: 22 de junio de 2024
  
• Número de factura y fecha: factura n° x con fecha el 22 de junio de 2024
  
• __ Campo «Fecha» en la sección «Datos generales» del fichero de factura electrónica:__ 22 de junio de 2024
  

Como alternativa, puede generar la factura electrónica el mismo día de la transacción (en este caso, el 22 de junio) y presentarla a través de SDI en los 12 días siguientes.

• Fecha de la transacción: 22 de junio de 2024
  
• Fecha de emisión: antes del 4 de julio de 2024
  
• Número de factura y fecha: factura n° x con fecha el 22 de junio de 2024
  
• __ Campo «Fecha» en la sección «Datos generales» del fichero de factura electrónica:__ 22 de junio de 2024
  

También puedes crear y enviar la factura a través de la SDI cualquier día entre el 22 de junio y el 4 de julio. En este caso, las fechas son las mismas que en el escenario anterior.

Para las facturas diferidas, la circular 14/E/2019 de la Agenzia delle Entrate especifica que se puede indicar la fecha de la última transacción como fecha del documento. Sin embargo, este enfoque puede dar lugar a errores en la numeración secuencial de las facturas. Por ejemplo, en el caso de las facturas diferidas, esto podría llevar a la emisión de la factura número 100 con la última entrega el 30 de junio y la factura número 101 con la última entrega el 25 de junio. La Agenzia delle Entrate aclaró posteriormente que, en el caso de las facturas diferidas, debe indicarse la fecha de al menos una transacción, preferiblemente la de la última transacción del mes. Como otra opción, se acepta indicar el final del mes como la fecha que representa cuando se realizaron las transacciones.

La gestión de los débitos y la contabilidad puede convertirse en un desafío para las empresas a medida que crecen. Para gestionar esta complejidad, puedes plantearte utilizar servicios de contabilidad dedicados. Stripe Billing, por ejemplo, puede ayudarte a gestionar las comisiones recurrentes, ya se trate de simples cobros por uso o de planes personalizados negociados directamente por el equipo de ventas.

¿Cuáles son las ventajas de una factura inmediata?

Las ventajas de una factura inmediata incluyen las siguientes:

• Procedimientos de facturación simplificados: las facturas inmediatas eliminan la necesidad de emitir facturas de forma periódica, como al final de cada mes.
  
• Mejora de la liquidez: las facturas inmediatas permiten a las empresas recibir pagos con mayor rapidez, lo que les permite reinvertir fondos en actividades orientadas al crecimiento.
  

¿Cuáles son las ventajas de una factura diferida?

Las facturas aplazadas también pueden tener varias ventajas, entre ellas las siguientes:

• Procedimientos administrativos simplificados: con las facturas diferidas consolidadas, se reduce el número de facturas emitidas, lo que agiliza las tareas administrativas.
  
• Mejora de la gestión del flujo de caja: las facturas diferidas permiten a las empresas consolidar las transacciones de facturación en un único documento.
  
• Mejora de las relaciones con los clientes: las facturas diferidas pueden ayudar a las empresas a conservar a sus clientes actuales y a atraer a otros nuevos ofreciéndoles unas Condiciones de pago más flexibles y personalizando el proceso de facturación para satisfacer las necesidades de los clientes.