La factura es el documento fiscal más utilizado en todo tipo y tamaño de empresas, desde autónomos hasta grandes empresas y sociedades unipersonales. En Italia, la base reguladora para la facturación de las ventas de bienes y servicios es la legislación sobre el impuesto sobre el valor añadido (IVA), concretamente el artículo 21 del Decreto Presidencial n.º 633/1972. Existen diferentes tipos de facturas, cada una diseñada para situaciones específicas en función de sus características.

Entender las diferencias entre los distintos tipos de facturas es muy importante para cumplir con la normativa vigente y para gestionar eficazmente las relaciones con clientes y proveedores. Entre los diferentes tipos de facturas en Italia, las más comunes son la factura inmediata y la factura diferida.

En este artículo te explicaremos qué son las facturas inmediatas y las diferidas, cuándo emitir cada tipo, las principales diferencias entre ellas y sus ventajas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura inmediata?
  
• ¿Qué es una factura diferida?
  
• ¿Cuáles son las diferencias entre facturas inmediatas y diferidas?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de una factura inmediata?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de una factura diferida?
  

¿Qué es una factura inmediata?

La factura inmediata es el tipo de factura más común; de hecho, se denomina simplemente "factura" en las especificaciones para facturas electrónicas establecidas por la agencia tributaria de Italia, la Agenzia delle Entrate. Este tipo de facturas deben emitirse inmediatamente después de la finalización de una transacción comercial. Si se realizan varias transacciones el mismo día a la misma persona, solo es necesario emitir una factura.

Se puede emitir una factura inmediata sin un albarán de entrega (DDT, del italiano "Documento di trasporto") que acompañe a la mercancía, pero solo si se emite el mismo día en que se realiza el servicio descrito en la factura o la venta de la mercancía.

Con la introducción de la facturación electrónica, el sistema permite una mayor flexibilidad para emitir facturas inmediatas, ampliando el plazo hasta un plazo de 12 días desde la prestación de servicios o la venta de bienes.

La plantilla para una factura inmediata debe incluir la siguiente información:

• La fecha de la venta de los bienes o de la prestación del servicio
  
• El número de factura en orden secuencial
  
• El método de pago
  
• El importe total de los bienes o servicios
  
• El IVA (si se utiliza el régimen ordinario)
  
• Costes u honorarios legales, cuando corresponda.
  

Uno de los elementos obligatorios de una factura es la fecha de emisión y, según la Circular 14/E/2019 de la Agenzia delle Entrate, existen tres escenarios para las facturas inmediatas:

• La factura se emite antes de la medianoche del día de la venta, por lo que la fecha de la transacción y la fecha de emisión son las mismas.
  
• La factura se genera al día siguiente de la transacción y se transmite al Sistema de Intercambio (SDI) dentro de los 12 días siguientes.*
  
• La factura se genera y se envía al SDI dentro del plazo de emisión.
  

En los tres casos, la fecha de la transacción (venta de bienes o prestación de servicios) debe introducirse en el modelo de factura inmediata.

• Ten en cuenta que el plazo original de la Circular 14/E/2019 para la emisión de facturas inmediatas se estableció en 10 días, pero se aumentó a 12 días por el Decreto Legislativo de Crecimiento n.º 34/2019.
  

¿Qué es una factura diferida?

Una factura diferida es un documento fiscal emitido en una fecha diferente a la fecha real de venta de bienes o prestación de servicios. Permite incluir en una única factura todas las transacciones realizadas en un mismo mes con el mismo cliente o proveedor.

Incluso en el caso de la facturación electrónica, las facturas electrónicas diferidas deben enviarse al Sistema de Cambio antes del día 15 del mes siguiente al mes en que se realizaron las transacciones, según lo dispuesto en el artículo 21, apartado 4, letra a), del Decreto Presidencial n.º 633/1972. En este caso, el campo "Fecha" debe rellenarse con la fecha de la última entrega o la fecha de la última transacción.

Ten en cuenta que, si bien la factura diferida se emite después de la fecha de las transacciones, el IVA debe pagarse inmediatamente.

También es importante distinguir entre una factura diferida por el suministro de bienes y una factura diferida por el suministro de servicios. Para el suministro de bienes, se requiere la siguiente información:

• Código de factura diferida
  
• Fecha de emisión
  
• DDT (albarán de entrega)
  

Cuando se emite una factura diferida por la prestación de servicios (en lugar de un DDT) se debe adjuntar una serie de documentos que verifiquen la prestación del servicio. Estos documentos pueden incluir el comprobante de pago de la cuota, el contrato o una carta de cesión.

A partir de 2021, para simplificar la compilación electrónica de las facturas diferidas, el sistema SDI de la Agenzia delle Entrate ha introducido un código TD (tipo de documento) específico. Los códigos para facturas diferidas son los siguientes:

• TD24: Este código indica el suministro de bienes con un DDT. Además, se puede utilizar para indicar la prestación correcta de servicios.

• TD25: Este código es solo para las facturas electrónicas diferidas que implican el suministro de bienes realizado por la empresa a un tercero a través de su propio proveedor (estas transacciones se denominan comercio triangular). Para este tipo de factura, también conocida como factura superdiferida, la fecha límite de emisión de la factura es el final del mes siguiente al mes de entrega.

Facturas electrónicas

A partir del 1 de enero de 2019, se introdujo la facturación electrónica obligatoria en virtud del artículo 1, párrafo 916, de la Ley N° 205 de 27 de diciembre de 2017. Una factura electrónica es un documento comercial que debe generarse según el diseño de FatturaPA: datos estructurados en formato digital escritos en XML. Por lo tanto, "digital" no significa una representación computerizada (es decir, un escaneo) de una factura en papel. El documento electrónico debe crearse digitalmente desde cero. Para que se consideren emitidas, las facturas electrónicas siempre deben transmitirse a sus destinatarios a través del SDI de la Agenzia delle Entrate; de lo contrario, no se consideran emitidas. Desde el 1 de enero de 2024, la factura electrónica es obligatoria para casi todo tipo de empresas, con las siguientes excepciones:

• Personas físicas que emiten facturas a particulares que no son residentes ni están establecidas fiscalmente en Italia, específicamente a países extranjeros
  
• Proveedores de atención médica que remitan datos al Sistema Tessera Sanitaria y que presten servicios a las personas durante todo el año 2024
  

Ten en cuenta que, para las facturas electrónicas, la "fecha de emisión" se refiere a la fecha de transmisión al SDI de la Agenzia delle Entrate.

¿Qué diferencias hay entre facturas inmediatas y diferidas?

Ahora que hemos repasado las principales características de las facturas inmediatas y diferidas, vamos a resumir las principales diferencias entre ellas.

Como se ha mencionado anteriormente, la principal diferencia entre las facturas inmediatas y las diferidas es que las facturas inmediatas se emiten en la fecha en que se presta el servicio o se venden los bienes, mientras que las facturas diferidas pueden consolidar varias transacciones con el mismo cliente dentro del mismo mes. También existen diferencias en los plazos de la facturación electrónica:

• Factura inmediata: En un plazo de 12 días a partir de la fecha de la transacción
  
• Factura diferida: A más tardar el día 15 del mes siguiente a la fecha de la transacción
  

¿Qué fecha debo indicar en la factura?

Otra diferencia entre una factura inmediata y una factura diferida es la fecha que debe aparecer en la factura.

Por ejemplo, para una factura inmediata, supongamos que vendes un producto el 22 de junio de 2024:

Puedes enviar la factura electrónica a través del SDI el mismo día de la transacción.

• Fecha de la transacción: 22/06/2024
  
• Fecha de emisión: 22/06/2024
  
• Número y fecha de la factura: Factura # x con fecha 22/06/2024
  
• Campo "Fecha" en el apartado "Datos generales" del fichero de factura electrónica: 22/06/2024
  

Como alternativa, puedes generar la factura electrónica el mismo día de la transacción (en este caso, el 22 de junio) y enviarla a través del SDI dentro de los siguientes 12 días.

• Fecha de la transacción: 22/06/2024
  
• Fecha de emisión: A más tardar el 07/04/2024
  
• Número y fecha de la factura: Factura # x con fecha 22/06/2024
  
• Campo "Fecha" en el apartado "Datos generales" del fichero de factura electrónica: 22/06/2024
  

También puedes crear y enviar la factura a través del SDI cualquier día entre el 22 de junio y el 4 de julio. En este caso, las fechas son las mismas que en el escenario anterior.

En el caso de las facturas diferidas, la Circular 14/E/2019 de la Agenzia delle Entrate especifica que se puede indicar la fecha de la última transacción como la fecha del documento. Sin embargo, este enfoque puede dar lugar a errores en la numeración secuencial de las facturas. Por ejemplo, en el caso de facturas diferidas, esto podría llevar a la emisión de la factura número 100 con la última entrega el 30 de junio y la factura número 101 con la última entrega el 25 de junio. Posteriormente, la Agenzia delle Entrate aclaró que, en el caso de las facturas diferidas, debe indicarse la fecha de al menos una transacción, preferiblemente la de la última transacción del mes. Otra opción aceptable es indicar el final del mes como la fecha que representa cuando se realizaron las transacciones.

La gestión de adeudos y la contabilidad pueden convertirse en un desafío para las empresas a medida que crecen. Para manejar esta complejidad, tal vez debas plantearte el uso de servicios de contabilidad dedicados. Stripe Billing, por ejemplo, puede ayudarte a gestionar las comisiones recurrentes, tanto si se trata de simples pagos por consumo como de planes personalizados negociados directamente por el equipo de ventas.

¿Qué ventajas aporta una factura inmediata?

Las ventajas de una factura inmediata incluyen:

• Procedimientos de facturación simplificados: Las facturas inmediatas eliminan la necesidad de emitir facturas periódicamente, por ejemplo, al final de cada mes.
  
• Mejora de la liquidez: Las facturas inmediatas permiten a las empresas recibir los pagos con mayor rapidez, lo que les permite reinvertir los fondos en actividades orientadas al crecimiento.
  

¿Qué ventajas ofrece una factura diferida?

Las facturas diferidas también pueden tener varias ventajas, entre ellas:

• Procedimientos administrativos simplificados: Con las facturas diferidas consolidadas se reduce el número de facturas emitidas, agilizando así las tareas administrativas.
  
• Mejora de la gestión del flujo de caja: Las facturas diferidas permiten a las empresas consolidar las transacciones de facturación en un solo documento.
  
• Mejora de las relaciones con los clientes: Las facturas diferidas pueden ayudar a las empresas a retener a los clientes actuales y atraer a otros nuevos, ofreciéndoles condiciones de pago más flexibles y personalizando el proceso de facturación para satisfacer las necesidades de los clientes.