Die Rechnung ist das am häufigsten verwendete Steuerdokument in Unternehmen aller Art und Größe – von Freiberuflern über Einzelunternehmen bis hin zu Großkonzernen. In Italien ist die Regelungsgrundlage für die Rechnungsstellung des Verkaufs von Waren und Dienstleistungen die Mehrwertsteuergesetzgebung (USt.), insbesondere Artikel 21 des Präsidialerlasses Nr. 633/1972. Es gibt verschiedene Arten von Rechnungen, die je nach ihren Merkmalen jeweils für bestimmte Situationen konzipiert sind.

Das Verständnis der Unterschiede zwischen den verschiedenen Rechnungsarten ist der Schlüssel, um die geltenden Vorschriften einzuhalten und die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten effektiv zu verwalten. Unter den verschiedenen Rechnungsarten in Italien sind die Sofortrechnung und die aufgeschobene Rechnung die gebräuchlichsten.

In diesem Artikel erklären wir, was sofortige und aufgeschobene Rechnungen sind, wann sie ausgestellt werden, welche Arten von Rechnungen ausgestellt werden, welche Unterschiede es gibt und welche Vorteile sie haben.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Sofortrechnung?
  
• Was ist eine aufgeschobene Rechnung?
  
• Was sind die Unterschiede zwischen sofortigen und aufgeschobenen Rechnungen?
  
• Was sind die Vorteile einer Sofortrechnung?
  
• Was sind die Vorteile einer aufgeschobenen Rechnung?
  

Was ist eine Sofortrechnung?

Die Sofortrechnung ist die häufigste Art von Rechnung. Tatsächlich wird sie in den Spezifikationen für elektronische Rechnungen, die von der italienischen Steuerbehörde, der Agenzia delle Entrate, erstellt wurden, einfach als „Rechnung“ bezeichnet. Derartige Rechnungen müssen unmittelbar nach Abschluss eines Geschäftsvorgangs ausgestellt werden. Wenn mehrere Transaktionen am selben Tag an dieselbe Person getätigt werden, muss nur eine Rechnung ausgestellt werden.

Eine sofortige Rechnung kann ohne einen Lieferschein (DDT, von italienisch „Documento di trasporto“) ausgestellt werden, jedoch nur, wenn sie am selben Tag ausgestellt wird, an dem die in der Rechnung beschriebene Dienstleistung oder der Verkauf der Waren erfolgt.

Mit der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ermöglicht das System mehr Flexibilität bei der Ausstellung von Sofortrechnungen und verlängert den Zeitrahmen auf 12 Tage nach Erbringung der Dienstleistung oder Warenverkauf.

Die Vorlage für eine sofortige Rechnung sollte folgende Angaben enthalten:

• Das Datum des Verkaufs der Waren oder der Erbringung der Dienstleistung
  
• Die Rechnungsnummer in fortlaufender Reihenfolge
  
• Die Zahlungsmethode
  
• Der Gesamtbetrag der Waren oder Dienstleistungen
  
• Die USt. (bei Verwendung der gewöhnlichen Regelung)
  
• Gegebenenfalls gesetzliche Kosten oder Gebühren
  

Eines der erforderlichen Elemente einer Rechnung ist das Ausstellungsdatum, und gemäß Rundschreiben 14/E/2019 der Agenzia delle Entrate gibt es drei Szenarien für sofortige Rechnungen:

• Die Rechnung wird bis Mitternacht am Tag des Verkaufs ausgestellt, das Transaktionsdatum und das Ausstellungsdatum sind also identisch.
  
• Die Rechnung wird am Tag nach der Transaktion erstellt und innerhalb der folgenden 12 Tage an das Austauschsystem (SDI, vom italienischen Sistema di Interscambio) übermittelt.*
  
• Die Rechnung wird erstellt und innerhalb der Ausstellungsfrist an das SDI gesendet.
  

In allen drei Fällen muss das Datum des Geschäfts (Warenverkauf oder Erbringung von Dienstleistungen) in die sofortige Rechnungsvorlage eingetragen werden.

• Beachten Sie, dass die ursprüngliche Frist aus Rundschreiben 14/E/2019 für die Ausstellung sofortiger Rechnungen auf 10 Tage festgelegt wurde, diese jedoch gemäß dem Gesetzesdekret Nr. 34/2019 auf 12 Tage verlängert wurde.
  

Was ist eine aufgeschobene Rechnung?

Eine aufgeschobene Rechnung ist ein Steuerbeleg, der an einem Datum ausgestellt wurde, das vom tatsächlichen Datum des Verkaufs von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen abweicht. So können alle Transaktionen, die im selben Monat mit demselben Kunden oder Lieferanten getätigt wurden, in einer einzigen Rechnung zusammengefasst werden.

Auch im Falle der elektronischen Rechnungsstellung müssen die aufgeschobenen elektronischen Rechnungen bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die Transaktionen stattgefunden haben, gemäß Artikel 21 Absatz 4 Buchstabe a des Präsidialdekrets Nr. 633/1972 an das Austauschsystem gesendet werden. In diesem Fall muss das Feld „Datum“ mit dem Datum der letzten Lieferung oder dem Datum der letzten Transaktion gefüllt werden.

Beachten Sie, dass die aufgeschobene Rechnung zwar nach dem Datum der Transaktionen ausgestellt wird, die USt. jedoch sofort bezahlt werden muss.

Wichtig ist auch die Unterscheidung zwischen einer aufgeschobenen Rechnung für die Lieferung von Waren und einer aufgeschobenen Rechnung für die Erbringung von Dienstleistungen. Für die Lieferung von Waren werden folgende Angaben benötigt:

• Code für aufgeschobene Rechnungen
  
• Ausstellungsdatum
  
• DDT (Lieferschein)
  

Wenn eine aufgeschobene Rechnung für die Erbringung von Dienstleistungen ausgestellt wird, muss anstelle eines DDT eine Reihe von Dokumenten beigefügt werden, die die Erbringung der Dienstleistung bestätigen. Bei diesen Dokumenten kann es sich um einen Nachweis über die Zahlung der Gebühr, den Vertrag oder ein Abtretungsschreiben handeln.

Um die elektronische Zusammenstellung von aufgeschobenen Rechnungen zu vereinfachen, hat die SDI der Agenzia delle Entrate ab 2021 einen speziellen TD-Code (Dokumententyp) eingeführt. Die Codes für aufgeschobene Rechnungen lauten wie folgt:

• TD24: Dieser Code bezeichnet die Lieferung von Waren mit DDT. Darüber hinaus kann es verwendet werden, um die erfolgreiche Bereitstellung von Dienstleistungen anzuzeigen.

• TD25: Dieser Code gilt nur für aufgeschobene elektronische Rechnungen, die die Lieferung von Waren betreffen, die das Unternehmen über seinen eigenen Lieferanten an einen Dritten getätigt hat (diese Transaktionen werden als Dreieckshandel bezeichnet). Bei dieser Art von Rechnung, die auch als „super-aufgeschobene“ Rechnung bezeichnet wird, ist die Ausstellungsfrist für die Rechnung das Ende des Monats, der auf den Monat der Zustellung folgt.

Elektronische Rechnungen

Am 1. Januar 2019 wurde die obligatorische elektronische Rechnungsstellung gemäß Artikel 1, Absatz 916, des Gesetzes Nr. 205 vom 27. Dezember 2017 eingeführt. Eine elektronische Rechnung ist ein kommerzielles Dokument, das nach dem FatturaPA-Layout generiert werden muss: strukturierte Daten in digitalem Format, die in XML geschrieben sind. „Digital“ bedeutet also nicht eine computergestützte Darstellung (d. h. einen Scan) einer Papierrechnung. Das elektronische Dokument muss digital von Grund auf neu erstellt sein. Um als ausgestellt zu gelten, müssen elektronische Rechnungen immer über das SDI der Agenzia delle Entrate an ihre Empfänger übermittelt werden – andernfalls gelten sie nicht als ausgestellt. Ab dem 1. Januar 2024 ist die elektronische Rechnungsstellung für fast alle Arten von Unternehmen obligatorisch, mit folgenden Ausnahmen:

• Personen, die Rechnungen an Personen ausstellen, die nicht in Italien ansässig oder steuerlich ansässig sind, insbesondere ins Ausland
  
• Gesundheitsdienstleister, die Daten an das Sistema Tessera Sanitaria übermitteln und während des gesamten Jahres 2024 Dienstleistungen für Einzelpersonen erbringen
  

Beachten Sie, dass sich bei elektronischen Rechnungen das „Ausstellungsdatum“ auf das Datum der Übermittlung an das SDI der Agenzia delle Entrate bezieht.

Was sind die Unterschiede zwischen sofortigen und aufgeschobenen Rechnungen?

Nachdem wir nun die Hauptmerkmale von sofortigen und aufgeschobenen Rechnungen überprüft haben, fassen wir nun die wichtigsten Unterschiede zwischen ihnen zusammen.

Wie bereits erwähnt, besteht der Hauptunterschied zwischen sofortigen und aufgeschobenen Rechnungen darin, dass sofortige Rechnungen an dem Tag ausgestellt werden, an dem die Dienstleistung erbracht oder die Waren verkauft werden, während aufgeschobene Rechnungen mehrere Transaktionen mit demselben Kunden/derselben Kundin innerhalb desselben Monats konsolidieren können. Unterschiede gibt es auch hinsichtlich des Zeitpunkts der elektronischen Rechnungsstellung:

• Sofortige Rechnung: Innerhalb von 12 Tagen ab dem Transaktionsdatum
  
• Aufgeschobene Rechnung: Bis zum 15. Tag des Monats, der auf das Datum der Transaktion folgt
  

Welches Datum muss ich auf der Rechnung angeben?

Ein weiterer Unterschied zwischen einer sofortigen Rechnung und einer aufgeschobenen Rechnung ist das Datum, das auf der Rechnung erscheinen soll.

Angenommen, Sie verkaufen ein Produkt am 22. Juni 2024 mit einer sofortigen Rechnung:

Sie können die elektronische Rechnung noch am selben Tag wie die Transaktion über SDI einreichen.

• Transaktionsdatum: 22.6.2024
  
• Ausstellungsdatum: 22.6.2024
  
• Rechnungsnummer und -datum: Rechnung Nr. x vom 22.06.2024
  
• Feld „Datum“ im Abschnitt „Allgemeine Daten“ der elektronischen Rechnungsdatei: 22.6.2024
  

Alternativ können Sie die E-Rechnung am Tag der Transaktion (in diesem Fall am 22. Juni) generieren und innerhalb der nächsten 12 Tage über SDI einreichen.

• Transaktionsdatum: 22.6.2024
  
• Ausstellungsdatum: Bis 04.07.2024
  
• Rechnungsnummer und -datum: Rechnung Nr. x vom 22.06.2024
  
• Feld „Datum“ im Abschnitt „Allgemeine Daten“ der elektronischen Rechnungsdatei: 22.6.2024
  

Sie können die Rechnung auch über SDI an jedem beliebigen Tag zwischen dem 22. Juni und dem 4. Juli erstellen und übermitteln. In diesem Fall sind die Datumsangaben die gleichen wie im vorherigen Szenario.

Für aufgeschobene Rechnungen sieht das Rundschreiben 14/E/2019 der Agenzia delle Entrate vor, dass Sie das Datum der letzten Transaktion als Datum des Dokuments angeben können. Diese Vorgehensweise kann jedoch zu Fehlern bei der fortlaufenden Nummerierung von Rechnungen führen. Bei aufgeschobenen Rechnungen könnte dies beispielsweise dazu führen, dass die Rechnungsnummer 100 mit der letzten Lieferung am 30. Juni und die Rechnungsnummer 101 mit der letzten Lieferung am 25. Juni ausgestellt wird. Die Agenzia delle Entrate stellte später klar, dass bei aufgeschobenen Rechnungen das Datum mindestens einer Transaktion angegeben werden muss, vorzugsweise das Datum der letzten Transaktion des Monats. Alternativ kann das Monatsende als Datum angegeben werden, an dem die Transaktionen getätigt wurden.

Die Verwaltung von Lastschriften und Buchhaltung kann für Unternehmen im Zuge ihres Wachstums zu einer Herausforderung werden. Um diese Komplexität zu bewältigen, sollten Sie die Nutzung spezieller Buchhaltungsdienste in Betracht ziehen. Stripe Billing kann Sie beispielsweise bei der Verwaltung wiederkehrender Gebühren unterstützen – ganz gleich, ob es sich um einfache Pay-as-you-go-Gebühren oder um individuelle, direkt vom Vertriebsteam ausgehandelte Pläne handelt.

Was sind die Vorteile einer Sofortrechnung?

Zu den Vorteilen einer Sofortrechnung gehören:

• Vereinfachte Abrechnungsverfahren: Durch sofortige Rechnungen entfällt die Notwendigkeit, Rechnungen in regelmäßigen Abständen, z. B. am Ende eines jeden Monats, auszustellen.
  
• Verbesserte Liquidität: Sofortige Rechnungen ermöglichen es Unternehmen, Zahlungen schneller zu erhalten und Gelder in Wachstumsaktivitäten zu reinvestieren.
  

Was sind die Vorteile einer aufgeschobenen Rechnung?

Aufgeschobenen Rechnung können auch mehrere Vorteile haben, darunter:

• Vereinfachte Verwaltungsverfahren: Mit konsolidierten aufgeschobenen Rechnungen wird die Anzahl der ausgestellten Rechnungen reduziert, wodurch der Verwaltungsaufwand rationalisiert wird.
  
• Verbessertes Cashflow-Management: Verzögerte Rechnungen ermöglichen es Unternehmen, Rechnungstransaktionen in einem einzigen Dokument zu konsolidieren.
  
• Verbesserte Kundenbeziehungen: Aufgeschobene Rechnungen können Unternehmen helfen, bestehende Kundinnen und Kunden zu halten und neue zu gewinnen, indem sie flexiblere Zahlungsbedingungen anbieten und den Rechnungsprozess an die Kundenbedürfnisse anpassen.