Für die Abrechnungsstrategie Ihres Unternehmens sind mehrere Faktoren relevant, viele davon oft nur für Ihre Branche und für Ihr spezielles Unternehmen bedeutsam. Der Aufbau und die Verwaltung eines umfassenden SaaS-Abrechnungssystems erfordern eine frühzeitige Planung und eine ständige Neubewertung. Es gibt kein einheitliches Regelwerk, das jedem SaaS-Unternehmen vorschreibt, wie es seinen Abrechnungsprozess zu verwalten hat, aber es gibt einige Best Practices, die für die meisten Unternehmen nützlich sind.

Im Folgenden erfahren Sie, wie diese Best Practices funktionieren und welche Vorteile sie bieten – und wie Lösungen wie Stripe Billing und Stripe Invoicing SaaS-Unternehmen dabei unterstützen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was versteht man unter SaaS-Abrechnung?
  
• Best Practices für die Verwaltung von SaaS-Abrechnungen
  

Was versteht man unter SaaS-Abrechnung?

SaaS-Abrechnung bezieht sich auf die Vorgänge und Systeme, die Software-as-a-Service(SaaS)-Unternehmen verwenden, um ihren Kundinnen und Kunden SaaS-Produkte in Rechnung zu stellen. Im Gegensatz zu herkömmlicher Software, die Kunden/Kundinnen nur einmal kaufen können, sind SaaS-Produkte in der Regel abonnementbasiert, sodass Nutzer/innen eine wiederkehrende Gebühr (oft monatlich oder jährlich) für den Zugang zur Software zahlen. Mit diesen wiederkehrenden Transaktionen werden hohe Erträge erzielt, wobei der weltweite Branchenumsatz im Jahr 2024 voraussichtlich 339 Mrd. USD erreichen wird.

SaaS-Abrechnungssysteme wickeln diese wiederkehrenden Transaktionen ab, verwalten verschiedene Preisstaffelungen und berücksichtigen andere abrechnungsrelevante Anforderungen, wie beispielsweise Werbeaktionen oder Rabatte, kostenlose Testversionen und nutzungsbasierte Abrechnung. Der Abrechnungsprozess ist oft automatisiert und direkt in die Softwareplattform integriert, was sowohl dem Dienstleister als auch der Kundin oder dem Kunden die Arbeit erleichtert.

Wenn Sie mehr über SaaS-Abrechnungen erfahren möchten – wie sie funktionieren, die verschiedenen Arten von SaaS-Abrechnungen und die Merkmale und Funktionen von SaaS-Abrechnungssystemen – lesen Sie unseren ausführlichen Artikel zu diesem Thema.

Best Practices für die Verwaltung von SaaS-Abrechnungen

Detaillierte Berichterstattung

In der detaillierten Berichterstattung werden Transaktionsdaten in detaillierte Segmente unterteilt. Statt nur grober Umrisse des Nutzerverhaltens können Unternehmen damit tiefere Einblicke in spezifische Metriken zum Nutzerengagement, zum Zahlungsverhalten und zu den Interaktionen auf der Serviceebene gewinnen.

• Vorteile
  Unternehmen können detaillierte Einblicke nutzen, um zukünftige Verhaltensweisen besser zu modellieren, eine gezielte Kommunikation durchzuführen und potenzielle Probleme zu lösen.

• So sieht es in der Praxis aus
  Unternehmen können anhand von detaillierten Berichten beispielsweise feststellen, dass eine Nutzerin oder ein Nutzer innerhalb von sechs Monaten dreimal die Stufe gewechselt hat, dass sie oder er vor jedem Wechsel bestimmte Funktionen ausprobiert hat und dass sie oder er dazu neigt, ein Upgrade durchzuführen, nachdem sie bzw. er bestimmte Marketingmitteilungen erhalten hat.

• Wie Stripe Sie dabei unterstützt
  Stripe Billing bietet Tools und Analysen, um die Verhaltensweisen zu untersuchen, die zur Entscheidung einer Nutzerin oder eines Nutzers führen. Die umfangreichen Analysefunktionen der Plattform ermöglichen es Unternehmen, diese detaillierten Verhaltensweisen der Nutzer/innen zu beobachten und zu interpretieren.

Zentrale Abrechnung

Unter einer zentralen Abrechnung versteht man die Konsolidierung aller Umsatzquellen – von wiederkehrenden Abonnements bis hin zu einmaligen Zahlungen – in einem einzigen Verwaltungssystem. Dieses System bietet einen umfassenden Überblick über die finanziellen Interaktionen eines Unternehmens mit seiner Kundschaft und erspart den Wechsel zwischen verschiedenen Plattformen.

• Vorteile
  Ein zentralisiertes System vereinfacht die Finanzberichterstattung und verringert mögliche Datenabweichungen. Die damit verbundene Transparenz kommt Unternehmen und Kunden/Kundinnen zugute, da sie die Gefahr von Missverständnissen und Streitfällen minimiert. Eine einzige Informationsquelle für alle Abrechnungsangelegenheiten kann das Vertrauen und die Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Kundinnen und Kunden verbessern.

• So sieht es in der Praxis aus
  Angenommen, ein Unternehmen hat mit abonnementbasierten Diensten begonnen, dann aber einmalige Kaufoptionen und Upselling eingeführt. Anstatt mit mehreren Systemen zu jonglieren – eines für Abonnements, ein anderes für einmalige Verkäufe und ein drittes für Upselling – kann das Unternehmen mithilfe einer zentralen Rechnungsstellung sämtliche Interaktionen in einem einzigen System zusammenfassen.

Aktualisierungen in Echtzeit

Aktualisierungen in Echtzeit bedeuten, dass das Abrechnungssystem eine Änderung erfasst, sobald sie eintritt – beispielsweise eine Änderung des Kontostatus, eine Anpassung des Servicelevels oder eine Aktualisierung der Nutzung. Daher sind die genauesten Daten immer zugänglich.

• Vorteile
  Die sofortige Datensynchronisierung bietet mehrere Vorteile. Unternehmen haben so immer Zugriff auf die neuesten Informationen, was zu einer schnelleren Entscheidungsfindung führen kann. Für die Kunden/Kundinnen bedeutet dies Transparenz: Sie können genau sehen, was ihnen zu einem bestimmten Zeitpunkt in Rechnung gestellt wird. Dies reduziert potenziell Zahlungsanfechtungen und erhöht die allgemeine Zufriedenheit.

• So sieht es in der Praxis aus
  Nehmen wir an, eine Nutzerin oder ein Nutzer entscheidet sich für ein Upgrade ihres bzw. seines Servicepakets. In dem Moment, in dem sie diese Auswahl treffen, wird die Änderung auf ihrem Konto angezeigt, und sie können den angepassten Rechnungsbetrag sofort einsehen. Es gibt keine Wartezeit und keine Ungewissheit über die neuen Kosten.

Kommunikation mit Kundinnen und Kunden

Unternehmen halten ihre Kunden/Kundinnen durch zeitnahe Benachrichtigungen über anstehende Verlängerungen, erfolgreiche Zahlungen, fehlgeschlagene Transaktionen und jegliche Anpassungen ihrer Servicepläne auf dem Laufenden.

• Vorteile
  Wenn Kunden/Kundinnen gut informiert sind, fühlen sie sich wertgeschätzt und respektiert. Sie auf dem neuesten Stand zu halten, verringert Unklarheiten, minimiert Streitfälle und fördert die positive Wahrnehmung der Marke.

• So sieht es in der Praxis aus
  Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem die Kreditkarte einer Kundin oder eines Kunden in Kürze abläuft. Anstatt das Risiko eines Zahlungsausfalls einzugehen, sendet das Unternehmen der Kundin oder dem Kunden einige Wochen im Voraus eine höfliche Erinnerung und fordert sie oder ihn auf, ihre bzw. seine Zahlungsdaten zu aktualisieren. Diese Maßnahme gewährleistet einen unterbrechungsfreien Service und zeigt, wie sehr sich das SaaS-Unternehmen für seine Nutzer/innen einsetzt.

Mehrstufige Verifizierung

Bei der mehrstufigen Verifizierung handelt es sich um einen Vorgang, bei dem die Identität einer natürlichen oder juristischen Person authentifiziert wird, bevor sie eine Transaktion oder eine andere Aktion durchführt. Der Rückgriff auf mehrere Beweise oder Schritte macht solche Interaktionen sicherer und garantiert ihre Legitimität.

• Vorteile
  Mit jeder zusätzlichen Authentifizierungsebene sinkt das Risiko eines unbefugten Zugriffs oder Betrugs. Wenn ein Verifizierungspunkt ausfällt oder gefährdet ist, dient ein anderer als Sicherheitsnetz. Diese Methode bietet ein Höchstmaß an Sicherheit und gewährleistet, dass nur Personen mit den richtigen Berechtigungen auf sensible Daten zugreifen oder wichtige Transaktionen durchführen können.

• So sieht es in der Praxis aus
  Angenommen, eine Nutzerin oder ein Nutzer meldet sich bei einer Online-Plattform an. Nach Eingabe des Passworts (erste Ebene) erhält die Person per Textnachricht einen Code (zweite Ebene), den sie für den Zugang eingeben muss. Selbst wenn eine betrügerische Akteurin oder ein betrügerischer Akteur in den Besitz des Passworts käme, bräuchte sie oder er den zweiten Verifizierungscode, um sich anzumelden. Bei einigen Transaktionen kann es noch einen dritten Verifizierungsschritt geben, bei dem die Nutzerin oder der Nutzer ihre bzw. seine Aktionen über eine Benachrichtigung der mobilen Anwendung bestätigt.

Datensicherheit

Datensicherheit umfasst die Strategien und Maßnahmen, die digitale Informationen vor unbefugtem Zugriff, Verstößen und Diebstahl schützen.

• Vorteile
  Unternehmen, Kunden/Kundinnen und Partner müssen sich darauf verlassen können, dass ihre Informationen vor potenziellen Bedrohungen geschützt sind. Eine hohe Datensicherheit kann finanzielle Verluste verhindern, die durch Datenschutzverletzungen entstehen können, und auch den Ruf eines Unternehmens schützen. Darüber hinaus erfordern viele regionale und globale Vorschriften bestimmte Datensicherheitsmaßnahmen. Wenn Sie diese einhalten, vermeiden Sie rechtliche Komplikationen und erhebliche Geldstrafen.

• So sieht es in der Praxis aus
  Jemand tätigt beispielsweise einen Online-Einkauf. Nach Eingabe der Kreditkartendaten für den Einkauf werden die Kreditkartendaten über die Verschlüsselung in einen Code umgewandelt, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Wenn ein/e Angreifer/in versucht, diese Daten abzufangen, sind sie nicht lesbar und somit unbrauchbar.

Anpassung von Rechnungen

Die Anpassung von Rechnungen ist ein Verfahren, mit dem Sie die Darstellung und den Inhalt einer Rechnung an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihre Branding-Richtlinien anpassen können. Ob Sie nun Farben ändern, Logos hinzufügen oder Layouts anpassen, mit der Anpassung können Unternehmen Rechnungen erstellen, die ihre Marke widerspiegeln.

• Vorteile
  Eine angepasste Rechnung stärkt die Markenidentität und ermöglicht es den Unternehmen, die Informationen so zu organisieren, wie es für sie und ihre Kundschaft am sinnvollsten ist, was zu weniger Rückfragen und schnelleren Zahlungen führen kann. Dies zeugt von Professionalität und Detailgenauigkeit.

• So sieht es in der Praxis aus
  Nehmen wir an, Sie sind ein SaaS-Unternehmen, das ein Content-Management-System anbietet. Anstatt eine allgemeine Rechnung zu versenden, können Sie eine Rechnung mit Ihrem Logo und Feldern verschicken, die Aufschluss darüber geben, wie viele Inhalte Sie für Unternehmen veröffentlicht haben. Auf diese Weise stärken Sie Ihre Marke und sorgen für eine unvergessliche Kundenerfahrung.

Verschiedene Zahlungsoptionen

Die Akzeptanz zahlreicher Zahlungsmethoden – einschließlich Kredit- und Debitkarten, Digital Wallets und mobile Zahlungs-Apps – ermöglicht es Unternehmen, ein breiteres Publikum zu erreichen.

• Vorteile
  Für Kunden/Kundinnen ist es sehr praktisch, wenn Sie mehrere Zahlungsmethoden akzeptieren, und kann daher zu höherem Umsatz führen. Es kann sein, dass einige Kunden/Kundinnen aufgrund von Prämienprogrammen oder Gewohnheiten eine bestimmte Zahlungsmethode bevorzugen. Andere wiederum wählen die Zahlungsmethode vielleicht aufgrund ihrer Sicherheitsmerkmale. Wenn Sie auf diese unterschiedlichen Bedürfnisse eingehen, können Sie die Kundenzufriedenheit erhöhen und im Online-Bereich die Zahl der Kaufabbrüche verringern.

• So sieht es in der Praxis aus
  Beispiel: ein SaaS-Unternehmen, das Geschäftskundschaft unterschiedlicher Größe hat. Kleinere Unternehmen werden vielleicht Kreditkartenzahlungen bevorzugen, größere Unternehmen dagegen eher Banküberweisungen. Durch das Angebot mehrerer Zahlungsoptionen stellt der Shop sicher, dass alle Kunden/Kundinnen ihre Einkäufe so tätigen können, wie sie es wünschen.

Flexibilität im Abrechnungszyklus

Dank des flexiblen Abrechnungszyklus können Unternehmen und ihre Kunden/Kundinnen selbst entscheiden, wann sie Rechnungen erhalten oder versenden möchten. Anstatt sich an einen starren monatlichen oder wöchentlichen Zeitplan halten zu müssen, haben Sie die Möglichkeit, den Abrechnungszeitraum an Ihre Bedürfnisse anzupassen, z. B. vierteljährlich, zweimonatlich oder sogar zu bestimmten Terminen.

• Vorteile
  Die Flexibilität in den Abrechnungszyklen kann zu einem besseren Cashflow-Management für Unternehmen und einer optimierten Finanzplanung für Kundinnen und Kunden führen. Den Unternehmen hilft es, die Abrechnung mit ihren Betriebskosten oder der Art ihrer Dienstleistungen in Einklang zu bringen. Kunden/Kundinnen, vor allem solche mit knappen Budgets oder unregelmäßigen Einkommensverhältnissen, schätzen die Freiheit, einen Abrechnungszyklus zu wählen, der ihren sonstigen finanziellen Verpflichtungen entspricht.

• So sieht es in der Praxis aus
  Sie betreiben eine Online-Lernplattform auf Abonnementbasis, die sich an Studierende und Berufstätige richtet. Studierende bevorzugen möglicherweise einen Abrechnungszyklus, der mit ihrem Semesterplan übereinstimmt, während Berufstätige sich für einen Zyklus entscheiden könnten, der ihrem Gehaltszeitraum entspricht. Mit flexiblen Abrechnungszyklen kann die Plattform den Bedürfnissen aller Nutzer/innen gerecht werden.

Einbeziehung von Kundenfeedback

Die aktive Einholung von Nutzerfeedback zu einem Produkt, einer Dienstleistung oder einer Erfahrung kann SaaS-Unternehmen wertvolle Erkenntnisse liefern.

• Vorteile
  Feedback kann zu direkten Verbesserungen von Produkten und Dienstleistungen führen. So erfahren Unternehmen aus erster Hand, was funktioniert und was nicht. Wenn Kundinnen und Kunden sehen, dass ihr Feedback wichtig ist, wächst ihr Vertrauen und ihre Loyalität. Diese Art der Kommunikation kann auch potenzielle Probleme vermeiden, da Kunden/Kundinnen oftmals Bedenken äußern, bevor sie eskalieren.

• So sieht es in der Praxis aus
  Nehmen wir an, ein SaaS-Unternehmen führt eine neue Funktion ein, die die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern ermöglicht. Nach einer Woche versendet das Unternehmen Feedback-Formulare an Kunden/Kundinnen, die diese neue Funktion genutzt haben. Das Feedback zeigt, dass viele die Tools für die Zusammenarbeit als unübersichtlich empfunden haben. Das SaaS-Unternehmen reagiert auf dieses Feedback und fügt ein kurzes Tutorial-Video hinzu, das die Nutzer/innen durch die Verwendung der Kollaborationstools führt, mit dem Ergebnis höheren Umsatzes und zufriedener Kunden/Kundinnen.

Notfallwiederherstellungsplan

Ein Notfallwiederherstellungsplan bietet eine vorher festgelegte, strukturierte Strategie für die Reaktion auf ungeplante Vorfälle, die den Betrieb, einschließlich der Rechnungsstellung, stören könnten. Im Mittelpunkt dieses Plans stehen die Systeme, Technologien und Daten, die für ein Unternehmen von zentraler Bedeutung sind, und die Schritte, die Mitarbeitende unternehmen müssen, wenn diese gefährdet sind.

• Vorteile
  Ein gut definierter Notfallwiederherstellungsplan minimiert das Risiko von Datenverlusten und Dienstausfallzeiten. Kann sich ein Unternehmen schnell von einem störenden Ereignis erholen, erhält es das Vertrauen seiner Kunden/Kundinnen und schützt seinen Ruf. Unternehmen mit einem soliden Wiederherstellungsplan können auch potenzielle finanzielle Verluste vermeiden, die mit längeren Unterbrechungen verbunden sind. Außerdem zeigt diese Planung ein proaktives Engagement für Datenintegrität und betriebliche Ausfallsicherheit.

• So sieht es in der Praxis aus
  Stellen Sie sich vor, bei einer Online-Händlerin oder einem Online-Händler kommt es während der Haupteinkaufszeit zu einer Serverstörung. Da die Einzelhändlerin oder der Einzelhändler über einen Notfallwiederherstellungsplan verfügt, kann sie bzw. er schnell auf einen Back-up-Server umsteigen, damit der Verkauf ohne Unterbrechung fortgesetzt werden kann. Parallel dazu kümmert sich ein Team um das ursprüngliche Serverproblem. Die Kundinnen und Kunden haben von der Krise im Backend nichts bemerkt und das Geschäft läuft wie gewohnt weiter.

Leistungsprüfungen

Bei einer Leistungsprüfung werden die Effektivität, die Effizienz und die Kosten der Abläufe einer Organisation bewertet – mit dem Ziel, diese zu optimieren und die Ergebnisse zu verbessern.

• Vorteile
  Leistungsprüfungen sind wertvolle Instrumente, die die betriebliche Effizienz verbessern können. Unternehmen, die diese Prüfungen regelmäßig durchführen, können Bereiche ausfindig machen, in denen Ineffizienz oder Verschwendung vorliegt, und Korrekturmaßnahmen einführen, um die Abläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Die Erkenntnisse aus diesen Prüfungen ermöglichen es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen, mit denen sie ihre Ziele und Vorgaben erreichen können.

• So sieht es in der Praxis aus
  In einem Softwareunternehmen kommt es regelmäßig zu Verzögerungen bei der Produkteinführung. Eine Leistungsprüfung zeigt Engpässe in der Produkttestphase auf, die durch mangelnde Koordination zwischen den Teams verursacht werden. Das Unternehmen führt verbesserte Kommunikationsprotokolle ein und überarbeitet die Aufgaben der einzelnen Teams, wodurch die Produkteinführung reibungsloser verläuft und sich die Verzögerungen bei der Markteinführung verringern.

Erfahren Sie mehr über Stripe Billing und wie es effiziente und zuverlässige SaaS-Abrechnungssysteme ermöglicht.