La estrategia de facturación de tu empresa depende de varios factores, muchos de los cuales son exclusivos de tu sector y tu empresa. La creación y el mantenimiento de un sistema de facturación de SaaS completo requiere una planificación inicial y una reevaluación constante. No existe un único conjunto de normas que le indique a todas las empresas de SaaS cómo gestionar el proceso de facturación, pero sí hay algunas prácticas recomendadas que serán útiles para la mayoría de las empresas.

A continuación, analizaremos cómo funcionan estas prácticas recomendadas y qué ventajas ofrecen, y explicaremos cómo las soluciones como Stripe Billing y Stripe Invoicing pueden ayudar a las empresas de SaaS a beneficiarse de ellas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la facturación de SaaS?
  
• Prácticas recomendadas de la gestión de facturación de SaaS
  

¿Qué es la facturación de SaaS?

La facturación de SaaS se refiere a los procesos y sistemas que las empresas de software como servicio (SaaS) usan para cobrar productos de SaaS a sus clientes. A diferencia del software tradicional, en el que los clientes pueden comprar una sola vez, los productos de SaaS suelen venderse por suscripción, lo que significa que los usuarios pagan una tarifa recurrente (a menudo mensual o anual) para acceder al software. Estas transacciones recurrentes generan grandes rendimientos, y se estima que los ingresos internacionales del sector alcancen los 339,000 millones de dólares en 2024.

Los sistemas de facturación de SaaS gestionan estas transacciones recurrentes, gestionan diferentes niveles de precios y se adaptan a otras necesidades relacionadas con la facturación, como las promociones o descuentos, las pruebas gratuitas y el cobro por consumo. El proceso de facturación suele estar automatizado e integrado directamente en la plataforma de software, por lo que resulta más sencillo para el proveedor de servicios y al cliente.

Para obtener más información sobre la facturación de SaaS, como su funcionamiento, los diferentes tipos de facturación de SaaS y las características y funcionalidades que forman parte de los sistemas de facturación de SaaS, consulta nuestro artículo detallado sobre el tema.

Prácticas recomendadas de la gestión de facturación de SaaS

Elaboración de informes detallados

Los informes detallados desglosan los datos transaccionales en segmentos detallados. En lugar de ver la información general sobre el comportamiento de los usuarios, las empresas pueden consultar métricas específicas de participación de los usuarios, el historial de pagos y las interacciones de los niveles del servicio.

• Ventajas
  Las empresas pueden usar la información detallada para ajustar mejor los comportamientos futuros, crear comunicaciones dirigidas y abordar posibles problemas.

• Cómo se ve en la práctica
  En lugar de solo ver que un usuario actualizó su servicio, los informes detallados permiten a las empresas ver, por ejemplo, que el usuario cambió de nivel tres veces en seis meses, analizó ciertas funciones antes de cada cambio y tendió a actualizar el servicio después de interactuar con comunicaciones de marketing específicas.

• Compatibilidad con Stripe
  Stripe Billing ofrece herramientas y análisis para comprender qué comportamientos influyen en la decisión de un usuario. Los análisis exhaustivos de la plataforma permiten a las empresas ver y analizar estos comportamientos detallados de los usuarios.

Facturación centralizada

La facturación centralizada se refiere a la consolidación de todas las fuentes de ingresos, desde las suscripciones recurrentes hasta los pagos únicos, en un único sistema de gestión. Este sistema ofrece una visión completa de las interacciones financieras de una empresa con sus clientes y elimina la necesidad de cambiar entre diferentes plataformas.

• Ventajas
  Un sistema centralizado simplifica la elaboración de informes financieros y reduce las posibles discrepancias en los datos. La transparencia beneficia a las empresas y a los clientes al reducir la posibilidad de que surjan malentendidos y disputas. Contar con una única fuente de información para todos los asuntos relacionados con la facturación puede mejorar la confianza y la comunicación entre las empresas y su base de usuarios.

• Cómo se ve en la práctica
  Imagina una empresa que comenzó con servicios por suscripción, pero que desde entonces introduce opciones de compra única y ventas adicionales. En lugar de hacer malabares con varios sistemas (uno para suscripciones, otro para ventas puntuales y un tercero para ventas adicionales), la empresa puede usar la facturación centralizada para combinar todas estas interacciones en un solo sistema.

Actualizaciones en tiempo real

Las actualizaciones en tiempo real sirven para que, en cuanto se produzca un cambio (ya sea una alteración del estado de la cuenta, un ajuste del nivel de servicio o una actualización del consumo), el sistema de facturación lo refleje. Por lo tanto, siempre se puede acceder a los datos más precisos.

• Ventajas
  La sincronización inmediata de datos ofrece varias ventajas. Para las empresas, significa el acceso constante a la información más reciente, lo que puede agilizar la toma de decisiones. Para los clientes, ofrece transparencia, es decir, que pueden ver exactamente lo que se les factura en un momento dado, lo que puede reducir las disputas de facturas y mejorar la satisfacción general.

• Cómo se ve en la práctica
  Imagina que un usuario decide actualizar su paquete de servicios. En el momento en que hacen esta selección, su cuenta refleja el cambio y se puede ver al instante el importe de facturación ajustado. No hay período de espera ni incertidumbre sobre el nuevo costo.

Comunicación con el cliente

Mediante el envío de notificaciones rápidas, las empresas mantienen informados a los clientes sobre las próximas renovaciones, los pagos exitosos, las transacciones fallidas y cualquier ajuste en sus planes de servicio.

• Ventajas
  Cuando los clientes están bien informados, se sienten valorados y respetados. Mantenerlos al día reduce la confusión, reduce las disputas y fomenta una percepción positiva de la marca.

• Cómo se ve en la práctica
  Piensa en una situación en la que la tarjeta de crédito de un cliente está a punto de vencer. En lugar de esperar a que el pago falle, la empresa envía al cliente un recordatorio amable con unas semanas de anticipación para pedirle que actualice sus datos de pago. Este paso garantiza un servicio ininterrumpido y demuestra la dedicación de la empresa de SaaS a sus usuarios.

Verificación de varios niveles

La verificación de varios niveles es un proceso que autentica la identidad de un particular o una entidad antes de proceder con una transacción u otra acción. Depender de varias pruebas o pasos hace que estas interacciones sean más seguras y garantiza su legitimidad.

• Ventajas
  Con cada capa adicional de autenticación, se disminuye el riesgo de acceso no autorizado o fraude. Si un punto de verificación falla o se ve comprometido, otro sirve como red de seguridad. Este método promueve el máximo nivel de seguridad y garantiza que solo quienes disponen de los permisos correctos puedan acceder a datos confidenciales o completar transacciones importantes.

• Cómo se ve en la práctica
  Imagina a un usuario que inicia sesión en una plataforma en línea. Después de ingresar su contraseña (el primer nivel), recibe un código por mensaje de texto (el segundo nivel) que debe ingresar para poder acceder. Aunque un estafador obtenga la contraseña, seguiría necesitando el código de verificación secundario para poder iniciar sesión. Para algunas transacciones, puede haber un tercer paso de verificación a través del cual el usuario confirma sus acciones mediante una notificación de la aplicación móvil.

Seguridad de los datos

La seguridad de los datos implica la aplicación de estrategias y medidas que protegen la información digital del acceso no autorizado, las filtraciones y el robo.

• Ventajas
  Las empresas, los clientes y los socios deben saber que su información está protegida contra posibles amenazas. La implementación de una sólida seguridad de los datos puede prevenir las pérdidas financieras a causa de filtraciones de datos, y también puede proteger la reputación de una empresa. Además, existen muchas normativas regionales e internacionales que exigen ciertas medidas de seguridad de los datos, y cumplirlas evita a las empresas tener que afrontar complicaciones legales y multas graves.

• Cómo se ve en la práctica
  Piensa en alguien que compra en línea. Una vez que ingresa los datos de su tarjeta de crédito para realizar una compra, el cifrado transforma los datos de la tarjeta de crédito en un código para prevenir el acceso no autorizado. Si un atacante intenta interceptar estos datos, le resultará imposible entenderlos, por lo que no podrá usar los datos robados.

Personalización de facturas

La personalización de facturas es la posibilidad de adaptar la apariencia y el contenido de una factura para que coincida con las necesidades específicas de la empresa y las pautas de la imagen de la marca. Ya sea para cambiar los colores, agregar logotipos o ajustar la disposición, la personalización permite a las empresas crear facturas que reflejen su identidad.

• Ventajas
  Una factura personalizada refuerza la identidad de la marca al tiempo que permite a las empresas organizar la información de la manera más conveniente para ellas y sus clientes, lo que puede reducir las consultas y agilizar los pagos. Estos toques personalizados demuestran profesionalismo y atención a los detalles.

• Cómo se ve en la práctica
  Imagina una empresa de SaaS que ofrece un sistema de gestión de contenido. En lugar de enviar una factura genérica, puede enviar una que incluya el logotipo y campos que proporcionen detalles sobre la cantidad de contenido que ayudó a publicar a las empresas. Esto refuerza la marca y hace que el cliente no olvide la experiencia de compra.

Varias opciones de pago

Aceptar una amplia gama de métodos de pago, como tarjetas de crédito y débito, carteras digitales y aplicaciones de pago móvil, permite a las empresas atender a un público más amplio.

• Ventajas
  Aceptar varios métodos de pago es cómodo para los clientes y puede aumentar las ventas. Es posible que algunos clientes prefieran pagar con un método específico debido a las recompensas o hábitos. Otros pueden elegir un método de pago según las funcionalidades de seguridad. Satisfacer estas diversas necesidades puede aumentar la satisfacción del cliente y, en entornos en línea, puede reducir la tasa de abandono de los carritos de compras.

• Cómo se ve en la práctica
  Piensa en una empresa de SaaS que tiene clientes comerciales de diferentes tamaños. Las empresas más pequeñas pueden preferir los pagos con tarjeta de crédito y las empresas más grandes pueden preferir las transferencias bancarias. Al ofrecer varias opciones de pago, la tienda garantiza que todos sus clientes puedan comprar como deseen.

Flexibilidad en los ciclos de facturación

La flexibilidad en los ciclos de facturación permite a las empresas y a sus clientes elegir cuándo quieren recibir o enviar las facturas. En lugar de tener que seguir un calendario mensual o semanal riguroso, existe la opción de ajustar el período de facturación para que se adapte a necesidades específicas, como trimestralmente, quincenalmente o incluso en fechas específicas.

• Ventajas
  Gracias a la flexibilidad en los ciclos de facturación, las empresas pueden mejorar la gestión del flujo de caja y los clientes pueden optimizar la planificación financiera. En el caso de las empresas, ayuda a adecuar la facturación con los costos operativos o con la naturaleza de los servicios. Los clientes, especialmente los que tienen presupuestos ajustados o patrones de ingresos irregulares, aprecian la libertad de elegir un ciclo de facturación que coincida con sus otros compromisos financieros.

• Cómo se ve en la práctica
  Imagina una plataforma de aprendizaje en línea por suscripción dirigida a estudiantes y profesionales que trabajan. Es posible que los estudiantes prefieran un ciclo de facturación que se adecúe a sus horarios semestrales, mientras que los profesionales que trabajan pueden optar por un ciclo que coincida con su período de pago. Con los ciclos de facturación flexibles, la plataforma puede adaptarse a las necesidades de todos los usuarios.

Comentarios de los clientes

La búsqueda activa de comentarios de los usuarios sobre un producto, servicio o experiencia puede proporcionar a las empresas de SaaS información valiosa.

• Ventajas
  La recopilación de comentarios puede mejorar directamente los productos y servicios. De este modo, las empresas pueden saber de primera mano lo que funciona y lo que no. Cuando los clientes ven que sus comentarios son importantes, su confianza y fidelidad aumentan. Este tipo de comunicación también puede prevenir posibles problemas, ya que los clientes suelen identificar los problemas antes de que se agraven.

• Cómo se ve en la práctica
  Supongamos que una empresa de SaaS lanza una nueva función que permite la colaboración entre los miembros de un equipo. Después de una semana, la empresa envía formularios de opinión a los clientes que usaron la nueva función. Los comentarios revelan que muchos encontraron las herramientas de colaboración confusas. A partir de estos comentarios, la empresa de SaaS incluye un breve video tutorial para explicar a los usuarios cómo usar las herramientas de colaboración, lo que aumenta las ventas y la satisfacción de los clientes.

Plan de recuperación ante desastres

Un plan de recuperación ante desastres proporciona una estrategia predeterminada y estructurada para responder a incidentes imprevistos que pueden interrumpir las operaciones, incluida la facturación. Este plan se centra en los sistemas, las tecnologías y los datos clave de una organización, y detalla los pasos que deben seguir los empleados si se ven comprometidos.

• Ventajas
  Un plan de recuperación ante desastres bien definido reduce el riesgo de pérdida de datos y el tiempo de inactividad del servicio. Cuando una empresa puede recuperarse rápidamente de un evento disruptivo, mantiene la confianza del cliente y protege su reputación. Las empresas con un buen plan de recuperación también pueden evitar posibles pérdidas financieras asociadas con interrupciones prolongadas. Además, esta planificación demuestra un compromiso proactivo con la integridad de los datos y la resiliencia operativa.

• Cómo se ve en la práctica
  Imagina que el servidor de un comerciante minorista en línea funciona mal durante las horas pico de compras. Como cuenta con un plan de recuperación ante desastres, puede cambiar rápidamente a un servidor de respaldo, lo que permite que las ventas continúen sin interrupciones. Al mismo tiempo, un equipo se dedica a solucionar el problema del servidor original. Los clientes permanecen ajenos a la crisis del back-end, y la empresa continúa operando como de costumbre.

Auditorías de rendimiento

Una auditoría de rendimiento evalúa la eficacia, la eficiencia y los costos de las operaciones de una organización, con el objetivo de optimizarlos y mejorar los resultados.

• Ventajas
  Las auditorías de rendimiento son herramientas valiosas que pueden mejorar la eficacia operativa. Las empresas que realizan estas auditorías periódicamente pueden detectar áreas de ineficiencia o desaprovechadas e implementar medidas correctivas para optimizar las operaciones y aumentar la productividad. Con la información de estas auditorías, las empresas también pueden tomar decisiones informadas que les ayuden a cumplir sus objetivos y metas.

• Cómo se ve en la práctica
  Una empresa de software suele experimentar retrasos en el lanzamiento de productos. Una auditoría de rendimiento revela obstrucciones en la fase de prueba del producto causados por la falta de coordinación entre los equipos. La empresa introduce protocolos de comunicación mejorados y revisa la función de cada equipo, lo que agiliza el lanzamiento de los productos y reduce los retrasos en los lanzamientos.

Obtén más información sobre Stripe Billing y cómo favorece a los sistemas de facturación de SaaS eficientes y fiables.