Se proyecta que los ingresos internacionales del sector del software como servicio (SaaS) alcancen los 339,000 millones de dólares en 2024. Para las empresas de SaaS, la facturación de suscripciones es clave para cobrar los ingresos de manera constante y ofrecer a los clientes flexibilidad y opciones.

En este artículo, te explicaremos qué es la facturación de SaaS, cómo funciona y los diferentes tipos. También analizaremos cómo las soluciones de gestión de la facturación de SaaS, como Stripe Billing e Invoicing, pueden agilizar la facturación de las empresas de SaaS.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la facturación de SaaS?
  
• ¿Cómo funciona la facturación de SaaS?
  
• Tipos de facturación de SaaS
  
• Funciones de facturación de SaaS
  
• Prácticas recomendadas de la gestión de facturación de SaaS
  
• Stripe Billing e Invoicing para la facturación de SaaS
  

¿Qué es la facturación de SaaS?

La facturación de SaaS es el proceso especializado que se usa para cobrar a los clientes que se suscriben a aplicaciones de software como servicio. A diferencia de los modelos de software tradicionales que implican compras únicas y licencias perpetuas, el SaaS opera mediante la suscripción. La facturación es un proceso recurrente, a menudo estructurado con ciclos mensuales o anuales. Los cargos pueden incluir la comisión de suscripción básica del software y costos adicionales de funciones, almacenamiento de datos o servicios premium extra.

¿Cómo funciona la facturación de SaaS?

La facturación de SaaS es un sistema interconectado con varios puntos de contacto. Funciona de la siguiente manera:

• Inicio del servicio por parte del cliente
  El proceso de facturación de SaaS comienza cuando un cliente crea una cuenta en línea en una empresa y se suscribe a un servicio.

• Estructura de facturación
  Cuando un cliente crea una cuenta nueva, el sistema de facturación activa varias acciones según su interacción con el servicio. Por ejemplo, si un cliente cambia a un nivel de servicio más caro o agrega usuarios adicionales a su cuenta, el sistema recalcula automáticamente la próxima factura para reflejar estos cambios. Del mismo modo, si el cliente cambia a un nivel inferior o cancela el servicio, el sistema ajustará los requisitos de facturación en tiempo real. Normalmente, los algoritmos de facturación automatizada supervisan estas operaciones y las ejecutan con una intervención manual mínima.

• Procesamiento de pagos
  El sistema verifica y autentica los detalles de facturación, aplica cargos y genera recibos. En el caso de los clientes a crédito o facturados, las pasarelas de pagos completan estos procesos. En los casos de los pagos fallidos, la gestión de reclamación de pagos envía recordatorios a los clientes y reintenta los cargos.

• Cumplimiento de la normativa y seguridad
  El cumplimiento de la normativa financiera es fundamental para la facturación de SaaS. Por ejemplo, los protocolos de cifrado protegen los datos de los clientes, mientras que las normas como la Norma de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS) garantizan la seguridad de los datos.

• Funcionalidades de cuenta de autoservicio
  Después de iniciar una suscripción, los clientes suelen recibir una confirmación inmediata junto con los detalles del ciclo de facturación. Durante el período de suscripción, pueden acceder a un portal de autoservicio para revisar su consumo, actualizar la información de pago o ajustar los detalles de la suscripción.

• Facturación
  Cuando se cierra un período de facturación, los clientes reciben facturas con listas detalladas de los cargos. Estas facturas suelen incorporar elementos visuales, como gráficos o tablas, para ayudar a los clientes a interpretar las métricas de consumo, una función que es especialmente útil para las empresas que deban asignar los costos internamente.

A continuación, analizaremos las diferentes formas en que las empresas pueden estructurar y gestionar la facturación de SaaS.

Tipos de facturación de SaaS

Los modelos de facturación de SaaS se dividen en varias categorías principales, cada una con distintas funcionalidades, ventajas y desventajas.

• Facturación de cuotas fijas
  Esta es la forma más sencilla de facturación, ya que los clientes pagan una cuota fija por acceder al servicio. Normalmente, la facturación de cuotas fijas se asocia a servicios sencillos que no requieren conjuntos de funciones complejos ni varios niveles de usuario.

  • Ventajas: la simplicidad y la previsibilidad facilitan que los clientes comprendan lo que se paga.
    
  • Desventajas: puede que este modelo único para todos no satisfaga bien las necesidades de todos los clientes, especialmente de aquellos que necesitan servicios especializados.
    

• Facturación por usuario
  En este modelo, los clientes pagan según el número de usuarios que tienen en la plataforma. Este modelo es más habitual en los servicios de empresa a empresa (B2B), donde cada miembro del equipo de una organización puede necesitar una cuenta.

  • Ventajas: este modelo de precios integra la escalabilidad y se relaciona directamente con el crecimiento de una empresa.
    
  • Desventajas: los costos pueden aumentar rápidamente a medida que crece la organización, lo que hace que algunos clientes busquen soluciones más rentables.
    

• Facturación por niveles
  En este caso, el proveedor de SaaS ofrece diferentes niveles de precios, cada uno con su propio conjunto de funciones. Las empresas suelen usar este modelo para atender a clientes de diferentes tamaños y con distintas necesidades.

  • Ventajas: flexibilidad para que los clientes elijan un nivel que se adapte a sus necesidades específicas.
    
  • Desventajas: quienes estén en niveles más bajo pueden notar que su conjunto de funciones se les queda pequeño rápidamente, y la actualización puede ser costosa.
    

• Modelo de cobro por consumo
  A los clientes se les cobra según cuánto usen un servicio en particular. El modelo de cobro por consumo es común en sectores como la informática en la nube, donde los costos se basan en el almacenamiento o el consumo de datos.

  • Ventajas: los clientes pagan solo por lo que consumen, por lo que este modelo es eficiente desde el punto de vista financiero.
    
  • Desventajas: para algunas organizaciones, los costos que cambian de un ciclo de facturación a otro pueden dificultar la elaboración de presupuestos.
    

• Modelo freemium
  En este modelo, los servicios básicos son gratuitos y los clientes pueden pagar por funciones o capacidades avanzadas. Este modelo, que suele estar presente en los productos de SaaS entre empresas y consumidores (B2C), tiene como objetivo lograr que los usuarios se comprometan antes de venderles algo adicional.

  • Ventajas: la facilidad de acceso fomenta una amplia adopción.
    
  • Desventajas: las tasas de conversión de usuarios gratuitos a usuarios de pago pueden ser bajas, lo que afecta a los ingresos.
    

• Modelo híbrido
  Este modelo combina diferentes elementos de los otros modelos de facturación. Una empresa de SaaS puede ofrecer una cuota fija por el servicio básico y luego cobrar un cargo adicional según el consumo o de las funciones adicionales.

  • Ventajas: es personalizable y puede satisfacer una amplia gama de necesidades de los clientes.
    
  • Desventajas: la complejidad puede dificultar que los clientes comprendan lo que pagan.
    

Cada modelo de facturación tiene sus ventajas y desventajas y se adapta a tipos específicos de servicios y a las necesidades de los clientes. Las empresas de SaaS deben elegir el modelo de facturación que mejor se adapte a su oferta de servicios y a su público objetivo.

Funciones de facturación de SaaS

• Gestión de cuentas
  Esta función proporciona una ubicación centralizada donde las empresas y los clientes pueden controlar diferentes aspectos de su interacción. Los clientes pueden actualizar sus datos personales, revisar el consumo o ajustar los niveles de servicio. Para las empresas, sirve como un repositorio de datos de clientes, historial de pagos y detalles de los niveles de servicio, lo que permite tomar decisiones rápidamente y preparar comunicaciones dirigidas.

• Facturación automatizada
  Esta función automatiza el proceso de facturación mediante la generación de facturas según métricas de consumo o intervalos de tiempo fijos. Elimina los pasos manuales relacionados con el cálculo de costos, la emisión de facturas y el seguimiento de los pagos. Además, ofrece a los clientes la comodidad de la facturación automatizada con cargos detallados.

• Pasarelas de pagos
  Son los sistemas integrados que gestionan las transacciones. Aceptan una amplia variedad de métodos de pago como las tarjetas de crédito, las transferencias bancarias y las carteras digitales. Las pasarelas de pagos permiten a las empresas centralizar el cobro de pagos y conciliar fácilmente las cuentas, y ofrecen a los clientes la flexibilidad de pagar como deseen.

• Gestión de cuotas y planes
  Es el panel o interfaz administrativo que permite a las empresas configurar y gestionar varios planes o niveles de precios. Ofrece a las empresas la posibilidad de incorporar fácilmente nuevas estrategias de precios. Los clientes pueden seleccionar el plan que mejor se adapte a sus necesidades.

• Cálculo de impuestos
  Esta función calcula y agrega automáticamente los impuestos relevantes en las facturas de los clientes, lo que les ahorra a las empresas el problema de determinar manualmente los impuestos aplicables.

• Conversión de monedas
  Para las empresas de SaaS que operan en varios países, esta función convierte automáticamente los precios a la moneda local del cliente. Esto ayuda a los clientes a comprender los costos y permite a las empresas operar a nivel mundial sin tener que actualizar constantemente los tipos de cambio.

• Gestión de reclamación de pagos
  La gestión de reclamación de pagos gestiona los pagos fallidos o atrasados automatizando el proceso de notificación a los clientes y reintentando el cobro de pagos. Para las empresas, esta función mejora la recuperación de ingresos y ofrece a los clientes oportunidades para resolver problemas con los pagos.

• Elaboración de informes y análisis
  Esta función ofrece información valiosa sobre el comportamiento de los clientes, las tendencias de ingresos y las tasas de pérdida de clientes. Las empresas pueden usar estos datos para dirigir las iniciativas de marketing e informar sobre los ajustes de las estrategias.

• Gestión del cumplimiento de la normativa
  Esta función garantiza que el procesamiento de todos los pagos y el almacenamiento de datos cumplan con las leyes locales y las normas internacionales de seguridad de datos y transacciones financieras. Esto protege tanto a la empresa como al cliente en caso de que haya auditorías o escrutinio legal.

• Notificaciones para los clientes
  Esta función informa a los clientes sobre las actividades importantes de la cuenta, como los pagos realizados, las transacciones fallidas o las próximas renovaciones. La transparencia genera confianza y ayuda a mantener relaciones duraderas con los clientes.

Cada una de estas funciones contribuye a la creación de un sistema de facturación de SaaS sólido y flexible que satisfaga las necesidades de las empresas y los clientes.

Prácticas recomendadas de la gestión de facturación de SaaS

• Elaboración de informes detallados
  Recopila y analiza los puntos de datos relacionados con la interacción de los usuarios, el historial de pagos y el nivel de servicio para identificar los patrones de comportamiento de los clientes. Esta información puede ayudarte a tomar decisiones basadas en datos para ajustes de precios o elaboración de comunicaciones dirigidas.

• Facturación centralizada
  Usa un sistema de facturación unificado para gestionar todos los flujos de ingresos, desde las suscripciones hasta los pagos únicos. Esta consolidación simplifica la elaboración de informes financieros y mejora la precisión de los datos.

• Actualizaciones en tiempo real
  Asegúrate de que cualquier cambio en el estado de la cuenta, el consumo o el nivel de servicio se reflejen de inmediato en el sistema de facturación. La sincronización de datos en tiempo real entre diferentes departamentos puede evitar disputas de facturas y mejorar la satisfacción de los clientes.

• Comunicación con los clientes
  Prioriza que la comunicación sobre cualquier cambio o acción de facturación sea clara y transparente. El envío de notificaciones rápidas sobre próximas renovaciones, pagos exitosos o transacciones fallidas fomenta una relación sólida con los clientes y aumenta las posibilidades de recuperar los pagos con éxito.

• Verificación de varios niveles
  Incorpora varios niveles de verificación para los cambios relacionados con la facturación o las acciones delicadas, como el cierre de una cuenta. Esto reduce el riesgo de que haya actividades no autorizadas y garantiza la integridad de los datos.

• Seguridad de los datos
  Prioriza los estándares más estrictos de cifrado y protección de datos para almacenar la información de facturación.

• Personalización de facturas
  Ofrece a los clientes la posibilidad de personalizar las facturas con datos de la empresa y elementos de marca relevantes. Esto mejora la experiencia de los clientes y refuerza la coherencia de la marca.

• Varias opciones de pago
  Proporciona una amplia variedad de métodos de pago para atender a una diversa base de clientes.

• Flexibilidad en los ciclos de facturación
  Permite a los clientes elegir sus ciclos de facturación, ya sea de forma mensual, trimestral o anual. Si te adaptas a sus preferencias, las tasas de retención pueden aumentar.

• Capacitación y soporte
  Equipa a tu personal con las habilidades y el conocimiento necesarios para gestionar la plataforma de facturación de manera efectiva. Una buena competencia interna hará que las operaciones sean más fluidas y habrá menos errores.

• Comentarios de los clientes
  Pide a los clientes comentarios sobre la experiencia de facturación. Usa estos aportes directos para hacer los ajustes necesarios en tus procesos.

• Plan de recuperación ante desastres
  Ten un plan de contingencia para situaciones como la pérdida de datos o las interrupciones del sistema. Una estrategia detallada de copia de seguridad y recuperación minimizará el impacto de las complicaciones imprevistas.

• Auditorías de rendimiento
  Realiza auditorías periódicas del rendimiento de tu sistema de facturación para identificar cualquier ineficiencia o áreas para mejorar. Prepara planes de acción que te permitan seguir optimizándolo.

Si sigues estas prácticas recomendadas, puedes mejorar la eficacia de la gestión de la facturación de SaaS, desde mejorar la elaboración de informes financieros hasta aumentar la satisfacción y retención de los clientes.

Stripe Billing e Invoicing para la facturación de SaaS

Stripe Billing y Stripe Invoicing gestionan las complejidades de la facturación de SaaS para las empresas. Así es como funcionan:

• Cobro fiable de ingresos
  Las empresas de SaaS necesitan flujos de ingresos constantes y fiables. Las soluciones de Stripe automatizan las relaciones recurrentes, gestionan los eventos de los clientes y priorizan el reintento de los pagos fallidos, lo que reduce las interrupciones del flujo de ingresos. Además, Stripe Invoicing permite a las empresas enviar presupuestos personalizados rápidamente, lo que automatiza las cuentas por cobrar para obtener ingresos más consistentes.

• Reducción de los pagos fallidos y la pérdida de clientes
  La pérdida de clientes y los pagos fallidos son las principales preocupaciones de las empresas de SaaS y pueden provocar una pérdida sustancial de ingresos. Stripe reintenta automáticamente los cargos fallidos y trabaja directamente con las redes de tarjeta para actualizar los datos de las tarjetas, lo que reduce los pagos fallidos por tarjetas vencidas o reemplazadas.

• Modelos de precios flexibles
  Para seguir siendo flexibles, las empresas de SaaS suelen tener que cambiar las estrategias de precios. Stripe admite varios modelos de facturación, desde las cuotas fijas hasta estructuras complejas por niveles o según el consumo. Esto permite a las empresas de SaaS adaptar su modelo de precios según las demandas del mercado o las estrategias de la empresa sin tener que renovar todo el sistema de facturación.

• Alcance mundial y gestión de monedas
  La conversión y la gestión de monedas pueden representar un desafío para las empresas de SaaS que se dirigen a un público internacional. Las soluciones de Stripe admiten más de 135 monedas, lo que permite a los clientes y a las empresas usar la moneda que elijan. Esta disponibilidad internacional amplía el alcance del mercado sin que suponga complicaciones relacionadas con las monedas.

• Informes financieros simplificados
  Puede ser complicado hacer un seguimiento de las finanzas, especialmente de los modelos de ingresos recurrentes. Stripe proporciona informes financieros detallados que las empresas de SaaS pueden usar para supervisar su situación económica, hacer un seguimiento de las facturas impagas y comprender su trayectoria de crecimiento financiero sin necesidad de usar herramientas contables adicionales.

• Experiencia y confianza de los clientes
  Stripe ofrece una experiencia de pago segura y fácil de usar que mejora la confianza y reduce la pérdida de clientes.

Obtén más información sobre Stripe Billing y cómo las empresas pueden usarlo para habilitar sistemas de facturación de SaaS unificados y automatizados.