Se prevé que los ingresos internacionales del sector del software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés) lleguen a los 339.000 millones de dólares estadounidenses en 2024. En lo que respecta a las empresas de SaaS, la facturación de suscripciones es fundamental para cobrar sistemáticamente los ingresos y, a la vez, ofrecer a los clientes flexibilidad y opciones.

En este artículo, explicaremos lo que es la facturación de SaaS, cómo funciona y los diferentes tipos que hay. También veremos las formas en las que las soluciones de gestión de la facturación de SaaS como Stripe Billing e Invoicing pueden simplificar la facturación de las empresas de SaaS.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la facturación de SaaS?
  
• ¿Cómo funciona la facturación de SaaS?
  
• Tipos de facturación de SaaS
  
• Funciones de facturación de SaaS
  
• Mejores prácticas de la gestión de la facturación de SaaS
  
• Stripe Billing e Invoicing para la facturación de SaaS
  

¿Qué es la facturación de SaaS?

La facturación de SaaS es el proceso especializado mediante el que se cobra a los clientes que se han suscrito a aplicaciones de software como servicio. A diferencia de los modelos de software tradicionales que implican compras únicas y licencias perpetuas, el SaaS opera mediante suscripción. La facturación es un proceso recurrente, muchas veces con un ciclo mensual o anual. Los cargos pueden incluir la cuota de suscripción básica del software y costes adicionales de funciones, almacenamiento de datos o servicios prémium extra.

¿Cómo funciona la facturación de SaaS?

La facturación de SaaS es un sistema interconectado con varios puntos de contacto que funciona de la siguiente manera:

• Inicio del servicio por parte del cliente
  El proceso de facturación de SaaS empieza cuando un cliente crea una cuenta en línea en una empresa y se suscribe a un servicio.

• Estructura de facturación
  Cuando un cliente crea una nueva cuenta, el sistema de facturación desencadena varias acciones en función de su interacción con el servicio. Por ejemplo, si un cliente cambia a un nivel de servicio más caro o añade más usuarios a su cuenta, el sistema recalcula automáticamente la próxima factura para que refleje esos cambios. Del mismo modo, si el cliente cambia a un nivel inferior o cancela el servicio, el sistema ajustará los requisitos de facturación en tiempo real. Normalmente, los algoritmos de facturación automatizada supervisan estas operaciones y las ejecutan con la mínima intervención manual.

• Procesamiento de pagos
  El sistema verifica y autentica los detalles de facturación, aplica cargos y genera recibos. En el caso de los clientes a crédito o facturados, las pasarelas de pagos completan estos procesos. Si falla algún pago, la gestión de la reclamación del pago envía recordatorios a los clientes y reintenta los cargos.

• Cumplimiento de normativas y seguridad
  Cumplir las normativas financieras es fundamental para la facturación de SaaS. Por ejemplo, los protocolos de cifrado protegen los datos de los clientes y normativas como el estándar de seguridad de datos del sector de pagos con tarjeta (PCI DSS, por sus siglas en inglés) garantizan la seguridad de los datos.

• Funciones de cuenta de autoservicio
  Tras iniciar una suscripción, los clientes suelen recibir una confirmación inmediata junto con los detalles del ciclo de facturación. Durante el período de la suscripción, pueden acceder a un portal de autoservicio para revisar su consumo, actualizar la información de pago o ajustar los detalles de la suscripción.

• Facturación
  Cuando se cierra un período de facturación, los clientes reciben facturas con listas pormenorizadas de los cargos. Estas facturas suelen incorporar elementos visuales, como gráficos, que ayudan a los clientes a interpretar las métricas de consumo, una función que es especialmente útil para las empresas que deban asignar los costes de forma interna.

A continuación, veremos varias formas en las que las empresas pueden estructurar y gestionar la facturación de SaaS.

Tipos de facturación de SaaS

Los modelos de facturación de SaaS se dividen en varias categorías, cada una de ellas con distintas funciones, ventajas e inconvenientes.

• Facturación de cuotas fijas
  Esta es la forma de facturación más simple, ya que los clientes pagan una cuota fija por acceder al servicio. Normalmente, la facturación de cuotas fijas está asociada con servicios sencillos que no requieren conjuntos de funciones complejos ni varios niveles de usuarios.

  • Ventajas: la simplicidad y la previsibilidad facilitan que los clientes comprendan por lo que pagan.
    
  • Inconvenientes: este modelo podría no satisfacer bien las necesidades de todos los clientes, sobre todo de aquellos que quizá necesiten servicios especializados.
    

• Facturación por usuario
  En este modelo, los clientes pagan en función del número de usuarios que tengan en la plataforma. Este modelo es más habitual en los servicios B2B, donde cada miembro del equipo de una organización puede necesitar una cuenta.

  • Ventajas: este modelo de precios integra escalabilidad y está directamente relacionado con el crecimiento de la empresa.
    
  • Inconvenientes: los costes pueden aumentar rápido a medida que vaya creciendo la organización, lo que puede hacer que algunos clientes busquen soluciones más rentables.
    

• Facturación por niveles
  En este caso, el proveedor de SaaS ofrece diferentes niveles de precios, cada uno de ellos con su propio conjunto de funciones. Las empresas suelen utilizar este modelo para atender a clientes de diferentes tamaños y con distintas necesidades.

  • Ventajas: flexibilidad de los clientes para elegir un nivel que se adecúe a sus necesidades.
    
  • Inconvenientes: quienes estén en un nivel más bajo pueden notar que su conjunto de funciones se les queda pequeño rápido y cambiar a un nivel superior puede ser caro.
    

• Facturación basada en el consumo
  A los clientes se les cobra en función de lo que usen el servicio. La facturación basada en el consumo es habitual en sectores como la informática en la nube, donde los costes se basan en el consumo de almacenamiento o datos.

  • Ventajas: los clientes solo pagan por lo que consumen, por lo que este modelo es eficaz desde el punto de vista financiero.
    
  • Inconvenientes: a algunas organizaciones puede resultarles complicado elaborar presupuestos si los costes cambian de un ciclo de facturación al siguiente.
    

• Freemium
  En este modelo, los servicios básicos son gratuitos y los clientes pueden pagar por funciones o funcionalidades avanzadas. Este modelo, que suele estar presente en productos de SaaS B2C, tiene como objetivo conseguir usuarios antes de ofrecerles opciones de mayor valor (lo que se conoce como upselling).

  • Ventajas: la facilidad de acceso fomenta una amplia adopción.
    
  • Inconvenientes: las tasas de conversión de usuarios gratuitos a usuarios de pago pueden ser bajas, lo que afecta a los ingresos.
    

• Modelo híbrido
  Este modelo combina diferentes elementos de los demás modelos de facturación. Una empresa de SaaS puede ofrecer una cuota fija por un servicio básico y cobrar en función del consumo o de funciones adicionales.

  • Ventajas: es personalizable y puede satisfacer las necesidades de una gran variedad de clientes.
    
  • Inconvenientes: la complejidad puede dificultar que los clientes comprendan por lo que están pagando.
    

Cada modelo de facturación tiene inconvenientes y se adecúa a tipos concretos de servicios y necesidades de los clientes. Las empresas de SaaS deben elegir el modelo de facturación que mejor se adapte a su oferta de servicios y a su público objetivo.

Funciones de facturación de SaaS

• Gestión de cuentas
  Esta función proporciona una ubicación centralizada en la que las empresas y los clientes pueden controlar diferentes aspectos de su interacción. Los clientes pueden actualizar sus datos personales, revisar el consumo o ajustar los niveles de servicio. Las empresas cuentan con un repositorio de datos de clientes, historial de pagos y detalles de los niveles de servicio, lo que les permite tomar decisiones rápido y preparar comunicaciones dirigidas.

• Facturación automatizada
  Esta función automatiza el proceso de facturación, ya que genera facturas en función de métricas de consumo o intervalos de tiempo fijos. Gracias a ella, no es necesario calcular los costes, emitir las facturas ni hacer un seguimiento de los pagos de forma manual. Además, ofrece a los clientes la comodidad de la facturación automatizada con cargos pormenorizados.

• Pasarelas de pagos
  Son los sistemas integrados que gestionan las transacciones. Aceptan una gran variedad de métodos de pago, como tarjetas de crédito, transferencias bancarias y monederos digitales. Las pasarelas de pagos permiten a las empresas centralizar el cobro de pagos y conciliar las cuentas fácilmente, y ofrecen a los clientes la flexibilidad de pagar como quieran.

• Gestión de cuotas y planes
  Es un panel o interfaz de administración que permite a las empresas configurar y gestionar varios planes o niveles de precios. Ofrece a las empresas la posibilidad de incorporar nuevas estrategias de precios con facilidad, mientras que los clientes pueden seleccionar el plan que mejor se adapte a lo que necesiten.

• Cálculo de impuestos
  Esta función calcula y suma de forma automática los impuestos pertinentes en las facturas de los clientes, lo que ahorra a las empresas la complejidad de determinar de forma manual cuáles son los impuestos aplicables.

• Conversión de divisas
  En el caso de las empresas de SaaS que operan en varios países, esta función convierte automáticamente los precios a la divisa local de cada cliente, lo que ayuda a los clientes a comprender los costes y permite a las empresas operar en todo el mundo sin tener que actualizar todo el tiempo los tipos de cambio.

• Gestión de la reclamación del pago
  La gestión de la reclamación del pago se encarga de los pagos fallidos y los impagos, ya que automatiza el proceso de avisar a los clientes y reintentar el cobro de pagos. Esta función mejora la recuperación de ingresos de las empresas y permite que los clientes solucionen problemas con los pagos.

• Elaboración de informes y análisis
  Esta función ofrece información valiosa sobre el comportamiento de los clientes, las tendencias de ingresos y las tasas de abandono. Las empresas pueden utilizar estos datos para dirigir las iniciativas de marketing y orientar los ajustes de las estrategias.

• Gestión del cumplimiento de normativas
  Esta función garantiza que el procesamiento de todos los pagos y el almacenamiento de datos cumplan las legislaciones locales y las normativas internacionales en materia de seguridad de datos y transacciones financieras. Así la empresa y el cliente están protegidos en caso de que haya auditorías o análisis jurídicos.

• Notificaciones para el cliente
  Esta función informa a los clientes sobre actividades importantes en la cuenta, como pagos satisfactorios, transacciones fallidas o próximas renovaciones. La transparencia genera confianza y ayuda a mantener relaciones duraderas con los clientes.

Cada una de estas funciones contribuye a formar un sistema de facturación de SaaS flexible que satisfaga las necesidades de las empresas y los clientes.

Mejores prácticas de la gestión de la facturación de SaaS

• Elaboración de informes detallados
  Recopila y analiza puntos de datos relacionados con la interacción de los usuarios, el historial de pagos y el nivel del servicio para identificar patrones de comportamiento de los clientes. Esta información puede ayudarte a tomar decisiones basadas en datos en relación con ajustes en los precios o la elaboración de comunicaciones dirigidas.

• Facturación centralizada
  Usa un sistema de facturación unificado para gestionar todas las fuentes de ingresos, desde las suscripciones hasta los pagos únicos. Esta consolidación simplifica la elaboración de informes financieros y mejora la precisión de los datos.

• Actualizaciones en tiempo real
  Asegúrate de que todos los cambios en el estado de la cuenta, el consumo o el nivel de servicio se reflejen de inmediato en el sistema de facturación. La sincronización de datos en tiempo real entre diferentes departamentos puede evitar disputas de facturas y mejorar la satisfacción de los clientes.

• Comunicación con los clientes
  Prioriza que la comunicación sobre cualquier cambio en la facturación o acción necesaria sea clara y transparente. Enviar notificaciones oportunas sobre próximas renovaciones, pagos satisfactorios o transacciones fallidas fomenta que haya buenas relaciones con los clientes y aumenta las probabilidades de acabar recuperando los pagos.

• Verificación de varios niveles
  Incorpora varios niveles de verificación en el caso de cambios relacionados con la facturación o acciones delicadas como el cierre de una cuenta. Así se reduce el riesgo de que haya actividades no autorizadas y se garantiza la integridad de los datos.

• Seguridad de los datos
  Prioriza los estándares más estrictos de cifrado y protección de datos para almacenar la información de facturación.

• Personalización de facturas
  Ofrece a los clientes la posibilidad de personalizar las facturas con datos de la empresa y elementos de imagen de marca pertinentes. Así se mejora la experiencia de los clientes y se refuerza la uniformidad de la marca.

• Varias opciones de pago
  Proporciona una gran variedad de métodos de pago para atender a una base diversa de clientes.

• Flexibilidad de los ciclos de facturación
  Permite a los clientes elegir sus ciclos de facturación, ya sea de forma mensual, trimestral o anual. Si te adaptas a sus preferencias, podrían aumentar las tasas de retención.

• Formación y soporte
  Dota a tu personal de las destrezas y los conocimientos necesarios para gestionar la plataforma de facturación con eficacia. Una buena competencia interna hará que las operaciones sean más fluidas y haya menos errores.

• Comentarios de los clientes
  Pide a los clientes comentarios sobre la experiencia de facturación. Usa estos aportes directos para hacer los ajustes necesarios en tus procesos.

• Plan de recuperación ante desastres
  Ten un plan de contingencia para situaciones como la pérdida de datos o interrupciones del sistema. Una estrategia detallada de copia de seguridad y recuperación minimizará la repercusión de estos imprevistos.

• Auditorías del rendimiento
  Lleva a cabo auditorías periódicas del rendimiento de tu sistema de facturación para identificar ineficiencias o aspectos que deban mejorar. Después, prepara planes de actuación que te permitan seguir optimizándolo.

Si te ciñes a estas mejores prácticas, puedes mejorar la eficacia de la gestión de la facturación de SaaS, desde mejorar la elaboración de informes financieros hasta aumentar la satisfacción y retención de clientes.

Stripe Billing e Invoicing para la facturación de SaaS

Billing e Invoicing gestionan las complejidades de la facturación de SaaS para las empresas. Así es como funcionan:

• Cobro fiable de ingresos
  Las empresas de SaaS necesitan fuentes de ingresos constantes y fiables. Las soluciones de Stripe automatizan las relaciones recurrentes, gestionan los eventos de los clientes y priorizan el reintento de pagos fallidos, lo que reduce las interrupciones del flujo de ingresos. Además, Invoicing permite a las empresas emitir presupuestos personalizados rápido, lo que automatiza las cuentas por cobrar para obtener beneficios más uniformes.

• Reducción de los pagos fallidos y el abandono
  El abandono y los pagos fallidos son grandes preocupaciones de las empresas de SaaS que pueden hacer que pierdan una cantidad considerable de ingresos. Stripe reintenta de forma automática los cargos fallidos y trabaja directamente con las redes de tarjetas para actualizar los datos de las tarjetas, lo que reduce los pagos fallidos por tarjetas caducadas o sustituidas.

• Modelos de precios flexibles
  Para seguir siendo flexibles, las empresas de SaaS suelen tener que cambiar las estrategias de precios. Stripe admite diferentes modelos de facturación, desde las cuotas fijas hasta estructuras complejas por niveles o según consumo, lo que permite a las empresas de SaaS adaptar su modelo de precios en función de las demandas del mercado o las estrategias de la empresa sin tener que renovar todo el sistema de facturación.

• Alcance mundial y gestión de divisas
  La conversión y gestión de divisas pueden suponer un reto para las empresas de SaaS que se dirijan a un público internacional. Las soluciones de Stripe aceptan más de 135 divisas y permiten que los clientes y las empresas utilicen la divisa que prefieran. Esta disponibilidad internacional amplía el alcance del mercado sin que suponga complicaciones relacionadas con las divisas.

• Informes financieros simplificados
  Hacer un seguimiento de las finanzas, sobre todo de los modelos de ingresos recurrentes, puede ser complicado. Stripe proporciona informes financieros detallados que las empresas de SaaS pueden usar para supervisar su situación económica, hacer un seguimiento de las facturas impagadas y comprender su trayectoria de crecimiento financiero sin necesidad de utilizar otras herramientas de contabilidad.

• Experiencia y confianza de los clientes
  Stripe ofrece una experiencia de pagos segura y fácil de usar que mejora la confianza de los clientes y reduce el abandono.

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