Le chiffre d'affaires du secteur des logiciels en tant que service (SaaS) devrait atteindre 339 milliards de dollars (USD) en 2024. Pour les entreprises SaaS qui s'appuient sur ce modèle économique, la facturation par abonnement garantit la perception régulière de revenus et, dans le même temps, leur permet d'offrir à leurs clients une certaine souplesse et la possibilité de choisir la formule la plus adaptée à leurs besoins.

Dans cet article, nous expliquons ce qu'est la facturation pour les entreprises SaaS, ses principes de fonctionnement ainsi que les différentes options possibles. Nous établirons également comment les solutions de gestion de la facturation SaaS telles que Stripe Billing et Invoicing peuvent rationaliser la facturation des entreprises SaaS.

Sommaire

• Définition de la facturation SaaS
  
• Principes de fonctionnement de la facturation SaaS
  
• Types de facturation SaaS
  
• Fonctionnalités de la facturation SaaS
  
• Bonnes pratiques pour la gestion de la facturation SaaS
  
• Stripe Billing et Invoicing pour la facturation SaaS
  

Définition de la facturation SaaS

La facturation SaaS se réfère au processus spécialisé de facturation des clients abonnés à des applications de logiciels en tant que service/SaaS. Contrairement aux modèles logiciels traditionnels associés à un achat ponctuel et à une licence perpétuelle, le modèle SaaS repose sur le principe de l'abonnement. La facturation est un processus récurrent, souvent structuré autour de cycles mensuels ou annuels. Elle concerne les frais de base d'abonnement au logiciel et les frais supplémentaires associés aux fonctionnalités ou aux services complémentaires ainsi qu'au stockage des données.

Principes de fonctionnement de la facturation SaaS

La facturation SaaS est un système interconnecté qui comporte de multiples points de contact. Son fonctionnement est décrit ci-après.

• Première utilisation d'un service par un client
  Le processus de facturation SaaS est initié lorsqu'un client crée un compte en ligne auprès d'une entreprise et s'abonne à un service.

• Structure tarifaire
  Lorsqu'un client crée un compte, le système de facturation déclenche différentes actions sur la base de ses interactions avec le service. Par exemple, si un client opte pour un niveau de service supérieur plus onéreux, ou ajoute des utilisateurs à son compte, le système recalcule automatiquement la facture pour refléter ces modifications. De même, le choix d'un niveau de service inférieur ou l'annulation de l'abonnement entraînera l'ajustement de la facture en temps réel. Les algorithmes de facturation automatisée supervisent généralement ces opérations pour lesquelles l'intervention humaine est minimale.

• Traitement des paiements
  Le système vérifie et authentifie les informations de facturation, puis procède au paiement et génère les reçus. Les plateformes de paiement prennent en charge ces processus pour les clients facturés ou qui bénéficient de crédits. En cas de défaut de paiement, la gestion des relances envoie des rappels aux clients et sollicite à nouveau le paiement.

• Conformité et sécurité
  La conformité fait partie intégrante de la facturation SaaS. Ainsi, les protocoles de chiffrement protègent les données client, tandis que les normes telles que la norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS) garantissent la sécurité des données.

• Fonctionnalités de compte en libre-service
  Une fois l'abonnement contracté, les clients reçoivent généralement une confirmation immédiate accompagnée des informations relatives à leur cycle de facturation. Ils peuvent accéder à un portail en libre-service pour faire le point sur leur utilisation du logiciel, mettre à jour leurs informations de paiement ou modifier leur abonnement jusqu'à ce que celui-ci arrive à échéance.

• Facturation
  Lorsque la période de facturation se termine, les clients reçoivent des factures détaillées qui précisent les différents postes. Celles-ci comportent souvent des éléments visuels tels que des graphiques ou des tableaux, qui aident les clients à interpréter les indicateurs d'utilisation, une fonctionnalité particulièrement utile pour les entreprises qui doivent imputer les coûts en interne.

Voici les différentes possibilités de structuration et de gestion d'une facturation SaaS.

Types de facturation SaaS

Les principaux modèles de facturation SaaS se classent dans différentes catégories, chacune ayant ses propres fonctionnalités, avantages et inconvénients.

• Facturation forfaitaire
  Il s'agit de la forme de facturation la plus simple, pour laquelle les clients paient une somme fixe pour accéder au service. La facturation forfaitaire est généralement associée aux prestations de services directes qui ne nécessitent pas de combinaisons de fonctionnalités complexes ni de multiples niveaux d'utilisation.

  • Avantages : simple et prévisible, elle permet aux clients de mieux comprendre leurs dépenses.
    
  • Inconvénients : ce modèle unique peut ne pas répondre aux attentes de tous les clients, en particulier de ceux qui ont besoin de services spécialisés.
    

• Facturation par utilisateur
  Dans ce modèle, les clients paient en fonction de leur nombre d'utilisateurs de la plateforme. Ce type de facturation est couramment utilisé pour les services business-to-business (B2B), pour lesquels chaque membre d'une entité peut avoir besoin de disposer de son propre compte.

  • Avantages : l'évolutivité est au cœur de ce modèle tarifaire directement corrélé à la croissance d'une entreprise.
    
  • Inconvénients : les coûts peuvent augmenter rapidement à mesure que l'entité se développe, et donc inciter certains clients à rechercher des solutions plus rentables.
    

• Facturation progressive
  Le fournisseur SaaS propose différents niveaux de tarification, assortis de fonctionnalités spécifiques. Les entreprises optent souvent pour ce modèle afin de pouvoir prendre en charge des clients dont la taille et les besoins diffèrent.

  • Avantages : les clients ont la possibilité de choisir le niveau de service correspondant à leurs besoins particuliers.
    
  • Inconvénients : les clients ayant opté pour les niveaux inférieurs peuvent rapidement ne plus pouvoir se satisfaire des fonctionnalités proposées, et le passage à un niveau supérieur peut s'avérer coûteux.
    

• Facturation à l'usage
  Les clients sont facturés sur la base de leur utilisation d'un service particulier. La facturation à l'usage est généralement utilisée dans des secteurs tels que le cloud computing, où les coûts sont basés sur l'utilisation d'un espace de stockage ou d'un volume de données.

  • Avantages : les clients paient uniquement pour ce qu'ils utilisent. Ce modèle est donc financièrement pertinent.
    
  • Inconvénients : pour certaines entités, des coûts qui varient d'un cycle de facturation à l'autre peuvent compliquer l'établissement de leur budget.
    

• Approche freemium
  Dans ce modèle, les services de base sont proposés gratuitement et les clients peuvent opter pour des fonctionnalités avancées payantes. Souvent utilisé pour les produits SaaS business-to-consumer (B2C), l'intérêt réside dans le fait d'attirer des utilisateurs avant de les inciter à opter pour une offre payante.

  • Avantages : de faibles barrières à l'entrée favorisent une adoption plus large des services proposés.
    
  • Inconvénients : les taux de conversion des utilisateurs à titre gratuit peuvent être faibles, et donc avoir une incidence sur les revenus.
    

• Approche hybride
  Ce modèle associe différents éléments propres aux autres modèles de facturation. Une entreprise SaaS peut proposer un forfait pour les services de base, puis choisir de facturer les fonctionnalités supplémentaires ou la consommation des services.

  • Avantages : ce modèle personnalisable permet de répondre à la grande diversité des besoins des clients.
    
  • Inconvénients : face à la complexité de cette facturation, les clients peuvent ne pas clairement comprendre ce pour quoi ils paient.
    

Chaque modèle de facturation doit être évalué en fonction de la nature des services proposés et des besoins des clients auxquels ils répondent. Les entreprises SaaS doivent choisir le modèle de facturation qui correspond le mieux à leur offre de service et à leur clientèle cible.

Fonctionnalités de la facturation SaaS

• Gestion des comptes
  Cette fonctionnalité permet de centraliser le contrôle des différents aspects des interactions entre les entreprises et les clients. Les clients ont la possibilité de mettre à jour leurs informations personnelles, de faire le point sur leur consommation et d'adapter leur niveau de service. Pour leur part, les entreprises disposent d'un référentiel pour les données client, les historiques de paiement et les informations détaillées relatives aux différents niveaux de service. Elles peuvent ainsi prendre des décisions plus rapidement et développer une communication plus ciblée.

• Facturation automatisée
  Cette automatisation consiste à générer des factures sur la base d'indicateurs de consommation ou d'intervalles de temps fixes. Elle se substitue aux étapes manuelles associées au calcul des coûts, à l'émission des factures et au suivi des paiements. De leur côté, les clients bénéficient d'une facturation automatisée qui répertorie les différents postes de dépenses.

• Plateformes de paiement
  Il s'agit de systèmes intégrés qui gèrent des transactions. Ces plateformes acceptent un large éventail de moyens de paiement, tels que les cartes bancaires, les virements bancaires et les portefeuilles électroniques. Elles permettent aux entreprises de centraliser la collecte des paiements et d'effectuer facilement un rapprochement des comptes. Dans le même temps, elles offrent aux clients la souplesse nécessaire pour choisir leurs modalités de paiement.

• Gestion des offres et des tarifs
  Cette fonctionnalité fait office de tableau de bord administratif ou d'interface de configuration et de gestion des multiples offres tarifaires ou niveaux de service. Elle permet aux entreprises de développer facilement de nouvelles stratégies de prix. Les clients peuvent choisir l'offre qui répond le mieux à leurs besoins.

• Calcul des taxes
  Cette fonctionnalité libère les entreprises de la recherche manuelle des taxes applicables qui constitue un véritable casse-tête. Ces dernières sont calculées et ajoutées automatiquement aux factures des clients.

• Conversion de devises
  Cette fonctionnalité convertit automatiquement les prix dans la monnaie locale du client pour les entreprises SaaS qui exercent leurs activités dans de multiples pays. Elle permet aux clients de mieux comprendre les coûts, et dans le même temps, donne aux entreprises les moyens d'être présentes sur le marché international, sans avoir à mettre à jour les taux de change constamment.

• Gestion des relances
  La gestion des relances s'applique aux échecs ou aux retards de paiement, par le biais d'une automatisation du processus de notification des clients et de nouvelles tentatives de recouvrement des paiements. Elle favorise le recouvrement des revenus pour les entreprises et offre la possibilité aux clients de régulariser leur situation.

• Reporting et analyses
  Cette fonctionnalité permet d'obtenir des informations précieuses concernant le comportement des clients, les tendances en matière de revenus et les taux d'attrition. Les entreprises peuvent utiliser ces données pour développer des actions marketing ciblées et adapter leur stratégie.

• Gestion de la conformité
  Cette fonctionnalité garantit que le traitement des paiements et le stockage des informations dans leur ensemble respectent les législations locales et les normes internationales relatives à la sécurité des données et des transactions financières. L'entreprise et le client sont ainsi protégés en cas d'audit ou d'examen juridique approfondis.

• Notifications à l'attention des clients
  Elles tiennent les clients informés des activités importantes relatives à leur compte, telles que les paiements effectués avec succès, les échecs de transaction ou les renouvellements à venir. La transparence instaure la confiance et aide à établir des relations à long terme avec vos clients.

Chacune des fonctionnalités précédemment évoquées contribue à la performance et à la flexibilité d'un système de facturation SaaS, et lui permet de répondre aux besoins des entreprises et des clients.

Bonnes pratiques en matière de gestion de la facturation SaaS

• Reporting granulaire
  Collectez et analysez les points de données liés à l'engagement utilisateur, aux historiques de paiement et aux niveaux de service afin d'identifier les habitudes comportementales des clients. Ces informations peuvent vous aider à prendre des décisions éclairées au moment d'ajuster vos tarifs ou d'élaborer des actions de communication ciblées.

• Facturation centralisée
  Utilisez un système de facturation unifié afin de gérer l'ensemble des sources de revenus, qu'ils soient issus d'abonnements ou de paiements ponctuels. Cette consolidation simplifie le reporting financier et fournit des données plus précises.

• Mises à jour en temps réel
  Veillez à ce que toute modification de l'état d'un compte, toute variation dans l'utilisation du service ou toute évolution du niveau choisi soient immédiatement intégrées dans le système de facturation. La synchronisation des données en temps réel entre les différents départements peut éviter certains litiges de facturation et, dans le même temps, renforcer la satisfaction du client.

• Communication avec le client
  Privilégiez une communication claire et transparente concernant toute modification apportée ou toute initiative prise en matière de facturation. L'envoi rapide de notifications relatives aux renouvellements à venir, aux paiements acceptés ou aux échecs de transaction permet d'entretenir des relations étroites avec les clients et augmente les chances de recouvrer les paiements.

• Vérification à plusieurs niveaux
  Mettez en place plusieurs niveaux de vérification pour les modifications liées à la facturation ou pour les opérations sensibles telles que la fermeture d'un compte. Vous minimiserez ainsi le risque d'activités non autorisées et assurerez l'intégrité des données.

• Sécurité des données
  Privilégiez les normes de chiffrement et de protection des données les plus strictes pour stocker les informations de facturation.

• Personnalisation des factures
  Offrez aux clients la possibilité de personnaliser leurs factures avec des informations commerciales pertinentes et des éléments emblématiques de la marque. Vous améliorez ainsi leur expérience et renforcez simultanément la cohérence de la marque.

• Options de paiement multiples
  Mettez-vous en capacité de répondre à la demande d'une clientèle diversifiée en acceptant un large éventail de moyens de paiement.

• Flexibilité du cycle de facturation
  Offrez la possibilité à vos clients de choisir leurs cycles de facturation, qu'ils soient mensuels, trimestriels ou annuels. Cette prise en compte de leurs préférences peut contribuer à augmenter les taux de rétention.

• Formation et assistance
  Dotez votre personnel des compétences et des connaissances nécessaires afin qu'il gère efficacement la plateforme de facturation. Des compétences internes solides faciliteront les opérations et réduiront les risques d'erreurs.

• Recueil des commentaires des clients
  Interrogez les clients sur leur expérience de facturation. Utilisez ces informations de première main pour ajuster vos processus en conséquence.

• Plan de reprise après incident
  Mettez en place un plan d'urgence afin de faire face à différents cas de figure, par exemple en cas de pertes de données ou de pannes du système. Une stratégie détaillée de sauvegarde et de reprise minimisera l'impact des complications imprévues.

• Audits de performance
  Effectuez des audits réguliers de votre système de facturation afin d'identifier tout manque d'efficacité ou tout élément susceptible d'être amélioré. Définissez ensuite des plans d'action qui contribueront à optimiser vos processus en permanence.

Le respect de ces bonnes pratiques rendre votre gestion de la facturation SaaS plus efficace : reporting financier amélioré, satisfaction client supérieure et fidélisation renforcée.

Stripe Billing et Invoicing pour la facturation SaaS

Stripe Billing et Stripe Invoicing prennent en charge les aspects complexes de la facturation SaaS pour les entreprises. Leurs principes de fonctionnement sont les suivants.

• Recouvrement des revenus fiable
  Les entreprises SaaS ont besoin de sources de revenus fiables et régulières. Les solutions proposées par Stripe automatisent les échanges récurrents, gèrent les évènements qui concernent les clients et donnent la priorité aux tentatives de recouvrement consécutives aux échecs de paiement. Il est ainsi possible de limiter les fluctuations des flux de revenus. En outre, Stripe Invoicing permet aux entreprises d'envoyer rapidement des devis personnalisés, ce qui contribue à l'automatisation des comptes débiteurs et à la régularité des revenus.

• Minimisation des échecs de paiement et de l'attrition
  L'attrition et les échecs de paiement constituent une préoccupation majeure pour les entreprises SaaS et peuvent entraîner une perte de revenus substantielle. Stripe effectue automatiquement une relance pour tout échec de paiement et collabore directement avec les réseaux de cartes bancaires pour mettre à jour les informations de carte afin de limiter les refus dus aux cartes ayant expiré ou remplacées.

• Modèles tarifaires flexibles
  Si elles souhaitent faire preuve de souplesse, les entreprises SaaS doivent souvent modifier leurs stratégies tarifaires. Stripe prend en charge un large éventail de modèles de facturation, allant de la simple tarification forfaitaire aux structures plus complexes basées sur la consommation ou le niveau de service. Les entreprises SaaS ont ainsi la possibilité d'adapter leur modèle tarifaire aux demandes du marché ou aux stratégies déployées par les entreprises sans avoir à réorganiser l'ensemble de leur système de facturation.

• Couverture mondiale et prise en charge de multiples devises
  La conversion et la gestion de multiples devises peuvent constituer un défi pour les entreprises SaaS qui ciblent une clientèle internationale. Les solutions proposées par Stripe prennent en charge plus de 135 devises. Les clients et les entreprises ont donc toute latitude pour utiliser la monnaie de leur choix. Il est ainsi possible d'accéder aux marchés internationaux sans que la gestion des devises constitue une entrave.

• Reporting financier simplifié
  Le suivi financier peut être complexe, en particulier pour les modèles de revenus récurrents. Stripe permet d'établir des rapports financiers détaillés utilisables par les entreprises SaaS pour surveiller l'état de leurs revenus, effectuer le suivi des factures impayées et comprendre leur trajectoire de croissance financière, sans avoir à recourir à des outils comptables supplémentaires.

• Expérience client et instauration de la confiance
  Stripe met à disposition une expérience de paiement sécurisée et simple à utiliser qui contribue à instaurer la confiance auprès des clients et à réduire l'attrition.

Consultez la page consacrée à Stripe Billing pour en savoir plus sur la manière dont les entreprises peuvent l'utiliser afin de mettre en place des systèmes de facturation SaaS automatisés et unifiés.