SaaS billing 101: What businesses need to know

Billing
Billing

Med Stripe Billing kan du fakturera och hantera kunder på det sätt du vill – från enkel återkommande fakturering till användningsbaserad fakturering och avtal som förhandlas av dina säljare.

Läs mer 
  1. Introduktion
  2. Vad är SaaS-fakturering?
  3. Hur fungerar SaaS-fakturering?
  4. Typer av SaaS-fakturering
  5. Faktureringsfunktioner för SaaS
  6. Bästa praxis för hantering av SaaS-fakturering
  7. Stripe Billing och Stripe Invoicing för SaaS-fakturering

De globala intäkterna från SaaS-branschen (molnvara som mjukvarutjänst, software-as-a-service) beräknas uppgå till 339 miljarder USD år 2024. För SaaS-företag är abonnemangsfakturering avgörande för att kontinuerligt få in intäkter och samtidigt kunna erbjuda kunder flexibilitet och valmöjligheter.

I den här artikeln förklarar vi vad SaaS-fakturering är, hur den fungerar och de olika typerna av SaaS-fakturering. Vi kommer också att titta på hur olika SaaS-lösningar för faktureringshantering, som Stripe Billing och Stripe Invoicing, kan effektivisera faktureringen för SaaS-företag.

Vad innehåller den här artikeln?

  • Vad är SaaS-fakturering?
  • Hur fungerar SaaS-fakturering?
  • Typer av SaaS-fakturering
  • Funktioner för SaaS-fakturering
  • Bästa praxis för hantering av SaaS-fakturering
  • Stripe Billing och Stripe Invoicing för SaaS-fakturering

Vad är SaaS-fakturering?

SaaS-fakturering är den specialiserade process som används för att debitera kunder som abonnerar på applikationer i form av molnvara som mjukvarutjänst. Till skillnad från traditionella programvarumodeller som involverar engångsköp och licenser som gäller för evigt, fungerar SaaS på abonnemangsbasis. Fakturering är en återkommande process som ofta är strukturerad i månads- eller årscykler. Avgifter kan omfatta programvarans grundläggande abonnemangsavgift och ytterligare kostnader för extra funktioner, datalagring eller premiumtjänster.

Hur fungerar SaaS-fakturering?

SaaS-fakturering är ett sammanlänkat system med flera kontaktpunkter. Så funkar det:

  • Kunden initierar tjänsten
    SaaS-faktureringsprocessen börjar när en kund skapar ett onlinekonto hos ett företag och abonnerar på en tjänst.

  • Faktureringsstruktur
    När en kund skapar ett nytt konto utlöser faktureringssystemet olika åtgärder baserat på kundens interaktion med tjänsten. Om en kund till exempel uppgraderar till en dyrare nivå av tjänsten eller lägger till ytterligare användare till sitt konto, räknar systemet automatiskt om den kommande fakturan utifrån dessa ändringar. På samma sätt kommer nedgraderingar eller uppsägningar att leda till att faktureringskraven justeras i realtid. Vanligtvis övervakas dessa åtgärder av algoritmer för automatiserad fakturering, som utför dem med minimala manuella åtgärder.

  • Betalningshantering
    Systemet verifierar och autentiserar faktureringsuppgifter, tillämpar debiteringar och genererar kvitton. För kreditbaserade eller fakturerade kunder slutför betalningsgateways dessa processer. Vid misslyckade betalningar skickar klagomålshanteringen påminnelser till kunderna och försöker debitera dem på nytt.

  • Regelefterlevnad och säkerhet
    Efterlevnad av finansiella regler utgör en integrerad del av SaaS-faktureringen. Det finns till exempel protokoll för kryptering som skyddar kunddata, medan standarder som Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) garanterar datasäkerhet.

  • Kontofunktionalitet för självbetjäning
    Efter att ha initierat ett abonnemang får kunderna i allmänhet omedelbart en bekräftelse samt information om faktureringscykel. Under abonnemangsperioden kan de få tillgång till en självbetjäningsportal där de kan se sin användning, uppdatera betalningsinformation eller justera sina abonnemangsuppgifter.

  • Fakturering
    När en faktureringsperiod avslutas får kunderna fakturor med listade prisspecifikationer. Dessa fakturor innehåller ofta visuella inslag som grafer eller diagram för att hjälpa kunder att tolka sin användningsstatistik, en funktion som är särskilt användbar för företag som behöver allokera kostnader internt.

Nedan tittar vi på olika möjligheter för företag att strukturera och hantera SaaS-fakturering.

Typer av SaaS-fakturering

Faktureringsmodellerna för SaaS kan delas in i flera huvudkategorier, var och en med olika funktioner, fördelar och nackdelar.

  • Fast fakturering
    Detta är den enklaste formen av fakturering, där kunderna betalar en fast avgift för att få tillgång till tjänsten. Vanligtvis används fast fakturering för enkla tjänster som inte kräver komplexa funktioner eller flera olika användarnivåer.

    • Fördelar: Enkelhet och förutsägbarhet gör det lätt för kunderna att förstå vad de betalar för.
    • Nackdelar: Modellen med ett koncept som passar alla kanske inte tillgodoser behoven hos alla kunder, särskilt inte de som behöver specialiserade tjänster.
  • Fakturering per användare
    I den här modellen betalar kunderna baserat på antalet användare de har på plattformen. Detta är vanligast i B2B-tjänster (business-to-business), där varje teammedlem i en organisation kan behöva ett konto.

    • Fördelar: Skalbarhet är inbyggd i prismodellen och korrelerar direkt med ett företags tillväxt.
    • Nackdelar: Kostnaderna kan snabbt springa iväg när organisationen växer, vilket gör att vissa kunder letar efter mer kostnadseffektiva lösningar.
  • Nivåbaserad fakturering
    Här erbjuder SaaS-leverantören olika prisnivåer, var och en med sin egen uppsättning funktioner. Företag använder ofta den här modellen för att tillgodose kunder av olika storlek och med olika behov.

    • Fördelar: Flexibilitet för kunder att välja en nivå som passar deras specifika behov.
    • Nackdelar: Företag på lägre nivåer kan snabbt växa ur sina funktioner och en uppgradering kan bli kostsam.
  • Användningsbaserad fakturering
    Kunderna debiteras baserat på hur mycket av en viss tjänst de använder. Användningsbaserad fakturering är vanligt i branscher som molnbaserad databehandling, där kostnaderna baseras på lagring eller dataanvändning.

    • Fördelar: Kunderna betalar bara för det de använder, vilket gör den här modellen ekonomiskt effektiv.
    • Nackdelar: För vissa organisationer kan det bli svårt att budgetera när kostnaderna ändras från en faktureringscykel till en annan.
  • Freemium
    I den här modellen är grundläggande tjänster kostnadsfria och kunderna har möjlighet att betala för avancerade funktioner eller egenskaper. Poängen med den här modellen, som ofta förekommer i SaaS-produkter från företag till konsument (B2C), är att få användarna engagerade innan det blir aktuellt med merförsäljning.

    • Fördelar: Låg inträdesbarriär uppmuntrar till bred användning.
    • Nackdelar: Konverteringsgraden från gratisanvändare till betalanvändare kan vara låg, vilket påverkar intäkterna.
  • Hybridmodeller
    Den här modellen kombinerar olika delar av de andra faktureringsmodellerna. Ett SaaS-företag kan erbjuda ett fast pris för grundläggande tjänster och sedan ta extra betalt baserat på användning eller ytterligare funktioner.

    • Fördelar: En anpassningsbar modell som kan tillgodose ett brett spektrum av kundbehov.
    • Nackdelar: Komplexitet kan göra det svårt för kunderna att förstå vad de betalar för.

Varje faktureringsmodell medför kompromisser och passar vissa typer av tjänster och kundbehov. SaaS-företag bör välja den faktureringsmodell som bäst överensstämmer med deras tjänsteutbud och målgrupp.

Faktureringsfunktioner för SaaS

  • Kontohantering
    Den här funktionen tillhandahåller en central plats där företag och kunder kan kontrollera olika aspekter av sin interaktion. För kunderna innebär det att de har möjlighet att uppdatera personuppgifter, se sin användning eller justera servicenivåerna. För företag fungerar det som en lagringsplats för kunddata, betalningshistorik och information om servicenivåer, vilket möjliggör snabbt beslutsfattande och riktad kommunikation.

  • Automatiserad fakturering
    Detta automatiserar faktureringsprocessen genom att fakturor genereras baserat på användningsstatistik eller fasta tidsintervall. Det undanröjer de manuella stegen för att beräkna kostnader, utfärda fakturor och spåra betalningar. För kunderna är det smidigt att få en automatiserad fakturering med specificerade avgifter.

  • Betalningsgateways
    Dessa är de integrerade systemen som hanterar transaktioner. De accepterar en rad olika betalningsmetoder såsom kreditkort, banköverföringar och digitala plånböcker. Betalningsgateways gör det möjligt för företag att centralisera sin inkassering av betalningar och enkelt stämma av konton, samtidigt som kunderna får flexibiliteten att betala på önskat sätt.

  • Hantering av priser och planer
    Detta är den administrativa instrumentpanelen eller gränssnittet som gör det möjligt för företag att ställa in och hantera flera prisplaner eller nivåer. Det ger företag möjlighet att enkelt införa nya prissättningsstrategier. Kunderna kan välja en plan som passar deras behov bäst.

  • Skatteberäkning
    Den här funktionen beräknar och lägger automatiskt till relevanta skatter på kundfakturor, vilket gör att företag slipper krånglet med att fastställa tillämpliga skatter manuellt.

  • Valutaomräkning
    För SaaS-företag som är verksamma i flera länder omvandlar den här funktionen automatiskt priser till kundens lokala valuta. Detta hjälper kunderna att förstå kostnaderna, samtidigt som företag kan vara verksamma globalt – utan att ständigt behöva uppdatera valutakurser.

  • Klagomålshantering
    Påminnelsehantering sköter misslyckade eller sena betalningar genom att automatisera processen för att meddela kunder och försöka inkassera betalningarna på nytt. För företag ger detta en bättre intäktsåtervinning, samtidigt det ger kunderna möjligheter att lösa betalningsproblem.

  • Rapportering och analys
    Den här funktionen ger värdefulla insikter om kundbeteende, intäktstrender och kundbortfall. Företag kan använda dessa data för att rikta sina marknadsföringsinsatser och informera om justerade strategier.

  • Hantering av regelefterlevnad
    Den här funktionen säkerställer att all betalningshantering och datalagring sker i enlighet med lokala lagar och internationella standarder kring datasäkerhet och finansiella transaktioner. Detta är ett skydd både för verksamheten och kunden i händelse av revisioner eller juridisk granskning.

  • Kundmeddelanden
    Detta håller kunderna informerade om viktiga kontoaktiviteter som lyckade betalningar, misslyckade transaktioner eller kommande förnyelser. Transparens skapar förtroende och bidrar till att upprätthålla långsiktiga kundrelationer.

Var och en av dessa funktioner bidrar till ett starkt, flexibelt system för SaaS-fakturering som tillgodoser behoven hos företag och kunder.

Bästa praxis för hantering av SaaS-fakturering

  • Detaljerad rapportering
    Samla in och analysera datapunkter relaterade till användarengagemang, betalningshistorik och tjänstenivå för att identifiera kundbeteendemönster. Den här informationen kan hjälpa dig att fatta datadrivna beslut om prisjusteringar eller riktad kommunikation.

  • Centraliserad fakturering
    Använd ett enhetligt faktureringssystem för att hantera alla intäktsflöden – från abonnemang till engångsbetalningar. Den här konsolideringen förenklar den finansiella rapporteringen och ger bättre datakvalitet.

  • Uppdateringar i realtid
    Se till att alla ändringar av kontostatus, användning eller tjänstenivå omedelbart återspeglas i faktureringssystemet. Datasynkronisering i realtid mellan olika avdelningar kan förhindra fakturatvister samtidigt som kundnöjdheten ökar.

  • Kommunikation med kunder
    Prioritera tydlig och transparent kommunikation om eventuella ändringar eller åtgärder i fråga om fakturering. Att snabbt skicka ut meddelanden om kommande förnyelser, genomförda betalningar eller misslyckade transaktioner bidrar till starka kundrelationer och ökar chanserna att framgångsrikt återvinna betalningar.

  • Verifiering på flera nivåer
    Inför flera verifieringsnivåer för faktureringsrelaterade ändringar eller känsliga åtgärder som att stänga ett konto. Detta minimerar risken för obehöriga aktiviteter och säkerställer dataintegriteten.

  • Datasäkerhet
    Prioritera de högsta standarderna för kryptering och dataskydd när det gäller lagring av faktureringsinformation.

  • Anpassning av fakturor
    Ge kunderna möjlighet att anpassa fakturor med relevanta företagsuppgifter och profileringselement. Detta ger en bättre kundupplevelse och stärker samtidigt varumärkeskonsekvensen.

  • Flera betalningsalternativ
    Stöd en varierad kundbas genom att erbjuda ett brett utbud av betalningsmetoder.

  • Flexibel faktureringscykel
    Låt kunderna välja sina faktureringscykler, oavsett om det är månadsvis, kvartalsvis eller årsvis. Att tillgodose deras preferenser kan leda till att de stannar kvar längre.

  • Utbildning och support
    Utrusta din personal med de färdigheter och kunskaper som krävs för att hantera faktureringsplattformen på ett effektivt sätt. En hög intern kompetens kommer att leda till att verksamheten fungerar smidigare och färre fel uppstår.

  • Uppsökande verksamhet för kundfeedback
    Inhämta kundfeedback om faktureringsupplevelsen. Använd denna direkta input för att göra nödvändiga justeringar av dina rutiner.

  • Katastrofplan
    Ha en beredskapsplan på plats för scenarier som dataförlust eller systemavbrott. En detaljerad strategi för säkerhetskopiering och återställning minimerar effekten av oförutsedda komplikationer.

  • Effektivitetsrevisioner
    Genomför regelbundna effektivitetsrevisioner av ditt faktureringssystem för att identifiera om det förekommer ineffektivitet eller områden som kan förbättras. Följ upp detta med handlingsplaner för kontinuerlig optimering.

Genom att följa denna bästa praxis kan du effektivisera din hantering av SaaS-faktureringen – från att förbättra den finansiella rapporteringen till att öka kundnöjdheten och kundlojaliteten.

Stripe Billing och Stripe Invoicing för SaaS-fakturering

Stripe Billing och Stripe Invoicing hanterar komplexiteten i SaaS-fakturering för företag. Så här fungerar de:

  • Pålitlig inkassering av intäkter
    SaaS-företag behöver konsekventa och pålitliga intäktsflöden. Stripes lösningar automatiserar återkommande relationer, hanterar kundhändelser och prioriterar nya försök att genomföra misslyckade betalningar, vilket minskar störningar i intäktsflödet. Dessutom gör Stripe Invoicing att företag omgående kan skicka anpassade offerter, så att kundreskontra automatiseras för jämnare intäkter.

  • Minimering av misslyckade betalningar och kundbortfall
    Kundbortfall och misslyckade betalningar är ett stort problem för SaaS-företag och kan leda till betydande intäktsförluster. Stripe försöker automatiskt genomföra misslyckade debiteringar på nytt och arbetar direkt med kortbetalningsnätverk för att uppdatera kortinformation, vilket minskar antalet misslyckade betalningar på grund av utgångna eller ersatta kort.

  • Flexibla prismodeller
    SaaS-företag behöver ofta ändra sina prisstrategier för att behålla sin flexibilitet. Stripe stöder ett stort antal olika faktureringsmodeller, från enkla fasta priser till komplexa nivå- eller användningsbaserade strukturer. Detta gör det möjligt för SaaS-företag att skräddarsy sin prismodell efter marknadens krav eller affärsstrategier utan att göra om hela sitt faktureringssystem.

  • Global räckvidd och valutahantering
    Omräkning och hantering av valutor kan vara en utmaning för SaaS-företag som riktar sig till en global målgrupp. Stripes lösningar stöder över 135 valutor, vilket gör att kunder och företag kan använda valfri valuta. Detta globala stöd ger en större marknadsräckvidd utan några valutarelaterade komplikationer.

  • Förenklad ekonomisk rapportering
    Det kan även inbegripa att hålla koll på ekonomin, särskilt för modeller med återkommande intäkter. Stripe tillhandahåller detaljerade finansiella rapporter som SaaS-företag kan använda för att bevaka sina intäkter, spåra obetalda fakturor och förstå sin ekonomiska tillväxtutveckling utan ytterligare redovisningsverktyg.

  • Kundupplevelse och förtroende
    Stripe erbjuder en säker och användarvänlig betalningsupplevelse som ökar kundernas förtroende och minskar kundbortfallet.

Läs mer om Stripe Billing och hur företag kan använda det för att möjliggöra enhetliga, automatiserade system för SaaS-fakturering.

Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.

Är du redo att sätta i gång?

Skapa ett konto och börja ta emot betalningar – inga avtal eller bankuppgifter behövs – eller kontakta oss för att ta fram ett specialanpassat paket för ditt företag.
Billing

Billing

Debitera och behåll mer intäkter, automatisera arbetsflödena för intäktshantering och ta emot betalningar globalt.

Dokumentation om Billing

Skapa och hantera abonnemang, håll koll på användning och utfärda fakturor.