Der weltweite Umsatz der Software-as-a-Service(SaaS)-Branche wird bis 2024 voraussichtlich 339 Mrd. USD erreichen. Für SaaS-Unternehmen ist die Abonnementabrechnung der entscheidende Faktor, um konstant Einnahmen zu erzielen und den Kunden/Kundinnen Flexibilität und Optionen zu bieten.

In diesem Artikel wird erklärt, was SaaS-Abrechnungen sind, wie sie funktionieren und welche verschiedenen Arten von SaaS-Abrechnungen es gibt. Wir gehen auch darauf ein, wie Lösungen zur SaaS-Abrechnungsverwaltung wie Stripe Billing und Invoicing die Abrechnung für SaaS-Unternehmen optimieren können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was versteht man unter SaaS-Abrechnung?
  
• Wie funktioniert die SaaS-Abrechnung?
  
• Arten von SaaS-Abrechnungen
  
• Funktionen der SaaS-Abrechnung
  
• Best Practices für die Verwaltung von SaaS-Abrechnungen
  
• Stripe Billing und Invoicing für SaaS-Abrechnungen
  

Was versteht man unter SaaS-Abrechnung?

Die SaaS-Abrechnung ist ein spezielles Verfahren zur Abrechnung von Kunden/Kundinnen, die Software-as-a-Service-Anwendungen abonnieren. Im Gegensatz zu herkömmlichen Softwaremodellen, die einmalige Käufe und unbefristete Lizenzen vorsehen, funktioniert SaaS auf Abonnementbasis. Abonnementabrechnungen sind ein wiederkehrender Vorgang, der oft in monatlichen oder jährlichen Zyklen erfolgt. Neben der Grundgebühr für das Softwareabonnement können weitere Kosten für zusätzliche Funktionen, Datenspeicher oder Premium-Dienste anfallen.

Wie funktioniert die SaaS-Abrechnung?

Die SaaS-Abrechnung ist ein vernetztes System mit mehreren Kontaktpunkten. Und so funktioniert's:

• Eine Kundin oder ein Kunde veranlasst die Inanspruchnahme eines Dienstes
  Der SaaS-Abrechnungsvorgang beginnt, wenn eine Kundin oder ein Kunde ein Online-Konto bei einem Unternehmen einrichtet und einen Dienst abonniert.

• Abrechnungsstruktur
  Wenn eine Kundin oder ein Kunde ein neues Konto anlegt, löst das Abrechnungssystem verschiedene Aktionen aus, die auf der Interaktion der Kundin oder des Kunden mit dem Dienst basieren. Wenn eine Kundin oder ein Kunde beispielsweise ein Upgrade auf eine teurere Servicestufe vornimmt oder zusätzliche Nutzer/innen zu ihrem bzw. seinem Konto hinzufügt, passt das System die kommende Rechnung automatisch an diese Änderungen an. Ebenso werden bei Herabstufungen oder Stornierungen die Rechnungsanforderungen in Echtzeit angepasst. In der Regel werden diese Vorgänge von automatisierten Abrechnungsalgorithmen überwacht und mit einem Minimum an manuellen Eingriffen ausgeführt.

• Zahlungsabwicklung
  Das System verifiziert und authentifiziert die Abrechnungsdetails, legt Gebühren fest und erstellt Belege. Für Kunden/Kundinnen, die auf Kreditbasis oder auf Rechnung bezahlen, werden diese Abläufe von Zahlungsgateways übernommen. Bei fehlgeschlagenen Zahlungen erhalten die Kunden/Kundinnen über das Mahnungsmanagement (Dunning) Zahlungserinnerungen und es werden erneute Abbuchungsversuche durchgeführt.

• Compliance und Sicherheit
  Die Compliance mit Finanzvorschriften ist ein wesentlicher Bestandteil der SaaS-Abrechnung. Zum Beispiel schützen Verschlüsselungsprotokolle die Kundendaten und Standards wie der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) garantieren Datensicherheit.

• Self-Service-Kontofunktionalität
  Nach Abschluss eines Abonnements erhalten die Kundinnen und Kunden in der Regel sofort eine Bestätigung mit Angaben zu ihrem Abrechnungszyklus. Während der Laufzeit des Abonnements können sie über ein Self-Service-Portal ihre Nutzung überprüfen, Zahlungsinformationen aktualisieren oder ihre Abonnementdetails anpassen.

• Rechnungsstellung und Abrechnung
  Nach Abschluss eines Abrechnungszeitraums erhalten Kunden/Kundinnen Rechnungen mit einer Auflistung der einzelnen Leistungen. Diese Rechnungen beinhalten oft visuelle Elemente wie Grafiken oder Diagramme, die den Kunden/Kundinnen helfen, ihre Nutzungsdaten zu interpretieren – eine Funktion, die besonders für Unternehmen nützlich ist, die ihre Kosten intern zuordnen müssen.

Im Folgenden werden wir uns verschiedene Möglichkeiten ansehen, wie Unternehmen die SaaS-Abrechnung strukturieren und verwalten können.

Arten von SaaS-Abrechnungen

SaaS-Abrechnungsmodelle lassen sich in mehrere Hauptkategorien einteilen, die jeweils unterschiedliche Funktionen, Vor- und Nachteile aufweisen.

• Pauschalabrechnung
  Dies ist die einfachste Form der Abrechnung, bei der die Kundinnen und Kunden eine feste Gebühr für den Zugang zu dem Dienst zahlen. In der Regel wird die Pauschalabrechnung bei einfachen Diensten verwendet, die keine komplexen Funktionen oder nicht mehrere Nutzerebenen erfordern.

  • Vorteile: Aufgrund der Klarheit und Vorhersehbarkeit ist es für die Kunden/Kundinnen leicht nachvollziehbar, wofür sie bezahlen.
    
  • Nachteile: Das Einheitsmodell erfüllt möglicherweise nicht die Bedürfnisse aller Kundinnen und Kunden, insbesondere derer, die spezielle Dienstleistungen benötigen.
    

• Abrechnung nach Nutzeranzahl
  Bei diesem Modell zahlen die Kundinnen und Kunden auf der Grundlage der Anzahl der Nutzer/innen, die die Plattform nutzen. Dies ist vor allem bei Business-to-Business(B2B)-Diensten der Fall, bei denen jedes Teammitglied in einem Unternehmen ein Konto benötigt.

  • Vorteile: Die Skalierbarkeit ist in das Preismodell integriert und korreliert direkt mit dem Wachstum eines Unternehmens.
    
  • Nachteile: Die Kosten können schnell steigen, wenn das Unternehmen wächst, sodass einige Kunden/Kundinnen nach kostengünstigeren Lösungen suchen.
    

• Gestaffelte Abrechnung
  Hier bietet der SaaS-Anbieter verschiedene Preisstufen an, die jeweils einen eigenen Leistungsumfang umfassen. Unternehmen nutzen dieses Modell häufig, wenn sie Kunden/Kundinnen unterschiedlicher Größe und mit unterschiedlichen Anforderungen haben.

  • Vorteile: Flexibilität für Kunden/Kundinnen bei der Auswahl einer Stufe, die ihren speziellen Bedürfnissen entspricht.
    
  • Nachteile:Die Kunden/Kundinnen in den unteren Stufen können schnell über ihren Leistungsumfang hinausgehen und ein Upgrade kann kostspielig sein.
    

• Nutzungsbasierte Abrechnung
  Die Abrechnung erfolgt nach dem Umfang der Nutzung eines bestimmten Dienstes. Die nutzungsbasierte Abrechnung ist in Branchen wie dem Cloud Computing üblich, in denen die Kosten auf dem Speicherplatz oder der Datennutzung basieren.

  • Vorteile: Die Kunden/Kundinnen zahlen nur für das, was sie nutzen. Dadurch wird dieses Modell finanziell effizient.
    
  • Nachteile: Für einige Unternehmen können die Kosten, die sich von einem Abrechnungszyklus zum anderen ändern, die Budgetierung verkomplizieren.
    

• Freemium
  Bei diesem Modell sind die Basisdienste kostenlos und die Kunden/Kundinnen haben die Möglichkeit, für erweiterte Funktionen oder Möglichkeiten zu bezahlen. Dieses Modell ist häufig bei Business-to-Consumer-Produkten(B2C)-SaaS-Produkten anzutreffen und zielt darauf ab, die Nutzer/innen zu binden, bevor sie ein Upselling vornehmen.

  • Vorteile: Die niedrige Einstiegshürde fördert eine breite Akzeptanz.
    
  • Nachteile: Die Konversionsraten von kostenlosen zu zahlenden Nutzerinnen und Nutzern sind oft niedrig, was sich auf die Einnahmen auswirkt.
    

• Hybrides Abrechnungsmodell
  Dieses Modell kombiniert verschiedene Elemente der anderen Abrechnungsmodelle. Ein SaaS-Unternehmen kann einen Pauschalpreis für den Basisdienst anbieten und dann zusätzliche Gebühren auf der Grundlage der Nutzung oder zusätzlicher Funktionen erheben.

  • Vorteile: Individuell anpassbar und für zahlreiche Kundenwünsche geeignet.
    
  • Nachteile: Aufgrund der Komplexität kann es für die Kunden/Kundinnen schwierig sein zu erkennen, wofür sie bezahlen.
    

Jedes Abrechnungsmodell ist mit Kompromissen verbunden und eignet sich für bestimmte Arten von Dienstleistungen und Kundenbedürfnisse. SaaS-Unternehmen sind gut beraten, das Abrechnungsmodell zu wählen, das am besten zu ihrem Dienstangebot und ihrer Zielgruppe passt.

Funktionen der SaaS-Abrechnung

• Kontoverwaltung
  Diese Funktion bietet eine zentrale Stelle, über die Unternehmen und Kunden/Kundinnen verschiedene Aspekte ihrer Interaktion steuern können. Kunden/Kundinnen haben so die Möglichkeit, ihre persönlichen Daten zu aktualisieren, die Nutzung zu überprüfen oder die Servicelevel anzupassen. Den Unternehmen dient es als Repository für Kundendaten, Zahlungsverlauf und Details zur Servicestufe – für eine schnelle Entscheidungsfindung und gezielte Kommunikation.

• Automatisierte Rechnungsstellung
  Der Abrechnungsvorgang wird automatisiert, indem Rechnungen auf der Grundlage von Nutzungsmetriken oder festen Zeitintervallen erstellt werden. Damit entfallen die manuellen Schritte, die mit der Berechnung von Kosten, der Ausstellung von Rechnungen und der Verfolgung von Zahlungen verbunden sind. Die Kundinnen und Kunden profitieren vom Komfort einer automatischen Abrechnung mit Einzelverbindungsnachweis.

• Zahlungsgateways
  Dabei handelt es sich um die integrierten Systeme, die Transaktionen abwickeln. Sie akzeptieren eine Vielzahl von Zahlungsmethoden wie Kreditkarten, Banküberweisungen und Digital Wallets. Zahlungsgateways ermöglichen es Unternehmen, den Zahlungseinzug zu zentralisieren und Konten leicht abzustimmen. Darüber hinaus geben sie den Kunden/Kundinnen die Flexibilität, so zu zahlen, wie sie möchten.

• Tarif- und Planverwaltung
  Dies ist das administrative Dashboard oder die Schnittstelle, über die Unternehmen mehrere Preispläne oder Ebenen einrichten und verwalten können. Es gibt Unternehmen die Möglichkeit, problemlos neue Preisstrategien einzuführen. Kunden/Kundinnen können einen Plan auswählen, der ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

• Steuerberechnung
  Diese Funktion berechnet automatisch die anfallenden Steuern und fügt diese zu den Kundenrechnungen hinzu. Hierdurch ersparen sich Unternehmen die manuelle Ermittlung der anwendbaren Steuern.

• Währungsumrechnung
  Für SaaS-Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, rechnet diese Funktion die Preise automatisch in die Landeswährung der Kundin oder des Kunden um. So können Kunden/Kundinnen die Kosten besser nachvollziehen und Unternehmen können weltweit operieren, ohne ständig die Wechselkurse aktualisieren zu müssen.

• Mahnungsmanagement (Dunning)
  Das Mahnungsmanagement (Dunning) bearbeitet fehlgeschlagene oder verspätete Zahlungen, indem es den Benachrichtigungsvorgang für die Kunden/Kundinnen und den erneuten Versuch des Zahlungseinzugs automatisiert. Unternehmen können so ihre Umsatzsicherung verbessern und Kunden/Kundinnen haben die Möglichkeit, Zahlungsprobleme zu klären.

• Berichte und Analysen
  Diese Funktion bietet wertvolle Einblicke in das Kundenverhalten, Umsatztrends und Abwanderungsquoten. Unternehmen können diese Daten für gezielte Marketingmaßnahmen und Strategieanpassungen nutzen.

• Compliance-Management
  Diese Funktion stellt sicher, dass die gesamte Zahlungsabwicklung und Datenspeicherung den lokalen Gesetzen und internationalen Standards für Datensicherheit und Finanztransaktionen entspricht. Dies schützt sowohl das Unternehmen als auch die Kundin oder den Kunden im Falle von Prüfungen oder juristischen Nachforschungen.

• Kundenbenachrichtigungen
  Damit werden Kunden/Kundinnen über wichtige Kontoaktivitäten wie erfolgreiche Zahlungen, fehlgeschlagene Transaktionen oder anstehende Verlängerungen informiert. Transparenz schafft Vertrauen und unterstützt die Pflege langfristiger Kundenbeziehungen.

Jede dieser Funktionen trägt zu einem zuverlässigen, flexiblen SaaS-Abrechnungssystem bei, das den Anforderungen von Unternehmen und Kunden/Kundinnen gerecht wird.

Best Practices für die Verwaltung von SaaS-Abrechnungen

• Detaillierte Berichterstattung
  Erheben und analysieren Sie Datenpunkte in Bezug auf das Engagement der Nutzer/innen, den Zahlungsverlauf und die Servicestufe, um Muster im Kundenverhalten zu erkennen. Diese Informationen können Ihnen helfen, datengestützte Entscheidungen für Preisanpassungen oder gezielte Kommunikation zu treffen.

• Zentralisierte Abrechnung
  Verwenden Sie ein einheitliches Abrechnungssystem, um alle Einnahmequellen zu verwalten – von Abonnements bis hin zu Einmalzahlungen. Diese Konsolidierung vereinfacht die Finanzberichterstattung und verbessert die Datengenauigkeit.

• Aktualisierungen in Echtzeit
  Stellen Sie sicher, dass jede Änderung des Kontostatus, der Nutzung oder des Servicelevels sofort im Abrechnungssystem berücksichtigt wird. Die Echtzeit-Datensynchronisation zwischen verschiedenen Abteilungen kann Rechnungsstreitigkeiten verhindern und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit erhöhen.

• Kommunikation mit Kundinnen und Kunden
  Legen Sie Wert auf eine klare, transparente Kommunikation über alle Rechnungsänderungen oder Aktionen. Das Versenden von Benachrichtigungen über anstehende Verlängerungen, erfolgreiche Zahlungen oder fehlgeschlagene Transaktionen pflegt starke Kundenbeziehungen und erhöht die Chancen auf eine erfolgreiche Einziehung von Zahlungen.

• Mehrstufige Verifizierung
  Führen Sie mehrere Verifizierungsstufen für abrechnungsrelevante Änderungen oder sensible Aktionen wie die Schließung eines Kontos ein. So wird das Risiko unautorisierter Aktivitäten minimiert und die Datenintegrität sichergestellt.

• Datensicherheit
  Priorisieren Sie die höchsten Standards für Verschlüsselung und Datenschutz bei der Speicherung von Rechnungsdaten.

• Anpassung von Rechnungen
  Bieten Sie Ihren Kunden/Kundinnen die Möglichkeit, Rechnungen mit relevanten Geschäftsdetails und Branding-Elementen zu versehen. Dadurch wird die Kundenerfahrung verbessert und die Markenkonsistenz gestärkt.

• Verschiedene Zahlungsoptionen
  Bieten Sie eine große Auswahl an Zahlungsmethoden für einen breit gefächerten Kundenstamm an.

• Flexibilität im Abrechnungszyklus
  Geben Sie Ihren Kunden/Kundinnen die Möglichkeit, ihre Abrechnungszyklen zu wählen, sei es monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Die Berücksichtigung ihrer Vorlieben kann zu einer längeren Kundenbindung führen.

• Schulung und Support
  Statten Sie Ihre Mitarbeiter/innen mit den Fähigkeiten und Kenntnissen aus, um die Abrechnungsplattform effektiv zu verwalten. Eine starke interne Kompetenz führt zu einem reibungsloseren Ablauf und weniger Fehlern.

• Einbeziehung von Kundenfeedback
  Holen Sie das Feedback Ihrer Kunden/Kundinnen zur Abrechnung ein. Nutzen Sie diesen direkten Input, um notwendige Anpassungen an Ihren Abläufen vorzunehmen.

• Notfallwiederherstellungsplan
  Erstellen Sie einen Notfallplan für Szenarien wie Datenverlust oder Systemausfälle. Eine detaillierte Back-up- und Wiederherstellungsstrategie minimiert die Auswirkungen von unvorhergesehenen Komplikationen.

• Leistungsprüfungen
  Führen Sie regelmäßige Leistungsprüfungen Ihres Abrechnungssystems durch, um Ineffizienzen oder verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Erstellen Sie daraufhin Aktionspläne für eine kontinuierliche Optimierung.

Die Einhaltung dieser Best Practices kann die Effektivität Ihrer Verwaltung von SaaS-Abrechnungen verbessern – von der Verbesserung der Finanzberichterstattung bis zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und -bindung.

Stripe Billing und Invoicing für SaaS-Abrechnungen

Stripe Billing und Stripe Invoicing erledigen die komplexen Aufgaben der SaaS-Abrechnung für Unternehmen. Nachfolgend wird die Funktionsweise erläutert:

• Verlässlicher Umsatz
  SaaS-Unternehmen benötigen konsistente und zuverlässige Umsatzquellen. Die Lösungen von Stripe automatisieren wiederkehrende Beziehungen, verwalten Kundenereignisse und priorisieren die Wiederholung fehlgeschlagener Zahlungen, um auf diese Weise Unterbrechungen des Umsatzflusses zu verringern. Darüber hinaus können Unternehmen mit Stripe Invoicing nutzerdefinierte Angebote zeitnah versenden und so Forderungen automatisieren, was wiederum zu konstanteren Einnahmen führt.

• Minimierung von Zahlungsausfällen und Abwanderung
  Abwanderung und Zahlungsausfälle sind ein großes Problem für SaaS-Unternehmen und können zu erheblichen Umsatzeinbußen führen. Stripe versucht automatisch, fehlgeschlagene Abbuchungen zu wiederholen und arbeitet direkt mit Kartennetzwerken zur Aktualisierung der Kartendaten zusammen. Dies trägt dazu bei, Zahlungsausfälle durch abgelaufene oder ersetzte Karten zu reduzieren.

• Flexible Preismodelle
  Um flexibel zu bleiben, müssen SaaS-Unternehmen oft ihre Preisstrategien ändern. Stripe unterstützt eine Vielzahl von Abrechnungsmodellen, von einfachen Pauschalpreisen bis hin zu komplexen gestaffelten oder nutzungsbasierten Strukturen. So können SaaS-Unternehmen ihr Preismodell entsprechend der Marktnachfrage oder der Geschäftsstrategie anpassen, ohne ihr gesamtes Abrechnungssystem zu überarbeiten.

• Globale Reichweite und Währungsabwicklung
  Die Währungsumrechnung und -abwicklung kann für SaaS-Unternehmen, die ein weltweites Publikum ansprechen, eine Herausforderung darstellen. Die Lösungen von Stripe unterstützen über 135 Währungen, sodass Kunden/Kundinnen und Unternehmen die Währung ihrer Wahl verwenden können. Diese globale Unterstützung erweitert die Marktreichweite ohne währungsbedingte Komplikationen.

• Vereinfachte Finanzberichterstattung
  Insbesondere bei Modellen mit wiederkehrenden Einnahmen kann es schwierig sein, den Überblick über die Finanzen zu behalten. Stripe bietet detaillierte Finanzberichte, mit denen SaaS-Unternehmen ihre Umsatzentwicklung überwachen, unbezahlte Rechnungen nachverfolgen und ihren finanziellen Wachstumskurs ohne zusätzliche Buchhaltungstools nachvollziehen können.

• Kundenerfahrung und -vertrauen
  Stripe bietet eine sichere und nutzerfreundliche Zahlungserfahrung, die das Vertrauen der Kunden/Kundinnen stärkt und die Abwanderung verringert.

Erfahren Sie mehr über Stripe Billing und wie Unternehmen damit einheitliche, automatisierte SaaS-Abrechnungssysteme einrichten können.