A receita global do setor de software como serviço (SaaS) está projetada para atingir US$ 339 bilhões em 2024. Para empresas SaaS, a cobrança de assinaturas é essencial para coletar receitas de forma consistente e, ao mesmo tempo, oferecer flexibilidade e opções aos clientes.

Neste artigo, explicamos o que é a cobrança de SaaS, como ela funciona e os diferentes tipos de cobrança de SaaS. Também mostramos como soluções de gerenciamento de faturamento SaaS, como o Stripe Billing e o Stripe Invoicing, podem simplificar o faturamento para empresas SaaS.

Neste artigo:

• O que é cobrança de SaaS?
  
• Como funciona a cobrança de SaaS?
  
• Tipos de cobrança de SaaS
  
• Recursos de cobrança de SaaS
  
• Práticas recomendadas de gerenciamento de cobrança de SaaS
  
• Stripe Billing e Invoicing para cobrança de SaaS
  

O que é cobrança de SaaS?

Cobrança de SaaS é o processo especializado usado para cobrar clientes que assinam aplicativos de software como serviço. Ao contrário dos modelos de software tradicionais, que envolvem compras avulsas e licenciamento perpétuo, SaaS opera com base em assinaturas. A cobrança é um processo recorrente, normalmente estruturado em ciclos mensais ou anuais. As cobranças podem incluir a tarifa básica de assinatura do software e custos adicionais para recursos extras, armazenamento de dados ou serviços premium.

Como funciona a cobrança de SaaS?

A cobrança de SaaS é um sistema interligado com vários pontos de contato. Funciona assim:

• O cliente inicia o serviço
  O processo de cobrança de SaaS começa quando um cliente cria uma conta online em uma empresa e assina um serviço.

• Estrutura de cobrança
  Quando um cliente cria uma conta, o sistema de cobrança aciona diversas ações com base na interação dele com o serviço. Por exemplo, se um cliente atualizar para um nível de serviço mais caro ou adicionar usuários a mais à conta, o sistema recalculará automaticamente a próxima fatura para refletir essas alterações. Da mesma forma, downgrades ou cancelamentos ajustarão os requisitos de cobrança em tempo real. Normalmente, algoritmos de cobrança automatizada supervisionam essas operações, executando-as com o mínimo de intervenção manual.

• Processamento de pagamentos
  O sistema verifica e autentica os dados de faturamento, aplica cobranças e gera recibos. Para clientes que usam cartão de crédito ou faturas, os gateways de pagamento concluem esses processos. Em caso de falha nos pagamentos, o gerenciamento de cobranças envia lembretes aos clientes e repete as cobranças.

• Conformidade e segurança
  A conformidade com regulamentos financeiros é parte integrante da cobrança de SaaS. Por exemplo, os protocolos de criptografia protegem os dados do cliente, enquanto padrões como o Padrão de Segurança de Dados do Setor de Cartões de Pagamento (PCI DSS) garantem a segurança dos dados.

• Funcionalidade de conta de autoatendimento
  Quando iniciam uma assinatura, os clientes geralmente recebem uma confirmação imediata, juntamente com detalhes sobre seu ciclo de cobrança. Durante o período de assinatura, eles podem acessar um portal de autoatendimento para revisar o uso, atualizar dados de pagamento ou ajustar detalhes da assinatura.

• Faturamento e cobrança
  Quando um período de cobrança é encerrado, os clientes recebem faturas com listas de cobranças discriminadas. Muitas vezes, essas faturas incorporam elementos visuais, como gráficos ou tabelas, para ajudar os clientes a interpretar as métricas de uso, um recurso especialmente útil para empresas que precisam alocar custos internamente.

Abaixo, veremos diferentes maneiras pelas quais as empresas podem estruturar e gerenciar a cobrança de SaaS.

Tipos de cobrança de SaaS

Os modelos de cobrança de SaaS pertencem a várias categorias principais, cada uma com funcionalidades, vantagens e desvantagens distintas.

• Faturamento com preços fixos
  Essa é a forma mais simples de cobrança, em que os clientes pagam uma tarifa fixa pelo acesso ao serviço. Normalmente, o faturamento com preços fixos está associado a serviços simples que não exigem conjuntos de recursos complexos ou vários níveis de usuário.

  • Vantagens: Simplicidade e previsibilidade fazem com que os clientes entendam facilmente pelo que estão pagando.
    
  • Desvantagens: O modelo de solução única pode não atender adequadamente às necessidades de todos os clientes, especialmente aqueles que exigem serviços especializados.
    

• Faturamento por usuário
  Nesse modelo, os clientes pagam com base no número de usuários que têm na plataforma. Isso é mais comum em serviços business-to-business (B2B), em que cada membro da equipe de uma organização pode precisar de uma conta.

  • Vantagens: A escalabilidade está embutida no modelo de preços e está diretamente correlacionada com o crescimento da empresa.
    
  • Desvantagens: Os custos podem aumentar rapidamente à medida que a organização cresce, fazendo com que alguns clientes procurem soluções mais econômicas.
    

• Faturamento escalonado
  Aqui, o provedor de SaaS oferece diferentes níveis de preços, cada um com seu próprio conjunto de recursos. As empresas costumam usar esse modelo para atender clientes de diferentes portes e necessidades.

  • Vantagens: Flexibilidade para os clientes escolherem um nível adequado às suas necessidades específicas.
    
  • Desvantagens: Aqueles em níveis mais baixos podem encontrar-se rapidamente superando seu conjunto de recursos, e a atualização pode ser cara.
    

• Faturamento por uso
  Os clientes são cobrados com base na quantidade de um determinado serviço que usam. O faturamento por uso é comum em setores como a computação em nuvem, onde os custos são baseados no armazenamento ou no uso de dados.

  • Vantagens: Os clientes pagam apenas pelo que usam, tornando esse modelo financeiramente eficiente.
    
  • Desvantagens: Para algumas organizações, os custos que mudam de um ciclo de cobrança para outro podem dificultar o orçamento.
    

• Freemium
  Nesse modelo, os serviços básicos são gratuitos e os clientes têm a opção de pagar por recursos ou funções avançadas. Frequentemente visto em produtos de SaaS business-to-consumer (B2C), o objetivo desse modelo é dedicar os usuários antes de fazer upselling.

  • Vantagens: A baixa barreira de entrada incentiva a ampla adoção.
    
  • Desvantagens: As taxas de conversão de usuários gratuitos para pagos podem ser baixas, afetando a receita.
    

• Híbrido
  Esse modelo combina diferentes elementos dos outros modelos de cobrança. Uma empresa SaaS pode oferecer uma tarifa fixa para o serviço básico e, em seguida, cobrar com base no uso ou recursos adicionais.

  • Vantagens: Personalizável e pode atender a uma ampla gama de necessidades do cliente.
    
  • Desvantagens: A complexidade pode dificultar que os clientes entendam pelo que estão pagando.
    

Cada modelo de cobrança vem com compensações e é adequado a tipos específicos de serviços e necessidades do cliente. As empresas SaaS devem escolher o modelo de cobrança mais alinhado com suas ofertas de serviços e público-alvo.

Recursos de cobrança de SaaS

• Gerenciamento de contas
  Esse recurso fornece um local centralizado onde empresas e clientes podem controlar diferentes aspectos de sua interação. Para os clientes, significa a capacidade de atualizar dados pessoais, revisar o uso ou ajustar os níveis de serviço. Para as empresas, serve como um repositório de dados do cliente, histórico de pagamentos e detalhes do nível de serviço, permitindo a tomada rápida de decisões e comunicação direcionada.

• Faturamento automático
  Isso automatiza o processo de cobrança gerando faturas com base em métricas de uso ou intervalos de tempo fixos. Remove as etapas manuais envolvidas no cálculo de custos, emissão de faturas e acompanhamento de pagamentos. Para os clientes, oferece a conveniência de faturamento automatizado com cobranças detalhadas.

• Gateways de pagamentos
  Esses são os sistemas integrados que gerenciam transações. Aceitam várias formas de pagamento, como cartões de crédito, transferências bancárias e carteiras digitais. Os gateways de pagamentos permitem que as empresas centralizem a cobrança de pagamentos e reconciliem contas com facilidade, proporcionando aos clientes a flexibilidade de pagar da maneira que desejarem.

• Gestão de tarifas e planos
  Este é o painel administrativo ou a interface que permite às empresas configurar e gerenciar vários planos ou níveis de preços. Ele dá às empresas a capacidade de introduzir facilmente novas estratégias de preços. Os clientes podem escolher o plano mais adequado às suas necessidades.

• Cálculo fiscal
  Esse recurso calcula e adiciona automaticamente os impostos relevantes às faturas dos clientes, poupando as empresas da dor de cabeça de determinar os impostos aplicáveis manualmente.

• Conversão de moedas
  Para empresas SaaS que operam em vários países, esse recurso converte automaticamente os preços para a moeda local do cliente. Isso ajuda os clientes a entender os custos e permite que as empresas operem globalmente sem atualizar constantemente as taxas de câmbio.

• Gerenciamento de cobranças
  O gerenciamento de cobranças gerencia pagamentos recusados ou com atraso automatizando o processo de notificação aos clientes e fazendo novas tentativas de cobrança de pagamentos. Para as empresas, isso melhora a recuperação de receitas. Enquanto isso, para os clientes, oferece oportunidades para resolver problemas de pagamento.

• Relatórios e análises
  Esse recurso oferece informações valiosas sobre o comportamento do cliente, tendências de receita e taxas de churn. As empresas podem usar esses dados para direcionar esforços de marketing e guiar os ajustes na estratégia.

• Gestão de conformidade
  Esse recurso garante que todo o processamento de pagamentos e armazenamento de dados cumpra as leis locais e os padrões internacionais de segurança de dados e transações financeiras. Isso protege a empresa e o cliente em caso de auditorias ou escrutínio jurídico.

• Notificações ao cliente
  Isso mantém os clientes informados sobre atividades importantes da conta, como pagamentos bem-sucedidos, transações com falha ou renovações futuras. A transparência gera confiança e ajuda a manter relacionamentos de longo prazo com os clientes.

Cada um desses recursos contribui para um sistema de cobrança de SaaS sólido e flexível que atende às necessidades de empresas e clientes.

Práticas recomendadas de gerenciamento de cobrança de SaaS

• Relatórios detalhados
  Colete e analise pontos de dados relacionados ao envolvimento do usuário, histórico de pagamentos e nível de serviço para identificar padrões de comportamento do cliente. Essas informações podem ajudar a tomar decisões baseadas em dados para ajustes de preços ou comunicações direcionadas.

• Cobrança centralizada
  Use um sistema de cobrança unificado para gerenciar todos os fluxos de receita, de assinaturas a pagamentos avulsos. Essa consolidação simplifica os relatórios financeiros e melhora a precisão dos dados.

• Atualizações em tempo real
  Verifique se todas as alterações de status, uso ou nível de serviço da conta são refletidas imediatamente no sistema de cobrança. A sincronização de dados em tempo real entre diferentes departamentos pode evitar contestações de faturas e, ao mesmo tempo, aumentar a satisfação do cliente.

• Comunicação com o cliente
  Priorize uma comunicação clara e transparente sobre qualquer alteração ou ação na cobrança. O envio de notificações rápidas sobre renovações futuras, pagamentos bem-sucedidos ou transações recusadas cultiva relacionamentos sólidos com os clientes e aumenta as chances de recuperação de pagamentos com sucesso.

• Verificação em vários níveis
  Introduzir vários níveis de verificação para alterações relacionadas à cobrança ou ações confidenciais, como fechar uma conta. Isso minimiza o risco de atividades não autorizadas e garante a integridade dos dados.

• Segurança de dados
  Priorize os mais altos padrões de criptografia e proteção de dados para armazenar informações de faturamento.

• Personalização de faturas
  Ofereça aos clientes a capacidade de personalizar faturas com detalhes comerciais relevantes e elementos de marca. Isso melhora a experiência do cliente e, ao mesmo tempo, reforça a consistência da marca.

• Várias opções de pagamento
  Ofereça suporte a uma base diversificada de clientes com uma grande variedade de formas de pagamento.

• Flexibilidade no ciclo de cobrança
  Permita que os clientes escolham ciclos de faturamento mensais, trimestrais ou anuais. Acomodar suas preferências pode levar a taxas de retenção mais longas.

• Treinamento e suporte
  Capacite sua equipe com as habilidades e os conhecimentos necessários para gerenciar a plataforma de cobrança com eficiência. Uma forte competência interna levará a operações mais tranquilas e menos erros.

• Coleta de feedback dos clientes
  Busque feedback dos clientes sobre a experiência de cobrança. Use essa informação direta para fazer os ajustes necessários em seus processos.

• Plano de recuperação de desastres
  Tenha um plano de contingência configurado para cenários como perda de dados ou paralisações do sistema. Uma estratégia detalhada de backup e recuperação minimizará o impacto de complicações imprevistas.

• Auditorias de desempenho
  Realize auditorias de desempenho regulares do seu sistema de cobrança para identificar ineficiências ou áreas de melhoria. Acompanhe com planos de ação para otimização contínua.

A adoção dessas práticas recomendadas pode melhorar a eficácia da sua gestão de cobrança de SaaS, desde o aprimoramento dos relatórios financeiros até o aumento da satisfação e retenção dos clientes.

Stripe Billing e Invoicing para cobrança de SaaS

O Stripe Billing e o Stripe Invoicing gerenciam as complexidades da cobrança de SaaS para as empresas. Veja como funcionam:

• Cobrança de receitas confiável
  As empresas SaaS precisam de fluxos de receita consistentes e confiáveis. As soluções da Stripe automatizam relacionamentos recorrentes, gerenciam eventos de clientes e priorizam novas tentativas de pagamentos com falha, reduzindo as interrupções no fluxo de receita. Além disso, o Stripe Invoicing permite que as empresas enviem cotações personalizadas rapidamente, automatizando as contas a receber para obter receitas mais consistentes.

• Minimização de falhas de pagamento e churn
  Churn e falhas de pagamento são as principais preocupações das empresas SaaS e podem levar a perdas substanciais de receita. A Stripe repete automaticamente as cobranças com falha e trabalha diretamente com as bandeiras de cartão para atualizar os dados dos cartões, reduzindo as falhas de pagamento devido a cartões expirados ou substituídos.

• Modelos de preços flexíveis
  Para se manterem flexíveis, as empresas SaaS precisam alterar suas estratégias de preços. A Stripe oferece suporte a uma variedade de modelos de faturamento, desde preços fixos simples até estruturas complexas baseadas em níveis ou no uso. Isso permite que as empresas SaaS adaptem seu modelo de preços de acordo com as demandas do mercado ou estratégias de negócios sem reformular todo o seu sistema de faturamento.

• Alcance global e gerenciamento de moedas
  A conversão e o gerenciamento de moedas podem representar um desafio para as empresas SaaS que segmentam um público global. As soluções da Stripe aceitam mais de 135 moedas, permitindo que clientes e empresas usem a moeda de sua escolha. Esse suporte global expande o alcance do mercado sem complicações relacionadas a moedas.

• Relatórios financeiros simplificados
  Acompanhar as finanças, especialmente para modelos de receita recorrente, pode estar complicado. A Stripe fornece relatórios financeiros detalhados que as empresas SaaS podem usar para monitorar a integridade de suas receitas, acompanhar faturas não pagas e entender sua trajetória de crescimento financeiro sem ferramentas contábeis adicionais.

• Experiência e confiança do cliente
  A Stripe oferece uma experiência de pagamento segura e fácil de usar, o que aumenta a confiança dos clientes e reduz o churn.

Saiba mais sobre o Stripe Billing e como as empresas podem usá-lo para habilitar sistemas de cobrança de SaaS unificados e automatizados.