SaaS billing 101: What businesses need to know

Billing
Billing

Met Stripe Billing kun je op jouw manier klanten factureren en beheren, van eenvoudige terugkerende betalingen tot facturatie naar gebruik en onderhandelde verkoopcontracten.

Meer informatie 
  1. Inleiding
  2. Wat is SaaS-facturatie?
  3. Hoe werkt SaaS-facturatie?
  4. Typen SaaS-facturatie
  5. SaaS-facturatiefuncties
  6. Best practices voor facturatiesbeheer binnen SaaS
  7. Stripe Billing en Invoicing voor SaaS-facturatie

De wereldwijde omzet van de software-as-a-service-branche (SaaS) bedraagt naar verwachting $ $ 339 miljard in 2024. Voor SaaS-bedrijven is facturatie van abonnementen essentieel om consistent inkomsten te innen en klanten tegelijkertijd flexibiliteit en keuzemogelijkheden te bieden.

In dit artikel leggen we uit wat SaaS-facturatie is, hoe het werkt en de verschillende typen SaaS-facturatie. We kijken ook naar de manieren waarop SaaS-oplossingen voor facturatiebeheer, zoals Stripe Billing en Invoicing, de facturatie voor SaaS-bedrijven kunnen stroomlijnen.

Wat staat er in dit artikel?

  • Wat is SaaS-facturatie?
  • Hoe werkt SaaS-facturatie?
  • Typen SaaS-facturatie
  • SaaS-facturatiefuncties
  • Best practices voor facturatiebeheer binnen SaaS
  • Stripe Billing en Invoicing voor SaaS-facturatie

Wat is SaaS-facturatie?

SaaS-facturatie is het gespecialiseerde proces voor het in rekening brengen van kosten bij klanten die een abonnement nemen op Software-as-a-Service-applicaties. In tegenstelling tot traditionele softwaremodellen waarbij het gaat om eenmalige aankopen en permanente licenties, werkt SaaS op basis van abonnementen. Facturatie is een terugkerend proces, vaak opgebouwd rond maandelijkse of jaarlijkse cycli. De kosten kunnen bestaan uit de basisabonnementskosten van de software en extra kosten voor extra functies, gegevensopslag of premiumdiensten.

Hoe werkt SaaS-facturatie?

SaaS-facturatie is een onderling verbonden systeem met meerdere contactpunten. Zo werkt het:

  • Klant initieert dienst
    Het SaaS-facturatieproces begint wanneer een klant een online account bij een bedrijf maakt en zich abonneert op een dienst.

  • Facturatiestructuur
    Wanneer een klant een nieuw account maakt, activeert het facturatiesysteem verschillende acties op basis van hun interactie met de service. Als een klant bijvoorbeeld een upgrade uitvoert naar een duurder dienstniveau of extra gebruikers aan zijn account toevoegt, berekent het systeem automatisch de aanstaande factuur op basis van deze wijzigingen. Op dezelfde manier zullen downgrades of annuleringen de facturatievereisten in realtime aanpassen. Doorgaans houden algoritmen voor geautomatiseerde facturatie toezicht op deze bewerkingen en voeren ze uit met minimale handmatige tussenkomst.

  • Betalingsverwerking
    Het systeem verifieert en authenticeert facturatiegegevens, past betalingen toe en genereert ontvangstbewijzen. Voor klanten met facturatie op basis van krediet of gefactureerde klanten worden deze processen voltooid door betaalgateways. In het geval van mislukte betalingen stuurt incassobeheer herinneringen naar klanten en probeert het opnieuw betalingen uit te voeren.

  • Compliance en beveiliging
    Compliance met financiële regelgeving is een belangrijk onderdeel van SaaS-facturatie. Protocollen voor versleuteling beschermen bijvoorbeeld klantgegevens, terwijl standaarden zoals de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) de beveiliging van gegevens garanderen.

  • Self-service accountfunctionaliteit
    Na het initiëren van een abonnement ontvangen klanten over het algemeen onmiddellijk een bevestiging met gegevens over hun facturatiecyclus. Tijdens de abonnementsperiode hebben ze toegang tot een self-service portaal om hun gebruik te controleren, betaalgegevens bij te werken of hun abonnementsgegevens te wijzigen.

  • Facturatie
    Wanneer een facturatieperiode wordt afgesloten, ontvangen klanten facturen met gespecificeerde lijsten met kosten. Deze facturen bevatten vaak visuele elementen zoals grafieken of diagrammen om klanten te helpen hun gebruiksstatistieken te interpreteren, een functie die vooral handig is voor bedrijven die kosten intern moeten toewijzen.

Hieronder bekijken we verschillende manieren waarop bedrijven SaaS-facturatie kunnen structureren en beheren.

Typen SaaS-facturatie

SaaS-facturatiemodellen zijn op te delen in verschillende hoofdcategorieën, elk met verschillende functionaliteiten, voor- en nadelen.

  • Facturatie met vaste tarieven
    Dit is de eenvoudigste vorm van facturatie, waarbij klanten een vast bedrag betalen voor toegang tot de dienst. Meestal wordt facturatie tegen vaste tarieven geassocieerd met eenvoudige diensten waarvoor geen ingewikkelde functiesets of meerdere gebruikersniveaus nodig zijn.

    • Voordelen: dankzij de eenvoud en voorspelbaarheid hebben klanten eenvoudig inzicht in waarvoor ze betalen.
    • Nadelen: het one-size-fits-all-model voldoet mogelijk niet voldoende aan de behoeften van alle klanten, vooral niet aan degenen die gespecialiseerde diensten vereisen.
  • Facturatie per gebruiker
    Bij dit model betalen klanten op basis van het aantal gebruikers op het platform. Dit komt het meest voor bij B2B-diensten (business-to-business), waar elk teamlid in een organisatie een account nodig kan hebben.

    • Voordelen: schaalbaarheid is ingebouwd in het prijsmodel en hangt rechtstreeks samen met de groei van een bedrijf.
    • Nadelen: kosten kunnen snel oplopen naarmate de organisatie groeit, waardoor sommige klanten op zoek gaan naar kosteneffectievere oplossingen.
  • Gestaffelde facturatie
    Hier biedt de SaaS-aanbieder verschillende prijsniveaus, elk met zijn eigen set functies. Bedrijven gebruiken dit model vaak om klanten van verschillende groottes en behoeften te ondersteunen.

    • Voordelen: f;exibiliteit voor klanten om een niveau te kiezen die past bij hun specifieke behoeften.
    • Nadelen: degenen met een lagere niveau kunnen merken dat ze hun functieset snel ontgroeien en upgraden kan kostbaar zijn.
  • Facturatie op basis van gebruik
    Klanten worden gefactureerd op basis van hoeveel van een bepaalde dienst ze gebruiken. Facturatie op basis van gebruik is gebruikelijk in braches zoals cloud computing, waar kosten zijn gebaseerd op opslag- of datagebruik.

    • Voordelen: klanten betalen alleen voor wat ze gebruiken, waardoor dit model financieel efficiënt is.
    • Nadelen: Voor sommige organisaties kunnen kosten die van de ene facturatiescyclus naar de andere wijzigen, budgettering beemoeilijken.
  • Freemium
    In dit model zijn basisdiensten gratis en hebben klanten de mogelijkheid om te betalen voor geavanceerde functies of mogelijkheden. Dit model wordt vaak gezien in B2C-SaaS-producten (business-to-consumer). Het doel van dit model is om gebruikers geïnvesteerd te krijgen alvorens ze te upsellen.

    • Voordelen: de lage toetredingsdrempel bevordert een brede toepassing.
    • Nadelen: het conversiepercentage van gratis naar betaalde gebruikers kan laag zijn, wat van invloed is op de inkomsten.
  • Hybride
    Dit model combineert verschillende elementen van de andere facturatiemodellen. Een SaaS-bedrijf kan een vast tarief aanbieden voor basisservices en vervolgens extra kosten in rekening brengen op basis van gebruik of extra functies.

    • Voordelen: aanpasbaar en kan voldoen aan een breed scala klantbehoeften.
    • Nadelen: door complexiteit is het voor klanten soms lastig om inzicht te krijgen in waarvoor ze betalen.

Elk facturatiemodel brengt compromissen met zich mee en is afgestemd op specifieke typen diensten en klantbehoeften. SaaS-bedrijven moeten het facturatiemodel kiezen dat het meest aansluit bij hun dienstenaanbod en doelgroep.

SaaS-facturatiefuncties

  • Accountbeheer
    Deze functie biedt een gecentraliseerde locatie waar bedrijven en klanten verschillende aspecten van hun interactie kunnen beheren. Voor klanten betekent dit de mogelijkheid om persoonlijke gegevens bij te werken, het gebruik te controleren of dienstniveaus aan te passen. Voor bedrijven dient het als opslagplaats voor klantgegevens, betaalgeschiedenis en gegevens over het dienstniveau, waardoor snelle besluitvorming en gerichte communicatie mogelijk zijn.

  • Automatische facturatie
    Hiermee wordt het facturatieproces geautomatiseerd door facturen te genereren op basis van gebruiksstatistieken of vaste tijdsintervallen. De handmatige stappen voor het berekenen van kosten, het uitgeven van facturen en het bijhouden van betalingen worden hierdoor overbodig. Voor klanten biedt het het gemak van geautomatiseerde facturatie met gespecificeerde kosten.

  • Betaalgateways
    Dit zijn de geïntegreerde systemen die transacties verwerken. Ze accepteren een breed scala aan betaalmethoden, zoals creditcards, bankoverschrijvingen en digitale wallets. Met betaalgateways kunnen bedrijven de inning van betalingen centraliseren en rekeningen eenvoudig reconciliëren, terwijl ze klanten de flexibiliteit bieden om op de manier te betalen die zij willen.

  • Tarief- en abonnementbeheer
    Dit is het administratieve dashboard of de interface waarmee bedrijven meerdere tariefabonnementen of -niveaus kunnen instellen en beheren. Het geeft bedrijven de mogelijkheid om eenvoudig nieuwe prijsstrategieën te introduceren. Klanten kunnen een abonnement kiezen dat het beste bij hun behoeften past.

  • Belastingberekening
    Met deze functie worden automatisch relevante belastingen berekend en aan de facturen van klanten toegevoegd. Dat scheelt bedrijven in het handmatig bepalen van toepasselijke belastingen.

  • Valuta's omwisselen
    Voor SaaS-bedrijven die in meerdere landen actief zijn, worden de prijzen automatisch omgezet in de lokale valuta van de klant. Zo krijgen klanten inzicht in de kosten en kunnen bedrijven wereldwijd actief zijn zonder voortdurend hun valutakoersen bij te werken.

  • Incassobeheer
    Incassobeheer handelt mislukte of achterstallige betalingen af door het proces van het informeren van klanten en het opnieuw proberen om betalingen te innen te automatiseren. Voor bedrijven verbetert dit het inkomstenherstel, terwijl het voor klanten mogelijkheden biedt om betalingsproblemen op te lossen.

  • Rapportage en analyse
    Deze functie biedt waardevolle inzichten in het gedrag van klanten, omzettrends en klantverloop. Bedrijven kunnen deze gegevens gebruiken om marketinginspanningen te targeten en strategieaanpassingen te onderbouwen.

  • Compliancebeheer
    Deze functie zorgt ervoor dat alle betalingsverwerking en gegevensopslag voldoen aan de lokale wetgeving en internationale standaarden rond gegevensbeveiliging en financiële transacties. Dit beschermt zowel het bedrijf als de klant in het geval van audits of juridisch onderzoek.

  • Meldingen aan klanten
    Zo blijven klanten op de hoogte van belangrijke accountactiviteiten, zoals geslaagde betalingen, mislukte transacties of aankomende verlengingen. Transparantie schept vertrouwen en helpt bij het onderhouden van langdurige klantrelaties.

Elk van deze functies draagt bij aan een sterk, flexibel SaaS-facturatiesysteem dat voldoet aan de behoeften van bedrijven en klanten.

Best practices voor facturatiesbeheer binnen SaaS

  • Gedetailleerde rapportage
    Verzamel en analyseer gegevenspunten met betrekking tot gebruikersbetrokkenheid, betaalgeschiedenis en dienstniveau om gedragspatronen van klanten te identificeren. Deze gegevens kunnen je helpen bij het nemen van gegevensgestuurde beslissingen voor prijsaanpassingen of gerichte communicatie.

  • Gecentraliseerde facturatie
    Gebruik een uniform facturatiesysteem om alle inkomstenstromen te beheren, van abonnementen tot eenmalige betalingen. Deze consolidatie vereenvoudigt de financiële rapportage en verbetert de nauwkeurigheid van de gegevens.

  • Realtime updates
    Zorg ervoor dat wijzigingen in de accountstatus, het gebruik of het dienstniveau direct zichtbaar zijn in het facturatiesysteem. Realtime gegevenssynchronisatie tussen verschillende afdelingen kan factuurgeschillen voorkomen en tegelijkertijd de klanttevredenheid verhogen.

  • Communicatie met de klant
    Geef prioriteit aan duidelijke, transparante communicatie over wijzigingen of acties in de facturatie. Door snel meldingen te sturen over aanstaande verlengingen, geslaagde betalingen of mislukte transacties, cultiveer je sterke klantrelaties en vergroot je de kans dat betalingen met succes worden geïnd.

  • Verificatie op meerdere niveaus
    Introduceer meerdere verificatieniveaus voor wijzigingen in de facturatie of gevoelige acties, zoals het sluiten van een account. Dit minimaliseert het risico van onbevoegde activiteiten en garandeert de integriteit van de gegevens.

  • Beveiliging van gegevens
    Geef prioriteit aan de hoogste standaarden voor versleuteling en gegevensbescherming bij het opslaan van facturatiegegevens.

  • Aangepaste facturen
    Bied klanten de mogelijkheid om aangepaste facturen te maken met relevante bedrijfsgegevens en merkelementen. Dit verbetert de klantervaring en versterkt de merkconsistentie.

  • Meerdere betaalmogelijkheden
    Ondersteun een gevarieerd klantenbestand met een breed scala aan betaalmethoden.

  • Flexibiliteit van de facturatiecyclus
    Laat klanten hun facturatiecyclus kiezen, of dat nu maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks is. Tegemoetkomen aan hun voorkeuren kan leiden tot een hoger behoudpercentage.

  • Training en ondersteuning
    Voorzie je werknemers van de vaardigheden en kennis om het facturatieplatform effectief te beheren. Een sterke interne competentie zal leiden tot een vlottere bedrijfsvoering en minder fouten.

  • Feedback van klanten
    Vraag feedback van klanten over het facturatieproces. Gebruik deze directe input om de nodige aanpassingen in je processen door te voeren.

  • Noodherstelplan
    Zorg voor een noodplan voor scenario's zoals gegevensverlies of systeemuitval. Een gedetailleerde back-up- en herstelstrategie minimaliseert de impact van onvoorziene complicaties.

  • Prestatieaudits
    Voer regelmatig audits uit van je facturatiesysteem om eventuele inefficiënties of verbeterpunten vast te stellen. Volg dit op met actieplannen voor continue optimalisatie.

Als je deze aanbevolen best practices volgt, kun je de effectiviteit van je Saas-facturatiebeheer verbeteren. Van het verbeteren van de financiële rapportage tot het verhogen van de klanttevredenheid en het behoud van klanten.

Stripe Billing en Invoicing voor SaaS-facturatie

Stripe Billing en Stripe Invoicing neemt de complexe aspecten van SaaS-facturatie voor bedrijven weg. Zo werken ze:

  • Betrouwbare inning van inkomsten
    SaaS-bedrijven hebben consistente en betrouwbare inkomstenstromen nodig. Stripe-oplossingen automatiseren terugkerende relaties, beheren klantgebeurtenissen en geven prioriteit aan het opnieuw proberen van mislukte betalingen, zodat onderbrekingen van de inkomstenstroom tot een minimum worden beperkt. Bovendien kunnen bedrijven met Stripe Invoicing snel aangepaste versturen waardoor vorderingen worden geautomatiseerd voor consistentere inkomsten.

  • Minimalisering van mislukte betalingen en klantverloop
    Klantverloop en mislukte betalingen zijn grote zorgen voor SaaS-bedrijven en kunnen mogelijk leiden tot een aanzienlijk verlies van inkomsten. Stripe probeert mislukte betalingen automatisch opnieuw uit te voeren en werkt rechtstreeks samen met kaartnetwerken om kaartgegevens bij te werken, zodat betalingen minder vaak mislukken als gevolg van verlopen of vervangen kaarten.

  • Flexibele prijsmodellen
    Om flexibel te blijven, moeten SaaS-bedrijven veelvuldig hun prijsstrategieën wijzigen. Stripe ondersteunt verschillende facturatiemodellen, van eenvoudige vaste tarieven tot complexe gestaffelde of structuren op basis van gebruik. Hierdoor kunnen SaaS-bedrijven hun prijsmodel afstemmen op de marktvraag of bedrijfsstrategieën zonder hun hele facturatiesysteem te moeten vernieuwen.

  • Wereldwijd bereik en valutaverwerking
    Het omzetten en verwerken van valuta kan een uitdaging vormen voor SaaS-bedrijven die zich richten op een wereldwijde doelgroep. De oplossingen van Stripe ondersteunen meer dan 135 valuta's, zodat klanten en bedrijven de valuta van hun keuze kunnen gebruiken. Deze wereldwijde ondersteuning vergroot het marktbereik zonder valutagerelateerde complicaties.

  • Vereenvoudigde financiële rapportage
    Het bijhouden van financiën, vooral voor terugkerende inkomstenmodellen, kan hierbij betrokken zijn. Stripe biedt gedetailleerde financiële rapporten die SaaS-bedrijven kunnen gebruiken om de status van hun inkomsten te monitoren, onbetaalde facturen bij te houden en hun financiële groeitraject inzichtelijk te maken zonder aanvullende boekhoudtools.

  • Klantervaring en vertrouwen
    Stripe biedt een veilige en gebruiksvriendelijke betaalervaring, waardoor het klantvertrouwen toeneemt en het klantverloop daalt.

Ontdek meer over Stripe Billing en hoe bedrijven het kunnen gebruiken om uniforme en geautomatiseerde SaaS-facturatiesystemen mogelijk te maken.

De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.

Klaar om aan de slag te gaan?

Maak een account en begin direct met het ontvangen van betalingen. Contracten of bankgegevens zijn niet vereist. Je kunt ook contact met ons opnemen om een pakket op maat voor je onderneming samen te stellen.
Billing

Billing

Haal meer inkomsten binnen, automatiseer processen voor inkomstenbeheer en ontvang betalingen van over de hele wereld.

Documentatie voor Billing

Maak en beheer abonnementen, houd gebruik bij en geef facturen uit.