La economía de las suscripciones aporta a las empresas una fuente de ingresos predecible al tiempo que ofrece a los clientes la comodidad de hacer pedidos automatizados de productos y servicios. Las suscripciones se han vuelto tan populares que, de media, los estadounidenses tienen cuatro suscripciones. Sin embargo, gestionar los pagos recurrentes, los modelos de tarifas por niveles y el abandono de clientes presentan desafíos para los procesos empresariales tradicionales.

Las funciones de gestión de suscripciones son prestaciones especializadas del software que ayudan a las empresas a mantener un modelo de negocio basado en suscripciones. Además de la funcionalidad de facturación, estas funciones pueden ofrecer soluciones integrales para la gestión del ciclo de vida del cliente y facilitar tareas que incluyen la automatización de facturas recurrentes y la presentación de análisis minuciosos sobre el comportamiento del clientes. Para las empresas, las funciones de gestión de suscripciones ofrecen un lugar centralizado para supervisar la situación de una suscripción. Para los clientes, dichas funciones ofrecen transparencia y control de los planes de suscripción. A pesar de estas ventajas, las funciones de gestión de suscripciones pueden plantear problemas de cumplimiento de la normativa y trabas tecnológicas para las empresas.

A continuación te explicamos los componentes de las funciones de gestión de suscripciones y su potencial transformador para las empresas en el ámbito de las suscripciones. Además, profundizaremos en las mejores prácticas, las principales funcionalidades y la manera de adaptar estas funciones para satisfacer requisitos empresariales específicos.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la gestión de suscripciones?
  
• ¿Por qué es importante la gestión de suscripciones para las empresas?
  
• Principales funciones de un software de gestión de suscripciones
  
• Ventajas de un software de gestión de suscripciones
  
• Desafíos y consideraciones
  
• ¿Cómo elegir la solución adecuada para gestionar las suscripciones?
  

¿Qué es la gestión de suscripciones?

Consiste en la supervisión y administración de los pagos recurrentes por productos y servicios. Este proceso permite a los clientes mantener relaciones con las empresas al tiempo que ofrece a las empresas una fuente de ingresos predecible. Así funciona la gestión de suscripciones:

• Configuración inicial: el primer contacto con el cliente suele darse a través de una plataforma o interfaz, donde el cliente selecciona la suscripción que se ajusta a sus necesidades. Una experiencia del usuario bien diseñada que ofrezca información clara reduce los obstáculos a los clientes. Desarrollar opciones de suscripción transparente fomenta la confianza entre las empresas y los clientes.

• Procesamiento de pagos: después de seleccionar la suscripción, el cliente completa el pago. Una pasarela de pagos segura e intuitiva debe ofrecer diferentes opciones de pago para satisfacer las preferencias de una amplia cartera de clientes y debe tener la capacidad de gestionar el aumento de suscriptores sin comprometer la velocidad ni la seguridad.

• Mantenimiento continuo: las empresas deben gestionar activamente la lista de suscriptores para lidiar con las cancelaciones, los errores en los pagos y las renovaciones. Los recordatorios automatizados pueden ser útiles para avisar a los clientes de los próximos cargos, lo que reduce la probabilidad de cancelaciones o disputas de pagos de última hora.

• Personalización y flexibilidad: los clientes deben tener la libertad de ajustar sus suscripciones o de actualizar a un plan superior o inferior a medida que cambien sus necesidades. Esta flexibilidad puede reforzar la satisfacción del cliente y aumentar la probabilidad de que los clientes sigan siendo suscriptores a largo plazo.

• Informes y análisis: recopilar y analizar datos regularmente puede ofrecer información importante sobre las preferencias y el comportamiento de los clientes. Por ejemplo, las empresas pueden ajustar sus ofertas de suscripciones para asegurarse de que satisfacen las necesidades de su mercado objetivo con mayor eficacia.

• Soporte al cliente: las empresas deben tener un sistema de soporte al cliente receptivo para atender las consultas, las reclamaciones o los problemas. Un equipo bien capacitado puede resolver los problemas rápidamente, lo que crea una experiencia del cliente más favorable que aumentará la probabilidad de renovación de las suscripciones.

Cada fase del proceso de gestión de suscripciones es una oportunidad para aumentar el valor para el cliente y la empresa. Con la combinación ideal de tecnología, automatización e interacción con el cliente, las empresas pueden crear un sistema de gestión de suscripciones fiable y flexible.

¿Por qué es importante la gestión de suscripciones para las empresas?

Es necesario estudiar minuciosamente los detalles de la gestión de suscripciones. Su importancia para las empresas se debe a los siguientes factores:

• Estabilidad de los ingresos recurrentes: un modelo de suscripción bien ejecutado genera ingresos predecibles, lo que permite a las empresas asignar recursos con confianza, ya sea para contratar nuevo personal, invertir en el desarrollo de productos o escalar las operaciones.

• Valor vitalicio del cliente (LTV): un proceso de gestión de suscripciones bien gestionado propicia un entorno en el que se valoran las relaciones a largo plazo con los clientes. Cuando los clientes repiten, generan mucho más que ingresos: aportan datos, referencias y comentarios valiosos, que son fundamentales para la supervivencia de una empresa.

• Inventario y cadena de suministro simplificados: saber cuántos clientes están suscritos en un momento dado es un recurso importante para la gestión del inventario. Las empresas pueden tomar decisiones de inventario más precisas, algo que resulta más provechoso. También simplifica la dinámica de la cadena de suministro, lo que facilita la previsión de la demanda y el mantenimiento de los sistemas de inventario.

• Funcionalidades de automatización: la automatización de la gestión de suscripciones minimiza las tareas manuales, como el procesamiento de los pagos y el onboarding de los clientes. Como resultado, los clientes pueden dedicarse de lleno a las tareas que requieren ingenio humano y habilidades para la resolución de problemas, como mejorar las funciones de los productos o las estrategias de interacción con el cliente.

• Información detallada sobre el comportamiento del cliente: cuanto más tiempo permanezca suscrito un cliente, más datos podrás recopilar. Analizar estos datos ofrece información sobre qué aspectos les hace mantener el compromiso, lo que te permite optimizar tus ofertas. Además de servir para mantener la satisfacción de tus clientes, esta información puede servir de referencia para introducir funciones o servicios nuevos.

• Gestión de la tasa de abandono: la tasa de abandono —la tasa con la que los clientes abandonan tu servicio— afecta a los ingresos y a la percepción del mercado. Un sistema de gestión de suscripciones bien diseñado ayuda a mitigar el abandono gracias a la identificación puntual de las señales de alerta, ya sea en relación con errores en los pagos o con la insatisfacción del cliente, lo que permite adoptar medidas correctivas inmediatas.

• Fidelidad a la marca y a la comunidad: cuando los clientes se comprometen con una suscripción, manifiestan confianza y fidelidad en tu negocio. Unas suscripciones bien gestionadas propician una interacción continua que afianza la relación con la marca.

Cada uno de estos factores contribuye a un negocio más estable, resiliente y centrado en el cliente. Con una gestión meticulosa de las suscripciones, las empresas están más preparadas para hacer frente a las incertidumbres y los desafíos.

Principales funciones de un software de gestión de suscripciones

Un software de gestión de suscripciones es un recurso indispensable para las empresas que operan con modelos de ingresos recurrentes. Este software se encarga de diferentes tareas —como los ciclos de facturación, la emisión de facturas y la gestión de los clientes— que, si se realizaran manualmente, consumirían mucho tiempo y recursos. Stripe Billing integra las principales funciones de un software avanzado de gestión de suscripciones, que son las siguientes:

• Facturación recurrente automatizada: Billing automatiza el ciclo de facturación mediante la generación de facturas y la gestión de los pagos sin ninguna intervención manual. Las funciones como los reintentos inteligentes intentan cobrar el pago de las transacciones fallidas varias veces, lo que reduce la tasa de errores en los pagos.

• Personalización y flexibilidad: las empresas suelen requerir diferentes modelos de precios (por niveles, por volumen o con tarifa plana) según sus necesidades. Billing se adapta a estos diferentes modelos, lo que te permite adaptar los precios y la frecuencia de facturación a través de la interfaz del software.

• Cumplimiento de la normativa y seguridad: Billing ayuda a las empresas a mantener el cumplimiento de la normativa fiscal y financiera gracias al cálculo automático del impuesto sobre el valor añadido (IVA), el impuesto sobre bienes y servicios (GST) y otros impuestos aplicables. También cumple los requisitos del estándar de seguridad de datos del sector de pagos con tarjeta (PCI DSS), lo que elimina la carga del almacenamiento seguro de los datos y del procesamiento de las transacciones.

• Informes y análisis detallados: Billing proporciona análisis completos de las métricas de suscripción, incluidos los ingresos, la tasa de abandono y el LTV. Estos análisis pueden fundamentar las decisiones más importantes.

• Gestión de clientes: gestionar manualmente los datos y las suscripciones de los clientes tiene desventajas. Billing tiene un portal de clientes donde los usuarios pueden especificar sus preferencias de suscripción, actualizar a planes superiores o inferiores y gestionar sus datos de facturación. Esta función facilita la vida a los clientes a la vez que reduce la carga administrativa.

• Gestión de reclamaciones del pago: Billing integra un sistema de reclamación del pago que contacta automáticamente con los clientes por correo electrónico para resolver facturas impagadas, lo que permite a tu equipo centrarse en las actividades que aportan más valor.

• Integraciones: Billing se integra fácilmente con aplicaciones de terceros, como sistemas de gestión de la relación con el cliente (CRM), software de contabilidad y plataformas de análisis de datos. Esta compatibilidad te permite extraer información de una variedad de fuentes y disponer de una visión más amplia de tus operaciones comerciales.

• Pagos en varias divisas e internacionales: Billing acepta más de 135 divisas, lo que ayuda a tu empresa a expandirse a nuevos mercados y a atender a un público global sin los rompederos de cabeza que plantea la conversión de divisas.

• Gestión de los períodos de prueba: pruebas gratuitas son una estrategia común para captar suscriptores. Billing simplifica el proceso de gestión de los períodos de prueba mediante la automatización de las fechas de inicio y finalización y la transición de los clientes a planes de pago cuando finalizan las pruebas.

• Opciones de autoservicio: a los clientes les gusta gestionar sus cuentas sin tener que contactar con atención al cliente. Billing ofrece opciones de autoservicio con las que los clientes pueden cancelar suscripciones, solicitar reembolsos o acceder a facturas.

Con estas funciones, Billing proporciona a las empresas una solución integral para gestionar la facturación de suscripciones de forma eficaz.

Ventajas de un software de gestión de suscripciones

Un software de gestión de suscripciones aporta importantes ventajas a las empresas que operan con modelos de ingresos recurrentes. La tecnología automatiza las tareas administrativas, mejora la experiencia del usuario y ofrece información útil para impulsar el crecimiento y fidelizar a los clientes. Aquí tienes una lista de las funciones que ofrece Billing:

• Automatización que ahorra tiempo: las tareas manuales de facturación pueden consumir mucho tiempo y energía. Billing automatiza el ciclo de vida de una suscripción, desde el onboarding hasta las renovaciones y cancelaciones. Ejecuta reintentos automáticos de pagos fallidos y envía recordatorios automáticos por correo electrónico de los próximos ciclos de facturación. Esto se traduce en menos pagos atrasados y más tiempo para que tu equipo se centre en otros aspectos del negocio.

• Flexibilidad y personalización: Billing ofrece estructuras de precios que pueden adaptarse a una variedad de planes comerciales, ya sean precios por usuario, tarifas por niveles o facturación según uso. Puede configurar planes y ciclos de facturación para satisfacer las necesidades específicas de los clientes.

• Cumplimiento de la normativa sin rompederos de cabeza: Billing se ocupa del IVA, GST y otros impuestos aplicables, y los calcula automáticamente al finalizar el proceso de compra. También cumple la normativa PCI DSS, lo que significa que los datos confidenciales de los clientes se tratan en un entorno seguro, lo que mitiga el riesgo de filtraciones de datos.

• Análisis útiles: Billing ofrece una gran cantidad de información sobre las métricas clave, como la tasa de abandono, los ingresos recurrentes mensuales (MRR) y los ingresos medios por usuario (ARPU). Estos datos ayudan a las empresas a tomar decisiones informadas con respecto a la retención de clientes y la optimización de precios.

• Experiencia del cliente mejorada: Billing cuenta con un portal de clientes donde los usuarios pueden actualizar fácilmente sus métodos de pago, ver las transacciones y administrar sus planes de suscripción. Las opciones de autoservicio como estas aumentan la satisfacción del cliente, lo que se traduce en una probabilidad mayor de que los clientes continúen con sus suscripciones.

• Una gestión de reclamación del pago que funciona: las empresas con modelos por suscripción no pueden evitar errores en los pagos. Billing automatiza el proceso de reclamación del pago, ya que envía a los clientes recordatorios amables y puntuales de que actualicen sus métodos de pago para las facturas no resueltas. La automatización en este ámbito puede reducir el abandono involuntario de clientes.

• Integraciones sencillas de terceros: las empresas pueden integrar Billing fácilmente con otras plataformas, incluidos los sistemas CRM y el software de contabilidad. Esta compatibilidad crea un entorno unificado, lo que hace que el seguimiento de datos y la gestión de clientes sean más eficaces.

• Divisa y alcance global: gracias a la aceptación de más de 135 divisas, Billing te permite acceder a los mercados internacionales sin preocuparte por la conversión de divisas, la localización o las comisiones adicionales por pagos internacionales.

• Precios transparentes: el modelo de precios de Billing está diseñado para crear al ritmo de tu negocio. No hay tarifas ocultas, lo que facilita la predicción de costes y el mantenimiento de un margen de beneficio más amplio.

• Escalabilidad: tanto si tienes una startup como una empresa consolidada, Billing puede adaptarse a tus necesidades. Funciones como la facturación automatizada, las múltiples opciones de pago y la prevención del fraude basada en el machine learning pueden adaptarse al aumento del volumen de clientes y a las complejidades de las transacciones.

Con estas ventajas, Billing permite a las empresas gestionar las suscripciones y liberar recursos para otras tareas.

Desafíos y consideraciones

Aunque el software de gestión de suscripciones ofrece muchas ventajas en cuanto a la automatización de la facturación y la mejora de la experiencia del cliente, conlleva desafíos y reflexiones. Reconocerlos puede ayudarte a tomar una decisión conveniente para tu negocio.

• Complejidad en la configuración: un problema típico es la configuración inicial, especialmente si tienes varios planes de precios o ciclos de facturación. Migrar de un proceso manual a un sistema automatizado como Billing puede llevar mucho tiempo. Billing ofrece mucha documentación y un buen servicio de atención al cliente, pero es posible que la configuración inicial requiera dedicación y esfuerzo.

• Costes y presupuestos: el software de gestión de suscripciones suele generar costes recurrentes. Dependiendo del tamaño y las necesidades de tu negocio, podría suponer un gasto mensual o anual importante. Revisa si estos costes entran en tu presupuesto y ofrecen un buen retorno de la inversión.

• Cumplimiento de la normativa y seguridad: aunque Billing calcula automáticamente los impuestos aplicables y mantiene el cumplimiento de la normativa PCI DSS, es tu responsabilidad llevar un control y asegurarte de que cumples todos los requisitos legales y normativos.

• Integración de datos: si tu empresa utiliza varios sistemas —como CRM, plataformas de análisis de datos y software de contabilidad—, la integración puede ser compleja. Billing ofrece acceso a la interfaz de programación de aplicaciones (API) para una integración fluida, pero las integraciones personalizadas pueden requerir recursos adicionales y conocimientos técnicos.

• Flexibilidad frente a estandarización: cuanto más flexible sea un sistema de gestión de suscripciones, más compleja será su gestión. Billing te permite personalizar ampliamente tu estructura de facturación, pero demasiados planes de precios y promociones pueden complicarte las cosas a ti y a tus clientes.

• Escalabilidad: a medida que tu negocio crece, tu software de gestión de suscripciones debe crecer al mismo ritmo. Aunque Billing está diseñado para escalar, tendrás que evaluar si el software satisface tus requisitos cambiantes de volumen, funciones y alcance global.

• Experiencia del cliente: los portales de autoservicio y las notificaciones automatizadas contribuyen a mejorar la experiencia del cliente, pero las empresas deben implementar estas funciones a conciencia. El portal de clientes de Billing, aunque es fácil de usar, sigue requiriendo un compromiso inicial para diseñar y configurar el portal de forma que resulte intuitivo para los clientes.

• Gestión de la reclamación del pago: los recordatorios automatizados en caso de pagos fallidos pueden reducir el abandono involuntario, pero estos mensajes deben redactarse detenidamente para evitar que los clientes se molesten. Ten en cuenta que el tono y la frecuencia de estos mensajes pueden afectar a las relaciones con los clientes.

• Análisis e informes: el software de gestión de suscripciones suele integrar análisis. Billing, por ejemplo, ofrece métricas clave, como MRR y la tasa de abandono. Pero la interpretación de estos datos es responsabilidad del propietario de la empresa y podría requerir más capacitación o conocimientos especializados.

• Dependencia del proveedor: una vez hecha la integración total con el software de gestión de suscripciones, la transición a otra plataforma puede ser difícil. Las empresas deben considerar las implicaciones a largo plazo de vincularse a un solo proveedor.

Si eres consciente de estos desafíos y reflexiones, puedes tomar una decisión informada sobre la implementación del software de gestión de suscripciones para tu negocio.

¿Cómo elegir la solución adecuada para gestionar las suscripciones?

Seleccionar la solución de gestión de suscripciones adecuada puede incidir significativamente en la escalabilidad y flexibilidad de tu negocio. Los siguientes son algunos factores que deben tenerse en cuenta:

• Alcance global: si tu negocio o mercado potencial son globales, tu solución debe ofrecer la posibilidad de gestionar pagos internacionales. Billing acepta las principales tarjetas de crédito y débito en más de 135 divisas, lo que te permite aceptar pagos de clientes de todo el mundo.

• Versatilidad en los métodos de pago: los clientes valoran la flexibilidad, y es importante ofrecer varios métodos de pago para satisfacer diferentes preferencias. Billing acepta pagos con tarjeta y una variedad de métodos de pago locales, incluidos los específicos de diferentes países. Esto hace que las transacciones sean más fluidas para los clientes y puede aumentar potencialmente las tasas de conversión.

• Facilidad de integración: la solución que elijas debe integrarse fácilmente con tus sistemas para evitar interrupciones. Puedes integrar Billing en tu flujo de trabajo, desde el presupuesto hasta el cobro, y en otros sistemas, incluido el software CRM.

• Escalabilidad: tu sistema de gestión de suscripciones debe tener la posibilidad de crecer al ritmo de tu negocio para gestionar un volumen creciente de clientes y ofertas más complejas sin ningún inconveniente. Billing puede modernizar todos los flujos de trabajo de facturación, lo que permite a las empresas crecer y adaptarse a las nuevas exigencias del mercado.

• Opciones de autoservicio: dar a los clientes la autonomía para administrar sus suscripciones puede reducir la carga de trabajo administrativo y mejorar la satisfacción del usuario. Billing ofrece una interfaz personalizable en la que los clientes pueden gestionar sus métodos y planes de pago de suscripción, lo que infunde una sensación de control y confianza.

• Informes y análisis: las métricas de tus suscripciones pueden ayudarte a conocer la tasa de abandono de clientes, identificar oportunidades de crecimiento y optimizar las operaciones. El flujo de trabajo de Stripe proporciona herramientas de elaboración de informes integrales, que abarcan las métricas comerciales, el reconocimiento de ingresos y varios datos útiles.

• Seguridad: asegúrate de que la solución que elijas cumpla los estándares de seguridad más estrictos. Con funciones como 3D Secure, Billing ofrece medidas de seguridad mejoradas para proteger las transacciones.

Hay que tener en cuenta muchos factores a la hora de elegir una solución de gestión de suscripciones. Dedicar tiempo a identificar las necesidades de tu empresa y a estudiar la manera en que una plataforma como Billing puede satisfacerlas te ayudará a tomar una decisión informada.