De facturatiestrategie van je onderneming is afhankelijk van verschillende factoren. Veel daarvan zijn uniek voor je branche en je specifieke onderneming. Het creëren en onderhouden van een uitgebreid SaaS-facturatiesysteem vereist planning vooraf en een consistente herevaluatie. Er is geen eenduidige set regels die elke SaaS-onderneming laat zien hoe ze haar facturatieproces moet beheren. Maar er zijn wel enkele best practices die de meeste ondernemingen nuttig zullen vinden.

Hieronder bespreken we hoe deze best prachtices werken en welke voordelen ze bieden. Ook leggen we uit hoe oplossingen zoals Stripe Billing en Stripe Invoicing SaaS-ondernemingen kunnen helpen om deze doelstellingen te realiseren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is SaaS-facturatie?
  
• Best practices voor facturatiesbeheer binnen SaaS
  

Wat is SaaS-facturatie?

SaaS-facturatie verwijst naar de processen en systemen die ondernemingen binnen Software-as-a-Service (SaaS) gebruiken om SaaS-producten bij klanten in rekening te brengen. In tegenstelling tot traditionele software, die klanten misschien maar één keer kopen, zijn SaaS-producten meestal gebaseerd op abonnementen, wat betekent dat gebruikers een terugkerend bedrag (vaak maandelijks of jaarlijks) betalen voor toegang tot de software. Deze terugkerende transacties genereren een hoog rendement: de wereldwijde omzet van de sector zal naar verwachting $ 339 miljard dollar in 2024 bedragen.

SaaS-facturatiesystemen verwerken deze terugkerende transacties, beheren verschillende prijsniveaus en komen tegemoet aan andere facturatiegerelateerde behoeften, zoals acties of kortingen, gratis proefperioden en facturatie op basis van gebruik. Het facturatieproces is vaak geautomatiseerd en direct geïntegreerd in het softwareplatform, wat het voor de dienstverlener en de klant gemakkelijker maakt.

Om meer te lezen over SaaS-facturatie, zoals hoe het werkt, verschillende soorten SaaS-facturatie, en functies en functionaliteit die deel uitmaken van SaaS-facturatiesystemen, lees je ons uitgebreide artikel over dit onderwerp.

Best practices voor facturatiesbeheer binnen SaaS

Gedetailleerde rapportage

Gedetailleerde rapportage splitst transactiegegevens op in gedetailleerde segmenten. In plaats van grote lijnen te zien in gebruikersgedrag, kunnen ondernemingen zich verdiepen in specifieke statistieken over gebruikersbetrokkenheid, betaalgeschiedenis en interacties op het serviceniveau.

• Voordelen
  Ondernemingen kunnen gedetailleerde inzichten gebruiken om toekomstig gedrag beter te modelleren, gerichte communicatie te creëren en potentiële problemen aan te pakken.

• Hoe het er in de praktijk uitziet
  In plaats van alleen te zien dat gebruikers hun service hebben geüpgraded, stelt gedetailleerde rapportage ondernemingen in staat om bijvoorbeeld te zien dat de gebruiker in zes maanden tijd drie keer van niveau is veranderd, bepaalde functies voor elke verschuiving heeft verkend en de neiging heeft om te upgraden na interactie met specifieke marketingcommunicatie.

• Hoe Stripe het ondersteunt
  Stripe Billing biedt tools en analyses om inzicht te krijgen in het gedrag dat leidt tot beslissingen van gebruikers. De uitgebreide analyses van het platform stellen ondernemingen in staat om dit granulaire gebruikersgedrag te zien en te analyseren.

Gecentraliseerde facturatie

Gecentraliseerde facturatie verwijst naar het samenbrengen van alle inkomstenstromen, van terugkerende abonnementen tot eenmalige betalingen, in één beheersysteem. Dit systeem biedt een uitgebreid overzicht van de financiële interacties van een onderneming met haar klanten en elimineert de noodzaak om tussen verschillende platforms te schakelen.

• Voordelen
  Een gecentraliseerd systeem vereenvoudigt de financiële rapportage en vermindert mogelijke discrepanties in gegevens. Transparantie komt ondernemingen en klanten ten goede omdat de kans op misverstanden en geschillen tot een minimum wordt beperkt. Het werken met één enkele informatiebron voor alle facturatieskwesties kan het vertrouwen en de communicatie tussen ondernemingen en hun gebruikersbestand verbeteren.

• Hoe het er in de praktijk uitziet
  Stel je een onderneming voor die is begonnen met abonnementsdiensten, maar sindsdien eenmalige aankoopopties en upselling heeft geïntroduceerd. In plaats van te werken met meerdere systemen (een voor abonnementen, een ander voor eenmalige verkopen en een derde voor upselling) kan de onderneming gecentraliseerde facturatie gebruiken om al deze interacties in één systeem te combineren.

Updates in real time

Updates in real time betekenen dat zodra er een wijziging optreedt, of dat nu een wijziging van de accountstatus, een aanpassing van het serviceniveau of een gebruiksupdate is, het facturatiessysteem de wijziging weerspiegelt. Daarom zijn de meest nauwkeurige gegevens altijd toegankelijk.

• Voordelen
  Onmiddellijke gegevenssynchronisatie biedt verschillende voordelen. Voor ondernemingen betekent dit dat ze altijd toegang hebben tot de meest recente informatie, wat kan leiden tot snellere besluitvorming. Voor klanten vertaalt dit zich in transparantie: ze kunnen op elk moment precies zien waarvoor ze worden gefactureerd, wat het aantal factuurchargebacks kan verminderen en de algehele tevredenheid verhoogt.

• Hoe het er in de praktijk uitziet
  Stel je voor dat gebruikers besluiten hun servicepakket te upgraden. Op het moment dat ze deze selectie maken, wordt de wijziging in hun account weergegeven en kunnen ze direct het aangepaste factuurbedrag zien. Er is geen wachttijd of onzekerheid over de nieuwe kosten.

Communicatie met de klant

Ondernemingen houden klanten op de hoogte van aankomende verlengingen, geslaagde betalingen, mislukte transacties en eventuele aanpassingen van hun serviceplannen door ze onmiddellijk meldingen te sturen.

• Voordelen
  Wanneer klanten goed geïnformeerd zijn, voelen ze zich gewaardeerd en gerespecteerd. Door ze op de hoogte te houden, wordt verwarring verminderd, worden geschillen tot een minimum beperkt en wordt een positieve perceptie van het merk bevorderd.

• Hoe het er in de praktijk uitziet
  Stel je een scenario voor waarin de creditcard van een klant op het punt staat te verlopen. In plaats van te wachten op een mislukte betaling, stuurt de onderneming de klant een paar weken van tevoren een beleefde herinnering waarin hij of zij wordt gevraagd diens betaalgegevens bij te werken. Deze stap zorgt voor een ononderbroken service en toont de toewijding van de SaaS-onderneming aan haar gebruikers.

Verificatie op meerdere niveaus

Meerlaagse verificatie is een proces dat de identiteit van een persoon of entiteit authenticeert voordat deze doorgaat met een transactie of andere actie. Vertrouwen op meerdere bewijsstukken of stappen maakt dergelijke interacties veiliger en garandeert hun legitimiteit.

• Voordelen
  Met elke extra authenticatielaag neemt het risico op ongeoorloofde toegang of fraude af. Wanneer het ene verificatiepunt kan mislukken of kan worden gecompromitteerd, dient een ander als vangnet. Deze methode bevordert het hoogste beveiligingsniveau en zorgt ervoor dat alleen degenen met de juiste machtigingen toegang hebben tot gevoelige gegevens of belangrijke transacties kunnen voltooien.

• Hoe het er in de praktijk uitziet
  Stel je voor dat een gebruiker inlogt op een online platform. Na het invoeren van het wachtwoord (de eerste laag), ontvangt de gebruiker een code via sms (de tweede laag) die moet worden ingevoerd om toegang te krijgen. Zelfs als een fraudeur het wachtwoord zou bemachtigen, zou hij/zij nog steeds de secundaire verificatiecode nodig hebben om zich aan te melden. Voor sommige transacties kan er een derde verificatiestap zijn, waarbij gebruikers hun acties bevestigen via een melding van een mobiele applicatie.

Gegevensbeveiliging

Gegevensbeveiliging omvat de strategieën en maatregelen die digitale informatie beschermen tegen ongeoorloofde toegang, inbreuken en diefstal.

• Voordelen
  Ondernemingen, klanten en partners moeten weten dat hun informatie wordt beschermd tegen potentiële bedreigingen. Het implementeren van krachtige gegevensbeveiliging kan financiële verliezen voorkomen die kunnen optreden als gevolg van datalekken. Het kan ook de reputatie van een onderneming beschermen. Daarnaast vereisen veel regionale en wereldwijde regels bepaalde maatregelen voor gegevensbeveiliging. Door hieraan te voldoen, kunnen ondernemingen juridische complicaties en hoge boetes voorkomen.

• Hoe het er in de praktijk uitziet
  Denk aan iemand die online winkelt. Nadat de gebruiker diens creditcardgegevens heeft ingevoerd om een aankoop te doen, worden de creditcardgegevens door encryptie omgezet in een code om ongeoorloofde toegang te voorkomen. Als een aanvaller deze gegevens probeert te onderscheppen, is de info onbegrijpelijk, waardoor de gestolen gegevens onbruikbaar worden.

Factuur op maat maken

Bij het aanpassen van een factuur kun je het uiterlijk en de inhoud van een factuur aanpassen aan specifieke zakelijke behoeften en richtlijnen voor merkgebruik. Of het nu gaat om het veranderen van kleuren, het toevoegen van logo's of het aanpassen van lay-outs, met maatwerk kunnen ondernemingen facturen maken die hun identiteit weerspiegelen.

• Voordelen
  Een factuur op maat versterkt de merkidentiteit en stelt ondernemingen in staat om informatie te ordenen op de manier die voor hen en hun klanten het beste werkt, wat kan leiden tot minder vragen en snellere betalingen. Dergelijke persoonlijke accenten getuigen van professionaliteit en aandacht voor detail.

• Hoe het er in de praktijk uitziet
  Stel je een SaaS-onderneming voor die een contentmanagementsysteem levert. In plaats van een generieke factuur te sturen, kan deze er een verzenden met het logo en velden die details geven over de informatie die de onderneming heeft helpen publiceren. Dit versterkt het merk en maakt de koopervaring onvergetelijk voor de klant.

Meerdere betaalopties

Door een breed scala aan betaalmethoden te accepteren, waaronder creditcards, digitale wallets en apps voor mobiel betalen, kunnen ondernemingen een breder publiek bedienen.

• Voordelen
  Het accepteren van verschillende betaalmethoden is handig voor klanten en kan leiden tot meer omzet. Sommige klanten geven er de voorkeur aan om via een specifieke methode te betalen vanwege beloningen of gewoonten. Anderen kiezen een betaalmethode op basis van de beveiligingsfuncties. Inspelen op deze uiteenlopende behoeften kan resulteren in een hogere klanttevredenheid en, in online omgevingen, een lager aantal verlaten winkelwagens.

• Hoe het er in de praktijk uitziet
  Denk aan een SaaS-onderneming met zakelijke klanten van verschillende groottes. Kleinere ondernemingen geven misschien de voorkeur aan creditcardbetalingen en grotere ondernemingen geven misschien de voorkeur aan bankoverschrijvingen. Door meerdere betaalmogelijkheden aan te bieden, zorgt de winkel ervoor dat alle klanten aankopen kunnen doen op hun voorkeursmanier.

Flexibiliteit van facturatiecyclus

Dankzij de flexibele facturatiecyclus kunnen ondernemingen en hun klanten zelf kiezen wanneer ze facturen willen ontvangen of versturen. In plaats van je aan een strak maandelijks of wekelijks schema te moeten houden, is er een optie om de facturatieperiode aan te passen aan specifieke behoeften, zoals driemaandelijks, tweemaandelijks of zelfs op specifieke datums.

• Voordelen
  Flexibiliteit in facturatiecycli kan leiden tot een beter cashflowbeheer voor ondernemingen en een betere financiële planning voor klanten. Voor ondernemingen helpt het om de facturatie af te stemmen op hun operationele kosten of de aard van hun diensten. Klanten, vooral degenen met krappe budgetten of onregelmatige inkomenspatronen, waarderen de vrijheid om een facturatiecyclus te kiezen die past bij hun andere financiële verplichtingen.

• Hoe het er in de praktijk uitziet
  Stel je een online leerplatform op abonnementsbasis voor dat geschikt is voor studenten en werkende professionals. Studenten geven misschien de voorkeur aan een facturatiescyclus die aansluit bij hun semesterschema's, terwijl werkende professionals kunnen kiezen voor een cyclus die overeenkomt met hun betaalperiode. Met flexibele facturatiescycli kan het platform tegemoetkomen aan de behoeften van alle gebruikers.

Feedback van klanten

Door actief op zoek te gaan naar feedback van gebruikers over een product, dienst of ervaring, kunnen SaaS-ondernemingen waardevolle inzichten krijgen.

• Voordelen
  Het verzamelen van feedback kan leiden tot directe verbeteringen in producten en diensten. Het biedt ondernemingen kennis uit de eerste hand van wat werkt en wat niet. Wanneer klanten zien dat hun feedback belangrijk is, groeit hun vertrouwen en loyaliteit. Dit soort communicatie kan ook potentiële problemen voorkomen, omdat klanten vaak aandachtspunten aanwijzen voordat ze escaleren.

• Hoe het er in de praktijk uitziet
  Stel dat een SaaS-onderneming een nieuwe functie lanceert die samenwerking tussen teamleden mogelijk maakt. Na een week verstuurt de onderneming feedbackformulieren naar klanten die de nieuwe functie hebben gebruikt. Uit de feedback blijkt dat velen de samenwerkingstools verwarrend vonden. Naar aanleiding van deze feedback heeft de SaaS-onderneming een korte instructievideo toegevoegd om gebruikers te begeleiden bij het gebruik van de samenwerkingstools, wat resulteert in meer inkomsten en tevreden klanten.

Noodherstelplan

Een noodherstelplan biedt een vooraf bepaalde, gestructureerde strategie voor het reageren op ongeplande incidenten die de bedrijfsvoering kunnen verstoren, inclusief facturatie. Dit plan richt zich op de systemen, technologieën en gegevens die essentieel zijn voor een organisatie en beschrijft de stappen die werknemers moeten nemen als ze worden gecompromitteerd.

• Voordelen
  Een goed gedefinieerd noodherstelplan minimaliseert het risico op gegevensverlies en downtime van de service. Wanneer een onderneming snel kan herstellen van een ontwrichtende gebeurtenis, behoudt ze het vertrouwen van de klant en beschermt ze haar reputatie. Ondernemingen met een solide herstelplan kunnen ook potentiële financiële verliezen als gevolg van langdurige verstoringen vermijden. Bovendien getuigt deze planning van een proactieve inzet voor gegevensintegriteit en operationele veerkracht.

• Hoe het er in de praktijk uitziet
  Stel je voor dat een online retailer een serverstoring ervaart tijdens piekuren. Omdat de retailer een noodherstelplan heeft, kan deze snel overschakelen naar een back-upserver, zodat de verkoop zonder onderbreking kan doorgaan. Tegelijkertijd lost een team het oorspronkelijke serverprobleem op. Klanten zijn zich nog steeds grotendeels niet bewust van de back-endcrisis en de zaken gaan gewoon door.

Prestatiecontroles

Een prestatiecontrole evalueert de effectiviteit, efficiëntie en kosten van de activiteiten van een organisatie, met als doel deze te optimaliseren en de resultaten te verbeteren.

• Voordelen
  Prestatiecontroles zijn waardevolle instrumenten die de operationele doeltreffendheid kunnen verbeteren. Ondernemingen die deze audits regelmatig uitvoeren, kunnen onderdelen van inefficiëntie of verspilling vinden en corrigerende maatregelen nemen om de activiteiten te stroomlijnen en de productiviteit te verhogen. Met de inzichten uit deze audits kunnen ondernemingen ook weloverwogen beslissingen nemen die ze helpen hun doelstellingen te bereiken.

• Hoe het er in de praktijk uitziet
  Een softwareonderneming ondervindt regelmatig vertragingen bij productlanceringen. Een prestatiecontrole brengt knelpunten in de producttestfase aan het licht die worden veroorzaakt door een gebrek aan coördinatie tussen teams. De onderneming introduceert verbeterde communicatieprotocollen en herziet de rol van elk team, wat resulteert in een vlottere productuitrol en een afname van lanceringsvertragingen.

Kom meer te weten over Stripe Billing en hoe je daarmee efficiënte en betrouwbare SaaS-facturatiesystemen mogelijk maakt.