Ditt företags faktureringsstrategi beror på flera faktorer, och många av dem är unika för din bransch och ditt specifika företag. Att upprätta och underhålla ett omfattande system för SaaS-fakturering kräver förhandsplanering samt en konsekvent omvärdering. Det finns inte några specifika regler som anger för varje SaaS-företag hur de ska hantera sin faktureringsprocess, men det finns ändå ett antal bästa metoder som de flesta företag kommer att ha nytta av.

Nedan diskuterar vi hur dessa bästa metoder fungerar och vilka fördelar de innebär – och förklarar hur lösningar som Stripe Billing och Stripe Invoicing kan hjälpa SaaS-företag att uppnå dem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är SaaS-fakturering?
  
• Bästa praxis för hantering av SaaS-fakturering
  

Vad är SaaS-fakturering?

SaaS-fakturering avser de processer och system som SaaS-företag (software-as-a-service (SaaS) använder för att debitera sina kunder för SaaS-produkter. Till skillnad från traditionell programvara, som kunderna kanske bara köper en gång, är SaaS-produkter vanligtvis abonnemangsbaserade, vilket innebär att användarna betalar en återkommande avgift (ofta månadsvis eller årligen) för att få tillgång till programvaran. Dessa återkommande transaktioner genererar hög avkastning, med globala branschintäkter som beräknas nå 339 miljarder USD 2024.

System för SaaS-fakturering hanterar dessa återkommande transaktioner, administrerar olika prisnivåer och tillgodoser andra faktureringsrelaterade behov – som kampanjer eller rabatter, kostnadsfria provperioder och användningsbaserad fakturering. Faktureringsprocessen är ofta automatiserad och integrerad direkt i programvaruplattformen, vilket underlättar för tjänsteleverantören och kunden.

Om du vill läsa mer om SaaS-fakturering – till exempel om hur den fungerar, olika typer av SaaS-fakturering och funktioner som ingår i system för SaaS-fakturering – kan du läsa vår fördjupningsartikel om ämnet.

Bästa praxis för hantering av SaaS-fakturering

Detaljerad rapportering

Detaljerad rapportering delar upp transaktionsdata i utförliga segment. Istället för att se breda penseldrag av användarbeteende kan företag göra djupdykningar i specifika mätvärden för användarengagemang, betalningshistorik och interaktioner med servicenivåer.

• Fördelar
  Företag kan använda detaljerade insikter för att bättre modellera framtida beteenden, skapa riktad kommunikation och ta itu med potentiella problem.

• Ett praktiskt exempel
  Med detaljerad rapportering kan företag inte bara se att en användare har uppgraderat sin tjänst, utan till exempel också att användaren har bytt nivå tre gånger på sex månader, har utforskat vissa funktioner före varje byte och ofta uppgraderat efter att ha tagit del av specifik marknadsföringskommunikation.

• Hur Stripe stöder detta
  Stripe Billing tillhandahåller verktyg och analyser för att man ska förstå de beteenden som leder till en användares beslut. Plattformens omfattande analyser gör det möjligt för företag att se och analysera dessa detaljerade användarbeteenden.

Centraliserad fakturering

Centraliserad fakturering innebär att alla intäktsflöden – från återkommande abonnemang till engångsbetalningar – konsolideras i ett enda hanteringssystem. Detta system ger en heltäckande bild av ett företags finansiella interaktioner med sina kunder och gör att man inte behöver hoppa mellan olika plattformar.

• Fördelar
  Ett centraliserat system förenklar den finansiella rapporteringen och minskar potentiella dataavvikelser. Transparens gynnar företag och kunder genom att minimera risken för missförstånd och tvister. Att ha en enda informationskälla för alla faktureringsfrågor kan förbättra förtroendet och kommunikationen mellan företag och deras användarbas.

• Ett praktiskt exempel
  Tänk dig ett företag som började med abonnemangsbaserade tjänster, men som därefter har infört engångsköpsalternativ och merförsäljning. Istället för att hantera flera olika system – ett för abonnemang, ett annat för engångsförsäljning och ett tredje för merförsäljning – kan företaget använda centraliserad fakturering för att kombinera alla dessa interaktioner i ett enda system.

Uppdateringar i realtid

Uppdateringar i realtid innebär att faktureringssystemet återspeglar ändringen så snart den sker, oavsett om det är en ändring av kontostatus, en justering av servicenivån eller en uppdatering om användningen. Därför har man alltid tillgång till de mest korrekta uppgifterna.

• Fördelar
  Omedelbar datasynkronisering har flera fördelar. För företag innebär det att man alltid har tillgång till den senaste informationen, vilket kan leda till snabbare beslutsfattande. För kunderna innebär det transparens: de kan alltid se exakt vad de faktureras för, vilket kan minska fakturatvister och höja den övergripande tillfredsställelsen.

• Ett praktiskt exempel
  Tänk dig att en användare bestämmer sig för att uppgradera sitt tjänstepaket. I samma ögonblick som de gör detta val syns ändringen på deras konto och de kan omedelbart se det justerade faktureringsbeloppet. Det är ingen väntetid eller osäkerhet om den nya kostnaden.

Kundkommunikation

Företag håller kunderna informerade om kommande förnyelser, genomförda betalningar, misslyckade transaktioner och eventuella justeringar av tjänsteplaner genom att skicka snabba meddelanden.

• Fördelar
  När kunderna är välinformerade känner de sig uppskattade och respekterade. Att hålla dem uppdaterade minskar oklarheter, minimerar tvister och främjar en positiv bild av varumärket.

• Ett praktiskt exempel
  Föreställ dig ett scenario där en kunds kreditkort är på väg att löpa ut. Istället för att vänta på en avvisad betalning skickar företaget en vänlig påminnelse till kunden några veckor i förväg och uppmanar dem att uppdatera sina betalningsuppgifter. Detta steg säkerställer oavbruten service och visar SaaS-företagets engagemang för sina användare.

Verifiering på flera nivåer

Verifiering på flera nivåer är en process som autentiserar identiteten hos en individ eller enhet innan de fortsätter med en transaktion eller annan åtgärd. Att förlita sig på flera bevis eller steg gör sådana interaktioner säkrare och garanterar deras legitimitet.

• Fördelar
  För varje ytterligare autentiseringslager minskar risken för obehörig åtkomst eller bedrägeri. Om en verifieringspunkt kanske misslyckas eller äventyras fungerar en annan punkt som skyddsnät. Denna metod ger den högsta säkerhetsnivån och säkerställer att endast de med rätt behörigheter kan komma åt känsliga data eller slutföra viktiga transaktioner.

• Ett praktiskt exempel
  Tänk dig en användare som loggar in på en onlineplattform. Efter att ha angett sitt lösenord (den första nivån) får användaren en kod via sms (den andra nivån) som han eller hon måste ange för åtkomst. Även om illvilliga aktörer fick tag på lösenordet skulle de fortfarande behöva den sekundära verifieringskoden för att logga in. För vissa transaktioner kan det finnas ett tredje verifieringssteg där användaren bekräftar sina åtgärder via ett meddelande i en mobilapp.

Datasäkerhet

Datasäkerhet omfattar strategier och åtgärder som skyddar digital information mot obehörig åtkomst, intrång och stöld.

• Fördelar
  Företag, kunder och partner behöver veta att deras information är skyddad mot potentiella hot. Att implementera stark datasäkerhet kan förhindra ekonomiska förluster som kan uppstå på grund av dataintrång, och det kan också skydda ett företags rykte. Utöver detta kräver många regionala och globala regelverk att vissa datasäkerhetsåtgärder vidtas. Genom att följa dessa regelverk slipper företag juridiska komplikationer och rejäla böter.

• Ett praktiskt exempel
  Tänk dig någon som handlar på nätet. När han eller hon har angett sina kreditkortsuppgifter för att göra ett köp krypteras kreditkortsuppgifterna till en kod för att förhindra obehörig åtkomst. Om en angripare försöker fånga upp dessa data är de obegripliga, vilket gör de stulna uppgifterna oanvändbara.

Anpassning av fakturor

Genom anpassning av fakturor kan en fakturas utseende och innehåll skräddarsys i enlighet med specifika affärsbehov och varumärkesriktlinjer. Oavsett om det handlar om att ändra färger, lägga till logotyper eller justera layouter kan företag med hjälp av anpassning generera fakturor som återspeglar deras identitet.

• Fördelar
  En anpassad faktura stärker varumärkesidentiteten samtidigt som företag kan organisera information på det sätt som fungerar bäst för dem och deras kunder, vilket kan leda till färre förfrågningar och snabbare betalningar. En sådan personanpassning visar på professionalism och uppmärksamhet på detaljer.

• Ett praktiskt exempel
  Tänk dig ett SaaS-företag som tillhandahåller ett innehållshanteringssystem. Istället för att skicka ut en allmänt hållen faktura kan den skicka ut en faktura som innehåller företagets logotyp och fält med information om hur mycket innehåll detta system har hjälpt företag att publicera. Detta stärker varumärket och ger kunden en köpupplevelse värd att minnas.

Flera betalningsalternativ

Genom att acceptera ett brett utbud av betalningsmetoder – inklusive kredit- och bankkort, digitala plånböcker och mobila betalningsappar – kan företag rikta sig till en bredare målgrupp.

• Fördelar
  Om flera olika betalningsmetoder accepteras är det smidigt för kunderna och kan leda till ökad försäljning. Vissa kunder föredrar kanske att betala via en viss metod på grund av att de vill få belöningar eller för att de är vana vid den metoden. Andra kan välja en betalningsmetod på grund av dess säkerhetsfunktioner. Att tillgodose dessa olika behov kan resultera i högre kundnöjdhet och kan i onlinemiljöer minska antalet övergivna kundvagnar.

• Ett praktiskt exempel
  Tänk dig ett SaaS-företag som har olika stora företagskunder. Mindre företag föredrar kanske kreditkortsbetalningar och större företag banköverföringar. Genom att erbjuda flera betalningsalternativ säkerställer butiken att alla kunder kan genomföra köpen på önskat sätt.

Flexibel faktureringscykel

En flexibel faktureringscykel gör att företag och deras kunder själva kan välja när de vill ta emot eller skicka ut fakturor. Istället för att behöva följa ett strikt månads- eller veckoschema har man möjlighet att anpassa faktureringsperioden så att den passar specifika behov – till exempel kvartalsvis, varannan månad eller till och med vissa datum.

• Fördelar
  Flexibla faktureringscykler kan leda till förbättrad kassaflödeshantering för företag och bättre ekonomisk planering för kunderna. Detta kan göra att företag kan anpassa faktureringen efter sina driftskostnader eller typen av tjänster. Kunder som kanske har en snäv budget eller oregelbundna inkomstmönster uppskattar friheten att kunna välja en faktureringscykel som passar deras övriga ekonomiska åtaganden.

• Ett praktiskt exempel
  Tänk dig en abonnemangsbaserad plattform för onlineutbildningar som vänder sig till studerande och yrkesverksamma. Studenter kanske föredrar en faktureringscykel som följer deras terminsscheman, medan yrkesverksamma kan välja en cykel som matchar deras löneperiod. Med flexibla faktureringscykler kan plattformen tillgodose alla användares behov.

Uppsökande verksamhet för kundfeedback

SaaS-företag kan få värdefulla insikter genom att aktivt efterfråga feedback från användare om en produkt, tjänst eller upplevelse.

• Fördelar
  Att samla in synpunkter kan leda till direkta förbättringar av produkter och tjänster. Det ger företag förstahandskunskap om vad som fungerar och vad som inte gör det. När kunderna ser att deras feedback är viktig känner de större förtroende – och lojalitet. Den här typen av kommunikation kan också förhindra potentiella problem, eftersom kunder ofta identifierar problemområden innan de eskalerar.

• Ett praktiskt exempel
  Tänk dig att ett SaaS-företag lanserar en ny funktion som möjliggör samarbete mellan teammedlemmar. Efter en vecka skickar företaget ut feedbackformulär till kunder som har använt den nya funktionen. Återkopplingen visar att många tyckte att samarbetsverktygen var förvirrande. Baserat på denna feedback kompletterar SaaS-företaget funktionen med en kort videovägledning som visar användare hur man använder samarbetsverktygen, vilket resulterar i ökad försäljning och nöjda kunder.

Katastrofplan

En katastrofplan ger en förutbestämd, strukturerad strategi för att hantera oplanerade incidenter som kan störa verksamheten, inklusive fakturering. Den här planen inriktas på system, teknik och data som är avgörandeför en organisation och beskriver de åtgärder som anställda ska vidta om de äventyras.

• Fördelar
  En väldefinierad katastrofplan minimerar risken för dataförlust och driftstopp. Om ett företag snabbt kan återhämta sig från en störande händelse stärker det kundernas förtroende samtidigt som företaget skyddar sitt anseende. Företag med en solid katastrofplan kan också undvika potentiella ekonomiska förluster i samband med långvariga störningar. Dessutom visar den här planeringen att företaget arbetar proaktivt för dataintegritet och operativ motståndskraft.

• Ett praktiskt exempel
  Föreställ dig att en onlineåterförsäljare råkar ut för ett serverfel under den tid då det är som flest kunder. Eftersom återförsäljaren har en katastrofplan är det möjligt att snabbt övergå till en backupserver, vilket gör att försäljningen kan fortsätta utan avbrott. Under tiden arbetar ett team med det ursprungliga serverproblemet. Kunderna är i stort sett omedvetna om backend-krisen och verksamheten fortsätter som vanligt.

Effektivitetsrevisioner

Vid en effektivitetsrevision utvärderas ändamålsenligheten, effektiviteten och kostnaderna för en organisations verksamhet – i syfte att optimera den och förbättra resultaten.

• Fördelar
  Effektivitetsrevisioner är värdefulla verktyg som kan förbättra den operativa effektiviteten. Företag som regelbundet genomför sådana revisioner kan upptäcka områden där det förekommer ineffektivitet eller slöseri och vidta korrigerande åtgärder för att effektivisera verksamheten och öka produktiviteten. Med insikterna från dessa revisioner kan företag också fatta välgrundade beslut som hjälper dem att nå sina mål.

• Ett praktiskt exempel
  Ett mjukvaruföretag upplever regelbundet att produktlanseringar försenas. En effektivitetsrevision visar att det är flaskhalsar i produkttestfasen till följd av bristande samordning mellan teamen. Verksamheten introducerar förbättrade kommunikationsprotokoll och ser över varje teams roll, vilket resulterar i smidigare produktlanseringar och färre försenade lanseringar.

Läs mer om Stripe Billing och hur det möjliggör effektiva och tillförlitliga system för SaaS-fakturering.