La estrategia de facturación de tu empresa depende de varios factores, muchos de los cuales son exclusivos de tu sector y tu negocio. Crear y mantener un sistema de facturación de SaaS completo precisa de una planificación inicial y una reevaluación constante. No existe una serie única de reglas que regule la forma en que cada empresa de SaaS debe gestionar su proceso de facturación, pero sí hay algunas mejores prácticas que resultarán útiles para la mayoría de los negocios.

A continuación te explicamos el funcionamiento de estas mejores prácticas y las ventajas que aportan, aparte de la forma en que las soluciones como Stripe Billing y Stripe Invoicing pueden ayudar a las empresas de SaaS a beneficiarse de ellas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la facturación de SaaS?
  
• Mejores prácticas de la gestión de la facturación de SaaS
  

¿Qué es la facturación de SaaS?

Se refiere a los procesos y sistemas que las empresas de software como servicio (SaaS) usan para cobrar productos SaaS a sus clientes. A diferencia del software tradicional, que es posible que los clientes compren solo una vez, los productos SaaS suelen venderse por suscripción, lo que significa que los usuarios pagan una cuota recurrente (normalmente, mensual o anual) para acceder al software. Estas transacciones recurrentes generan grandes beneficios y, de hecho, se prevé que los ingresos internacionales del sector asciendan hasta los 339.000 millones de dólares estadounidenses en 2024.

Los sistemas de facturación de SaaS se ocupan de estas transacciones recurrentes, gestionan diferentes niveles de tarifas y se adaptan a otras necesidades relacionadas con la facturación, como promociones o descuentos, pruebas gratuitas y facturación basada en el consumo. El proceso de facturación suele estar automatizado e integrado directamente en la plataforma de software, por lo que resulta más sencillo para el proveedor de servicios y el cliente.

Para obtener más información sobre la facturación de SaaS, como su funcionamiento, los diferentes tipos de facturación de SaaS y las características y la funcionalidad que forman parte de los sistemas de facturación de SaaS, consulta nuestro artículo de detalles relacionados.

Mejores prácticas de la gestión de la facturación de SaaS

Elaboración de informes detallados

Los informes detallados desglosan los datos de las transacciones en puntos detallados. En lugar de disponer de información general sobre el comportamiento de los usuarios, las empresas pueden consultar métricas específicas de compromiso de los usuarios, el historial de pagos y las interacciones con los niveles del servicio.

• Ventajas
  Las empresas pueden disponer de información detallada para dar forma a futuros comportamientos, crear comunicaciones dirigidas y abordar posibles problemas.

• Cómo se ve en la práctica
  En lugar de ver solo que un usuario ha cambiado a un plan superior del servicio, los informes detallados permiten a las empresas ver, por ejemplo, que el usuario cambió de nivel tres veces en seis meses, analizó determinadas funciones antes de cada cambio y tendió a cambiar a un plan superior después de interactuar con comunicaciones de marketing específicas.

• Compatibilidad con Stripe
  Stripe Billing ofrece herramientas y análisis para saber qué comportamientos influyen en que un usuario tome una decisión. Los análisis exhaustivos de la plataforma permiten a las empresas ver y analizar estos comportamientos detallados de los usuarios.

Facturación centralizada

Consiste en consolidar todas las fuentes de ingresos (desde las suscripciones recurrentes hasta los pagos únicos) en un único sistema de gestión. Este sistema ofrece una imagen completa de las interacciones financieras de una empresa con sus clientes, además de eliminar la necesidad cambiar entre diferentes plataformas.

• Ventajas
  Un sistema centralizado simplifica los informes financieros y reduce las posibles discrepancias en los datos. La transparencia beneficia tanto a las empresas como a los clientes, ya que reduce la posibilidad de que surjan malentendidos y disputas. Disponer de una única fuente de información para todas las cuestiones relacionadas con la facturación puede reforzar la confianza y la comunicación entre las empresas y su base de clientes.

• Cómo se ve en la práctica
  Imagina una empresa que empezó solo con servicios por suscripción, pero que ya ha introducido opciones de compra única y venta de productos de más valor. En lugar de compaginar varios sistemas (uno para suscripciones, otro para ventas puntuales y otro para ventas de productos de más valor), la empresa puede usar la facturación centralizada para combinar todas estas interacciones en un único sistema.

Actualizaciones en tiempo real

Sirven para que, en cuanto se produzca un cambio (ya sea una variación del estado de la cuenta, un cambio del nivel de servicio o una actualización del uso), el sistema de facturación lo refleje. Por tanto, los datos siempre están actualizados.

• Ventajas
  La sincronización inmediata de los datos aporta varias ventajas. En el caso de las empresas, supone el acceso constante a la información más reciente, lo que puede agilizar la toma de decisiones. Para los clientes, aporta transparencia, es decir, que pueden ver exactamente lo que se les factura en un momento dado, lo que puede reducir las disputas de facturas y mejorar la satisfacción general.

• Cómo se ve en la práctica
  Imagina que un usuario decide cambiar su paquete de servicios a un nivel superior. En el momento en que hacen esta selección, la cuenta del usuario refleja el cambio y este puede ver de inmediato el importe de facturación ajustado. No hay que esperar ni se genera incertidumbre sobre el nuevo coste.

Comunicación con el cliente

Gracias al envío de notificaciones inmediatas, las empresas mantienen informados a los clientes sobre las próximas renovaciones, los pagos realizados correctamente, las transacciones fallidas y cualquier juste en sus planes de servicio.

• Ventajas
  Cuando los clientes están bien informados, se sienten valorados y respetados. Mantenerlos al día reduce la confusión, minimiza las disputas y fomenta una percepción positiva de la marca.

• Cómo se ve en la práctica
  Piensa en una situación en la que la tarjeta de crédito de un cliente está a punto de caducar. En lugar de esperar a que se produzca un error en el pago, la empresa envía al cliente un recordatorio amable con unas semanas de antelación donde le pide que actualice sus datos de pago. Este paso garantiza un servicio ininterrumpido y demuestra la dedicación de la empresa de SaaS a sus usuarios.

Verificación de varios niveles

Se trata de un proceso que autentica la identidad de un particular o una entidad antes de que hagan una transacción o cualquier otra acción. Aplicar varios elementos de verificación o pasos hace que las interacciones sean más seguras y garantiza su legitimidad.

• Ventajas
  Con cada capa adicional de autenticación, disminuye el riesgo de acceso no autorizado o fraude. Si un punto de verificación fallara o se viera comprometido, otro sirve como una red de seguridad. Este método promueve el máximo nivel de seguridad y garantiza que solo quienes disponen de los permisos pertinentes puedan acceder a datos confidenciales o completar transacciones importantes.

• Cómo se ve en la práctica
  Imagina a un usuario que inicia sesión en una plataforma en línea. Después de escribir su contraseña (la primera capa), recibe un código por mensaje de texto (la segunda capa) que debe introducir para poder acceder. Aunque un estafador obtenga la contraseña, aún necesita el código de verificación secundario para poder iniciar sesión. Para algunas transacciones, puede haber un tercer paso con el que el usuario confirma sus acciones a través de una notificación en la aplicación móvil.

Seguridad de los datos

Supone la aplicación de estrategias y medidas que protegen la información digital del acceso no autorizado, las filtraciones y el robo.

• Ventajas
  Las empresas, los clientes y los socios necesitan saber que su información está protegida frente a posibles amenazas. Implementar medidas de seguridad estrictas para proteger los datos puede prevenir pérdidas financieras a causa de las filtraciones de datos y también puede proteger la reputación de una empresa. Aparte de esto, existen muchas normativas regionales e internacionales que exigen determinadas medidas de seguridad de los datos, y cumplirlas evita a las empresas tener que afrontar complicaciones jurídicas y sanciones cuantiosas.

• Cómo se ve en la práctica
  Piensa en alguien que compra por Internet. Una vez que introduce los datos de su tarjeta de crédito para hacer la compra, el cifrado los transforma en un código para prevenir el acceso no autorizado. Si un atacante intenta interceptar estos datos, le resultará imposible entenderlos, por lo que no podrá utilizar los datos robados.

Personalización de facturas

Se trata de la posibilidad de adaptar el aspecto y el contenido de una factura para ajustarlos a las necesidades específicas de la empresa y a las directrices para el uso de marcas. Ya sea para cambiar colores, añadir logotipos o ajustar la disposición, la personalización permite a las empresas crear facturas que reflejen su identidad.

• Ventajas
  Una factura personalizada refuerza la identidad de la marca al tiempo que permite a las empresas organizar la información de la forma más conveniente para ellas y sus clientes, lo que puede reducir las dudas y agilizar los pagos. Estos toques personalizados demuestran profesionalidad y atención a los detalles.

• Cómo se ve en la práctica
  Imagina una empresa de SaaS que ofrece un sistema de gestión de contenido. En lugar de enviar una factura genérica, puede enviar una que incluya su logotipo y campos que proporcionen detalles sobre la cantidad de contenido que ha ayudado a publicar a las empresas. Esto refuerza su marca y hace que el cliente no olvide la experiencia de compra.

Varias opciones de pago

Aceptar un amplio abanico de métodos de pago, como tarjetas de crédito y débito, monederos digitales y aplicaciones de pago con el móvil, permite a las empresas atender a un público más amplio.

• Ventajas
  Aceptar varios métodos de pago es cómodo para los clientes y puede aumentar las ventas. Algunos clientes pueden preferir pagar con un método específico por las recompensas o sus hábitos. Otros pueden elegir un método de pago por las medidas de seguridad que ofrece. Satisfacer esta diversidad de necesidades puede aumentar la satisfacción del cliente y, en entornos en línea, puede reducir la tasa de abandono del carrito de la compra.

• Cómo se ve en la práctica
  Piensa en una empresa de SaaS cuyos clientes son empresas de diferentes tamaños. Las empresas pequeñas pueden preferir pagar con tarjeta de crédito, mientras que las grandes pueden inclinarse por las transferencias bancarias. Al ofrecer varias opciones de pago, la tienda garantiza que todos sus clientes puedan comprar como quieran.

Flexibilidad de los ciclos de facturación

Permite a las empresas y a sus clientes elegir cuándo quieren recibir o enviar las facturas. En lugar de tener que adherirse a un calendario mensual o semanal riguroso, existe la posibilidad de ajustar el período de facturación para satisfacer necesidades específicas, como trimestralmente, quincenalmente o en fechas concretas.

• Ventajas
  Gracias a la flexibilidad de los ciclos de facturación, las empresas pueden mejorar la gestión del flujo de caja y los clientes pueden optimizar la planificación financiera. En el caso de las empresas, ayuda a armonizar la facturación con los costes operativos o con la naturaleza de sus servicios. Los clientes, sobre todo los que tienen presupuestos ajustados o patrones de ingresos irregulares, aprecian la libertad de elegir un ciclo de facturación que les permita atender sus otros compromisos financieros.

• Cómo se ve en la práctica
  Imagina una plataforma de formación en línea por suscripción dirigida a estudiantes y profesionales en activo. Los estudiantes pueden preferir un ciclo de facturación que coincida con sus calendarios semestrales, mientras que los profesionales en activo pueden optar por un ciclo que coincida con la fecha en que les pagan la nómina. Con los ciclos de facturación flexibles, la plataforma puede satisfacer las necesidades de todos los usuarios.

Comentarios de los clientes

Las empresas de SaaS pueden obtener información importante si piden comentarios a los usuarios de forma activa sobre un producto, un servicio o su experiencia.

• Ventajas
  Recabar comentarios puede mejorar directamente los productos y servicios. Gracias a ello, las empresas pueden saber de primera mano lo que funciona y lo que no. Cuando los clientes observan que sus comentarios se valoran, su confianza y fidelidad aumentan. Este tipo de comunicación también puede prevenir posibles problemas, ya que los clientes suelen identificar aspectos que les preocupan antes de que se compliquen.

• Cómo se ve en la práctica
  Supongamos que una empresa de SaaS lanza una nueva función que permite que los miembros de equipos colaboren entre sí. Después de una semana, la empresa envía formularios de opinión a los clientes que han usado la nueva función. Los comentarios revelan que las herramientas de colaboración les resultaron liosas. A raíz de estos comentarios, la empresa de SaaS incluye un breve tutorial de vídeo para explicar a los usuarios cómo usar las herramientas de colaboración, lo que aumenta las ventas y la satisfacción de los clientes.

Plan de recuperación ante desastres

Ofrece una estrategia estructurada y predeterminada para responder a incidentes imprevistos que podrían interrumpir las operaciones, incluida la facturación. Este plan se centra en los sistemas, las tecnologías y los datos clave de una organización, detallando los pasos que los empleados deben seguir en caso de que se vean comprometidos.

• Ventajas
  Un plan de recuperación ante desastres bien definido minimiza el riesgo de pérdida de datos y el tiempo de inactividad del servicio. Cuando una empresa puede recuperarse rápidamente tras un incidente que interrumpe sus operaciones, es capaz de mantener la confianza del cliente y de proteger su reputación. Las empresas con un buen plan de recuperación también pueden evitar posibles pérdidas financieras asociadas con largas interrupciones. Además, esta planificación demuestra un compromiso proactivo con la integridad de los datos y la resiliencia operativa.

• Cómo se ve en la práctica
  Imagina que el servidor de un comerciante minorista en línea funciona mal en los momentos en que más compras se hacen. Como dispone de un plan de recuperación ante desastres, puede cambiar rápidamente a un servidor auxiliar, lo que permite que las ventas continúen sin interrupciones. Al mismo tiempo, un equipo se dedica a solucionar el problema del servidor principal. Los clientes permanecen ajenos al problema del back end, y la empresa sigue operando con normalidad.

Auditorías del rendimiento

Sirven para evaluar la eficacia, la eficiencia y los costes de las operaciones de una organización, con el objetivo de optimizarlos y aumentar los beneficios.

• Ventajas
  Las auditorías del rendimiento son herramientas valiosas que pueden mejorar la eficacia operativa. Las empresas que hacen estas auditorías periódicamente pueden detectar aspectos poco eficientes o desaprovechados y, en consecuencia, implantar medidas correctivas para optimizar las operaciones y aumentar la productividad. Con la información de estas auditorías, las empresas también pueden tomar decisiones informas que les ayuden a cumplir sus objetivos y metas.

• Cómo se ve en la práctica
  Una empresa de software suele experimentar retrasos en el lanzamiento de productos. Una auditoría del rendimiento revela cuellos de botella en la fase de prueba del producto ocasionados por una falta de coordinación entre los equipos. La empresa introduce protocolos de comunicación mejorados y revisa la función de cada equipo, lo que agiliza el lanzamiento de los productos y reduce los retrasos en este ámbito.

Obtén más información sobre Billing y cómo favorece a los sistemas de facturación de SaaS eficientes y fiables.