Fakturan är det vanligaste skatten som används av alla typer och storlekar av företag – från frilansare till enskilda firmor och stora företag. I Italien är den rättsliga grunden för fakturering av försäljning av varor och tjänster lagstiftningen om mervärdesskatt (moms), särskilt artikel 21 i presidentdekret nr 633/1972. Det finns olika typer av fakturor, var och en utformad för specifika situationer baserad på deras funktioner.

Att förstå skillnaderna mellan de olika typerna av fakturor är nyckeln till att efterleva gällande regelverk och för att effektivt hantera relationer med kunder och leverantörer. Bland de olika typerna av fakturor i Italien är de vanligaste den omedelbara fakturan och den uppskjutna fakturan.

I den här artikeln kommer vi att förklara vad omedelbara och uppskjutna fakturor är, när man ska utfärda varje typ, de viktigaste skillnaderna mellan dem och deras fördelar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en omedelbar faktura?
  
• Vad är en uppskjuten faktura?
  
• Vad är skillnaden mellan omedelbara och uppskjutna fakturor?
  
• Vilka är fördelarna med en omedelbar faktura?
  
• Vilka är fördelarna med en uppskjuten faktura?
  

Vad är en omedelbar faktura?

Den omedelbara fakturan är den vanligaste typen av fakturor, i själva verket kallas den helt enkelt för en "faktura" i specifikationerna för elektroniska fakturor som upprättats av Italiens skatt, Agenzia delle Entrate. Dessa typer av fakturor måste utfärdas omedelbart efter att en företag transaktion har slutförts. Om flera transaktioner görs samma dag till samma person behöver endast en faktura utfärdas.

En omedelbar faktura kan utfärdas utanföljesedel (DDT, från italienskans "Documento di trasporto") som medföljer varorna, men bara om den utfärdas samma dag som tjänsten som beskrivs i faktura eller försäljningen av varorna äger rum.

I och med införandet av elektronisk fakturering, systemet tillåter mer flexibilitet för utfärdning omedelbara fakturor, vilket förlänger tidsramen till inom 12 dagar efter att tjänster har tillhandahållits eller varor har sålts.

Mallen för en omedelbar faktura bör innehålla följande information:

• Datum för försäljningen av varorna eller tillhandahållandet av tjänsten
  
• Fakturans nummer i sekventiell beställning
  
• Betalningsmetoden
  
• Det totala beloppet av varorna eller tjänsterna
  
• Momsen (om man använder det vanliga systemet)
  
• Lagstadgade kostnader eller avgifter i förekommande fall
  

En av de obligatoriska delarna av en faktura är utfärdandedatumet, och enligt Agenzia delle Entrate Circular 14/E/2019 finns det tre scenarier för omedelbara fakturor:

• Fakturan utfärdas vid midnatt på försäljningsdagen, så transaktionsdatumet och utfärdandedatumet är detsamma.
  
• Fakturan genereras dagen efter transaktionen och skickas till Exchange System (SDI, från italienska Sistema di Interscambio) inom de följande 12 dagarna.*
  
• Fakturan genereras och skickas till SDI inom tidsfristen för utfärdande.
  

I alla tre fallen måste datumet för transaktion (försäljning av varor eller tillhandahållande av tjänster) anges i den omedelbara faktura mall.

(*) Observera att den ursprungliga tidsfristen från cirkulär 14/E/2019 för utfärdning av omedelbara fakturor fastställdes till 10 dagar, men detta ökades till 12 dagar enligt lagstiftningsdekret nr 34/2019.

Vad är en uppskjuten faktura?

En uppskjuten faktura är ett skatt som utfärdas på ett annat datum än det faktiska datumet för försäljning av varor eller tillhandahållande av tjänster. Det gör att alla transaktioner som görs under samma månad med samma kund eller leverantör kan inkluderas i en enda faktura.

Även vid elektronisk fakturering måste uppskjutna elektroniska fakturor skickas till växlingssystemet senast den 15:e dagen i månaden efter den månad då transaktionerna ägde rum, i enlighet med artikel 21.4 a i presidentdekret nr 633/1972. I det här fallet måste fältet "Datum" fyllas i med datumet för den senaste leveransen eller datumet för den senaste transaktionen.

Observera att även om den uppskjutna fakturan utfärdas efter transaktionsdatumet måste momsen betalas omedelbart.

Det är också viktigt att skilja mellan en uppskjuten faktura för leverans av varor och en uppskjuten faktura för tillhandahållande av tjänster. För leverans av varor krävs följande information:

• Kod för uppskjuten faktura
  
• Datum för utfärdande
  
• DDT (följesedel)
  

När en uppskjuten faktura utfärdas för tillhandahållandet av tjänster måste en uppsättning dokument som verifierar leveransen av tjänsten bifogas i stället för en DDT. Dessa dokument kan innehålla bevis på betalning av avgiften, kontraktet eller ett överlåtelsebrev.

Från och med 2021 har Agenzia delle Entrates SDI infört en särskild TD-kod (dokumenttyp) för att förenkla den elektroniska sammanställningen av uppskjutna fakturor. Koder för periodiserade fakturor är följande:

• TD24: Denna kod betecknar leverans av varor med DDT. Dessutom kan den användas för att indikera framgångsrik leverans av tjänster.

• TD25: Denna kod är endast för uppskjutna elektroniska fakturor som innebär leverans av varor som företag till en tredje part genom sin egen leverantör (dessa transaktioner kallas triangulär handel). För den här typen av fakturor, även kallad superuppskjuten faktura, är utfärdningsfristen för fakturan slutet av månaden efter leveransmånaden.

Elektroniska fakturor

Från och med den 1 januari 2019 infördes obligatorisk elektronisk fakturering under Artikel 1, paragraf 916, i lag nr 205 daterad den 27 december 2017. En elektronisk faktura är ett kommersiellt dokument som måste genereras enligt FatturaPA-layouten: strukturerad data i digitalt format skriven i XML. Därför betyder "digital" inte en datoriserad representation (dvs. en skanning) av ett pappers faktura. Det elektroniska dokumentet måste skapas digitalt från grunden. För att beställning ska anses vara utfärdade måste elektroniska fakturor alltid överföras till deras mottagare via Agenzia delle Entrates SDI – annars anses de inte vara utställda. Från och med den 1 januari 2024 kommer elektronisk fakturering att vara obligatorisk för nästan alla typer av företag, med följande undantag:

• Privatpersoner som utfärdar fakturor till personer som inte är bosatta eller skattemässigt etablerade i Italien, särskilt till utlandet
  
• Vårdgivare som lämnar in uppgifter till Sistema Tessera Sanitaria (hälso- kort system) och som tillhandahåller tjänster till individer under hela 2024
  

Observera att för elektroniska fakturor avser "utfärdandedatum" datumet för överföring till SDI för Agenzia delle Entrate.

Vad är skillnaden mellan omedelbara och uppskjutna fakturor?

Nu när vi har granskat de viktigaste egenskaperna hos omedelbara och uppskjutna fakturor, låt oss sammanfatta de viktigaste skillnaderna mellan dem.

Som tidigare nämnts är den största skillnaden mellan omedelbara och uppskjutna fakturor att omedelbara fakturor utfärdas samma dag som tjänsten tillhandahålls eller varorna säljs, medan uppskjutna fakturor kan konsolidera flera transaktioner med samma kund inom samma månad. Det finns också skillnader i tidpunkten för e-fakturering:

• Omedelbar faktura: Inom 12 dagar från den dag då transaktion
  
• Uppskjuten faktura: Senast den 15:e i månaden efter den transaktion
  

Vilket datum ska jag ange på fakturan?

En annan skillnad mellan en omedelbar faktura och en uppskjuten faktura är vilket datum som ska stå på fakturan.

För en omedelbar faktura kan vi till exempel säga att du säljer en produkt den 22 juni 2024:

Du kan skicka den elektroniska fakturan via SDI samma dag som transaktionen.

• Transaktionsdatum: 2024-06-22
  
• Utfärdandedatum: 2024-06-22
  
• Fakturanummer och datum: Faktura # x daterad 2024-06-22
  
• Fältet "Datum" i avsnittet "Allmänna uppgifter" i den elektroniska fakturan: 2024-06-22
  

Alternativt kan du generera e-fakturan på dagen för transaktionen (i det här fallet den 22 juni) och skicka den via SDI inom de närmaste 12 dagarna.

• Transaktionsdatum: 2024-06-22
  
• Utfärdandedatum: Senast 2024-04-07
  
• Fakturanummer och datum: Faktura # x daterad 2024-06-22
  
• Fältet "Datum" i avsnittet "Allmänna uppgifter" i den elektroniska fakturan: 2024-06-22
  

Du kan också skapa och skicka in fakturan via SDI vilken dag som helst mellan den 22 juni och den 4 juli. I det här fallet är datumen desamma som i föregående scenario.

För uppskjutna fakturor anger Agenzia delle Entrate Circular 14/E/2019 att du kan ange datumet för den senaste transaktionen som dokumentets datum. Den här metoden kan dock leda till fel i den sekventiella numreringen av fakturor. Vid uppskjutna fakturor kan detta till exempel leda till utfärdande av faktura nummer 100 med den sista leveransen den 30 juni och faktura nummer 101 med den sista leveransen den 25 juni. Agenzia delle Entrate klargjorde senare att för uppskjutna fakturor ska datumet för minst en transaktion anges, helst datumet för den sista transaktionen i månaden. Alternativt är det acceptabelt att ange slutet av månaden som det datum som representerar när transaktionerna gjordes.

Att hantera debiteringar och bokföring kan bli en utmaning för företag när de växer. För att hantera den här komplexiteten kan du överväga att använda dedikerade redovisningstjänster. Stripe Billing kan till exempel stödja dig att hantera återkommande avgifter—oavsett om de är enkla pay-as-you-go-avgifter eller anpassade planer som förhandlas direkt av försäljningsteamet.

Vilka är fördelarna med en omedelbar faktura?

Fördelarna med en omedelbar faktura är bland annat:

• Förenklade faktureringsrutiner: Omedelbara fakturor eliminerar behovet av att utfärda fakturor med jämna mellanrum, till exempel i slutet av varje månad.
  
• Ökad likviditet: Omedelbara fakturor gör det möjligt för företag att ta emot betalningar snabbare, vilket gör att de kan återinvestera medel i aktiviteter som syftar till tillväxt.
  

Vilka är fördelarna med en uppskjuten faktura?

Uppskjutna fakturor kan också ha flera fördelar, bland annat:

• Förenklade administrativa förfaranden: Med konsoliderade uppskjutna fakturor minskar antalet utfärdade fakturor, vilket effektiviserar administrativa uppgifter.
  
• Förbättrad hantering av kassaflödet: Uppskjutna fakturor gör det möjligt för företag att konsolidera fakturering transaktioner i ett enda dokument.
  
• Förbättrade kundrelationer: Uppskjutna fakturor kan hjälpa företag att behålla befintliga kunder och locka till sig nya genom att erbjuda mer flexibla betalning villkor och anpassa fakturerings behandla för att möta kund behov.