O faturamento rateado é um método de cálculo de fatura baseado em um período parcial do serviço em vez de em um ciclo completo de faturamento. Ele permite que os clientes paguem pela parte do período em que o serviço foi usado e não pelo período integral do serviço, o que torna o faturamento mais preciso. Por exemplo, se um cliente assinar um serviço que cobra US$ 30 por mês, mas iniciar a assinatura no 15º dia de um mês de 30 dias, ele pagará apenas US$ 15 por esse primeiro mês.

A implementação desse tipo de faturamento pode beneficiar as empresas do setor global de assinaturas digitais, que foi avaliado em US$ 928 bilhões em 2022 e tem previsão de atingir US$ 4,6 trilhões até 2031. A seguir, abordaremos os conceitos básicos das cobranças rateadas, como integrar o faturamento rateado aos modelos de assinatura e as práticas recomendadas para gerenciar o faturamento rateado.

O que será abordado neste artigo?

• Como funcionam as cobranças rateadas?
  
• Como calcular as cobranças rateadas
  
• Como o faturamento rateado beneficia as empresas
  
• Como usar o faturamento rateado em modelos por assinatura
  
• Cenários comuns para o faturamento rateado
  
• Práticas recomendadas para o faturamento rateado
  

Como funcionam as cobranças rateadas?

As cobranças rateadas garantem que os clientes paguem apenas pelo serviço que recebem. Se eles se registrarem, cancelarem ou fizerem alterações em seus planos no meio de um ciclo de faturamento, não pagarão por todo o ciclo de faturamento. As tarifas rateadas podem aumentar a satisfação do cliente, alinhando o faturamento com o uso e cobrando dos clientes apenas o que eles usam. O faturamento rateado é popular entre empresas de telecomunicações e serviços públicos, serviços de assinatura e proprietários de imóveis.

Como calcular as cobranças rateadas

O cálculo de cobranças rateadas envolve uma fórmula que as empresas podem adaptar, dependendo dos termos do contrato de serviços ou de arrendamento. Aqui está um método para calcular as cobranças rateadas:

• Determine a taxa de faturamento total:essa é a cobrança regular para um ciclo de faturamento completo. Por exemplo, se for um ciclo de faturamento mensal, use a taxa cobrada a cada mês.
  
• Estabeleça a duração do ciclo de faturamento: identifique o número de dias no ciclo completo de faturamento. Para serviços mensais, pode ser 30 ou 31 dias, dependendo do mês, ou 30 dias padronizados.
  

• Calcule a taxa diária: divida o valor total do faturamento pelo número total de dias do ciclo de faturamento:

  • Valor total do faturamento / Número de dias no ciclo de faturamento = Taxa diária.

    Isso lhe dá o valor cobrado por dia.

• Determinar o número de dias de serviço: conte quantos dias durante o ciclo de faturamento o serviço é ou foi usado pelo cliente.

• Calcular a cobrança rateada: multiplique a taxa diária pelo número de dias de serviço:

  • Taxa diária × número de dias de serviço = taxa rateada.
    
  • Por exemplo, um cliente assina um serviço que custa US$ 90 por mês no 10º dia de um mês de 30 dias.
    

  • Valor total do faturamento: US$ 90

    Duração do ciclo de faturamento: 30 dias

    Taxa diária: 90 / 30 = US$ 3 por dia

    Dias de serviço no primeiro mês: Do 10º dia ao 30º dia = 21 dias

    Cobrança pro rata: 3 x 21 = US$ 63

  • A cobrança rateada para o primeiro mês é de US$ 63.

Como o faturamento rateado beneficia as empresas

O faturamento rateado pode aumentar a reputação de uma empresa, facilitar a conquista de clientes e facilitar um fluxo de caixa mais consistente. Veja como o faturamento rateado beneficia as empresas:

• Conquista de clientes: o faturamento rateado torna os serviços mais acessíveis, permitindo que um possível cliente inicie o período de cobrança a qualquer momento dentro de um ciclo de faturamento. Essa flexibilidade elimina as barreiras que poderiam deter os possíveis clientes e pode levar a uma maior conquista de clientes.

• Reputação da empresa: o faturamento rateado demonstra um compromisso com a justiça e garante que os clientes paguem apenas pelo tempo que usarem um serviço. Isso pode tornar uma empresa mais atraente: novos clientes podem começar a usar os serviços a qualquer momento sem se sentirem financeiramente penalizados.

• Upselling: O faturamento rateado facilita o incentivo para que os clientes façam upgrade dos serviços no meio do ciclo, pois eles sabem que pagarão apenas a parte restante do ciclo de faturamento.

• Fluxo de caixa: faturar os clientes ao longo do mês, independentemente do dia em que se registraram no serviço, em vez de um único aumento no início ou no final do mês, pode criar um fluxo de caixa mais consistente.

Como usar o faturamento rateado com modelos por assinatura

O faturamento rateado é comumente associado aos modelos por assinatura porque as cobranças ocorrem em intervalos regulares e os clientes podem se registrar no meio de um período de cobrança. Veja como integrar o faturamento rateado em seu serviço por assinatura:

Defina sua política de rateio

• Unidade de rateio: decida se rateará diariamente, semanalmente ou mensalmente. O rateio diário oferece a maior precisão, enquanto o rateio mensal pode ser mais simples de implementar para assinaturas anuais.

• Regras de arredondamento: defina regras para arredondar valores rateados (por exemplo, para o centavo ou dólar mais próximo) para simplificar os cálculos e evitar cobranças fracionárias.

• Mudanças no meio do ciclo: defina como lidará com as mudanças no meio do ciclo, como upgrades, downgrades ou cancelamentos. Você creditará ou reembolsará a parte não utilizada ou a abaterá do próximo ciclo?

• Impostos: determine como lidará com os impostos para as cobranças rateadas. Dependendo da jurisdição, talvez seja necessário ajustar os cálculos tributários estabelecidos de acordo com o valor rateado.

• Descontos: se oferecer descontos, decida como aplicá-los às cobranças rateadas. É possível ratear o desconto junto com o custo da assinatura ou aplicá-lo como um valor fixo.

Escolha um sistema de faturamento

• Soluções automatizadas: considere usar um software de faturamento por assinatura ou uma plataforma que aceite faturamento rateado automatizado. Isso pode reduzir o esforço manual e minimizar os erros.

• Personalização: se optar por usar uma solução personalizada, certifique-se de que os desenvolvedores entendam a lógica de rateio e possam integrá-la ao seu sistema de faturamento.

Como calcular cobranças rateadas

• Fórmula: a fórmula básica para cobranças rateadas é a seguinte:

  • (Custo total da assinatura / Total de dias no ciclo de faturamento) x Número de dias usados.
    

• Mudanças de plano: para mudanças de plano, calcule o custo rateado de cada plano e ajuste a cobrança de acordo com esse uso. Considere a possibilidade de oferecer créditos parciais ou transferir parcelas não utilizadas.

Comunique-se com os clientes

• Política de rateio: comunique sua política de rateio aos clientes desde o início. Explique como as cobranças rateadas são calculadas e como isso afeta o faturamento deles.

• Detalhes da fatura: inclua um detalhamento das cobranças rateados nas faturas.

• Suporte ao cliente: disponibilize suporte acessível ao cliente para responder a quaisquer perguntas ou tirar dúvidas sobre as cobranças rateadas.

Testar e monitorar funções

• Casos de teste: crie cenários de teste para abordar diferentes ciclos de faturamento, alterações de planos e datas de cancelamento. Para cada cenário, confirme se o sistema calcula e aplica as cobranças rateadas com precisão.

• Feedback do usuário: reúna o feedback dos primeiros usuários ou usuários beta para identificar quaisquer problemas ou melhorias possíveis.

• Métricas de desempenho: monitore as principais métricas como aquisição de clientes, perda de clientes e receita média por usuário (ARPU) para avaliar o impacto do faturamento rateado em sua empresa.

• Atualizações de políticas e faturamento: com base em seus dados e no feedback dos clientes, ajuste sua política de rateio ou sistema de faturamento conforme necessário.

Cenários comuns de faturamento rateado

O faturamento rateado é uma ferramenta comum em diversos setores e cenários. Aqui estão alguns cenários em que o faturamento rateado é particularmente útil:

• Assinaturas no meio do mês: quando um cliente se registra em um serviço no meio de um ciclo de faturamento, ele pagará apenas a parte do ciclo durante o qual usar o serviço. Isso é comum em serviços de assinatura, como plataformas de streaming, produtos de software como serviço (SaaS) ou assinaturas de academias.

• Cancelamentos de serviços: se um cliente cancelar um serviço antes do final do período de cobrança, o faturamento rateado poderá calcular o reembolso pela parte não utilizada do período de cobrança. Os clientes consideram essa prática justa e ela pode melhorar a reputação da empresa.

• Upgrades ou downgrades de planos:quando um cliente muda seu nível de assinatura, seja fazendo upgrade ou fazendo downgrade, o faturamento rateado reflete essa mudança, cobrando dos clientes o tempo que eles usaram cada nível de serviço.

• Serviços sazonais ou temporários: quando os serviços são sazonais ou prestados temporariamente - como serviços de aquecimento, ventilação e ar condicionado (HVAC) ou paisagismo, o faturamento pro rata permite que as empresas cobrem dos clientes parcialmente pelos meses no início ou no final da temporada.

• Inclusão de novos recursos ou serviços: se uma empresa apresentar novos recursos ou serviços que os clientes possam incluir nas suas assinaturas existentes, o faturamento rateado permite que os clientes comecem a desfrutar das novas adições imediatamente, pagando apenas a parte restante do ciclo de faturamento.

• Faturamento de imóveis e serviços públicos: no setor imobiliário, os inquilinos que se mudam no meio do mês geralmente pagam um aluguel rateado. Da mesma forma, as empresas de serviços públicos frequentemente usam o faturamento rateado para cobrar por serviços que começam ou param no meio do ciclo.

• Serviços de telecomunicações: as empresas de telecomunicação geralmente usam o faturamento rateado quando os clientes alteram seus pacotes de serviços ou quando serviços adicionais, como planos de chamadas internacionais, são incluídos após o início do ciclo de faturamento.

• Períodos de teste que se transformam em assinaturas: quando um período de teste termina e o cliente passa para uma assinatura paga, o faturamento rateado pode alinhar as cobranças da nova assinatura com o ciclo de faturamento padrão.

Práticas recomendadas para o faturamento rateado

Embora o faturamento rateado ofereça benefícios para empresas e clientes, as empresas devem gerenciar cuidadosamente as expectativas dos clientes para evitar confusão e insatisfação. Aqui estão algumas práticas recomendadas:

Comunicação das políticas da empresa

• Política de rateio: explique a política de rateio em seu site, nos termos de serviço e durante o processo de inscrição. Considere o uso de recursos visuais, como diagramas ou exemplos, para ilustrar como são calculadas as cobranças rateadas. Use linguagem simples e evite jargões.
  
• Políticas de reembolso: descreva sua política de reembolso para cobranças rateadas, incluindo cronogramas e condições.
  
• Política de cancelamento: comunique como os cancelamentos no meio do ciclo serão tratados, inclusive quaisquer tarifas ou créditos pertinentes.
  
• Mudanças no plano: explique como as mudanças no plano afetarão as cobranças rateadas e como serão tratadas as partes não utilizadas.
  

Contato com os clientes

• Comunicação proativa: envie notificações por e-mail ou lembretes antes e depois dos ciclos de faturamento, especialmente quando houver pro rata, para manter os clientes informados.
  
• Destaque o valor: enfatize o valor e os benefícios do seu produto ou serviço para reforçar a justificativa para as cobranças rateadas.
  
• Reforço positivo: agradeça aos clientes pela compreensão e paciência com relação ao faturamento rateado.
  

Faturamento

• Detalhamento das cobranças: disponibilize um detalhamento dos encargos nas faturas. Esse detalhamento deve mostrar o custo original, o valor rateado e quaisquer tarifas ou impostos pertinentes. Explique brevemente o cálculo pro rata na fatura para facilitar o entendimento dos clientes.
  

Suporte ao cliente

• Equipe dedicada: tenha uma equipe dedicada de suporte ao cliente, treinada para lidar com pedidos de informação relacionados à pro rata, resolver problemas e ouvir os comentários dos clientes com empatia e compreensão.
  
• Vários canais: disponibilize uma variedade de canais de suporte, como telefone, e-mail ou chat ao vivo, para facilitar a oferta de ajuda aos clientes.
  

Soluções tecnológicas

• Software de faturamento: invista em um software de faturamento confiável que possa automatizar os cálculos de pro rata, gerar faturas e gerenciar assinaturas.
  
• Portais do cliente: ofereça um portal de autoatendimento em que os clientes possam visualizar seu histórico de faturamento, atualizar informações de pagamento e gerenciar suas assinaturas.
  
• Ferramentas de comunicação: use e-mail marketing, notificações por SMS ou mensagens no aplicativo para manter os clientes informados sobre seu faturamento e quaisquer ajustes pro rata.