La fatturazione proporzionale è un metodo di calcolo delle fatture basato su un periodo di servizio parziale anziché su un ciclo di fatturazione completo. Consente ai clienti di pagare la parte del periodo di servizio che utilizzano e non l'intero periodo di servizio, il che rende la fatturazione più accurata. Ad esempio, se un cliente sottoscrive un servizio che addebita 30 dollari al mese, ma l'abbonamento inizia il 15° giorno di un mese di 30 giorni, per il primo mese pagherà solo 15 dollari.

L'implementazione di questo tipo di fatturazione può essere vantaggiosa per le attività che operano nel mercato globale degli abbonamenti digitali, valutato 928 miliardi di dollari nel 2022 e che si prevede possa raggiungere i 4,6 mila miliardi di dollari entro il 2031. Di seguito vengono illustrate le nozioni di base sulla fatturazione proporzionale, come integrarla nei modelli di abbonamento e le best practice per gestirla.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funzionano gli addebiti ripartiti proporzionalmente?
  
• Come calcolare gli addebiti ripartiti proporzionalmente
  
• Quali vantaggi offre la fatturazione proporzionale alle attività
  
• Come utilizzare la fatturazione proporzionale con i modelli di abbonamento
  
• Scenari comuni per la fatturazione proporzionale
  
• Best practice per la fatturazione proporzionale
  

Come funzionano gli addebiti ripartiti proporzionalmente?

Gli addebiti ripartiti proporzionalmente garantiscono che i clienti paghino solo per il servizio ricevuto. Se il cliente si iscrive, annulla o modifica il piano prima della fine di un ciclo di fatturazione, non paga per l'intero ciclo di fatturazione. Gli addebiti ripartiti proporzionalmente possono migliorare la soddisfazione dei clienti allineando la fatturazione all'utilizzo e addebitando ai clienti solo ciò che utilizzano. La fatturazione proporzionale è diffusa tra le società di telecomunicazioni e di servizi pubblici, i servizi in abbonamento e i proprietari di immobili.

Come calcolare gli addebiti ripartiti proporzionalmente

Il calcolo degli addebiti ripartiti proporzionalmente prevede una formula che le attività possono adattare in base ai termini del servizio o dell'accordo di locazione. Ecco un metodo per il calcolo degli addebiti ripartiti proporzionalmente:

• Stabilisci la tariffa di fatturazione completa: si tratta dell'addebito regolare per un ciclo di fatturazione completo. Ad esempio, nel caso di un ciclo di fatturazione mensile, utilizza la tariffa addebitata per ogni mese.
  
• Stabilisci la durata del ciclo di fatturazione: identifica il numero di giorni dell'intero ciclo di fatturazione. Per i servizi mensili, potrebbe corrispondere a 30 o 31 giorni, a seconda del mese, o a 30 giorni standardizzati.
  

• Calcola la tariffa giornaliera: dividi l'importo totale per il numero totale di giorni nel ciclo di fatturazione:

  • Importo di fatturazione completo / numero di giorni nel ciclo di fatturazione = tariffa giornaliera

    In questo modo si ottiene l'addebito per ogni singolo giorno.

• Determina il numero di giorni di utilizzo del servizio: conta il numero di giorni del ciclo di fatturazione nei quali il servizio è o è stato utilizzato dal cliente.

• Calcola l'addebito ripartito proporzionalmente: moltiplica la tariffa giornaliera per il numero di giorni di utilizzo del servizio:

  • Tariffa giornaliera × numero di giorni di utilizzo del servizio = addebito ripartito proporzionalmente
    
  • Ad esempio, un cliente sottoscrive un servizio che costa 90 dollari al mese il 10° giorno di un mese di 30 giorni.
    

  • Importo di fatturazione completo: 90 dollari

    Durata del ciclo di fatturazione: 30 giorni

    Tariffa giornaliera: 90 / 30 = 3 dollari al giorno

    Giorni di utilizzo del servizio nel primo mese: dal 10 al 30 = 21 giorni

    Addebito ripartito proporzionalmente: 3 x 21 = 63 dollari

  • L'addebito ripartito proporzionalmente per il primo mese è di 63 dollari.

Quali vantaggi offre la fatturazione proporzionale alle attività

La fatturazione proporzionale può migliorare la reputazione di un'attività, facilitare l'acquisizione di clienti e favorire un flusso di cassa più costante. Ecco i vantaggi della fatturazione proporzionale per le attività:

• Acquisizione di clienti: la fatturazione proporzionale rende i servizi più accessibili, consentendo a un potenziale cliente di iniziare il proprio periodo di fatturazione in qualsiasi momento all'interno di un ciclo di fatturazione. Questa flessibilità rimuove le barriere che potrebbero scoraggiare i potenziali clienti e può portare a una maggiore acquisizione di clienti.

• Reputazione aziendale: la fatturazione proporzionale dimostra un impegno verso l'equità e garantisce che i clienti paghino solo per il loro tempo di utilizzo di un servizio. Questo può rendere un'attività più attraente: i nuovi clienti possono iniziare a utilizzare i servizi in qualsiasi momento senza sentirsi penalizzati dal punto di vista finanziario.

• Upselling: la fatturazione proporzionale invoglia più facilmente i clienti ad eseguire l'upgrade dei servizi nel corso di un ciclo, poiché sanno che pagheranno solo per la parte restante del ciclo di fatturazione.

• Flusso di cassa: l'invio di fatture ai clienti durante tutto il mese in base al giorno in cui si sono iscritti al servizio, anziché avere un unico picco all'inizio o alla fine del mese, può creare un flusso di cassa più costante.

Come utilizzare la fatturazione proporzionale con i modelli di abbonamento

La fatturazione proporzionale è comunemente associata ai modelli di abbonamento in quanto gli addebiti vengono effettuati a intervalli regolari e i clienti potrebbero sottoscrivere l'abbonamento a metà di un periodo di fatturazione. Ecco come integrare la fatturazione proporzionale nel tuo servizio in abbonamento:

Definisci la tua politica di ripartizione proporzionale

• Unità di ripartizione pro rata: decidi se ripartire su base giornaliera, settimanale o mensile. La ripartizione giornaliera offre la precisione più elevata, mentre quella mensile potrebbe essere più semplice da implementare per gli abbonamenti annuali.

• Regole di arrotondamento: stabilisci le regole per arrotondare gli importi ripartiti proporzionalmente (ad esempio, al centesimo o al dollaro più vicino) al fine di semplificare i calcoli ed evitare addebiti frazionari.

• Cambiamenti nel corso di un ciclo: determina come gestirai i cambiamenti nel corso di un ciclo quali upgrade, downgrade o annullamenti. Accrediterai o rimborserai la parte non utilizzata o la trasferirai al ciclo successivo?

• Imposte: stabilisci come gestirai le imposte per gli addebiti ripartiti proporzionalmente. A seconda della giurisdizione, potrebbe essere necessario modificare i calcoli delle imposte in base all'importo ripartito proporzionalmente.

• Sconti: se offri degli sconti, decidi come applicarli agli addebiti ripartiti proporzionalmente. Puoi ripartire lo sconto proporzionalmente al costo dell'abbonamento oppure applicarlo come importo fisso.

Scegli un sistema di fatturazione

• Soluzioni automatizzate: valuta l'utilizzo di un software per l'addebito su abbonamento o di una piattaforma che supporti la fatturazione proporzionale automatizzata. In questo modo è possibile ridurre le operazioni manuali e ridurre al minimo gli errori.

• Personalizzazione: se scegli di utilizzare una soluzione personalizzata, assicurati che gli sviluppatori comprendano la logica di ripartizione proporzionale e sappiano integrarla nel tuo sistema di fatturazione.

Calcola gli addebiti ripartiti proporzionalmente

• Formula: la formula di base per gli addebiti ripartiti proporzionalmente è la seguente:

  • (Costo totale dell'abbonamento / giorni totali nel ciclo di fatturazione) x numero di giorni utilizzati
    

• Modifiche al piano: per le modifiche al piano, calcola il costo ripartito proporzionalmente per ciascun piano e rettifica gli addebiti di conseguenza. Prendi in considerazione l'idea di offrire crediti parziali o di riportare le porzioni non utilizzate.

Comunica con i clienti

• Politica di ripartizione pro rata: comunica in anticipo la tua politica di ripartizione pro rata ai clienti. Spiega come si calcolano gli addebiti ripartiti proporzionalmente e in che modo ciò influisce sulla loro fatturazione.

• Dettagli della fattura: includi un prospetto degli addebiti ripartiti proporzionalmente nelle fatture.

• Assistenza clienti: fornisci un'assistenza clienti accessibile per rispondere a qualsiasi domanda o dubbio sulla ripartizione pro rata.

Testa e monitora la funzionalità

• Casi di test: crea scenari di test per far fronte a più cicli di addebito, modifiche ai piani e date di annullamento. Per ogni scenario, verifica che il tuo sistema calcoli e applichi accuratamente gli addebiti ripartiti proporzionalmente.

• Feedback degli utenti: raccogli il feedback degli early adopter o degli utenti beta per identificare eventuali problemi o aree di miglioramento.

• Metriche delle prestazioni: monitora le metriche chiave quali l'acquisizione dei clienti, il tasso di abbandono e il ricavo medio per utente (RMPU) per valutare l'impatto dell'addebito ripartito proporzionalmente sulla tua attività.

• Aggiornamenti delle politiche e della fatturazione: sulla base dei tuoi dati e del feedback dei clienti, modifica la politica di ripartizione pro rata o il sistema di fatturazione secondo necessità.

Scenari comuni per la fatturazione proporzionale

La fatturazione proporzionale è uno strumento comune in svariati settori e scenari. Di seguito sono riportati alcuni scenari nei quali la fatturazione proporzionale è particolarmente utile:

• Iscrizioni nel corso del mese: quando un cliente si iscrive a un servizio nel corso di un ciclo di fatturazione, pagherà solo per la parte del ciclo durante la quale utilizza il servizio. Questa situazione è frequente nei servizi in abbonamento quali le piattaforme di streaming, i prodotti Software-as-a-Service (SaaS) o gli abbonamenti alle palestre.

• Disdette del servizio: se un cliente disdice un servizio prima della fine del periodo di fatturazione, la fatturazione proporzionale può calcolare il rimborso per la parte non utilizzata del periodo di fatturazione. I clienti considerano questa pratica equa e può comportare un miglioramento della reputazione dell'attività.

• Upgrade o downgrade del piano: quando un cliente modifica il proprio livello di abbonamento, sia che passi a un livello superiore con più funzionalità o che passi a un'opzione meno costosa, la fatturazione proporzionale riflette questa modifica, addebitando ai clienti il tempo di utilizzo di ciascun livello del servizio.

• Servizi stagionali o temporanei: quando i servizi sono stagionali o forniti in via temporanea, quali ad esempio i servizi HVAC (riscaldamento, ventilazione e condizionamento dell'aria) o i servizi paesaggistici, la fatturazione proporzionale consente alle attività di addebitare ai clienti mesi parziali all'inizio o alla fine della stagione.

• Aggiunta di nuove funzionalità o servizi: se un'attività introduce nuove funzionalità o servizi che i clienti possono aggiungere agli abbonamenti esistenti, la fatturazione proporzionale consente ai clienti di iniziare immediatamente a usufruire delle nuove aggiunte pagando solo la parte restante del ciclo di fatturazione.

• Fatturazione per immobili e utenze: nel settore immobiliare, gli inquilini che si trasferiscono nel corso di un mese spesso pagano un affitto ripartito proporzionalmente. Allo stesso modo, le società di servizi pubblici utilizzano spesso la fatturazione proporzionale per addebitare i servizi che iniziano o si interrompono nel corso di un ciclo.

• Servizi di telecomunicazioni: le società di telecomunicazioni spesso applicano la fatturazione proporzionale quando i clienti modificano i propri pacchetti di servizi o quando vengono aggiunti servizi aggiuntivi, quali i piani per chiamate internazionali, dopo l'inizio del ciclo di fatturazione.

• Periodi di prova che si trasformano in abbonamenti: quando un periodo di prova termina e il cliente passa a un abbonamento a pagamento, la fatturazione proporzionale può allineare gli addebiti del nuovo abbonamento al ciclo di fatturazione standard.

Best practice per la fatturazione proporzionale

Sebbene la fatturazione proporzionale offra vantaggi sia per le attività che per i clienti, le attività devono gestire attentamente le aspettative dei clienti per evitare confusione e insoddisfazione. Ecco alcune best practice:

Comunicazione delle politiche aziendali

• Politica di ripartizione pro rata: spiega la tua politica di ripartizione pro rata sul tuo sito web, nei termini di servizio e durante la procedura di registrazione. Valuta l'utilizzo di ausili visivi quali diagrammi o esempi per illustrare il calcolo degli addebiti ripartiti proporzionalmente. Usa un linguaggio semplice ed evita la terminologia tecnica.
  
• Politiche di rimborso: descrivi la tua politica di rimborso per gli addebiti ripartiti proporzionalmente, incluse tempistiche e condizioni.
  
• Politica di annullamento: comunica come gestirai gli annullamenti nel corso di un ciclo, comprese eventuali commissioni o crediti applicabili.
  
• Modifiche al piano: spiega in che modo le modifiche al piano influiranno sugli addebiti ripartiti proporzionalmente e come gestirai le porzioni inutilizzate.
  

Comunicazioni con i clienti

• Comunicazione proattiva: invia notifiche o promemoria via email prima e dopo i cicli di fatturazione, soprattutto quando è prevista la ripartizione pro rata, per informare i clienti.
  
• Enfasi sul valore: poni l'accento sul valore e sui vantaggi del tuo prodotto o servizio per rafforzare la giustificazione degli addebiti ripartiti proporzionalmente.
  
• Rinforzo positivo: ringrazia i clienti per la comprensione e la pazienza dimostrate in merito alla fatturazione proporzionale.
  

Fatturazione

• Suddivisione degli addebiti: fornisci una suddivisione dettagliata degli addebiti sulle fatture. Questa suddivisione dovrebbe mostrare il costo originale, l'importo ripartito proporzionalmente ed eventuali tasse o commissioni applicabili. Spiega brevemente il calcolo della ripartizione pro rata sulla fattura per semplificare la comprensione per i clienti.
  

Assistenza clienti

• Team dedicato: predisponi un team di assistenza clienti dedicato, formato per gestire le richieste relative alla ripartizione pro rata, risolvere i problemi e ascoltare le preoccupazioni dei clienti con empatia e comprensione.
  
• Canali multipli: offri più canali di supporto quali telefono, email o chat in tempo reale per aiutare i clienti a ricevere facilmente aiuto.
  

Soluzioni tecnologiche

• Software di fatturazione: investi in un software di fatturazione affidabile in grado di automatizzare il calcolo delle ripartizioni pro rata, generare fatture e gestire gli abbonamenti.
  
• Portali clienti: metti a disposizione un portale self-service in cui i clienti possano visualizzare la cronologia di fatturazione, aggiornare i dati di pagamento e gestire gli abbonamenti.
  
• Strumenti di comunicazione: usa l'email marketing, le notifiche via SMS o i messaggi in-app per informare i clienti in merito alla fatturazione e a eventuali rettifiche della ripartizione pro rata.