En Espagne, les factures sont la forme la plus connue d’enregistrement des transactions commerciales. Dans le cadre réglementaire strict qui régit la documentation des transactions, les entreprises peuvent émettre différents types et formats de factures. Le type approprié dépend de l’émetteur, du champ d’application et de l’objectif.

Des factures pro forma aux factures électroniques, chaque type de facture a un objectif précis. Pour choisir la bonne facture selon chaque situation, il est important de savoir quand émettre chaque type et quelles en sont les caractéristiques.

Dans cet article, nous expliquons les différences entre les divers types de factures, y compris leurs sous-types et les outils que vous pouvez utiliser pour simplifier le processus de facturation.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’une facture normale?
  
• Qu’est-ce qu’une facture électronique?
  
• Qu’est-ce qu’une facture simplifiée?
  
• Qu’est-ce qu’une facture pro forma?
  
• Qu’est-ce qu’une facture rectificative?
  
• Qu’est-ce qu’une facture récapitulative?
  
• Qu’est-ce qu’une facture d’avance?
  
• Qu’est-ce qu’une facture d’autofacturation?
  
• Qu’est-ce qu’un duplicata de facture?
  
• Délais juridiques pour émettre chaque type de facture en Espagne
  
• Comment Stripe peut vous aider à simplifier le processus de facturation
  

Qu’est-ce qu’une facture normale?

Aussi connue sous le nom de « facture complète », une facture normale fournit une répartition détaillée des transactions commerciales d’une entreprise. Actuellement, les factures normales peuvent être physiques ou électroniques. Lorsque les dispositions finales de la loi de création et de croissance (loi Crea y Crece) entreront en vigueur (en janvier 2027), il sera obligatoire de les émettre en format numérique. En Espagne, les factures normales sont le moyen le plus courant de documenter les transactions entre entreprises.

Une facture normale doit être préparée et émise pour toutes les transactions entreprises-gouvernement (B2G), interentreprises (B2B) et entreprises-consommateurs (B2C) qui dépassent 400 €. Ce montant est porté à 3 000 € dans certains secteurs, comme le commerce de détail, l’hôtellerie et les transports.

Pour être valables sur le plan fiscal, toutes les factures normales doivent comporter un numéro séquentiel ou une série, une date d’émission, les détails de l’émetteur et du destinataire, une description des biens vendus et une répartition de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Types de factures normales

L’information contenue dans les factures normales est pratiquement identique pour tous les types. Toutefois, les taxes applicables varient selon la forme juridique de l’émetteur et du destinataire, ainsi que l’emplacement du client. En fonction des taxes applicables, les factures normales sont divisées en trois types.

Factures normales avec TVA

Cette facture est émise lors de la vente de produits ou de services assujettis à la TVA dans la péninsule ibérique ou les îles Baléares (c’est-à-dire le territoire où s’appliquent les taxes indirectes). Il s’agit du type de facture normale le plus courant, car la TVA s’applique à la plupart des transactions commerciales.

Sur cette facture, les descriptions de chaque produit ou service ainsi que les unités vendues doivent être répertoriées sur des lignes séparées. De plus, la facture doit comprendre tous les renseignements liés au montant des taxes, y compris le prix unitaire hors TVA, les rabais appliqués, le montant sur lequel la TVA est calculée (c’est-à-dire l’assiette fiscale), les taux de taxe (TVA) appliqués en pourcentage, le montant total de la TVA facturée sur la facture et le prix final.

Les taux de taxe actuels en Espagne sont de 21 %, 10 % et 4 %. Bien qu’un taux de taxe de 0 % existe toujours en 2026, il ne s’applique qu’à certains dons à des organismes sans but lucratif.

Factures normales sans TVA

Les factures normales sans TVA sont émises lorsque les ventes documentées sont exemptes (p. ex., les services de santé, les événements culturels, les exportations de l’Espagne et certaines transactions intracommunautaires) ou ne sont pas assujetties à la TVA (p. ex., les livraisons d’échantillons gratuits).

Au moment d’émettre une facture sans TVA, il est obligatoire d’inclure une mention indiquant la raison pour laquelle cette taxe n’est pas facturée, comme : « Fourniture intracommunautaire exempte de la TVA en vertu de l’article 25 de la loi 37/1992 sur la TVA ». En outre, s’il s’agit d’une transaction interentreprises (B2B) dans l’Union européenne, la facture doit inclure les numéros de TVA intracommunautaire du client et du marchand.

Factures normales avec impôt sur le revenu (IRPF)

Les factures normales doivent comprendre la retenue à la source de l’IRPF si l’émetteur est un travailleur autonome offrant des services professionnels ou artistiques et que le destinataire est une entreprise ou un travailleur autonome en Espagne.

Le taux de l’IRPF appliqué à ces factures est de 15 %, sauf pour ceux qui se sont récemment inscrits à titre de travailleurs autonomes. Ils peuvent facturer à 7 % l’année de leur inscription ainsi que les deux années suivantes. Les travailleurs autonomes au régime spécial de l’agriculture, de l’élevage et de la pêche peuvent appliquer une retenue à la source de 2 %, qui est réduite à 1 % pour les activités d’engraissement de porcs et de volailles.

Comme pour les calculs de la TVA, la retenue à la source de l’IRPF est calculée en fonction de l’assiette fiscale de la facture. Dans ce cas, il s’agit d’un pourcentage négatif. Le montant de l’IRPF personnel retenu est soustrait du montant final facturé par le travailleur autonome. Le client effectue ensuite le paiement à l’Agence fiscale espagnole (AEAT) à l’aide du Formulaire 111 au nom de l’émetteur.

Voici un exemple : un travailleur autonome facture une entreprise établie en Espagne pour des services rendus au cours du mois passé. L’assiette fiscale de la facture est de 2 000 €. C’est le montant utilisé pour calculer la TVA et la retenue à la source de l’IRPF.

Dans cet exemple, l’entreprise doit payer 2 120 € au travailleur autonome, puis 300 € à l’AEAT pour la retenue à la source de l’IRPF sur cette facture. Le travailleur autonome doit déclarer les 420 € de TVA facturés sur cette facture à l’AEAT en utilisant l’autoévaluation dans le Formulaire 303. Il peut ici déduire la TVA payée pour ses dépenses professionnelles. La différence qui en résulte est le montant qui doit être versé à l’AEAT.

Définition d’une facture électronique

Selon sa définition officielle, une facture électronique est émise et reçue en format électronique. Il ne s’agit pas simplement d’un document numérique contenant les mêmes renseignements qu’une facture papier. Il s’agit plutôt d’un fichier structuré émis dans l’un des formats acceptés par la réglementation espagnole. Comme les informations qu’elles contiennent ne peuvent pas être modifiées, les factures électroniques sont automatiquement traçables. L’AEAT peut donc les valider instantanément.

Types de factures électroniques

Le décret royal 1007/2023 prévoit deux méthodes pour respecter l’obligation de facture électronique introduite dans la loi de création et de croissance. La méthode choisie détermine le type de facture électronique que l’entreprise doit émettre.

Factures électroniques sous le formulaire VERI*FACTU (Système d’émission de factures vérifiables)

L’objectif de cette méthode est d’enregistrer chaque vente par voie électronique, de façon sécuritaire et inaltérable, tout en envoyant simultanément ces registres à l’AEAT. Pour ce faire, les entreprises doivent émettre leurs factures au moyen d’un logiciel qui répond aux exigences de VERI*FACTU. En plus de la facture électronique envoyée au client comme preuve de la transaction, un fichier XML (langage de balisage extensible) structuré est généré et envoyé à l’AEAT.

Les factures électroniques émises avec cette méthode doivent contenir la mention « Facture vérifiable sur le site Web de l’AEAT » ou, tout simplement, « VERI*FACTU ».

Factures électroniques avec la méthode non-VERI*FACTU

La méthode non-VERI*FACTU permet de conserver les registres localement sans les soumettre immédiatement à l’AEAT. Bien qu’elle soit conforme à la loi, cette méthode nécessite des exigences techniques plus strictes. Les factures électroniques doivent être émises avec un logiciel qui garantit l’intégrité, la traçabilité et l’inaltérabilité des registres de facturation par l’utilisation de signatures numériques et de chaînes de hachage.

Les factures électroniques émises à l’aide de cette méthode ne comprennent pas de déclaration précise, comme indiqué ci-dessus. Si l’AEAT effectue une vérification, l’entreprise est tenue de fournir un accès immédiat aux registres conservés. L’entreprise doit également prouver que les registres n’ont pas été modifiés depuis leur création.

Qu’est-ce qu’une facture simplifiée?

Un reçu ou un billet de caisse (que l’on appelle légalement une « facture simplifiée ») contient moins de données et a moins d’exigences qu’une facture normale. Il ne nécessite pas l’identification du client ni la répartition de la TVA. Toutefois, il nécessite une description de chaque produit ou service avec suffisamment de détails pour fournir la preuve du montant facturé. Le but principal des factures simplifiées est de fournir une preuve des transactions de faible valeur à des fins fiscales afin de simplifier le processus de vente.

Il est légal d’émettre une facture simplifiée plutôt qu’une facture normale uniquement dans certaines circonstances. En règle générale, cette pratique se limite aux ventes allant jusqu’à 400 €, mais le seuil grimpe à 3 000 € pour les entreprises de secteurs comme le commerce de détail ou l’hôtellerie.

Il est également important de retenir que si le client demande une facture normale au lieu d’une facture simplifiée, l’entreprise a l’obligation de l’émettre et de la lui remettre.

Qu’est-ce qu’une facture pro forma?

Une facture pro forma informe le client d’une transaction qui n’a pas encore eu lieu. Bien qu’elle soit semblable à un devis, elle suit le format typique d’une facture. Le montant qu’elle indique n’est presque jamais modifié.

Les factures pro forma n’ont pas besoin d’être numérotées. Cependant, il est conseillé d’inclure une date d’expiration qui indique clairement au client la durée de validité de l’offre commerciale.

Les factures pro forma sont fournies à titre informatif seulement et ne peuvent pas servir de preuve de vente ni être utilisées pour exiger le paiement d’un montant quelconque. En résumé, elles ne sont pas valables à des fins fiscales ou comptables.

Qu’est-ce qu’une facture rectificative?

Une facture rectificative corrige une facture précédente. Elle est émise lorsque l’assiette fiscale est modifiée ou qu’une erreur est détectée dans les informations obligatoires (p. ex., des erreurs dans l’identification de l’émetteur ou du destinataire).

Une facture rectificative doit contenir les informations suivantes :

• Une série avec une numérotation séquentielle indépendante de la facture normale et indiquant qu’il s’agit d’une facture rectificative
  
• Les informations permettant d’identifier la facture d’origine
  
• Le montant positif ou négatif, selon que le prix initial a augmenté ou diminué
  
• Le montant de TVA positif ou négatif, proportionnel à l’assiette fiscale corrigée
  

Il n’est pas obligatoire de préciser le motif de la rectification. Cependant, il est recommandé d’inclure cette information afin que l’AEAT soit connaître la raison. De plus, en vertu de l’article 15.4 du décret royal 1619/2012, si votre entreprise émet une facture rectificative pour modifier l’assiette fiscale en appliquant un rabais pour volumes d’achat élevés, il n’est pas nécessaire d’identifier la facture précédente. Il suffit de préciser la date de la transaction initiale ou la période couverte par le rabais pour volume d’achat.

Types de factures rectificatives

La façon d’enregistrer une facture rectificative en Espagne dépend de sa sous-catégorie.

Factures rectificatives pour substitution

Une facture rectificative pour substitution annule la facture d’origine et la remplace légalement. Le montant final correct indiqué sur la facture rectificative doit être enregistré. Cependant, la différence par rapport à la facture d’origine doit également être précisée sur la facture rectificative.

Factures rectificatives pour différences

Une facture rectificative pour différences est utilisée pour corriger des erreurs spécifiques. Le document indique le montant du réajustement, et seule cette différence monétaire par rapport à la facture d’origine est enregistrée.

Factures rectificatives pour crédits

Les factures rectificatives utilisées pour enregistrer les remboursements totaux ou partiels des montants initiaux (p. ex., après des retours sur achats) sont spécifiquement appelées « notes de crédit ».

Puisqu’une note de crédit reflète toujours une diminution de l’assiette fiscale, l’assiette fiscale et le montant de la TVA sont négatifs. Seul le montant de la différence par rapport à la transaction initiale est enregistré.

Qu’est-ce qu’une facture récapitulative?

Une facture récapitulative regroupe plusieurs transactions avec le même client sur une période maximale d’un mois civil. Les exigences relatives aux factures récapitulatives sont régies par l’article 13 du décret royal 1619/2012. Il prévoit les délais suivants pour l’émission de ce type de facture :

• Transactions B2C : dernier jour du mois civil au cours duquel les ventes ont eu lieu
  
• Transactions B2B : au plus tard le 16 du mois suivant le mois au cours duquel les ventes ont lieu
  

Les factures récapitulatives doivent inclure des détails sur les transactions regroupées, qui sont généralement documentées avec des bons de livraison. Les transactions doivent avoir eu lieu au cours d’un même mois civil et avec le même client.

Chaque transaction récapitulée doit figurer sur une ligne distincte, accompagnée des informations nécessaires pour l’identifier et calculer la taxe due. Ce montant est obtenu en additionnant les assiettes fiscales de chaque transaction. En émettant une seule facture récapitulative (plutôt qu’une facture normale pour chaque transaction), la charge administrative est considérablement réduite tant pour les entreprises que pour les clients.

Qu’est-ce qu’une facture d’avance?

Les factures d’avance servent de preuve des paiements en avance effectués par les clients avant la réception des produits ou services. Elles sont également connues sous le nom de « factures de prépaiement » et sont courantes dans des entreprises, comme les agences de voyages ou les entreprises de rénovation résidentielle.

L’émission de factures d’avance est obligatoire en raison des règles fiscales spécifiques régissant les paiements en avance. En vertu de la loi 37/1992 sur la TVA, si un client paie pour un produit ou un service assujetti à la TVA avant de le recevoir, la taxe devient exigible (c’est-à-dire que l’obligation de déclarer la TVA prend naissance) au moment de la réception du paiement anticipé. Lorsque le montant restant est encaissé, une autre facture doit être émise pour tenir compte du montant de TVA restant.

Le contenu des factures d’avance diffère de celui des factures normales sur un point important. Les factures d’avance doivent inclure la date à laquelle le paiement anticipé est reçu, si elle diffère de la date d’émission de la facture. Une facture doit être émise pour chaque paiement reçu, et elle doit préciser le montant taxable et le montant de TVA associé au montant payé par le client dans chaque cas.

Selon la réglementation de l’AEAT, aucune mention particulière n’est requise pour que la facture soit considérée comme une facture d’avance. Toutefois, les autorités régionales peuvent établir leurs propres règles. Par exemple, au Pays basque, il est obligatoire d’inclure le mot « avance » dans la description de la facture avant de l’émettre à travers TicketBAI. Il est donc conseillé d’inclure cette mention pour éviter tout problème et assurer la transparence fiscale.

Qu’est-ce qu’une facture d’autofacturation?

L’article 5 du décret royal 1619/2012 stipule que le destinataire de la transaction peut se charger de l’émission de la facture, à condition qu’il existe un accord préalable avec l’entreprise ou le professionnel. La réglementation précise également que ce type de facture (couramment appelée « autofacture ») doit inclure un numéro de série distinct pour chaque client ou entreprise tierce qui l’émet, en plus de la mention « facturée par le destinataire ».

Bien qu’émises par le client, ces factures sont émises au nom du fournisseur (c’est-à-dire l’entreprise ou le professionnel qui vend le produit ou fournit le service). Le fournisseur est juridiquement responsable du contenu de la facture. Par conséquent, ces factures sont soumises à une procédure d’acceptation préalable, et après leur approbation, l’émetteur doit en envoyer une copie au fournisseur.

Qu’est-ce qu’un duplicata de facture?

Un duplicata de facture est une copie exacte de la facture d’origine qui a la même validité à des fins fiscales. Par conséquent, une seule d’entre elles peut être utilisée pour servir de preuve de la transaction. Pour éviter les problèmes de gestion fiscale, la réglementation espagnole autorise l’émission d’un duplicata de facture uniquement dans les cas suivants :

• La facture d’origine est perdue, peu importe la raison de la perte.
  
• Il y a plusieurs destinataires dans la même transaction. Dans ce cas, la facture d’origine ainsi que tous les duplicata de facture doivent inclure les coordonnés de tous les clients, de même que la proportion de l’assiette fiscale et le montant de la TVA correspondant à chacun d’eux.
  

Dans tous les cas, la mention « duplicata » doit figurer sur ces factures.

Délais légaux pour émettre chaque type de facture en Espagne

Les délais d’émission et de livraison d’une facture varient selon le type de facture et le destinataire. Dans tous les cas, l’AEAT précise que la transaction a lieu au moment où la TVA devient exigible (c.-à-d. lorsque l’obligation de collecter la taxe survient). Vous trouverez ci-dessous les délais de l’émission de chaque type de facture :

Comment Stripe peut vous aider à simplifier le processus de facturation

Les processus de facturation doivent respecter les réglementations et répondre aux besoins des clients et des entreprises. Les entreprises peuvent réduire la charge administrative en automatisant l’émission des factures ou en fournissant une preuve des paiements en avance au moyen de factures d’avance. Pour simplifier la gestion comptable et minimaliser les erreurs, il est important que le logiciel utilisé réponde aux exigences de votre entreprise. Les applications disponibles dans le Stripe App Marketplace peuvent vous y aider.

Par exemple, vous pouvez automatiser la gestion de toutes vos factures avec Invopop, une solution développée en Espagne qui intègre des fonctions de conformité avec la réglementation espagnole, notamment une intégration complète avec le système VERI*FACTU. Grâce à cet outil, vous pouvez satisfaire aux exigences obligatoires de facturation électronique en Espagne en émettant différents types de factures, notamment les factures normales, les factures simplifiées et les factures rectificatives pour différences ou remplacement.

Il y aussi Billit, une plateforme pionnière de facturation électronique en Europe qui se consacre à assurer le respect des diverses exigences de facturation électronique dans l’UE. Billit comprend également de fonctionnalités automatisées qui vous permettent de lier votre compte bancaire d’entreprise et de simplifier le rapprochement des factures.

Foire aux questions sur les types de factures en Espagne