Na Espanha, as faturas são a forma mais conhecida de documentar transações comerciais. No rígido quadro regulatório que rege a documentação de transações, as empresas podem emitir diferentes tipos e formatos de fatura. O tipo correto depende do emissor, do âmbito de aplicação e da finalidade.

De faturas pro forma a faturas eletrônicas, cada tipo de fatura tem uma finalidade específica. Para escolher a fatura certa em cada situação, é importante saber quando emitir cada tipo e conhecer suas características.

Neste artigo, explicamos as diferenças entre os vários tipos de fatura, incluindo seus subtipos e as ferramentas que podem ser usadas para simplificar o processo de faturamento.

O que este artigo aborda?

• O que é uma fatura comum?
  
• O que é uma fatura eletrônica?
  
• O que é uma fatura simplificada?
  
• O que é uma fatura pro forma?
  
• O que é uma fatura retificativa?
  
• O que é uma fatura-resumo?
  
• O que é uma fatura de adiantamento?
  
• O que é uma fatura autofaturada?
  
• O que é uma via duplicada de fatura?
  
• Prazos jurídicos para emitir cada tipo de fatura na Espanha
  
• Como a Stripe pode ajudar a simplificar o processo de faturamento
  

O que é uma fatura comum?

Também conhecida como “fatura completa”, uma fatura comum apresenta um detalhamento completo das transações comerciais de uma empresa. Atualmente, faturas comuns podem ser físicas ou eletrônicas. Quando a regulamentação definitiva da Lei Cria e Cresce (Crea y Crece) entrar em vigor (esperado para janeiro de 2027) será obrigatório emiti-las em formato digital. Na Espanha, as faturas comuns são a forma mais comum de documentar transações entre empresas.

Uma fatura comum deve ser preparada e emitida para todas as transações entre empresa e governo, entre empresas e entre empresa e consumidor que excedam € 400. Esse limite sobe para € 3.000 em determinados setores, como varejo, hospitalidade e transporte.

Para ter validade fiscal, todas as faturas comuns devem incluir número sequencial ou série, data de emissão, dados do emissor e do destinatário, descrição dos bens vendidos e detalhamento do imposto sobre valor agregado (IVA).

Tipos de fatura comum

As informações contidas nas faturas comuns são praticamente idênticas em todos os tipos. No entanto, os tributos aplicáveis variam conforme a formação jurídica do emissor e do destinatário, bem como a localização do cliente. Dependendo dos tributos aplicáveis, as faturas comuns se dividem em três tipos.

Faturas comuns com IVA

Essa fatura é emitida quando se vendem produtos ou serviços sujeitos a IVA na Península Ibérica ou nas Ilhas Baleares, isto é, no território em que impostos indiretos se aplicam. Esse é o tipo mais comum de fatura comum, porque o IVA se aplica à maioria das transações comerciais.

Nessa fatura, as descrições de cada produto ou serviço e as unidades vendidas devem aparecer em linhas separadas. Além disso, a fatura deve incluir todas as informações relativas ao valor do tributo, incluindo preço unitário sem IVA, descontos aplicados, valor sobre o qual o IVA é calculado, isto é, a base tributável, alíquotas de IVA aplicadas em percentual, valor total de IVA cobrado na fatura e preço final.

As alíquotas atualmente em vigor na Espanha são 21%, 10% e 4%. Embora uma alíquota de 0% ainda exista em 2026, ela se aplica apenas a determinadas doações a organizações sem fins lucrativos.

Faturas comuns sem IVA

Faturas comuns sem IVA são emitidas quando as vendas documentadas estão isentas, como serviços de saúde, eventos culturais, exportações a partir da Espanha e determinadas transações intracomunitárias, ou não estão sujeitas a IVA, como entregas de amostras grátis.

Ao emitir uma fatura sem IVA, é obrigatório incluir uma declaração que especifique a razão pela qual esse tributo não é cobrado, como: “Entrega intracomunitária isenta de IVA nos termos do Artigo 25 da Lei 37/1992 sobre IVA.” Além disso, se for uma transação B2B na União Europeia, a fatura deve incluir os números de IVA intracomunitários do comprador e do vendedor.

Faturas comuns com imposto de renda (IRPF)

Faturas comuns devem incluir retenção de IRPF se o emissor for uma pessoa física autônoma que presta serviços profissionais ou artísticos e o destinatário for uma empresa ou pessoa física autônoma na Espanha.

A alíquota de IRPF aplicada a essas faturas é de 15%, exceto para quem se registrou recentemente como autônomo. Nesse caso, é possível faturar a 7% no ano do registro e nos dois anos seguintes. Aqueles que estão no regime especial de agricultura, pecuária e pesca podem usar retenção de 2%, reduzida para 1% em atividades de engorda de suínos e aves.

Assim como nos cálculos de IVA, a retenção de IRPF é calculada com base na base tributável da fatura. Nesse caso, trata-se de um percentual negativo. O valor do IRPF retido é subtraído do valor final cobrado pela pessoa física autônoma. Em seguida, o cliente faz o pagamento à Agência Tributária Espanhola (AEAT) usando o Modelo 111 em nome do emissor.

Aqui está um exemplo: uma pessoa física autônoma emite fatura para uma empresa estabelecida na Espanha pelos serviços prestados no último mês. A base tributável da fatura é € 2.000. Esse é o valor usado para calcular o IVA e a retenção de IRPF.

Neste exemplo, a empresa deve pagar € 2.120 à pessoa física autônoma e, em seguida, € 300 à AEAT pela retenção de IRPF desta fatura. A pessoa física autônoma deve declarar os € 420 de IVA cobrados nesta fatura à AEAT por meio da autoliquidação no Modelo 303. Nesse momento, ela pode deduzir o IVA pago em suas despesas profissionais. A diferença resultante é o valor que deverá ser pago à AEAT.

O que é uma fatura eletrônica?

Segundo sua definição oficial, uma fatura eletrônica é emitida e recebida em formato eletrônico. Não se trata simplesmente de um documento digital com as mesmas informações de uma fatura em papel. Em vez disso, é um arquivo estruturado emitido em um dos formatos aceitos pela regulamentação espanhola. Por causa dessas informações imutáveis, faturas eletrônicas são automaticamente rastreáveis. Portanto, a AEAT pode validá-las instantaneamente.

Tipos de fatura eletrônica

O Real Decreto 1007/2023 prevê dois métodos para cumprir a obrigação de fatura eletrônica introduzida pela Lei Cria e Cresce. O método escolhido determina o tipo de fatura eletrônica que a empresa deve emitir.

Faturas eletrônicas pelo sistema de emissão de faturas verificáveis (VERI*FACTU)

O objetivo desse método é registrar cada venda eletronicamente, de forma segura e imutável, enviando simultaneamente esses registros à AEAT. Para isso, as empresas devem emitir suas faturas usando software que cumpra os requisitos do VERI*FACTU. Juntamente com a fatura eletrônica enviada ao cliente como comprovante da transação, é gerado um arquivo estruturado em linguagem de marcação extensível (XML), que é enviado à AEAT.

As faturas eletrônicas emitidas por esse método devem conter a declaração: “Fatura verificável no site da AEAT” ou, simplesmente, “VERI*FACTU”.

Faturas eletrônicas pelo método não VERI*FACTU

O método não VERI*FACTU permite manter registros localmente sem envio imediato à AEAT. Embora esteja em conformidade com a lei, esse método exige requisitos técnicos mais rigorosos. As faturas eletrônicas devem ser emitidas com software que garanta a integridade, rastreabilidade e imutabilidade dos registros de faturamento por meio do uso de assinaturas digitais e cadeias de hash.

As faturas eletrônicas emitidas com esse método não incluem uma declaração específica, como mostrado acima. Se a AEAT realizar uma auditoria, a empresa será responsável por fornecer acesso imediato aos registros armazenados. A empresa também deverá demonstrar que os registros não foram modificados desde sua criação.

O que é uma fatura simplificada?

Um recibo ou comprovante de caixa (juridicamente é denominado como “fatura simplificada”) contém menos dados e envolve menos exigências do que uma fatura comum. Não exige a identificação do cliente nem o detalhamento do IVA. No entanto, exige a descrição de cada produto ou serviço com detalhes suficientes para comprovar o valor cobrado. O principal objetivo das faturas simplificadas é comprovar transações de baixo valor para fins fiscais e simplificar o processo de venda.

Emitir uma fatura simplificada em vez de uma fatura comum só é legal em determinadas circunstâncias. Em geral, isso se limita a vendas de até € 400, mas o limite aumenta para € 3.000 para empresas de setores como varejo ou hospitalidade.

Também é importante lembrar que, se o cliente solicitar uma fatura comum em vez de uma fatura simplificada, a empresa tem a obrigação de emiti-la e entregá-la.

O que é uma fatura pro forma?

Uma fatura pro forma informa o cliente sobre uma transação que ainda não ocorreu. Embora seja semelhante a uma cotação, segue o formato típico de fatura. O valor que ela mostra quase nunca é alterado.

Faturas pro forma não precisam ser numeradas. No entanto, é recomendável incluir uma data de validade que indique claramente ao cliente por quanto tempo a oferta comercial é válida.

Faturas pro forma têm apenas finalidade informativa e não podem ser usadas como comprovante de venda nem para exigir o pagamento de qualquer valor. Em resumo, não têm validade fiscal nem contábil.

O que é uma fatura retificativa?

Uma fatura retificativa corrige uma fatura anterior. Elas são emitidas quando a base tributável é modificada ou quando é detectado um erro nas informações obrigatórias, como erros na identificação do emissor ou do destinatário.

Uma fatura retificativa deve conter as seguintes informações:

• Uma série com numeração sequencial independente da fatura comum e que indique que se trata de uma fatura retificativa
  
• Informações que identifiquem a fatura original
  
• O valor positivo ou negativo, dependendo de o preço original ter aumentado ou diminuído
  
• O valor positivo ou negativo do IVA, proporcional à base tributável corrigida
  

Não é obrigatório especificar o motivo da correção. No entanto, recomenda-se incluir essa informação para que a AEAT conheça o motivo. Por outro lado, nos termos do Artigo 15.4 do Real Decreto 1619/2012, se a empresa emitir uma fatura retificativa para modificar a base tributável mediante aplicação de um desconto por alto volume de compras, não será necessário identificar a fatura anterior. Basta especificar a data da transação original ou o período correspondente ao desconto por volume de compra.

Tipos de fatura retificativa

A forma de registrar uma fatura retificativa na Espanha depende da sua subcategoria.

Faturas retificativas substitutivas

Uma fatura retificativa substitutiva cancela a fatura original e a substitui juridicamente. O valor final correto indicado na fatura retificativa deve ser registrado. No entanto, a diferença em relação à fatura original também deve ser especificada na fatura retificativa.

Faturas retificativas por diferenças

Uma fatura retificativa por diferenças é usada para corrigir erros específicos. O documento reflete o valor do ajuste, e apenas essa diferença monetária em relação à fatura original é registrada.

Faturas retificativas de crédito

Faturas retificativas usadas para registrar reembolsos parciais ou totais dos valores originais, como após devoluções de compra, são especificamente chamadas de “notas de crédito.”

Como uma nota de crédito sempre reflete uma redução na base tributável, a base tributável e o valor do IVA são negativos. Apenas o valor da diferença em relação à transação inicial é registrado.

O que é uma fatura-resumo?

Uma fatura-resumo agrupa várias transações com o mesmo cliente durante um período máximo de um mês civil. Os requisitos para faturas-resumo são regidos pelo Artigo 13 do Real Decreto 1619/2012. Ele prevê os seguintes prazos para emissão desse tipo de fatura:

• Transações B2C: Último dia do mês civil em que as vendas ocorrem
  
• Transações B2B: Até o 16º dia do mês seguinte ao mês em que as vendas ocorrem
  

Faturas-resumo devem incluir detalhes sobre as transações agrupadas, que normalmente são documentadas com guias de remessa. As transações devem ter ocorrido dentro de um mesmo mês civil e com o mesmo cliente.

Cada transação resumida deve aparecer em uma linha separada, juntamente com as informações necessárias para identificá-la e calcular o tributo devido. Isso é obtido somando-se as bases tributáveis de cada transação. Ao emitir uma única fatura-resumo, em vez de uma fatura comum para cada transação, a carga administrativa é significativamente reduzida para empresas e clientes.

O que é uma fatura de adiantamento?

Faturas de adiantamento servem como comprovante de pagamentos antecipados feitos por clientes antes do recebimento de produtos ou serviços. Elas também são conhecidas como “faturas de pré-pagamento” e são comuns em empresas como agências de viagens ou empresas de reforma residencial.

A emissão de faturas de adiantamento é obrigatória devido às regras fiscais específicas que regem pagamentos antecipados. Nos termos da Lei 37/1992 sobre IVA, se um cliente pagar por um produto ou serviço sujeito a IVA antes de recebê-lo, o tributo se torna exigível, isto é, surge a obrigação de declarar o IVA, no momento do recebimento do pagamento antecipado. Quando o valor restante é recolhido, outra fatura deve ser emitida para refletir o valor restante do IVA.

O conteúdo de uma fatura de adiantamento difere do conteúdo de uma fatura comum em um ponto importante. Faturas de adiantamento devem incluir a data de recebimento do pagamento antecipado, se ela for diferente da data de emissão da fatura. Deve ser emitida uma fatura para cada pagamento recebido, e ela deve especificar a base tributável e o valor do IVA associados ao valor pago pelo cliente em cada caso.

Segundo a regulamentação da AEAT, nenhuma declaração específica é exigida para que a fatura seja considerada uma fatura de adiantamento. No entanto, autoridades regionais podem estabelecer suas próprias regras. Por exemplo, no País Basco, é obrigatório incluir a palavra “adiantamento” na descrição da fatura antes de emiti-la por meio do TicketBAI. Portanto, é recomendável incluir essa indicação para evitar problemas e garantir transparência fiscal.

O que é uma fatura autofaturada?

O Artigo 5 do Real Decreto 1619/2012 estabelece que o destinatário da transação pode assumir a emissão da fatura, desde que exista acordo prévio com a empresa ou profissional. A regulamentação também especifica que esse tipo de fatura (comumente chamado de “autofatura”) deve incluir uma série numérica separada para cada cliente ou empresa terceira que a emita, além da declaração “faturado pelo destinatário”.

Embora emitidas pelo cliente, essas faturas são emitidas em nome do fornecedor, isto é, da empresa ou do profissional que vende o produto ou presta o serviço. O fornecedor é responsável pelo conteúdo da fatura para fins legais. Portanto, essas faturas estão sujeitas a um procedimento de aceitação prévia e, após sua aprovação, o emissor deve enviar uma cópia ao fornecedor.

O que é uma via duplicada de fatura?

Uma via duplicada de fatura é uma cópia exata da fatura original com a mesma validade para fins fiscais. Portanto, apenas uma delas pode ser usada para comprovar a transação. Para evitar problemas na gestão fiscal, a regulamentação espanhola só permite emitir uma via duplicada de fatura nos seguintes casos:

• O original foi perdido, independentemente do motivo da perda.
  
• Há vários destinatários na mesma transação. Nesse caso, tanto a fatura original quanto todas as vias duplicadas devem incluir os dados de todos os clientes e a proporção da base tributável e do valor do IVA correspondente a cada um deles.
  

Em todos os casos, a indicação “duplicado” deve constar nessas faturas.

Prazos legais para emitir cada tipo de fatura na Espanha

Os prazos para emitir e entregar uma fatura variam conforme o tipo de fatura e o destinatário. Em todos os casos, a AEAT especifica que a transação ocorre no momento em que o IVA é devido, isto é, quando surge a obrigação de recolher o tributo. A seguir, apresentamos os prazos para emissão de cada tipo de fatura:

Como a Stripe pode ajudar a simplificar o processo de faturamento

Os processos de faturamento devem cumprir a regulamentação e atender às necessidades de clientes e empresas. As empresas podem reduzir a carga administrativa automatizando a emissão de faturas ou fornecendo comprovantes de pagamentos antecipados por meio de faturas de adiantamento. Para simplificar a gestão contábil e minimizar erros, é importante que o software usado atenda aos requisitos da empresa. Os aplicativos disponíveis no Stripe App Marketplace podem ajudar nisso.

Por exemplo, é possível automatizar a gestão de todas as suas faturas com o Invopop, uma solução desenvolvida na Espanha que tem funções de conformidade com a regulamentação espanhola, como integração completa com o sistema VERI*FACTU. Com essa ferramenta, é possível cumprir os requisitos obrigatórios de faturamento eletrônico na Espanha emitindo diferentes tipos de fatura, incluindo faturas comuns e simplificadas, bem como faturas retificativas substitutivas ou por diferenças.

Além disso, a Billit é uma plataforma pioneira de faturamento eletrônico na Europa que tem como foco garantir a execução dos vários requisitos de faturamento eletrônico em toda a UE. A Billit também tem recursos automatizados que permitem vincular sua conta bancária empresarial e simplificar a reconciliação de faturas.

Perguntas frequentes sobre tipos de fatura na Espanha