Uma cotação de preços é uma declaração formal de um vendedor para um comprador que descreve os preços de produtos ou serviços específicos. Normalmente, as cotações incluem informações detalhadas sobre os itens ou serviços, termos de preços, quantidades, cronogramas de entrega e condições de pagamento. Uma cotação normalmente é válida por um período especificado e permite que o comprador decida se deseja concretizar a compra.

Veja aqui o que incluir numa cotação, como criar uma cotação profissional e como a Stripe pode ajudar a gerenciar cotações.

Neste artigo:

• Quais informações uma cotação de preços deve conter?
  
• Qual a diferença entre cotação e estimativa?
  
• Como criar uma cotação profissional?
  
• Como gerenciar revisões de uma cotação de preços?
  
• Como a Stripe pode ajudar a gerenciar cotações de preços
  

Quais informações uma cotação de preços deve conter?

Cotações de preços geralmente são solicitadas por compradores. Os compradores querem saber detalhes específicos para embasar suas decisões. Inclua o seguinte:

• Descrição do item: informações detalhadas sobre os produtos ou serviços

• Preços: preço por unidade, custo total e quaisquer descontos ou impostos pertinentes

• Quantidade: a quantidade de mercadorias ou o escopo dos serviços cobertos

• Validade: o período durante o qual os preços cotados são válidos

• Detalhes da entrega: prazos e condições esperados para entrega ou conclusão de serviços

• Condições de pagamento: formas de pagamento aceitas, datas de vencimento e adiantamentos obrigatórios

• Outros termos: quaisquer condições, garantias ou exclusões especiais

Qual a diferença entre cotação e estimativa?

Uma cotação de preço e uma estimativa fornecem informações de preços aos compradores em potencial, mas servem a propósitos ligeiramente diferentes em transações comerciais.

As cotações são ofertas formais e fixas que especificam o custo exato de mercadorias ou serviços. Estes números costumam ser vinculativos: uma vez que o comprador os aceita, o vendedor é obrigado a entregar os bens ou serviços ao preço cotado. Os preços oferecidos são precisos e baseados numa noção exata do escopo do trabalho ou das especificações, e o documento inclui termos abrangentes, como quantidades, condições de pagamento e cronogramas de entrega. Cotações de preços são mais adequadas para situações em que o escopo do trabalho ou os requisitos são bem definidos.

Por sua vez, as estimativas são um cálculo ou ideia aproximada do custo de bens ou serviços. Estes números geralmente não são vinculativos; o custo final pode mudar conforma os imprevistos ou mudanças no escopo. Os números incluídos são menos precisos e muitas vezes baseados em informações preliminares ou incompletas, e o documento pode não incluir termos e condições detalhadas. As estimativas são mais usadas nos estágios iniciais, quando o projeto ou os requisitos ainda não estão bem definidos.

Como criar uma cotação profissional?

Uma cotação de preço deve ser direta, interessante e personalizada para o seu cliente. Antes de elaborar uma cotação, é preciso entender os objetivos do cliente. Por exemplo, se o cliente quer encomendar cadeiras, qual é a prioridade: modelos, durabilidade ou preço? Se você oferece um serviço, qual é o resultado mais importante? Demonstre na cotação que entende essas preferências. Por exemplo, você pode dizer:

• "Olá [nome do cliente], agradecemos a oportunidade de ajudar com [necessidade específica]. Considerando suas prioridades, preparei esta cotação para atender às suas necessidades."
  

Também é aconselhável mencionar detalhes específicos que foram discutidos. Por exemplo, você pode escrever:

• "Selecionamos esses materiais porque você busca alta durabilidade em um espaço de trabalho compartilhado."
  

Você também deve dispor-se a ajustar termos e condições conforme as necessidades do cliente. Por exemplo, você pode mencionar:

• "A entrega está incluída e será realizada até cinco dias úteis após a confirmação."

• "Se quiser propor um cronograma de pagamento específico, temos flexibilidade para negociar."

Use uma estrutura lógica para descrever os detalhes da cotação. Insira um resumo conciso dos principais itens ou serviços que está fornecendo, uma nota breve explicando como eles resolvem as necessidades específicas do cliente e uma tabela com os detalhes dos custos. A estrutura pode ficar assim:

Cadeiras ergonômicas para escritório (10): feitas para manter seu conforto durante longas horas de trabalho.

Serviço de Montagem: nossa equipe cuida da montagem para economizar seu tempo.

Estas cadeiras cabem no seu orçamento, oferecendo um excelente suporte os objetivos de bem-estar da sua equipe.

Use o espaço abaixo da tabela de preços para indicar por que seus produtos ou serviços valem a pena. Veja um exemplo:

• "Além de caber no seu orçamento, nossa solução ainda inclui uma garantia de três anos e montagem no mesmo dia para minimizar interrupções no seu trabalho."
  

Por fim, para encerrar, evite frases genéricas como "Aguardamos confirmação". Facilite o sim do seu cliente:

• "Para avançar, responda a este e-mail ou ligue para [número de telefone]. Podemos começar assim que você confirmar."
  

Se houver um prazo, faça-o soar como oportunidade:

• "Preço válido até [data]. Se você confirmar até lá, o preço fica garantido."
  

Após enviar a cotação, ofereça uma proposta de valor no e-mail seguinte, por exemplo:

• "Estou entrando em contato só para saber se há dúvidas sobre a cotação. Posso explicar qualquer ponto, se necessário."

• "Se quiser fazer algum ajuste, me avise. Posso revisar os detalhes quando quiser."

Assim, o acompanhamento soa como uma continuação do serviço que você já está fornecendo.

Como gerenciar revisões de uma cotação de preços?

Revisar uma cotação é uma chance de mostrar ao cliente que você é flexível, atencioso e que está do lado dele. Veja como alterar uma cotação.

Comece com empatia

Quando o cliente solicita alterações, reconheça que ele deve estar tentando equilibrar suas necessidades, orçamento ou prazos. Sua resposta deve transmitir o seguinte: "Estamos aqui para fazer tudo dar certo para você". Por exemplo, você pode escrever:

• "Obrigado por me responder com seu feedback. É normal que as prioridades mudem, posso ajustar a cotação para acompanhar suas necessidades atuais."
  

Você estabelece um tom colaborativo e faz o cliente perceber que está prestando atenção.

Esclareça a revisão

Às vezes, os clientes não são bem claros sobre o que querem ajustar. O seu trabalho é obter os detalhes. Faça perguntas abertas e bem pensadas, como:

• "A mudança está relacionada ao orçamento geral, itens específicos ou tempo?"

• "Gostaria de explorar alguma opção mais econômica ou está considerando algum complemento?"

Isso pode evitar erros e demonstrar sua dedicação a uma solução que funcione para o cliente.

Explique por que está fazendo alterações

Se as revisões mudarem o preço ou cronograma, explique a lógica de forma que as razões fiquem claras. Veja um exemplo:

• "Com 5 unidades extras, seu pedido tem o custo unitário reduzido em 10%, com o total alterado para US$ 3.250. O preço por unidade fica melhor, embora estenda a entrega demore mais dois dias por causa do tempo de produção."
  

Isso deixa claro que você está ajustando o acordo para beneficiar o cliente, e não somente jogando com os números.

Destaque os ajustes

Nenhum cliente quer ficar caçando as alterações em um documento. Destaque as revisões com texto em negrito, comentários ou um breve resumo na parte superior do documento:

• "Revisões: Quantidade atualizada para 20 unidades, preço total ajustado e novo cronograma de entrega para 20 de dezembro."
  

Dê um nome claro para o arquivo, como "Cotação-123-Rev2", para que seja fácil de localizar e fique claro que é a cotação revisada.

Transforme revisões em oportunidades

Uma revisão é uma oportunidade de ouro para fortalecer o relacionamento com o cliente e fazer upsell (se for o caso). Por exemplo, se o cliente reduzir o tamanho do pedido, você pode dizer:

• "Entendo que você ajustou a quantidade para caber no seu orçamento, isso faz sentido. Gostaria de informar que, se precisar novos pedidos no futuro, podemos oferecer o mesmo desconto em pedidos repetidos."
  

Se o cliente estiver aumentando o tamanho do pedido, você pode sugerir itens ou serviços complementares:

• "Como você está pedindo mais, talvez interesse adicionar [item X]. Podemos inclusive oferecer um desconto."
  

Sua atitude, em vez de reativa, passa a ser proativa, e mostra que você está pensando em vantagens para o cliente no futuro.

Personalize as comunicações

Envie atualizações personalizadas, não um documento revisado com uma mensagem seca: "aqui está a atualização". Por exemplo, você pode dizer:

• "Olá [nome], envio aqui a cotação atualizada conforme as mudanças que discutimos. Ajustei o preço de acordo com o tamanho maior do pedido e incluí uma opção de envio mais rápido, pois sei que o tempo é apertado. Avise se quiser mais algum ajuste!"
  

O processo fica menos impessoal e mais colaborativo.

Fazer acompanhamento com intenção

Depois de enviar a cotação revisada, faça o acompanhamento personalizado. Em vez de dizer: "Você recebeu a atualização?", experimente:

• "Olá, [Nome], só estou conferindo se a cotação revisada chegou e está de acordo com suas necessidades. Se tiver mais alguma coisa que eu possa esclarecer ou ajustar, é só me avisar. Estou aqui para ajudar".
  

Isso mantém o diálogo e posiciona você como um parceiro confiável.

Como a Stripe pode ajudar a gerenciar cotações de preços

A Stripe permite criar e gerenciar cotações de preços. Veja como ela pode ajudar a sua empresa:

• Com a Stripe, você pode elaborar cotações e estimativas detalhadas de preços para seus clientes, aplicando descontos ou impostos em cobranças avulsas e recorrentes. Depois de finalizadas, essas cotações podem ser enviadas diretamente aos clientes.

• Quando o cliente aceita uma cotação, Stripe pode convertê-la em fatura ou assinatura. Essa integração cria uma transição tranquila da proposta para o pagamento.

• Você pode usar a Stripe para acompanhar o status de cada cotação, desde o rascunho até a finalização, aceite ou cancelamento. Essa visibilidade ajuda a gerenciar as interações com os clientes e ver a posição de cada venda no processo.

• Você pode personalizar cotações da Stripe com cabeçalhos, rodapés e anotações personalizados com sua marca e atender às necessidades específicas dos clientes. Isso personaliza suas comunicações.

• As cotações da Stripe se integram a outras soluções, como Billing e Invoicing. Isso cria uma plataforma unificada para gerenciar transações de clientes durante todo o processo de quote-to-cash.