Un presupuesto es una declaración formal de un vendedor a un comprador potencial que describe los precios de bienes o servicios específicos. El presupuesto suele incluir información detallada sobre los artículos o servicios, las condiciones de precios, las cantidades, los calendarios de entrega y las condiciones de pago. Asimismo, suele ser válido durante un período específico y le permite al comprador decidir si desea continuar con una compra.

A continuación, te explicaremos qué información debe incluir un presupuesto, cómo crear un presupuesto profesional y cómo Stripe puede ayudarte a gestionar los presupuestos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué información debe incluir un presupuesto?
  
• ¿En qué se diferencia un presupuesto de una estimación?
  
• ¿Cómo se puede crear un presupuesto profesional?
  
• ¿Cómo se deben gestionar las revisiones de un presupuesto?
  
• Cómo puede ayudar Stripe a gestionar los presupuestos
  

¿Qué información debe incluir un presupuesto?

Por lo general, los compradores potenciales solicitan los presupuestos. Los compradores buscarán datos específicos para informar sus decisiones. Un presupuesto incluye lo siguiente:

• Descripción del artículo: Información detallada sobre los bienes o servicios

• Precios: Precio unitario, costo total y cualquier descuento o impuesto aplicable

• Cantidad: La cantidad de bienes o el alcance de los servicios cubiertos

• Período de validez: El período de tiempo durante el cual los precios cotizados son válidos

• Detalles de la entrega: Plazos y condiciones previstos para la prestación o finalización de los servicios

• Condiciones de pago: métodos de pago aceptados, fechas de vencimiento y depósitos requeridos

• Otras condiciones: Cualquier condición, garantía o exclusión especial

¿En qué se diferencia un presupuesto de una estimación?

Tanto un presupuesto como una estimación proporcionan a los compradores potenciales información sobre precios, pero tienen propósitos ligeramente diferentes en las transacciones comerciales.

Los presupuestos son ofertas formales y fijas que especifican el costo exacto de los bienes o servicios. Estos importes suelen ser vinculantes: una vez que el comprador los acepta, el vendedor está obligado a entregar los bienes o servicios al precio cotizado. Los precios ofrecidos son precisos y se basan en una comprensión profunda del alcance del trabajo o las especificaciones, y el documento incluye condiciones integrales como cantidades, condiciones de pago y cronogramas de entrega. Los presupuestos son ideales para situaciones en las que el alcance del trabajo o los requisitos están bien definidos.

Por el contrario, las estimaciones son un cálculo aproximado o una idea aproximada del costo de los bienes o servicios. Por lo general, estos números no son vinculantes. El costo final puede variar en función de factores imprevistos o cambios en el alcance. Las cifras incluidas son menos precisas y, a menudo, se basan en información preliminar o incompleta, y es posible que el documento no incluya condiciones detalladas. Las estimaciones se utilizan comúnmente en las primeras etapas, cuando el proyecto o los requisitos aún deben definirse por completo.

¿Cómo se puede crear un presupuesto profesional?

Un presupuesto debe ser directo, atractivo y estar personalizado para tu cliente. Antes de redactar un presupuesto, asegúrate de comprender los objetivos del cliente. Por ejemplo, si piden sillas, ¿cuál es la prioridad: el estilo, la durabilidad o el precio? Si ofreces un servicio, ¿qué resultado es más importante para ellos? Demuestra que entiendes estas preferencias en tu presupuesto. Por ejemplo, podrías decir:

• "Hola [nombre del cliente], gracias por darnos la oportunidad de ayudar con [necesidad específica]. De acuerdo con sus prioridades, he preparado este presupuesto para satisfacer sus necesidades".
  

También es aconsejable mencionar los detalles específicos que han conversado. Por ejemplo, podrías escribir:

• "Seleccionamos estos materiales basándonos en su deseo de alta durabilidad en un espacio de trabajo compartido".
  

También debes estar dispuesto a ajustar tus términos y condiciones para satisfacer las necesidades del cliente. Por ejemplo, podrías mencionar:

• "La entrega está incluida, y puede esperarla dentro de los cinco días hábiles posteriores a la confirmación".

• "Si hay un cronograma de pagos específico que le gustaría discutir, nos encantaría escucharlo".

Utiliza una estructura lógica para describir los detalles del presupuesto. Incluye un resumen conciso y con viñetas de los elementos o servicios clave que estás proporcionando, una breve nota que explique cómo resuelven las necesidades específicas del cliente y una tabla que desglose los costos. Así es como se vería la estructura:

Sillas de oficina ergonómicas (10): Están diseñadas para aumentar la comodidad durante largas horas de
trabajo.

Servicio de montaje: Nuestro equipo se encargará de la configuración para ahorrar tiempo.

Estas sillas se ajustan a su presupuesto y ofrecen un excelente soporte para cumplir con los objetivos de bienestar de su equipo.

Utiliza el espacio debajo de tu tabla de precios para explicar por qué tus productos o servicios valen la pena. Veamos un ejemplo:

• "Esta solución no solo se ajusta a su presupuesto, sino que también incluye una garantía de tres años y un montaje en el mismo día para minimizar el tiempo de inactividad".
  

Finalmente, cuando cierres tu sesión, evita frases genéricas como "Por favor, confirme la aceptación". En cambio, facilítale a los clientes potenciales decir que sí:

• "Avísenos si quiere seguir adelante respondiendo a este correo electrónico o llamándome al [número de teléfono]. Podemos comenzar apenas esté listo".
  

Si hay una fecha límite, márcala como una oportunidad:

• "Este precio es válido hasta el [fecha]. Así que si confirma para entonces, podemos garantizarlo para usted".
  

Después de enviar el presupuesto, ofrece una propuesta de valor en tu seguimiento, como la siguiente:

• "Solo quería ponerme en contacto con usted para ver si tiene alguna pregunta sobre el presupuesto; estaré encantado de aclarar cualquier punto si es necesario".

• "Si hay algo que te gustaría ajustar, hágamelo saber. Estaré encantado de revisar los detalles".

Esto hace que el seguimiento se sienta como una continuación del servicio que ya estás brindando.

¿Cómo se deben manejar las revisiones de un presupuesto?

Revisar un presupuesto es una oportunidad para demostrarle a tu cliente que eres flexible, atento y que estás de su lado. A continuación, te explicamos cómo debes realizar cambios en un presupuesto.

Empieza con empatía

Cuando un cliente pida cambios, reconoce que es probable que esté tratando de equilibrar sus necesidades, presupuesto o cronograma. Responde con un tono que diga: "Estamos aquí para hacer que esto funcione para usted". Por ejemplo, podrías escribir:

• "Gracias por responderme con sus comentarios. Entiendo totalmente que las prioridades cambian, y estoy feliz de ajustar esta cotización para satisfacer mejor sus necesidades actuales".
  

Esto establece un tono de colaboración y le asegura al cliente que estás prestando atención.

Aclara la revisión

A veces, los clientes no tienen 100 % claro lo que quieren ajustar. Es tu trabajo obtener los detalles. Haz preguntas reflexivas y abiertas como las siguientes:

• "¿El cambio está relacionado con el presupuesto general, partidas específicas o el tiempo?"

• "¿Le gustaría que analizara alguna opción de ahorro de costos o hay algún complemento específico que esté considerando?"

Esto puede evitar pasos en falso y demostrar tu inversión en la elaboración de una solución que funcione para el cliente.

Explica por qué estás haciendo cambios

Si las revisiones dan como resultado un precio o un cronograma diferente, explica el razonamiento para que parezca intencional. Veamos un ejemplo:

• "Agregar 5 unidades adicionales a su pedido reduce el costo unitario en un 10 %, lo que arroja un nuevo total a $ 3,250. Es un mejor precio por unidad, aunque extenderá la entrega dos días más debido a los plazos de entrega de existencias".
  

Esto deja en claro que estás ajustando el trato para beneficiarlos, no para ajustar arbitrariamente los números.

Haz que los ajustes se destaquen

Lo último que quieren hacer los clientes es buscar cambios en un documento. Llama la atención sobre las revisiones que has realizado con texto en negrita, comentarios o un breve resumen en la parte superior del documento, como el siguiente:

• "Revisiones: Se actualizaron las cantidades a 20 unidades, se ajustó el precio total y se actualizó el nuevo cronograma de entrega del 20 de diciembre".
  

Nombra el archivo como algo inconfundible, como "Presupuesto-123-Rev2", para que sea fácil de consultar y quede claro que es el presupuesto modificado.

Convierte las revisiones en oportunidades

Las revisiones son oportunidades de oro para fortalecer la relación con el cliente y aumentar las ventas (si corresponde). Por ejemplo, si el cliente ha reducido el tamaño de su pedido, podrías decir:

• "Entiendo que ha modificado la cantidad para que se ajuste a su presupuesto, eso tiene sentido. Solo a modo informativo, si sus necesidades crecen en el futuro, podemos ofrecer este mismo descuento en pedidos repetidos".
  

Si están aumentando el tamaño de sus pedidos, puedes sugerir artículos o servicios complementarios:

• "Ya que está pidiendo más, podría valer la pena considerar [artículo adicional]. Estaría encantado de incluirlo con un descuento".
  

Esto cambia el tono de reactivo a proactivo y demuestra que estás pensando en el futuro para su beneficio.

Sé agradable en tus comunicaciones

Envía una actualización personalizada en lugar de un documento revisado con un mensaje seco que indique "aquí está la actualización". Por ejemplo, podrías decir:

• "Hola [Nombre], aquí le envío el presupuesto actualizado basado en los cambios que discutimos. Ajusté el precio para reflejar el pedido más grande e incluí una opción de envío más rápida, ya que sé que el tiempo es ajustado. ¡Avísame si hay algo más que le gustaría modificar!"
  

Esto hace que el proceso parezca menos transaccional y más colaborativo.

Reliza un seguimiento con un objetivo

Una vez que hayas enviado el presupuesto revisado, haz un seguimiento con un propósito. En lugar de decir «¿Recibió la actualización?", intenta decir:

• "Hola [nombre]. Quería verificar que el presupuesto revisado esté en línea con sus necesidades. Si hay algo más que pueda aclarar o ajustar, hágamelo saber. Estoy aquí para ayudar".
  

Esto mantiene viva la conversación y te posiciona como un socio confiable.

Cómo Stripe puede ayudar a gestionar los presupuestos

Stripe te permite crear y gestionar presupuestos. A continuación, te explicamos cómo puede ayudar a tu empresa:

• Con Stripe, puedes redactar presupuestos y estimaciones de precios detallados para tus clientes que incluyan los descuentos o impuestos aplicables tanto para cargos únicos como recurrentes. Una vez finalizados, estos presupuestos pueden enviarse directamente a los clientes.

• Después de que un cliente acepta un presupuesto, Stripe puede convertirlo en una factura o suscripción. Esta integración crea una transición fluida de la propuesta al pago.

• Puedes usar Stripe para realizar un seguimiento del estado de cada presupuesto, desde el borrador hasta la finalización, la aceptación o la cancelación. Esta visibilidad te ayuda a gestionar las interacciones con los clientes y a ver en qué punto del proceso se encuentra cada venta potencial.

• Puedes personalizar los presupuestos de Stripe con encabezados, pies de página y notas personalizados para que coincidan con tu marca y aborden las necesidades específicas de los clientes. Esto le da un toque personalizado a tus comunicaciones.

• Stripe Quotes se integra con otras soluciones, como Billing e Invoicing. Esto crea una plataforma unificada para gestionar las transacciones de los clientes a lo largo de todo el proceso del presupuesto al cobro.