価格見積もりは、売り手から潜在的な買い手への正式な声明であり、特定の商品・サービスの価格の概要を示したものです。見積もりには通常、商品・サービスに関する詳細情報、価格設定条件、数量、納期、および支払い条件が記載されています。価格見積もりには通常、有効期間が指定されており、買い手は購入に進むかどうかを決定できます。

以下では、価格見積もりに記載すべき情報、本格的な見積もりの作成方法、価格見積もりの管理をサポートする Stripe の機能について説明します。

この記事の内容

• 価格見積もりに記載すべき情報
  
• 価格見積もりと概算見積もりの違い
  
• プロフェッショナルな価格見積もりを作成する方法
  
• 見積もりの変更を処理する方法
  
• 価格見積もりの管理に役立つ Stripe の機能
  

価格見積もりに記載すべき情報

価格の見積もりは、通常、潜在的な購入者が要請します。買い手は、意思決定を下し伝えるため、特定の詳細を求めています。以下を記載してください。

• 品目の説明: 商品・サービスに関する詳細情報

• 価格: 単価、合計額、適用される割引や税金

• 数量: 対象となる商品の数量またはサービスの範囲

• 有効期間: 見積もり価格が有効である期間

• 配送の詳細: サービスの提供や完了の予測タイムラインおよび条件

• 支払い条件: 受け付けている決済手段、期日、前金 (必要な場合)

• その他の条件: 特別な条件、保証、または除外事項

価格見積もりと概算書の違い

価格見積もりと概算書はどちらも、潜在的な購入者に価格情報を伝える文書ですが、業務取引における目的は少し異なります。

価格見積もりは、商品・サービスの正確なコストを指定する正式な固定されたオファーです。記載されている数値には通常拘束力があり、買い手が受け入れた場合、売り手は見積もり価格で商品・サービスを提供する義務を負います。提供される価格は正確で、作業範囲や仕様の完全な理解に基づいており、書面には数量、支払い条件、納期といった総合的な条件が含まれています。価格見積もりは、作業範囲や要件が明確に定義されている状況に適しています。

対照的に、概算書は、商品・サービスのコストのおおよその計算または大まかなアイデアです。概算書の数値には通常、拘束力がありません。最終的なコストは、予期しない要因や対象範囲の変更に基づいて、変動する可能性があります。記載されている数値は精度が低く、多くの場合、以前の情報や不完全な情報に基づいており、文書には詳細な条件が記載されていない場合があります。一般的に概算書は、プロジェクトや要件を完全に定義し終わっていない初期段階で使用されます。

プロフェッショナルな価格見積もりを作成する方法

価格見積もりは直接的にし、訴求力を持たせるべきです。またクライアントに合わせてカスタマイズしましょう。見積もりを作成する前に、クライアントの目標を必ず理解してください。たとえば、椅子の注文の場合、スタイル、耐久性、価格のうち、どれが優先事項でしょうか？サービスを提供する場合、顧客にとって最も重要な成果は何でしょうか？見積もりで、彼らの希望を理解していることを表します。たとえば、次のように記述します。

• 「[クライアントの名前]様、お世話になっております。[特定のニーズ]に関心をお寄せいただきありがとうございます。お客様の優先順位に基づき、ニーズを満たすべく見積もりを作成いたしました。」
  

また、話し合った具体的な詳細に言及することも効果的です。たとえば、次のように記述しましょう。

• 「共有ワークスペース向けの耐久性をというご要望に基づいて、こちらの素材を選択いたしました。」
  

また、クライアントのニーズに合わせて契約条件を調整することも必要です。たとえば、次のような記述します。

• 「配送料込みの価格です。注文の確認後、5 営業日以内にお届けします」

• 「特定の支払いスケジュールをご希望の場合は、ご遠慮なくお申し出ください」

論理的な構成にして、見積書の詳細の要点を説明します。提供する主要項目またはサービスの簡潔な箇条書きの要約、それらがクライアント固有のニーズをどのように解決するかを説明する短いメモ、およびコストの内訳表を記載します。以下のような構成にします。

人間工学オフィスチェア (10): 長時間の作業でも快適さを保てるように設計されて
います。

組立サービス: 弊社チームが設定を行いお客様の時間を節約いたします。

*これらのチェアは予算に合うだけでなく、サポート力に優れ、チームのデスクワーク環境の改善が見込まれます。

価格表の下のスペースを使用して、商品やサービスがコストに見合う理由を述べます。以下に例を示します。

• 「このソリューションは、予算内に収まるだけでなく、3 年間の保証と即日組立ても含まれており、ダウンタイムを最小限に抑えることができます。」
  

最後に、承認をもらう件については、「承認をご確認ください」などの分かりにくいフレーズは避けてください。潜在的なクライアントが簡単に「はい」と言えるようにしましょう。

• 「記載の内容で購入される場合は、このメールに返信するか、[電話番号] までお電話でご連絡ください。ご注文を承り次第、早急に手配いたします。」
  

期限がある場合はチャンスとして活用しましょう。

• こちら料金は [日付] まで有効です。それ以前に確認していただければ、価格を固定いたします。」
  

見積もりを送信したら、フォローアップで次のような価値提案を行います。

• 「見積もりについてご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。必要に応じてご案内させていただきます。」

• 「調整が必要な部分がございましたら、お知らせください。子細善処いたします。」

このように、すでに提供したサービスの続きのように感じられるフォローアップにします。

見積もりの変更を処理する方法

見積もりを変更することは、柔軟で気配りができ、クライアントの側に立っていることを示すチャンスになります。見積もりを変更する方法は次のとおりです。

共感から始める

クライアントから変更を求められたら、クライアントがニーズ、予算、タイムラインのバランスを取ろうとしている可能性が高いことを認めます。「お客様のご要望を可能な限り満たしたい」という口調で応答します。たとえば、次のように記述します。

• 「フィードバックをいただきありがとうございます。優先事項が変化することはあると十分に理解しております。お客様の現在のニーズをぜひとも満たしたいと存じますので、この見積もりを調整させていただきます。」
  

これにより、協力的な雰囲気が醸し出され、あなたが注意を払っていることを、クライアントに再認識してもらえます。

変更内容を明確にする

ときには、クライアントが何を調整したいのかが 100% 明確でないことがあります。詳細を把握するのはあなたの仕事です。次のような、気の利いた自由回答形式の質問をします。

• 「この変更は、全体の予算、特定の項目、またはタイミングに関係があるでしょうか？」

• 「コストを節約するオプションを検討した方がよいでしょうか？または、ご検討中の特定のアドオンがありましたら教えてください。」

これにより、ミスを防ぎ、クライアントにとって都合の良い解決策を目指して注力している、というあなたの姿勢を示すことができます。

変更する理由を説明する

変更によって価格やタイムラインが変わる場合は、意図が分かるように理由を説明します。以下に例を示します。

• 「注文に 5 ユニット追加すると、単価が 10% 下がり、合計で 3,250 ドルになります。ユニットあたりの価格は下がりますが、在庫のリードタイムの問題で、配送までにかかる日数が 2 日長くなります。」
  

これにより、数字を恣意的に調整しているのではなく、買い手の益になるように取引を微調整していることが明らかになります。

調整を目立たせる

文書のどこが変更されたのかを、クライアントに探させるようではいけません。次のように太字のテキストやコメントで、変更箇所に注意を喚起します。または文書上部に、変更に関する短い要約を記載します。

• 「変更: 数量を 20 ユニットに更新し、合計価格を調整し、納品日は新しく 12 月 20 日に設定いたしました。
  

混同を避けるため、ファイル名は「Quotation-123-Rev2」などにします。参照しやすく、見積もりの修正版であることがはっきり分かります。

変更をチャンスに変える

変更は、クライアントとの関係を強化し、(必要に応じて) アップセルを行う絶好の機会となります。たとえば、クライアントの注文数量が減った場合は、次のように伝えます。

• 「予算に合わせて数量を調整されたことは、大変理にかなっていると存じます。念のため、今後追加注文のニーズがございましたら、リピート注文には同じ割引を提供可能です。」
  

注文数量が増えている場合は、補完的な品目やサービスを提案します。

• 「お客様の規模のオフィスでは、[追加商品]もご検討いただきたくご案内申し上げます。こちらも割引価格で提供可能となっております。」
  

これにより、事後対応型から事前対応へとトーンが変わり、顧客の利益のために先を見越していることを示せます。

親しみやすいコミュニケーションを心がける

無味乾燥な「更新情報をお届けします」というメッセージを記載するのではなく、パーソナライズされた更新済み文書を送信します。たとえば、次のように記述します。

• 「[名前]様、お世話になっております。お伺いした内容に基づき、見積もりを変更いたしましたのでご査収くださいませ。注文数量が増えましたことを反映して価格を調整し、納期が厳しいことを踏まえ、より迅速な配送オプションを含めました。他に変更すべき点がございましたら、お知らせください。」
  

これにより、プロセスが取引というよりは、コラボレーションのようだと感じてもらえます。

意図を持ってフォローアップする

変更した見積もりを送ったら、目的をフォローアップします。「修正版を受け取りましたか？」と言う代わりに、以下のように伝えてみてください。

• 「[名前] 様、お世話になっております。変更後の見積もりが貴社のニーズに合っているかどうか確認させていただきたく、ご連絡いたしました。他に明確にすべきところや、調整すべきところがあればお知らせください。善処いたします。」
  

これにより、会話を活発に保ち、信頼できるパートナーとしての地位を確立できます。

価格見積もりの管理に役立つ Stripe の機能

Stripe を使用すると、価格見積もりを作成および管理できます。ここでは、それがどのように役立つかをご紹介します。

• Stripe では、詳細な価格見積もりと概算書を作成できます。1 回限りの支払いと継続支払いの両方に対して、割引や税金を適用可能です。確定された見積もりは、顧客へと直接送信できます。

• 顧客が見積もりを承認すると、Stripe 上で請求書またはサブスクリプションに変換されます。この連携により、提案から支払いへとスムーズに移行できます。

• Stripe を使用して、各見積もりのステータス (下書きから確定済み、承認済み、キャンセル済み) を追跡できます。見てすぐ分かるため、顧客とのやり取りの管理や、プロセスにおける潜在的な各販売のステータス確認が、しやすくなります。

• Stripe の見積もりは、自社ブランドに合わせてカスタムのヘッダー、フッター、メモでカスタマイズし、特定の顧客ニーズに対応することができます。これにより、コミュニケーションに貴社らしさが加わります。

• Stripe の見積もりは、Billing や Invoicing などの他のソリューションと連携します。この統一されたプラットフォームで、見積もりから現金化まで、プロセス全体を通して顧客の取引を管理できます。