Un preventivo è una dichiarazione formale in cui un venditore comunica a un potenziale acquirente i prezzi di beni o servizi specifici. I preventivi di solito includono informazioni dettagliate su articoli/servizi, le condizioni, le quantità, i tempi di consegna e i termini di pagamento. Un preventivo è generalmente valido per un periodo determinato e consente all'acquirente di decidere se procedere con un acquisto.

Di seguito vengono illustrate quali informazioni deve includere un preventivo, come creare un preventivo professionale e come Stripe può aiutarti a gestirli al meglio.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali informazioni deve includere un preventivo?
  
• In cosa si differenzia un preventivo da una stima?
  
• Come si può creare un preventivo professionale?
  
• Come gestire le revisioni di un preventivo?
  
• Come Stripe può aiutarti a gestire i preventivi
  

Quali informazioni deve includere un preventivo?

I preventivi sono di norma richiesti dai potenziali acquirenti, i quali cercano dettagli specifici per prendere decisioni consapevoli. In un preventivo, devi includere le informazioni seguenti:

• Descrizione dell'articolo: informazioni dettagliate su beni/servizi

• Tariffe: prezzo unitario, costo totale ed eventuali sconti o imposte applicabili

• Quantità: quantità di beni o l'ambito dei servizi coperti

• Periodo di validità: il periodo di validità delle tariffe indicate

• Dettagli di consegna: tempistiche e condizioni previste per l'erogazione o il completamento dei servizi

• Termini di pagamento: metodi di pagamento accettati, date di scadenza e depositi richiesti

• Altri termini: eventuali condizioni speciali, garanzie o esclusioni

In cosa si differenzia un preventivo da una stima?

Sia i preventivi che le stime informano i potenziali acquirenti sui prezzi, ma servono a scopi leggermente diversi nelle transazioni commerciali.

I preventivi sono offerte formali e fisse che specificano il costo esatto di beni o servizi. Questi numeri sono generalmente vincolanti: una volta che l'acquirente li accetta, il venditore è obbligato a consegnare la merce o i servizi al prezzo preventivato. I prezzi offerti sono precisi e basati su una conoscenza approfondita dell'ambito del lavoro o delle specifiche, e il documento include termini completi come quantità, termini di pagamento e programmi di consegna. I preventivi sono più adatti a situazioni in cui l'ambito di lavoro o le esigenze sono ben definite.

Al contrario, le stime sono un calcolo approssimativo o un'idea approssimativa del costo di beni o servizi. Questi valori sono indicativi, non strettamente vincolanti. Il costo definitivo potrebbe differire in base a imprevisti o a cambiamenti nell'ambito dei lavori. I dati inclusi sono meno precisi, spesso basati su informazioni preliminari o incomplete. Inoltre, il documento potrebbe non contenere dettagli esaustivi. Le stime vengono comunemente utilizzate nelle prime fasi, quando il progetto o i requisiti devono ancora essere completamente definiti.

Come si può creare un preventivo professionale?

Un preventivo dovrebbe essere chiaro e diretto, catturare l'attenzione e adattarsi alle esigenze specifiche del cliente. Prima di redigere un preventivo, assicurati di comprendere gli obiettivi del cliente. Ad esempio, se ordina delle sedie, qual è la priorità: stile, durata o tariffa? Se offri un servizio, quale risultato conta di più per lui? Dimostra di aver compreso queste preferenze nel tuo preventivo. Ad esempio, potresti dire:

• "Buongiorno [nome del cliente], grazie per averci dato la possibilità di aiutarla con [necessità specifica]. In base alle sue priorità, ho preparato questo preventivo per soddisfare le sue esigenze".
  

È anche consigliabile menzionare i dettagli specifici che hai discusso. Ad esempio, potresti scrivere:

• "Abbiamo selezionato questi materiali per la loro elevata durata, rispondendo al suo desiderio di uno spazio di lavoro condiviso".
  

Dovresti anche essere disposto a modificare i tuoi termini e condizioni per soddisfare le esigenze del cliente. Ad esempio, potresti indicare:

• "La consegna è inclusa e verrà effettuata entro cinque giorni lavorativi dalla conferma".

• "Se c'è un piano di pagamento specifico di cui desidera discutere, saremo lieti di aiutarla".

Utilizza una struttura logica per delineare i dettagli del preventivo. Includi un breve riassunto puntato degli articoli o servizi chiave che stai fornendo, una breve nota che spieghi come risolvono le esigenze specifiche del cliente e una tabella che spieghi i costi. Ecco come potrebbe apparire la struttura:

Sedie da ufficio ergonomiche (10): sono progettate per offrire maggiore comfort durante lunghe sessioni di lavoro
.

Servizio di montaggio: il nostro team si occuperà del montaggio per farle risparmiare tempo.

Queste sedie sono economiche e offrono un supporto eccellente per il benessere del suo team.

Usa lo spazio sotto la tabella delle tariffe per motivare il valore dei tuoi prodotti o servizi. Ecco un esempio:

• "Questa soluzione non solo rispetta il budget, ma offre anche una garanzia di tre anni e l'installazione in giornata per minimizzare i tempi di inattività".
  

Infine, al momento della firma, evita formule generiche come “Si prega di confermare l'accettazione”. Al contrario, rendi più facile per i potenziali clienti dire di sì:

• "Ci faccia sapere se vuole procedere rispondendo a questa e-mail o chiamandomi al numero [numero di telefono]. Possiamo iniziare non appena lo riterrà opportuno".
  

Se c'è una scadenza, presentala come un'opportunità:

• “Questa tariffa è valida fino al giorno [data]. Quindi, se conferma entro quella data, la bloccheremo”.
  

Dopo aver inviato il preventivo, offri una proposta di valore nel follow-up, come la seguente:

• "Volevo solo contattarla per sapere se ha dubbi sul preventivo: sarò lieto di fornirle assistenza se necessario".

• "Mi faccia sapere se c'è qualcosa che vorrebbe modificare. Sarei felice di rivedere i dettagli".

In questo modo il follow-up viene percepito come una continuazione del servizio che stai già fornendo.

Come gestire le revisioni di un preventivo?

La revisione di un preventivo è un'opportunità per dimostrare al cliente che sei flessibile, attento e dalla sua parte. Ecco come apportare modifiche a un preventivo.

Inizia con empatia

Quando un cliente chiede delle modifiche, tieni presente che sta cercando di bilanciare le sue esigenze, il budget o le tempistiche. Rispondi con un tono che dica: "Siamo qui per collaborare con lei affinché questo funzioni". Ad esempio, potresti scrivere:

• "Grazie per del suo feedback. Comprendo perfettamente questo cambiamento di priorità e sono felice di modificare questo preventivo per soddisfare al meglio le sue esigenze attuali".
  

In questo modo si imposta un tono collaborativo e si rassicura il cliente sul fatto che stai prestando attenzione.

Chiarisci la revisione

A volte, i clienti non hanno chiaro al 100% ciò che vogliono modificare. Sta a te ottenere i dettagli. Poni domande ponderate e aperte come le seguenti:

• "La modifica è correlata al budget complessivo, a voci specifiche o alla tempistica?"

• "Vuole che esplori qualche opzione di risparmio sui costi o ci sono componenti aggiuntivi specifici che sta prendendo in considerazione?"

In questo modo puoi evitare passi falsi e dimostrare il tuo investimento nella creazione di una soluzione che funzioni per il cliente.

Spiega perché stai apportando modifiche

Se le modifiche implicano variazioni di prezzo o tempistiche, motiva chiaramente il perché. Ecco un esempio:

• "L'aggiunta di 5 unità extra al suo ordine riduce il costo unitario del 10%, il che porta il nuovo totale a 3.250 $. È un prezzo unitario migliore, anche se prolungherà la consegna di altri due giorni a causa dei tempi di consegna delle scorte".
  

In questo modo è chiaro che stai perfezionando l'accordo a suo vantaggio, non modificando arbitrariamente i numeri.

Metti in risalto le modifiche

L'ultima cosa che i clienti desiderano è dover andare a caccia di modifiche in un documento. È fondamentale evidenziare le revisioni apportate utilizzando il grassetto, i commenti o un breve riassunto all'inizio del documento, ad esempio:

• "Revisioni: quantità aggiornate a 20 unità, prezzo totale rettificato e nuova tempistica di consegna del 20 dicembre".
  

Assegna al file un nome inequivocabile, ad esempio "Preventivo-123-Rev2", in modo che sia facile da consultare e sia chiaro che si tratta del preventivo rivisto.

Trasforma le revisioni in opportunità

Le revisioni sono un'opportunità d'oro per rafforzare la relazione con i clienti e l'upselling (se appropriato). Ad esempio, se il cliente ha ridotto la dimensione dell'ordine, potresti dire:

• "Comprendo perfettamente la sua scelta di modificare la quantità in base al budget. È una decisione saggia. Volevo solo farle sapere che, se in futuro le sue esigenze dovessero aumentare, siamo pronti a offrirle lo stesso sconto anche per gli ordini successivi".
  

Se il cliente aumenta il volume degli ordini, potresti suggerire articoli o servizi complementari:

• "Dato che sta facendo un ordine più grande del previsto, potrebbe voler aggiungere [articolo aggiuntivo]. Sarei felice di includerlo con uno sconto".
  

In questo modo il tono passa da reattivo a proattivo e dimostra che stai pensando al futuro a vantaggio del cliente.

Comunica in modo amichevole

Invia un aggiornamento personalizzato anziché un documento rivisto con un secco messaggio "ecco l'aggiornamento". Ad esempio, potresti dire:

• "Ciao [Nome], ecco il preventivo aggiornato in base alle modifiche di cui abbiamo discusso. Ho modificato il prezzo per riflettere l'ordine più grande e ho incluso un'opzione di spedizione più veloce poiché so che i tempi sono stretti. Mi faccia sapere se c'è qualcos'altro che vorrebbe modificare".
  

In questo modo la procedura sembra meno transazionale e più collaborativa.

Esegui un follow-up con uno scopo preciso

Una volta inviato il preventivo rivisto, procedi con un obiettivo. Invece di dire "Ha ricevuto l'aggiornamento?", prova a dire:

• "Ciao [Name], le scrivo per assicurarmi che il preventivo rivisto sia in linea con le sue esigenze. Mi faccia sapere se c'è qualcos'altro che posso chiarire o modificare. Sono qui per aiutarla".
  

Questo mantiene viva la conversazione e ti posiziona come partner affidabile.

Come Stripe può aiutarti a gestire i preventivi

Stripe consente di creare e gestire i preventivi. Ecco come può supportare la tua attività:

• Con Stripe puoi redigere preventivi e stime dettagliati per i tuoi clienti che includono eventuali sconti o imposte applicabili sia per gli addebiti una tantum sia per quelli ricorrenti. Una volta finalizzati, questi preventivi potranno essere inviati direttamente ai clienti.

• Dopo che un cliente ha accettato un preventivo, Stripe può convertirlo in una fattura o in un abbonamento. Questa integrazione crea una transizione fluida dalla proposta al pagamento.

• Puoi utilizzare Stripe per monitorare lo stato di ogni preventivo, dalla bozza alla finalizzazione, all'accettazione o all'annullamento. Questa visibilità ti aiuta a gestire le interazioni con i clienti e a vedere a che punto del processo si trova ogni potenziale vendita.

• Puoi personalizzare i preventivi Stripe con intestazioni, note e piè di pagina personalizzati per adattarli al tuo brand e soddisfare le esigenze specifiche dei clienti. Questo aggiunge un tocco personalizzato alle tue comunicazioni.

• I preventivi Stripe si integrano con altre soluzioni, tra cui Billing e Invoicing. Si crea così una piattaforma unificata per la gestione delle transazioni dei clienti durante l'intero processo, dal preventivo all'incasso.