En offert är ett formellt uttalande från en säljare till en potentiell köpare som beskriver priserna för specifika varor eller tjänster. Offerter innehåller vanligtvis detaljerad information om varorna eller tjänsterna, prisvillkor, kvantiteter, leveransscheman och betalningsvillkor. En offert är vanligtvis giltig under en viss period och gör det möjligt för köparen att bestämma om han eller hon vill gå vidare med ett köp.

Nedan förklarar vi vilken information en offert ska innehålla, hur du skapar en professionell offert och hur Stripe kan hjälpa dig att hantera offerter.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilken information ska en offert innehålla?
  
• Hur skiljer sig en offert från ett kostnadsförslag?
  
• Hur skapar man en professionell offert?
  
• Hur ska man hantera ändringar i en offert?
  
• Så här kan Stripe hjälpa till att hantera offerter
  

Vilken information ska en offert innehålla?

Offerter efterfrågas i allmänhet av potentiella köpare. Köparna kommer att leta efter specifika detaljer som ligger till grund för deras beslut. Inkludera följande:

• Beskrivning av artikeln: Detaljerad information om varorna eller tjänsterna

• Prissättning: Enhetspris, total kostnad och eventuella rabatter eller skatter

• Antal: Antalet varor eller vilka tjänster som omfattas

• Giltighetstid: Tidsramen under vilken de angivna priserna är giltiga

• Leveransuppgifter: Förväntade tider och villkor för leverans eller slutförande av tjänster

• Betalningsvillkor: Betalningsmetoder som accepteras, förfallodatum och obligatoriska förskottsbetalningar

• Övriga villkor: Eventuella särskilda villkor, garantier eller undantag

Hur skiljer sig en offert från ett kostnadsförslag?

En offert och ett kostnadsförslag ger båda potentiella köpare prisinformation, men de tjänar lite olika syften i affärstransaktioner.

Offerter är formella, fasta erbjudanden som anger den exakta kostnaden för varor eller tjänster. Informationen som anges är vanligtvis bindande: när köparen väl har accepterat dem är säljaren skyldig att leverera varorna eller tjänsterna till det angivna priset. De erbjudna priserna är exakta och baserade på en grundlig förståelse av arbetets omfattning eller specifikationer, och dokumentet innehåller omfattande villkor som kvantiteter, betalningsvillkor och leveransscheman. Offerter lämpar sig bäst i situationer där arbetets omfattning eller krav är väl definierade.

Kostnadsförslag är däremot en ungefärlig beräkning eller grov uppfattning om kostnaden för varor eller tjänster. Denna information är i allmänhet inte bindande. Den slutliga kostnaden kan ändras beroende på oförutsedda faktorer eller om omfattningen ändras. De siffror som ingår är mindre exakta och baseras ofta på preliminär eller ofullständig information, och dokumentet kanske inte innehåller detaljerade villkor. Kostnadsförslag används ofta i tidiga skeden, när projektet eller kraven fortfarande behöver definieras helt.

Hur skapar man en professionell offert?

En offert ska vara direkt, engagerande och anpassad till din kund. Innan du utarbetar en offert, se till att du förstår kundens mål. Om de till exempel beställer stolar, vad är prioriteten – stil, hållbarhet eller pris? Om du erbjuder en tjänst, vilket resultat är viktigast för dem? Visa att du förstår dessa preferenser i din offert. Du kan till exempel säga:

• "Hej [kundens namn], tack för att du ger oss chansen att hjälpa till med [specifika behov]. Baserat på dina prioriteringar har jag förberett denna offert för att uppfylla dina behov."
  

Det är också klokt att nämna specifika detaljer som ni har diskuterat. Du kan till exempel skriva:

• "Vi valde dessa material baserat på din önskan om hög hållbarhet i en delad arbetsyta."
  

Du bör också vara villig att anpassa dina villkor för att möta kundens behov. Du kan till exempel nämna:

• "Leverans ingår och du kan förvänta dig den inom fem arbetsdagar efter bekräftelse."

• "Om du har en specifik betalningsplan du vill ta upp med oss är vi öppna för förslag."

Använd en logisk struktur för att beskriva detaljerna i offerten. Inkludera en kortfattad sammanfattning i punktform av de viktigaste artiklarna eller tjänsterna du tillhandahåller, en kort anteckning som förklarar hur de löser kundens specifika behov och en tabell som bryter ner kostnaderna. Så här kan strukturen se ut:

Ergonomiska kontorsstolar (10): Dessa är utformade för att öka komforten vid långa
arbetstimmar

Monteringstjänst: Vårt team tar hand om monteringen för att spara tid åt dig.

Dessa stolar passar din budget samtidigt som de erbjuder utmärkt stöd för att uppfylla ditt teams hälsomål.

Använd utrymmet under din pristabell för att ta upp varför dina produkter eller tjänster är värda kostnaden. Här är ett exempel:

• "Den här lösningen håller sig inte bara inom din budget utan inkluderar också tre års garanti och montering samma dag för att minimera stilleståndstiden."
  

Slutligen, när du signerar ska du undvika generiska fraser som "Vänligen bekräfta godkännande av denna offert". Gör det istället lättare för potentiella kunder att säga ja:

• "Säg till om du vill gå vidare genom att svara på det här e-postmeddelandet eller ring mig enkelt på [telefonnummer]. Vi kan sätta igång så snart du är redo."
  

Om det finns en deadline, rama in den som en möjlighet:

• "Det här priset gäller till och med [datum]. Så om du bekräftar innan dess låser vi det åt dig”.
  

När du har skickat offerten kan du erbjuda ett värdeerbjudande i din uppföljning, till exempel följande:

• "Ville bara kontakta dig för att se om du har några frågor angående offerten – går gärna igenom den om du vill."

• "Om det är något du vill justera, säg till. Jag ser gärna över detaljerna igen."

Detta gör att uppföljningen känns som en fortsättning på den tjänst du redan tillhandahåller.

Hur ska man hantera ändringar i en offert?

Att revidera en offert är en chans att visa din kund att du är flexibel, uppmärksam och på deras sida. Så här ska du göra ändringar i en offert.

Börja med empati

När en kund ber om ändringar, förstå att de sannolikt försöker balansera sina behov, budget eller tidsplan. Svara med en ton som säger: "Vi är här för att få det här att fungera för dig." Du kan till exempel skriva:

• "Tack för att du återkommer med din feedback. Jag har full förståelse för att prioriteringarna ändras, och jag är glad att kunna justera denna offert för att bättre möta dina nuvarande behov."
  

Detta sätter en samarbetston och försäkrar kunden om att du är uppmärksam.

Förtydliga revideringen

Ibland är kunderna inte 100 % på det klara med vad de vill ha justerat. Det är ditt jobb att ta reda på detaljerna. Ställ genomtänkta, öppna frågor som följande:

• "Är ändringen relaterad till den totala budgeten, specifika radposter eller tidpunkten?"

• "Vill du att jag ska titta på några kostnadsbesparande alternativ eller finns det några specifika tillägg du överväger?"

Detta kan förhindra felsteg och visa din investering i att skapa en lösning som fungerar för kunden.

Förklara varför du gör ändringar

Om revideringarna resulterar i ett annat pris eller en annan tidsplan, förklara resonemanget så att det känns avsiktligt. Här är ett exempel:

• "Om du lägger till 5 extra enheter till din beställning minskar enhetskostnaden med 10 %, vilket gör att den nya totalkostnaden blir 3 250 USD. Det är ett bättre pris per enhet, även om det kommer att förlänga leveransen med ytterligare två dagar på grund av lagerledtider."
  

Detta gör det tydligt att du finjusterar affären för att gynna dem, inte godtyckligt justerar siffrorna.

Se till att justeringarna syns

Det sista kunderna vill göra är att leta efter ändringar i ett dokument. Framhäv de ändringar du har gjort med fetstil, kommentarer eller en kort sammanfattning högst upp i dokumentet, till exempel följande:

• "Revideringar: Uppdaterade kvantiteter till 20 enheter, justerat totalpris och ny leveranstid den 20 december."
  

Ge filen ett omisskännligt namn, till exempel "Offert-123-Rev2", så att den är lätt att referera till och det är tydligt att det är den reviderade offerten.

Förvandla revideringar till möjligheter

Revideringar är gyllene tillfällen att stärka kundrelationen och merförsäljning (om det är lämpligt). Om kunden till exempel har minskat sin orderstorlek kan du säga:

• "Jag förstår att du har justerat kvantiteten så att den passar din budget – det är vettigt. Bara så att du vet, om dina behov växer i framtiden kan vi erbjuda samma rabatt på upprepade beställningar."
  

Om de ökar sin beställningsstorlek kan du föreslå kompletterande varor eller tjänster:

• "Eftersom du beställer mer kan det vara värt att överväga [ytterligare artikel]. Jag skulle gärna inkludera den med rabatt."
  

Detta ändrar tonen från reaktiv till proaktiv och visar att du tänker framåt till deras fördel.

Var personlig i din kommunikation

Skicka en personlig uppdatering i stället för ett reviderat dokument med ett torrt "här är uppdateringen"-meddelande. Du kan till exempel säga:

• "Hej [Namn], här är den uppdaterade offerten baserat på de ändringar vi diskuterade. Jag justerade prissättningen för att återspegla den större beställningen och inkluderade ett snabbare leveransalternativ eftersom jag vet att tiden är knapp. Säg till om det är något annat du vill att jag ska justera!"
  

Detta gör att processen känns mindre transaktionell och mer samarbetsinriktad.

Följ upp med avsikt

När du har skickat den reviderade offerten ska du följa upp målmedvetet. Istället för att fråga "Fick du uppdateringen?" kan du försöka säga:

• "Hej [Namn], jag ville bara kolla att den reviderade offerten överensstämmer med dina behov. Om det är något annat jag kan förtydliga eller justera är det bara att säga till. Jag är här för att hjälpa till."
  

Detta håller konversationen vid liv och positionerar dig som en pålitlig partner.

Så här kan Stripe hjälpa till att hantera offerter

Stripe ger dig möjlighet att skapa och hantera offerter. Så här kan Stripe hjälpa ditt företag:

• Med Stripe kan du ta fram detaljerade offerter och kostnadsförslag till dina kunder som inkluderar eventuella rabatter eller skatter för både engångs- och återkommande debiteringar. När dessa offerter är färdigställda kan de skickas direkt till kunderna.

• När en kund har accepterat en offert kan Stripe konvertera den till en faktura eller abonnemang. Denna integration skapar en smidig övergång från offert till betalning.

• Du kan använda Stripe för att hålla koll på statusen för varje offert, från utkast till färdigställande, accepterad eller annullerad. Denna synlighet hjälper dig att hantera kundinteraktioner och se var varje potentiell försäljning befinner sig i processen.

• Du kan anpassa Stripe-offerter med anpassade sidhuvuden, sidfötter och anteckningar för att matcha ditt varumärke och tillgodose specifika kundbehov. Detta ger en personlig touch till din kommunikation.

• Stripe-offerter integreras med andra lösningar, inklusive Billing och Invoicing. Detta skapar en enhetlig plattform för hantering av kundtransaktioner från offert till betalning.