Un presupuesto es una declaración formal de un vendedor a un comprador potencial que describe los precios de bienes o servicios específicos. Los presupuestos suelen incluir información detallada sobre los artículos o servicios, las condiciones de precios, las cantidades, los calendarios de entrega y las condiciones de pago. Un presupuesto suele ser válido para un período específico y permite al comprador decidir si continúa con una compra.

A continuación, te explicamos qué información debe incluir un presupuesto, cómo crear un presupuesto profesional y cómo puede ayudarte Stripe a gestionarlo.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué información debe incluir un presupuesto de precios?
  
• ¿En qué se diferencia una cotización de precios de una estimación?
  
• ¿Cómo se puede crear un presupuesto profesional?
  
• ¿Cómo se deben gestionar las revisiones de un presupuesto?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe a gestionar los presupuestos?
  

¿Qué información debe incluir un presupuesto?

Los presupuestos generalmente son solicitados por compradores potenciales. Los compradores se fijarán en detalles concretos para fundamentar sus decisiones. Incluye lo siguiente:

• Descripción del artículo: información detallada sobre los bienes o servicios.

• Precios: precio unitario, coste total y cualquier descuento o impuesto aplicable.

• Cantidad: la cantidad de bienes o el alcance de los servicios cubiertos.

• Periodo de validez: el periodo de tiempo durante el cual los precios indicados son válidos.

• Detalles de entrega: cronogramas y condiciones previstos para la entrega o finalización de los servicios.

• Condiciones de pago: métodos de pago aceptados, fechas de vencimiento y depósitos obligatorios.

• Otros términos: cualquier condición, garantía o exclusión especial.

¿En qué se diferencia una cotización de precios de una estimación?

Tanto un presupuesto como una estimación proporcionan a los compradores potenciales información sobre los precios, pero sirven para fines ligeramente distintos en las transacciones empresariales.

Las cotizaciones de precios son ofertas formales y fijas que especifican el coste exacto de los bienes o servicios. Estas cifras suelen ser vinculantes: una vez que el comprador las acepta, el vendedor está obligado a entregar los bienes o servicios al precio cotizado. Los precios ofrecidos son precisos y se basan en un conocimiento profundo del alcance del trabajo o las especificaciones, y el documento incluye términos completos como cantidades, condiciones de pago y cronogramas de entrega. Los presupuestos se adaptan mejor a situaciones en las que el alcance del trabajo o los requisitos están bien definidos.

Por el contrario, las estimaciones son un cálculo aproximado o una idea aproximada del coste de los bienes o servicios. Por lo general, estos números no son vinculantes; el coste final puede cambiar en función de factores imprevistos o cambios en el alcance. Las cifras incluidas son menos precisas y, a menudo, se basan en información preliminar o incompleta, y es posible que el documento no incluya términos detallados. Las estimaciones se utilizan comúnmente en las primeras etapas, cuando el proyecto o los requisitos aún deben definirse por completo.

¿Cómo se puede crear un presupuesto profesional?

Un presupuesto debe ser directo, atractivo y personalizado para el cliente. Antes de redactar un presupuesto, asegúrate de entender los objetivos del cliente. Por ejemplo, si piden sillas, ¿cuál es la prioridad: estilo, durabilidad o precio? Si ofreces un servicio, ¿cuál es el resultado más importante para ellos? Demuestra que entiendes estas preferencias en tu presupuesto. Por ejemplo, podrías decir lo siguiente:

• «Hola, [nombre del cliente]: Gracias por darnos la oportunidad de ayudarte con [necesidad específica]. Basándome en tus prioridades, he preparado este presupuesto para satisfacer tus necesidades».
  

También es aconsejable mencionar los detalles específicos que hayáis tratado. Por ejemplo, podrías escribir:

• «Hemos seleccionado estos materiales de acuerdo con tu deseo de una gran durabilidad en una zona de trabajo compartida».
  

También debes estar dispuesto a ajustar tus términos y condiciones para satisfacer las necesidades del cliente. Por ejemplo, podrías mencionar lo siguiente:

• «La entrega está incluida y se realizará en un plazo de cinco días laborables tras la confirmación».

• «Si hay un programa de pagos específico que te gustaría tratar, estaremos felices de poder ayudarte».

Utiliza una estructura lógica para esbozar los detalles del presupuesto. Incluye un resumen conciso con viñetas de los elementos o servicios clave que proporcionas, una nota breve que explique cómo resuelven las necesidades específicas del cliente y una tabla que desglose los costes. Este es el aspecto que podría tener la estructura:

Sillas de oficina ergonómicas (10): están diseñadas para incrementar el confort en las largas jornadas
de trabajo.

Servicio de montaje: nuestro equipo se encargará de la configuración para que ahorres tiempo.

Estas sillas se ajustan a tu presupuesto a la vez que ofrecen un excelente soporte para cumplir con los objetivos de bienestar de tu equipo.

Utiliza el espacio debajo de la tabla de precios para explicar por qué merece la pena pagar tus productos o servicios. He aquí un ejemplo:

• «Esta solución no solo se ajusta a tu presupuesto, sino que también incluye una garantía de tres años y el montaje el mismo día para minimizar el tiempo de inactividad».
  

Por último, cuando des el visto bueno, evita las frases genéricas como «Por favor, confirma la aceptación». En su lugar, haz que sea más fácil para los clientes potenciales decir que sí:

• «Avísanos si quieres seguir adelante respondiendo a este correo electrónico o llámame ahora al [número de teléfono]. Podemos comenzar tan pronto como estés listo».
  

Si hay una fecha límite, enmárcala como una oportunidad:

• «Esta tarifa es válida hasta el [fecha]. Por tanto, si nos lo confirmas antes de esa fecha, te garantizamos el precio».
  

Después de enviar el presupuesto, ofrece una propuesta de valor en tu seguimiento, como la siguiente:

• «Me pongo en contacto contigo para ver si tienes alguna pregunta sobre el presupuesto. Estaremos encantados de ayudarte si es necesario».

• «Si hay algo que te gustaría ajustar, házmelo saber. Estaré encantado de revisar los detalles».

Esto hace que el seguimiento se sienta como una continuación del servicio que ya estás proporcionando.

¿Cómo se deben gestionar las revisiones de un presupuesto?

Revisar un presupuesto es una oportunidad para demostrarle a tu cliente que eres flexible, atento y que estás de su lado. A continuación, te explicamos cómo debes realizar los cambios en un presupuesto.

Empieza con empatía

Cuando un cliente te pida cambios, reconoce que probablemente esté intentando equilibrar sus necesidades, su presupuesto o sus plazos. Responde con un tono que diga: «Estamos aquí para hacer que esto funcione para ti». Por ejemplo, podrías escribir:

• «Gracias por responderme con tus comentarios. Entiendo perfectamente que las prioridades cambian, y estoy feliz de ajustar este presupuesto para satisfacer mejor tus necesidades actuales».
  

Esto establece un tono de colaboración y le asegura al cliente que estás prestando atención.

Aclarar la revisión

A veces, los clientes no están seguros al 100 % de lo que quieren ajustar. Es tu trabajo conseguir los detalles. Haz preguntas reflexivas y abiertas como las siguientes:

• «¿El cambio está relacionado con el presupuesto general, las partidas específicas o las fechas?»

• «¿Te gustaría que explorara alguna opción de ahorro de costes o hay algún complemento específico que estés considerando?»

Esto puede evitar errores y mostrar tu esfuerzo por crear una solución que funcione para el cliente.

Explica por qué estás haciendo cambios

Si las revisiones dan como resultado un precio o un plazo diferente, explica el razonamiento para que parezca intencionado. He aquí un ejemplo:

• «Añadir 5 unidades adicionales a tu pedido reduce el coste unitario en un 10 %, lo que eleva el nuevo total a 3.250 $. Es un mejor precio por unidad, aunque prolongará la entrega dos días más debido a los plazos de entrega de las existencias».
  

Esto deja en claro que estás afinando el trato para beneficiarlos, no ajustando los números arbitrariamente.

Haz que los ajustes destaquen

Lo último que los clientes quieren hacer es buscar cambios en un documento. Llama la atención sobre las revisiones que has realizado con texto en negrita, comentarios o un breve resumen en la parte superior del documento, como el siguiente:

• «Revisiones: cantidad actualizada a 20 unidades, precio total ajustado y nuevo plazo de entrega para el 20 de diciembre».
  

Nombra el archivo de forma inequívoca, como «Presupuesto-123-Rev2», para que sea fácil hacer referencia a él y quede claro que se trata del presupuesto revisado.

Convierte las revisiones en oportunidades

Las revisiones son oportunidades de oro para fortalecer la relación con el cliente y realizar ventas adicionales (si corresponde). Por ejemplo, si el cliente ha reducido el tamaño de su pedido, podrías decir:

• «Entiendo que has ajustado la cantidad para que se ajuste a tu presupuesto, eso tiene sentido. Para que lo sepas, si tus necesidades crecen en el futuro, podemos ofrecerte este mismo descuento en pedidos repetidos».
  

Si aumenta el tamaño del pedido, puedes sugerir artículos o servicios complementarios:

• «Puesto que estás haciendo más pedidos, podría ser interesante considerar [artículo adicional]». Estaría encantado de incluirlo con un descuento».
  

Esto cambia el tono de reactivo a proactivo y demuestra que estás pensando en el futuro para su beneficio.

Sé agradable en tus comunicaciones

Envía una actualización personalizada en lugar de un documento revisado con un mensaje simplista como «Aquí está la actualización». Por ejemplo, podrías decir:

• «Hola, [nombre]: Aquí tienes el presupuesto actualizado en función de los cambios que hemos comentado. He ajustado el precio para reflejar el aumento del pedido y he incluido una opción de envío más rápida, ya que sé que los plazos son ajustados. ¡Dime si hay algo más que te gustaría que modifique!»
  

Esto hace que el proceso parezca menos transaccional y más colaborativo.

Haz un seguimiento con intención

Una vez que hayas enviado el presupuesto revisado, haz el seguimiento con un propósito. En lugar de decir: «¿Has recibido la actualización?», intenta decir:

• «Hola, [nombre]: Quería comprobar si el presupuesto revisado se ajusta a tus necesidades. Si hay algo más que pueda aclarar o ajustar, házmelo saber. Estoy aquí para ayudar».
  

Esto mantiene viva la conversación y te posiciona como un socio fiable.

¿Cómo puede ayudarte Stripe a gestionar los presupuestos?

Stripe te permite crear y gestionar presupuestos de precios. Así es como puede ayudar a tu negocio:

• Con Stripe, puedes redactar presupuestos y estimaciones de precios detallados para tus clientes que incluyan los descuentos o impuestos aplicables tanto para cargos únicos como recurrentes. Una vez finalizados, estos presupuestos se pueden enviar directamente a los clientes.

• Después de que un cliente acepta un presupuesto, Stripe puede convertirlo en una factura o suscripción. Esta integración crea una transición fluida de la propuesta al pago.

• Puedes utilizar Stripe para seguir el estado de cada presupuesto, desde el borrador hasta su finalización, aceptación o cancelación. Esta visibilidad te ayuda a gestionar las interacciones con los clientes y a ver en qué punto del proceso se encuentra cada venta potencial.

• Puedes personalizar los presupuestos de Stripe con encabezados, pies de página y notas personalizados para que coincidan con tu marca y se dirijan a las necesidades específicas de los clientes. Esto añade un toque personalizado a tus comunicaciones.

• Los presupuestos de Stripe se integran con otras soluciones, como Billing e Invoicing. Esto crea una plataforma unificada para gestionar las transacciones de los clientes a lo largo del proceso de presupuesto a cobro.