Las condiciones de pago son las condiciones acordadas entre un cliente y un vendedor sobre cuándo y cómo el cliente debe realizar los pagos por bienes o servicios. Estas condiciones establecen expectativas para ambas partes y describen detalles como el plazo y el modo de pago, así como los posibles descuentos por pagos anticipados o sanciones por pagos atrasados. Las facturas no pagadas son un problema para las empresas de todo el mundo. Por ejemplo, la morosidad costó a las pequeñas empresas del Reino Unido unas 1600 millones de libras esterlinas en 2023. Unas condiciones de pago estrictas pueden ayudar a evitar que las facturas venzan.

A continuación, explicaremos qué significan las condiciones de pago estándar, cómo elegir y personalizar las condiciones de pago para tus clientes y cómo hablar sobre las condiciones de pago con los clientes.

¿De qué trata este artículo?

• Condiciones de pago habituales y su significado
  
• Cómo elegir las condiciones de pago que mejor se adapten a ti y a tus clientes
  
• ¿Deberías personalizar las condiciones de pago para diferentes clientes o proyectos?
  
• Cómo hablar con los clientes sobre las condiciones de pago y qué hacer si se oponen
  

Condiciones de pago habituales y su significado

Estos son las condiciones de pago habituales y lo que significan:

• 30 netos, 45 netos y 60 netos: el pago vence en el transcurso de un número especificado de días después de la fecha de la factura. Por ejemplo, «30 netos» significa que el cliente debe pagar en el transcurso de 30 días desde la recepción de la factura.

• 2/10 30 netos: el pago vence en el transcurso de los 30 días posteriores a la recepción de la factura. Si el cliente paga en el transcurso de 10 días, recibe un 2 % de descuento.

• A pagar en el momento de la recepción: el pago vence tan pronto como se recibe la factura.

• Pago contra reembolso (COD): el pago vence en el momento de la entrega de los bienes o servicios. A menudo, esto se aplica a los bienes físicos más que a los servicios.

• Fin de mes (EOM): el pago vence al final del mes en el que se emitió la factura, independientemente de la fecha de la factura.

• 15 IMFI (mes siguiente a la factura): el pago vence el día 15 del mes siguiente al mes en el que se emitió la factura. Por ejemplo, una factura con fecha del 20 de abril vence el 15 de mayo.

• Pago anticipado o pago por adelantado: una parte o la totalidad del pago se debe realizar por adelantado. Esto a menudo se requiere antes de que comience un servicio o pedido, especialmente para artículos personalizados o de alto valor.

• 50 % por adelantado, 50 % en la entrega: el pago se divide en etapas, con un 50 % a pagar antes de que comience el trabajo y un 50 % a pagar en la entrega. Esto se utiliza a menudo para proyectos más grandes o más complejos.

• Cuenta mensual neta: el pago vence al final del mes siguiente a la fecha de la factura. Por ejemplo, una factura con fecha del 23 de marzo vence el 30 de abril.

• Pago de línea de crédito: el pago se realiza de conformidad con un acuerdo de crédito preestablecido, por el cual las facturas se pueden pagar a un plazo más largo en las condiciones acordadas.

Cómo elegir las condiciones de pago que mejor se adapten a ti y a tus clientes

Elegir las condiciones de pago correctas es cuestión de equilibrar las necesidades de tu empresa con la experiencia de pago de tu cliente. Establezcan condiciones que funcionen para ambas partes:

• Empieza con tus necesidades de flujo de caja: averigua qué tan pronto necesitas efectivo para mantener tus operaciones en funcionamiento. Si el flujo de caja es ajustado, los plazos más cortos, como 15 netos, podrían ser ideales. Pero si puedes permitirte una mayor flexibilidad, el 30 netos o el 60 netos podrían tener sentido, especialmente si se alinea mejor con los calendarios de tus clientes.

• Conoce el ritmo de pago de tu cliente: las empresas más grandes suelen tener ciclos de facturación estrictos y pueden preferir algo más largo, como 60 netos o 90 netos. Las pequeñas empresas, por otro lado, podrían funcionar mejor con plazos más cortos, pero también podría necesitar flexibilidad si tienen poco efectivo.

• Ofrece descuentos por pago adelantado: incentiva los pagos puntuales ofreciendo descuentos por pago anticipado, como 2/10 en 30 netos (2 % de descuento si se paga en 10 días). Antes de hacer esto, asegúrate de que el pago adelantado beneficie a tu negocio lo suficiente como para que valga la pena.

• Desglosa los pagos para grandes proyectos: divide los pagos en cuotas para proyectos importantes, por ejemplo, «50 % por adelantado, 25 % a la mitad y 25 % al finalizar». Esto mantiene el flujo de efectivo durante todo el proyecto y minimiza el riesgo de una gran factura no pagada al final.

• Habla con tus clientes y sé flexible: habla sobre las condiciones abiertamente antes de finalizar. Ajustar las condiciones para que se ajusten al ciclo de un cliente puede fortalecer la relación y generar lealtad. Si tu cliente quiere 60 netos y tú prefieres 30 netos, considera 45 netos como un buen término medio.

• Incorpora comisiones por pagos atrasados por seguridad: una comisión por retrasos (p. ej., del 1 % al 2 % mensual) puede incentivar el pago a tiempo. Asegúrate de comunicar los cargos por pagos atrasados por adelantado para que no sorprendan a los clientes.

• Ten en cuenta las normas del sector: cada sector tiene su propio estándar. La construcción, por ejemplo, suele tener plazos más largos, mientras que el comercio minorista puede utilizar plazos más cortos o COD. Hacer coincidir los estándares del sector puede facilitar la adaptación de los clientes.

• Ajusta las condiciones en función de tu relación: Las condiciones más generosas pueden generar lealtad en los clientes con un historial de pagos sólido. Las condiciones más estrictas, como el prepago parcial o los plazos más cortos, pueden ser una buena idea para los clientes de mayor riesgo hasta que hayas generado confianza.

¿Deberías personalizar las condiciones de pago para diferentes clientes o proyectos?

La personalización de las condiciones puede hacer que los pagos sean más manejables para tus clientes y ayudarte a recibir pagos a tiempo, así que ten esto en cuenta cuando no complique demasiado la situación de tu empresa. A continuación, te explicamos cuándo funciona mejor y cómo simplificarlo:

• Haz coincidir las condiciones con la forma en que paga tu cliente: es posible que las empresas más grandes hayan establecido calendarios de facturación y prefieran plazos más largos, como 60 o 90 días, mientras que las empresas más pequeñas suelen preferir plazos más cortos, como 15 o 30 días. Establecer condiciones que se ajusten a los hábitos de pago de tu cliente puede facilitarle el pago a tiempo y sin sorpresas.

• Ten en cuenta el alcance del proyecto: en el caso de proyectos grandes, dividir los pagos en etapas puede hacer que el efectivo entre mientras trabajas, de modo que no te quedes esperando una suma global al final.

• Equilibra la flexibilidad con la consistencia: sé flexible cuando sea posible, pero mantén su sistema simple. Si un cliente necesita más tiempo de forma regular, puedes crear un plan personalizado que funcione para ambos. Demasiadas variaciones pueden complicar las cosas, así que limítate a unas pocas opciones claras que cubran la mayoría de las situaciones.

• Construye una red de seguridad para clientes nuevos: puedes optar por plazos más cortos o requerir un depósito por adelantado para clientes con los que no has trabajado antes. Una vez que generes confianza, puedes considerar ajustar las condiciones para que se ajusten mejor a sus necesidades.

• Cuándo decir no: a veces, personalizar las condiciones no vale la pena si ejerce demasiada presión sobre tu empresa. Está bien mantener las condiciones estándar o negociar si la solicitud de un cliente parece arriesgada.

Cómo hablar con los clientes sobre las condiciones de pago y qué hacer si se oponen

Hablar sobre las condiciones de pago es más fácil cuando eres sincero y confías en tu enfoque. La mayoría de los clientes apreciarán saber qué esperar, y para aquellos que se resisten, la flexibilidad o el compromiso pueden ser de gran ayuda, siempre y cuando sigan funcionando para tu negocio.

A continuación te explicamos cómo plantear las condiciones de pago con naturalidad y gestionar las posibles reticencias:

Empieza con claridad, no con disculpas

Cuando menciones las condiciones de pago, indícalas claramente, sin disculparte ni actuar como si fueran negociables. Esto les permite a tus clientes saber que estas condiciones son normales y esperadas.

• Ejemplo: «Solo para confirmar, nuestras condiciones estándar son 30 días netos, lo que significa que el pago vence 30 días después de la fecha de la factura».
  

Explica el «por qué» de tus condiciones

Si un cliente cuestiona tus condiciones, hazlo simple. La mayoría de los clientes entienden que el pago puntual te ayuda a mantener los proyectos en marcha y los costes bajo control.

• Ejemplo: «Usamos estas condiciones para mantener estable el flujo de efectivo para que podamos concentrarnos en brindar un excelente servicio».
  

Ofrece opciones

Si intuyes que un cliente puede necesitar flexibilidad, menciónalo desde el principio sin que sea la norma. Esto demuestra que estás abierto a trabajar con ellos, pero dentro de lo razonable.

• Ejemplo: «Para proyectos de mayor envergadura, a veces dividimos los pagos en etapas, por ejemplo, un 50 % por adelantado y un 50 % al final, para que todo fluya sin problemas».
  

Aborda el rechazo con confianza

Si un cliente se resiste, haz preguntas abiertas para entender por qué. Su respuesta te ayudará a evaluar si un ligero ajuste es viable o si están buscando algo que no puedas (o no debes) acomodar.

• Ejemplo: «¿Puedes contarme más acerca de tu proceso de pago habitual?»
  

Busca un término medio, pero protégete

Si solicitan plazos extendidos, analiza si un compromiso te sirve, como un depósito parcial. Esto demuestra que estás dispuesto a enfrentarte a ellos a mitad de camino, pero no asumir todo el riesgo.

• Ejemplo: «Podemos extender el plazo a 45 días, pero necesitaríamos un 20 % por adelantado para empezar».
  

Cuándo mantenerse firme

Puedes decir que no si la solicitud no te parece correcta, en especial con clientes nuevos o facturas más grandes.

• Ejemplo: «Para asegurarnos de que todo siga por buen camino, tenemos que ceñirnos a estas condiciones. Revisémoslas juntos y veamos si podemos hacer que esto funcione».
  

Pon todo por escrito

Asegúrate de documentar todo lo que acuerdes en tu contrato o factura. Esto evita cualquier confusión y te proporciona a ti y a tu cliente algo concreto a lo que referirte.