Betalningsvillkor är de överenskomna villkoren mellan en kund och säljare om när och hur kunden ska betala för varor eller tjänster. Dessa villkor anger vad som förväntas av båda parter och beskriver information som betalningstidpunkt och -metod och eventuella rabatter för tidiga betalningar eller påföljder för sena betalningar. Obetalda fakturor är ett problem för företag över hela världen. Sena betalningar kostade till exempel småföretag i Storbritannien uppskattningsvis 1,6 miljarder GBP 2023. Strikta betalningsvillkor kan hjälpa till att förhindra att fakturor förfaller.

Nedan förklarar vi vad standardbetalningsvillkor innebär, hur du väljer och anpassar betalningsvillkor för dina kunder och hur du presenterar betalningsvillkoren för dem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vanliga betalningsvillkor och vad de innebär
  
• Så här väljer du betalningsvillkor som fungerar för dig och dina kunder
  
• Ska du anpassa betalningsvillkoren för olika kunder eller projekt?
  
• Så här presenterar du betalningsvillkor för kunder och det här kan du göra om de motsätter sig dem
  

Vanliga betalningsvillkor och vad de innebär

Här är vanliga betalningsvillkor och vad de innebär:

• 30 dagar netto, 45 dagar netto och 60 dagar netto: Betalning ska ske inom ett visst antal dagar efter fakturadatumet. Till exempel betyder "30 dagar netto" att kunden ska betala inom 30 dagar efter att ha mottagit fakturan.

• 2/10 netto 30: Betalning ska ske inom 30 dagar från mottagandet av fakturan. Om kunden betalar inom 10 dagar får de 2 % rabatt.

• Förfaller vid mottagandet: Betalning ska ske så snart fakturan har mottagits.

• Leverans mot betalning/postförskott: Betalningen förfaller vid tidpunkten för leverans av varorna eller tjänsterna. Detta gäller ofta fysiska varor snarare än tjänster.

• Slutet av månaden (EOM): Betalning förfaller till betalning i slutet av den månad då fakturan utfärdas, oavsett fakturadatum.

• 15 MFI (month following invoice): Betalning förfaller den 15:e i månaden efter den månad då fakturan utfärdades. En faktura daterad den 20 april skulle till exempel förfalla den 15 maj.

• Förskottsbetalning: En del av eller hela betalningen ska betalas i förskott. Detta erfordras ofta innan en tjänst eller beställning startar, särskilt för anpassade artiklar eller artiklar med högt värde.

• 50 % i förskott, 50 % vid leverans: Betalningen är uppdelad i steg, där 50 % ska betalas innan arbetet påbörjas och 50 % ska betalas vid leverans. Detta används ofta för större eller mer komplexa projekt.

• Slutet av nästkommande månad: Betalning förfaller till betalning i slutet av den månad som följer efter fakturadatumet. En faktura daterad den 23 mars skulle till exempel förfalla den 30 april.

• Kreditbetalning: Betalning sker enligt ett i förväg uppgjort kreditavtal, genom vilket fakturor kan betalas över en längre tid enligt överenskomna villkor.

Så här väljer du betalningsvillkor som fungerar för dig och dina kunder

Att välja rätt betalningsvillkor handlar om att balansera ditt företags behov med din kunds betalningsupplevelse. Välj villkor som fungerar för båda parter:

• Börja med dina kassaflödesbehov: Ta reda på hur snart du behöver likvida medel för att hålla din verksamhet igång. Om kassaflödet är stramt kan kortare förfallodatum som 15 dagar netto vara idealiska. Men om du har råd med mer flexibilitet kan 30 eller 60 dagar netto vara vettigt, särskilt om det passar dina kunder bättre.

• Ta reda på din kunds betalningstakt: Större företag har ofta strikta faktureringscykler och kanske föredrar något längre, till exempel 60 eller 90 dagar netto. Små företag, å andra sidan, kan fungera bättre med kortare förfallodatum men kan också behöva flexibilitet om de har ont om likvida medel.

• Erbjud rabatter för tidig betalning: Uppmuntra snabba betalningar genom att erbjuda rabatter vid tidig betalning, till exempel 2/10 netto 30 (2 % rabatt vid betalning inom 10 dagar). Innan du gör detta, se till att den tidiga betalningen kommer att gynna ditt företag tillräckligt för att det ska vara värt besväret.

• Dela upp betalningar för stora projekt: Dela upp betalningar i delbetalningar för större projekt, till exempel "50 % i förskott, 25 % halvvägs och 25 % vid slutförande". Detta håller igång kassaflödet genom hela projektet och minimerar risken för en stor obetald räkning i slutet.

• Prata med dina kunder och var flexibel: Diskutera villkoren öppet innan du fastställer dem. Att anpassa villkoren för att passa en kunds cykel kan stärka relationen och bygga lojalitet. Om din kund vill ha 60 dagar netto och du föredrar 30, överväg 45 dagar netto som en bra medelväg.

• Lägg till förseningsavgifter som en säkerhetsåtgärd: En förseningsavgift (t.ex. 1–2 % per månad) kan uppmuntra till betalning i tid. Se till att informera om förseningsavgifter i förväg så att de inte överraskar kunderna.

• Överväg branschnormer: Varje bransch har sin egen standard. Byggbranschen har till exempel ofta längre förfallodatum, medan detaljhandeln använder kortare förfallotider eller postförskott. Att följa branschstandarder kan göra det lättare för kunder att anpassa sig.

• Justera villkoren utifrån er relation: Mer generösa villkor kan bygga lojalitet för kunder med en stark betalningshistorik. Strängare villkor, som partiell förskottsbetalning eller kortare tidsfrister, kan vara en bra idé för kunder med högre risk tills du har byggt upp ett förtroende.

Ska du anpassa betalningsvillkoren för olika kunder eller projekt?

Att anpassa villkoren kan göra betalningarna mer hanterbara för dina kunder och hjälpa dig att få betalt i tid, så överväg detta när det inte kommer att komplicera ditt företags situation för mycket. I de här situationerna fungerar det bäst och så här håller du det enkelt:

• Anpassa villkoren till hur din kund betalar: Större företag kan ha fasta faktureringsscheman och föredrar längre förfallodautm, som 60 eller 90 dagar, medan mindre företag ofta uppskattar kortare förfallodatum, som 15 eller 30 dagar. Att sätta villkor som passar din kunds betalningsvanor kan göra det lättare för dem att betala dig i tid utan överraskningar.

• Överväg projektets omfattning: För stora projekt kan du dela upp betalningarna i etapper för att få in pengar under arbetets gång så att du inte behöver vänta på en klumpsumma i slutet.

• Balansera flexibilitet med enhetlighet: Var flexibel när det är möjligt, men håll ditt system enkelt. Om en kund regelbundet behöver extra tid kan du skapa en anpassad plan som fungerar för er båda. För många varianter kan göra saker och ting röriga, så håll dig till några tydliga alternativ som täcker de flesta situationer.

• Bygg in ett skyddsnät för nya kunder: Du kan välja kortare förfallodatum eller kräva en förskottsbetalning för kunder som du inte har arbetat med tidigare. När du har byggt upp förtroendet kan du överväga att justera villkoren så att de passar deras behov bättre.

• Vet när du ska säga nej: Ibland är det inte värt att anpassa villkoren om det belastar ditt företag för mycket. Det är okej att behålla standardvillkor eller förhandla om en kunds begäran känns riskfylld.

Så här presenterar du betalningsvillkor för kunder och det här kan du göra om de motsätter sig dem

Det är lättare att prata om betalningsvillkor på förhand och när du är säker hur du ska förhålla till dig till dem. De flesta kunder kommer att uppskatta att veta vad de kan förvänta sig, och för dem som motsätter sig dem kan flexibilitet eller kompromisser räcka långt, så länge det fortfarande fungerar för ditt företag.

Så här tar du upp betalningsvillkor på ett naturligt sätt och hanterar eventuellt motstånd:

Börja med tydlighet, inte med att be om ursäkt

När du presenterar betalningsvillkor, ange dem tydligt utan att be om ursäkt eller agera som om de är förhandlingsbara. På så sätt vet dina kunder att dessa villkor är normala och förväntade.

• Exempel: "Vi vill bara bekräfta att våra standardvillkor är 30 dagar netto, vilket innebär att betalning ska ske 30 dagar efter fakturadatum."
  

Förklara det bakomliggande "varför" till dina villkor

Om en kund ifrågasätter dina villkor, håll det enkelt. De flesta kunder förstår att snabb betalning hjälper dig att hålla projekten igång och kostnaderna i schack.

• Exempel: "Vi använder dessa villkor för att upprätthålla ett stabilt kassaflöde så att vi kan fokusera på att ge bra service."
  

Erbjud alternativ

Om du känner att en kund kan behöva flexibilitet, nämn det i förväg utan att göra det till standard. Detta visar att du är öppen för att arbeta med dem, men inom rimliga gränser.

• Exempel: "För större projekt delar vi ibland upp betalningarna i etapper – till exempel 50 % i förskott och 50 % i slutet – så att allt flyter smidigt."
  

Hantera motstånd med tillförsikt

Om en kund motsätter sig, ställ öppna frågor för att förstå varför. Deras svar hjälper dig att bedöma om en liten justering är genomförbar eller om de letar efter något som du inte kan (eller inte borde) tillgodose.

• Exempel: "Kan du berätta mer om hur en typisk betalningsprocess ser ut för dig"
  

Hitta en medelväg, men skydda dig själv

Om de begär förlängt förfallodatum, kontrollera om en kompromiss fortfarande fungerar för dig, till exempel en partiell betalning. Detta visar att du är villig att möta dem halvvägs men inte ta på dig hela risken.

• Exempel: "Vi kan förlänga tidsgränsen till 45 dagar, men vi skulle behöva 20 % i förväg för att komma igång."
  

Vet när du ska stå fast

Det är okej att säga nej om förfrågan inte känns rätt, särskilt med nya kunder eller större fakturor.

• Exempel: "För att garantera att allt flyter på måste vi hålla oss till dessa villkor. Låt oss gå igenom dem tillsammans och se om vi kan få det här att fungera."
  

Skriv ner allt

Se till att dokumentera allt ni kommer överens om i ert avtal eller på fakturan. På så sätt undviker du förvirring och ger dig och din kund något konkret att hänvisa till.