Betaalvoorwaarden zijn de overeengekomen voorwaarden tussen een klant en verkoper over wanneer en hoe de klant betalingen voor goederen of diensten moet doen. Deze voorwaarden creëren verwachtingen voor beide partijen en beschrijven details zoals het tijdstip en de betaalmethode, evenals mogelijke kortingen voor vroegtijdige betalingen of boetes voor te late betalingen. Onbetaalde facturen vormen een probleem voor ondernemingen over de hele wereld. Zo kostten betalingsachterstanden kleine ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk naar schatting £ 1,6 miljard in 2023. Strikte betaalvoorwaarden kunnen helpen voorkomen dat facturen te laat worden betaald.

Hieronder leggen we uit wat standaard betaalvoorwaarden inhouden, hoe je betaalvoorwaarden voor je klanten kunt kiezen en aanpassen, en hoe je met klanten over betaalvoorwaarden kunt praten.

Wat staat er in dit artikel?

• Algemene betaalvoorwaarden en wat ze betekenen
  
• Betaalvoorwaarden kiezen die voor jou en je klanten werken
  
• Moet je de betaalvoorwaarden aanpassen voor verschillende klanten of projecten?
  
• Hoe je met klanten over betaalvoorwaarden kunt praten en wat je moet doen als ze tegenstribbelen
  

Algemene betaalvoorwaarden en wat ze betekenen

Dit zijn veelvoorkomende betaalvoorwaarden en wat ze betekenen:

• Netto 30, netto 45 en netto 60: Betaling is verschuldigd binnen een bepaald aantal dagen na de datum van de factuur. 'Netto 30' betekent bijvoorbeeld dat de klant binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur moet betalen.

• 2/10 netto 30: Betaling is verschuldigd binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur. Als klanten binnen 10 dagen betalen, krijgen ze 2% korting.

• Verschuldigd bij ontvangst: De betaling is verschuldigd zodra de factuur is ontvangen.

• Onder rembours: De betaling is verschuldigd op het moment van levering van goederen of diensten. Dit geldt vaak voor fysieke goederen en niet voor diensten.

• Einde van de maand (EOM): De betaling is verschuldigd aan het einde van de maand waarin de factuur is uitgegeven, ongeacht de factuurdatum.

• 15 MFI (maand volgend op factuur): De betaling is verschuldigd op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin de factuur is uitgegeven. Een factuur van 20 april is bijvoorbeeld verschuldigd op 15 mei.

• Vooruitbetaling: De volledige betaling moet geheel of gedeeltelijk vooraf worden voldaan. Dit is vaak vereist voordat een service of bestelling begint, vooral voor op maat gemaakte items of dure artikelen.

• 50% vooraf, 50% bij levering: De betaling wordt opgesplitst in fasen, waarbij 50% verschuldigd is voordat de werkzaamheden beginnen en 50% verschuldigd bij levering. Dit wordt vaak gebruikt voor grotere of complexere projecten.

• Netto maandelijkse rekening: De betaling is verschuldigd aan het einde van de maand die volgt op de factuurdatum. Een factuur van 23 maart is bijvoorbeeld verschuldigd op 30 april.

• Betaling met een kredietlijn: Betaling vindt plaats volgens een vooraf afgesproken kredietovereenkomst, waarbij facturen onder overeengekomen voorwaarden over een langere termijn kunnen worden betaald.

Betaalvoorwaarden kiezen die voor jou en je klanten werken

Bij het kiezen van de juiste betaalvoorwaarden probeer je een evenwicht te vinden tussen de behoeften van je onderneming en de betaalervaring van je klant. Kies voorwaarden die voor beide partijen werken:

• Begin met je cashflowbehoeften: Ga na hoe snel je contant geld nodig hebt om je activiteiten draaiende te houden. Als de cashflow krap is, kunnen kortere looptijden zoals netto 15 ideaal zijn. Maar als je je meer flexibiliteit kunt veroorloven, kan netto 30 of netto 60 zinvol zijn, vooral als dit beter aansluit bij de schema's van je klanten.

• Ken het betaalritme van uw klant: Grotere ondernemingen hebben vaak strikte facturatiecycli en geven misschien de voorkeur aan iets langere termijnen, zoals netto 60 of netto 90. Kleine ondernemingen, aan de andere kant, werken misschien beter met kortere looptijden, maar zijn soms ook op zoek naar meer flexibiliteit als ze krap bij kas zitten.

• Bied kortingen voor vroegtijdige betaling aan: Stimuleer snelle betalingen door kortingen voor vroege betaling aan te bieden, zoals 2/10 netto 30 (2% korting bij betaling binnen 10 dagen). Voordat je dit doet, moet je controleren of de vervroegde betaling een positieve impact heeft op je onderneming om het de moeite waard te maken.

• Splits betalingen op voor grote projecten: Verdeel betalingen in termijnen voor grote projecten, zoals '50% vooraf, 25% halverwege en 25% na voltooiing'. Zo blijf je geld ontvangen tijdens hele project blijft stromen en minimaliseer je het risico op een grote onbetaalde rekening aan het einde.

• Overleg met je klanten en wees flexibel: Bespreek de voorwaarden openlijk voordat je ze afrondt. Door de voorwaarden aan te passen aan de cyclus van een klant, kan de relatie worden versterkt en loyaliteit worden opgebouwd. Als uw klant netto 60 wil en jij de voorkeur geeft aan netto 30, zie netto 45 dan als een goede middenweg.

• Voeg kosten voor late betaling toe voor beveiliging: Een vergoeding voor te late betaling (bijv. 1%-2% per maand) kan tijdige betaling bevorderen. Noem de heffingen voor te laten betalingen van tevoren, zodat klanten niet voor een verrassing komen te staan.

• Houd rekening met industrienormen: Elke branche heeft zijn eigen standaard. De bouw heeft bijvoorbeeld vaak langere termijnen, terwijl de detailhandel kortere termijnen of rembours kan gebruiken. Door te kiezen voor de industriestandaarden, kan het voor klanten gemakkelijker worden om zich aan te passen.

• Pas de voorwaarden aan op basis van je relatie: Soepele voorwaarden kunnen de loyaliteit opbouwen voor klanten die altijd op tijd betalen. Striktere voorwaarden, zoals gedeeltelijke vooruitbetaling of kortere termijnen, kunnen een goed idee zijn voor klanten met een hoger risico, totdat je vertrouwen hebt opgebouwd.

Moet je de betaalvoorwaarden aanpassen voor verschillende klanten of projecten?

Door voorwaarden aan te passen, kun je betalingen beter beheersbaar maken voor je klanten en op tijd betaald krijgen. Denk hier dus aan als het de situatie van je onderneming niet te ingewikkeld maakt. We laten zien wanneer deze werkwijze het beste werkt en hoe je het eenvoudig aanpakt:

• Stem de voorwaarden af op de manier waarop je klant betaalt: Grotere ondernemingen hebben misschien vaste facturatieschema's en geven de voorkeur aan langere termijnen, zoals 60 of 90 dagen, terwijl kleinere ondernemingen vaak kortere termijnen waarderen, zoals 15 of 30 dagen. Door voorwaarden vast te stellen die passen bij de betaalgewoonten van je klanten, kunnen ze je gemakkelijker op tijd betalen zonder voor verrassingen te komen te staan.

• Houd rekening met de omvang van het project: Voor grote projecten kan het opsplitsen van betalingen in fasen ervoor zorgen dat het geld binnenkomt terwijl je nog werkt, zodat je aan het einde niet hoeft te wachten op een forfaitair bedrag.

• Stem flexibiliteit en consistentie op elkaar af: Wees flexibel waar mogelijk, maar houd je systeem wel eenvoudig. Als een klant regelmatig extra tijd nodig heeft, kun je een plan op maat maken dat voor jullie beiden werkt. Te veel variaties kunnen dingen rommelig maken, dus houd het bij een paar duidelijke opties die de meeste situaties dekken.

• Bouw een vangnet in voor nieuwe klanten: Je kunt kiezen voor kortere termijnen of vooraf een aanbetaling vragen voor klanten met wie je nog niet eerder hebt gewerkt. Als je eenmaal vertrouwen hebt opgebouwd, kun je overwegen de voorwaarden aan te passen zodat ze beter aansluiten bij hun behoeften.

• Weet wanneer je nee moet zeggen: Soms is het niet de moeite waard om voorwaarden aan te passen als dit je onderneming te veel belast. Het is prima om standaardvoorwaarden te hanteren of te onderhandelen als het verzoek van een klant riskant aanvoelt.

Hoe je met klanten over betaalvoorwaarden kunt praten en wat je moet doen als ze tegenstribbelen

Het is gemakkelijker om over betaalvoorwaarden te overleggen als je eerlijk bent en vertrouwen hebt in je aanpak. De meeste klanten stellen het op prijs om te weten wat ze kunnen verwachten. En voor degenen die aarzelen, kunnen flexibiliteit of compromissen echt impact hebben, mits het wel werkt voor je onderneming.

Lees hier hoe je betaalvoorwaarden op een natuurlijke manier ter sprake kunt brengen en eventuele aarzeling kunt benaderen:

Begin met duidelijkheid, niet met excuses

Wanneer je betaalvoorwaarden ter sprake brengt, bespreek ze dan duidelijk zonder je te verontschuldigen of te doen alsof ze onderhandelbaar zijn. Zo zien je klanten dat deze voorwaarden normaal en verwacht zijn.

• Voorbeeld: "Ter bevestiging: onze standaardvoorwaarden zijn netto 30, wat betekent dat de betaling 30 dagen na de factuurdatum verschuldigd is."
  

Beschrijf het 'waarom' achter je voorwaarden

Trekt een klant je voorwaarden in twijfel, houd het dan simpel. De meeste klanten begrijpen dat snelle betaling je helpt projecten gaande te houden en de kosten te beperken.

• Voorbeeld: "We hanteren deze voorwaarden om de cashflow stabiel te houden, zodat we ons kunnen concentreren op het leveren van geweldige service."
  

Bied opties aan

Als je denkt dat klanten op zoek zijn naar flexibiliteit, vermeld dat dan van tevoren zonder dat je hiervan de norm maakt. Dit laat zien dat je openstaat om met hen samen te werken, maar binnen redelijke grenzen.

• Voorbeeld: "Bij grotere projecten delen we betalingen soms op in fasen, bijvoorbeeld 50% vooraf en 50% aan het eind, zodat alles soepel verloopt."
  

Pak twijfels zelfverzekerd aan

Als een klanten lijken te twijfelen, stel dan open vragen om te begrijpen waarom. Met hun antwoord kun je peilen of een kleine aanpassing werkbaar is, of dat ze op zoek zijn naar iets dat je niet kunt (of zou moeten) accommoderen.

• Voorbeeld: "Kun je me meer vertellen over je typische betaalproces?"
  

Zoek een middenweg, maar bescherm jezelf

Als ze om langere termijnen vragen, kijk dan of een compromis nog steeds voor je werkt, zoals een gedeeltelijke storting. Dit laat zien dat je bereid bent om ze halverwege tegemoet te komen, maar niet alle risico's op je neemt.

• Voorbeeld: "We kunnen de tijdlijn verlengen tot 45 dagen, maar we hebben 20% vooraf nodig om aan de slag te gaan."
  

Weet wanneer je voet bij stuk moet houden

Je kunt ook nee zeggen als het verzoek niet goed voelt, vooral bij nieuwe klanten of grotere facturen.

• Voorbeeld: "We willen dat alles op schema blijft, dus moeten we ons aan deze voorwaarden houden. Laten we ze samen kijken of we dit kunnen laten werken."
  

Leg alles schriftelijk vast

Voeg alle afspraken toe aan je contract of factuur. Zo voorkom je verwarring en kunnen je klanten en jijzelf verwijzen naar een concreet document.