Les modalités de paiement sont les conditions convenues entre un client et un fournisseur concernant le moment et la manière dont le client doit effectuer les paiements pour des biens ou des services. Ces modalités, qui définissent les attentes des deux parties, donnent des détails sur l’échéance et le moyen de paiement, et sur les remises potentielles en cas de paiements anticipés ou les pénalités en cas de retard de paiement. Les factures impayées restent un problème pour les entreprises du monde entier. Par exemple, les retards de paiement ont coûté aux petites entreprises du Royaume-Uni environ 1,6 milliard de livres sterling en 2023. Des modalités de paiement strictes peuvent aider à éviter que les factures ne soient payées en retard.

Ci-dessous, nous vous expliquons ce que sont des modalités de paiement standard, comment choisir et personnaliser les modalités de paiement pour vos clients et comment en parler avec eux.

Que contient cet article?

• Explication des modalités de paiement courantes
  
• Modalités de paiement acceptables par les fournisseurs et les clients
  
• Personnalisation des modalités de paiement en fonction des clients ou des projets
  
• Présentation aux clients des modalités de paiement et gestion des réticences
  

Explication des modalités de paiement courantes

Ci-dessous figurent les modalités de paiement les plus courantes et ce qu’elles signifient :

• Net dans 30 jours, 45 jours et 60 jours : Le paiement est exigible dans un nombre de jours précisé après la date de facture. Par exemple, « net dans 30 jours » signifie que le client doit payer dans les 30 jours suivant la réception de la facture.

• 2 % dans 10 jours, net dans 30 jours : Le paiement est dû dans les 30 jours suivant la réception de la facture. Si le client paie dans les 10 jours, il bénéficie d’une remise de 2 %.

• Payable à la réception : Le paiement est exigible dès réception de la facture.

• Payable à la livraison : Le paiement est exigible au moment de la livraison des biens ou des services. Cette modalité s’applique davantage aux biens physiques qu’aux services.

• Fin de mois : Le paiement est exigible à la fin du mois au cours duquel la facture est émise, quelle que soit la date de facturation.

• 15 jours fin de mois : Le paiement est exigible le 15e jour du mois suivant celui au cours duquel la facture a été émise. Par exemple, une facture datée du 20 avril serait due le 15 mai.

• Paiement anticipé ou acompte : Une partie ou la totalité du paiement est due à l’avance. Le paiement est souvent exigé avant le début d’un service ou d’une commande, en particulier pour les articles personnalisés ou de grande valeur.

• 50 % à l’avance, 50 % à la livraison : Le paiement est divisé en deux, avec 50 % payables avant le début des travaux et 50 % payables à la livraison. Cette modalité est souvent utilisée pour des projets plus importants ou plus complexes.

• 30 jours fin de mois : Le paiement est exigible à la fin du mois qui suit le mois de facturation. Par exemple, une facture datée du 23 mars serait due le 30 avril.

• Paiement de marge de crédit : Le paiement est effectué selon un contrat de crédit préétabli, par lequel les factures peuvent être payées sur une plus longue durée aux conditions convenues.

Modalités de paiement acceptables par les fournisseurs et les clients

Choisir les bonnes modalités de paiement consiste à trouver un équilibre entre les besoins de votre entreprise et l’expérience de paiement de votre client. Fixez des modalités qui conviennent aux deux parties :

• Commencez par vos besoins de trésorerie : Déterminez dans combien de temps vous avez besoin de liquidités pour que vos opérations continuent de fonctionner. Si les flux de trésorerie sont serrés, des échéances plus courtes, telles que « net à 15 jours », pourraient être idéales. Mais si vous pouvez vous permettre plus de flexibilité, « net à 30 jours ou même « net à 60 jours » peut être préférable, surtout si ces modalités correspondent mieux aux calendriers de vos clients.

• Informez-vous du rythme de paiement de vos clients : Les grandes entreprises ont souvent des cycles de facturation stricts et peuvent préférer des délais plus longs, comme net à 60 jours ou net à 90 jours. Les petites entreprises, en revanche, pourrait mieux fonctionner avec des durées plus courtes, mais pourrait également avoir besoin de flexibilité si elles sont à court de liquidités.

• Offrez des remises pour paiement anticipé : Encouragez les paiements rapides en offrant des remises pour les paiements anticipés, tels que « 2 % dans 10 jours, net dans 30 jours » (2 % de remise si payé dans les 10 jours). Avant d’opter pour cette proposition, assurez-vous que le paiement anticipé profitera suffisamment à votre entreprise pour qu’il en vaille la peine.

• Étaler les paiements pour les grands projets : Fractionnez les paiements en versements échelonnés pour les projets importants, par exemple « 50 % à l’avance, 25 % à mi-parcours et 25 % à la livraison ». Cela permet de conserver suffisamment de liquidités tout au long du projet et de réduire le risque d’une facture impayée importante à la fin.

• Discutez avec vos clients et faites preuve de souplesse : Abordez ouvertement les modalités avant de conclure une entente. Ajuster les modalités en fonction du cycle d’un client peut renforcer la relation et encourager la fidélité. Si votre client souhaite des paiements « nets à 60 jours » alors que vous les préférez « nets à 30 jours », envisagez des paiements « nets à 45 jours » comme un bon compromis.

• Ajoutez des frais de retard par sécurité : Des frais de retard (par exemple, 1 % à 2 % par mois) peuvent encourager les paiements en temps voulu. Assurez-vous de communiquer les frais de retard à l’avance afin que les clients ne soient pas surpris.

• Inspirez-vous des normes du secteur : Chaque secteur a ses normes. Le secteur de la construction, par exemple, a souvent des délais de paiement plus longs, alors que ceux du commerce de détail sont plus courts, ou les produits sont payables à la livraison. L’adaptation aux normes de l’industrie peut faciliter l’ajustement des clients.

• Ajustez les modalités en fonction de votre relation : Des conditions plus généreuses peuvent fidéliser les clients ayant un solide historique de paiement. Des conditions plus strictes, comme un remboursement anticipé partiel ou des délais plus courts, peuvent être une bonne idée pour les clients à risque élevé, jusqu’à ce que vous ayez établi une relation de confiance.

Personnalisation des modalités de paiement en fonction des clients ou des projets

La personnalisation des modalités peut faciliter la gestion des paiements pour vos clients et vous aider à être payé à temps, alors pensez-y si cela ne complique pas trop la situation de votre entreprise. Gardez les choses simples en suivant les bonnes pratiques ci-dessous :

• Faites correspondre les modalités au mode de paiement de vos clients : Les grandes entreprises peuvent avoir des calendriers de facturation fixes et préférer des durées plus longues, à 60 ou 90 jours par exemple, alors que les petites entreprises apprécient souvent des délais plus courts, à 15 ou 30 jours. En fixant des conditions adaptées aux habitudes de paiement de vos clients, vous leur permettez de vous payer plus facilement et à temps, sans surprise.

• Tenez compte de la portée du projet : Pour les grands projets, le fait de fractionner les paiements en plusieurs versements peut vous permettre de continuer à recevoir de l’argent pendant que vous travaillez, de sorte que vous n’avez pas à attendre un paiement unique à la fin.

• Équilibrez flexibilité et cohérence : Faites preuve de souplesse dans la mesure du possible, mais gardez les choses simples. Si un client a régulièrement besoin de plus de temps, vous pouvez créer un plan personnalisé qui convienne aux deux parties. Trop de variations peuvent rendre les choses compliquées, alors tenez-vous-en à quelques options claires qui couvrent la plupart des situations.

• Mettez en place un filet de sécurité pour les nouveaux clients : Vous pouvez opter pour des délais plus courts ou exiger un acompte pour les clients avec lesquels vous n’avez jamais travaillé auparavant. Une fois la confiance établie, vous pouvez envisager d’ajuster les modalités pour mieux répondre à leurs besoins.

• Sachez dire non : Parfois, la personnalisation des modalités n’en vaut pas la peine si elle entraîne trop de contraintes pour votre entreprise. Il n’y a pas de mal à conserver les modalités standard ou à négocier si la demande d’un client semble risquée.

Présentation aux clients des modalités de paiement et gestion des réticences

Il est plus facile d’aborder les modalités de paiement avec franchise et en ayant confiance dans votre approche. La plupart des clients apprécieront de savoir à quoi s’attendre, et pour ceux qui s’y opposent, la flexibilité ou le compromis peuvent être très utiles, tant que cela reste acceptable pour votre entreprise.

Voici comment aborder naturellement les modalités de paiement et gérer les réticences :

Optez pour la transparence, pas pour les excuses

Lorsque vous évoquez les modalités de paiement, énoncez-les clairement sans vous excuser ni faire comme si elles étaient négociables. Cela permet à vos clients de savoir que ces modalités sont normales et habituelles.

• Exemple : « Juste pour confirmer, nos conditions standard sont de 30 jours nets, ce qui signifie que le paiement est dû 30 jours après la date de facture. »
  

Expliquez pourquoi vous tenez à ces modalités

Si un client remet en question vos modalités de paiement, n’entrez pas dans le détail. La plupart des clients comprennent qu’un paiement rapide vous aide à faire avancer les projets et à contrôler les coûts.

• Exemple : « Ces modalités nous permettent de maintenir un flux de trésorerie stable afin que nous puissions continuer à fournir un excellent service. »
  

Ne fermez pas la porte

Si vous sentez qu’un client pourrait avoir besoin de flexibilité, tenez-en compte dès le départ sans que cela devienne la norme. Cela montre que vous êtes ouvert à travailler avec lui, mais dans des limites raisonnables.

• Exemple : « Pour les projets de plus grande envergure, il nous arrive de diviser le paiement en plusieurs versements, par exemple 50 % du montant au début et 50 % à la fin, afin que tout se passe bien. »
  

Répondez sans-façon aux réticences

Si un client s’oppose aux modalités souhaitées, posez-lui des questions ouvertes pour comprendre pourquoi. Sa réponse vous aidera à évaluer si un léger ajustement est faisable ou s’il recherche une chose à laquelle vous ne pouvez pas (ou ne devriez pas) consentir.

• Exemple : « Pouvez-vous m’en dire plus sur votre processus de paiement habituel? »
  

Trouvez un terrain d’entente, mais protégez-vous

S’il demande de prolonger les délais, voyez si un compromis est quand même envisageable de votre côté, en versant un acompte par exemple. Cela montre que vous êtes prêt à faire des efforts, mais sans assumer tous les risques.

• Exemple : « Nous pouvons étendre le délai à 45 jours, mais nous avons besoin d’un acompte de 20 % avant le début des travaux. »
  

Sachez quand tenir bon

Vous pouvez dire non si la demande ne vous convient pas, surtout s’il s’agit de nouveaux clients ou de factures d’un montant plus élevé.

• Exemple : « Pour nous assurer que tout se déroule sans accroc, nous devons nous en tenir à ces modalités. Examinons-les ensemble pour voir si nous pouvons parvenir à un accord. »
  

Mettez tout par écrit

Assurez-vous de documenter tout ce sur quoi vous êtes d’accord dans le contrat ou sur votre facture. Les choses seront claires, tant pour vous que pour votre client, et vous aurez des éléments concrets auxquels vous référer.