Termos de pagamento são as condições acordadas entre um cliente e o vendedor sobre quando e como o cliente deve fazer pagamentos por produtos ou serviços. Esses termos definem expectativas para ambas as partes e descrevem detalhes como o momento e a forma de pagamento e possíveis descontos para pagamentos antecipados ou penalidades para pagamentos atrasados. Faturas não pagas são um problema para empresas em todo o mundo. Por exemplo, os atrasos nos pagamentos custaram às pequenas empresas do Reino Unido um valor estimado em £ 1,6 bilhão em 2023. Termos de pagamento rigorosos podem ajudar a evitar de faturas atrasadas.

Abaixo, explicamos o que significam termos de pagamento padrão, como escolher e personalizar termos de pagamento para seus clientes e como conversar sobre termos de pagamento com clientes.

O que há neste artigo?

• Termos de pagamento comuns e o que significam
  
• Como escolher as condições de pagamento que funcionam para você e seus clientes
  
• Você deve personalizar as condições de pagamento para diferentes clientes ou projetos?
  
• Como falar sobre condições de pagamento com os clientes e o que fazer se eles argumentarem
  

Termos de pagamento comuns e o que significam

Veja alguns termos de pagamento comuns e o que cada um significa:

• Net 30, net 45 e net 60: o pagamento vence dentro de um número especificado de dias após a data da fatura. Por exemplo, "30 dias" significa que o cliente deve pagar dentro de 30 dias do recebimento da fatura.

• 2/10 net 30: o pagamento vence até 30 dias após o recebimento da fatura. Se o cliente pagar dentro de 10 dias, receberá um desconto de 2%.

• Vencimento no recebimento: o pagamento vence assim que a fatura é recebida.

• Dinheiro no ato da entrega (COD): o pagamento deve ser feito no momento da entrega da mercadoria ou serviço. Isso geralmente se aplica a bens físicos e não a serviços.

• Fim de mês (EOM): o pagamento vence no final do mês em que a fatura é emitida, independentemente da data da fatura.

• 15 MFI (mês seguinte à fatura): o pagamento vence no dia 15 do mês seguinte ao mês em que a fatura foi emitida. Por exemplo, uma fatura datada de 20 de abril venceria em 15 de maio.

• Pré-pagamento ou adiantamento: parte ou todo o pagamento é devido antecipadamente. Isso geralmente é necessário antes do início de um serviço ou pedido, especialmente para itens personalizados ou de alto valor.

• 50% adiantado, 50% na entrega: o pagamento é dividido em etapas, com 50% devido antes do início da obra e 50% devido na entrega. Isso geralmente é usado para projetos maiores ou mais complexos.

• Conta mensal líquida: o pagamento vence no final do mês seguinte à data da fatura. Por exemplo, uma fatura datada de 23 de março venceria em 30 de abril.

• Linha de pagamento de crédito: o pagamento é feito de acordo com um contrato de crédito pré-estabelecido, pelo qual as faturas podem ser pagas em um prazo mais longo e em condições acordadas.

Como escolher as condições de pagamento que funcionam para você e seus clientes

Escolher as condições de pagamento corretas envolve equilibrar as necessidades da sua empresa com a experiência de pagamento do cliente. Defina termos que funcionem para ambas as partes:

• Comece com suas necessidades de fluxo de caixa: descubra em quanto tempo você precisa de dinheiro para manter suas operações funcionando. Se o fluxo de caixa estiver apertado, prazos mais curtos, como o net 15, podem ser ideais. Mas se você pode proporcionar mais flexibilidade, net 30 ou net 60 podem fazer sentido, especialmente se essas opções se alinharem melhor ao cronograma de seus clientes.

• Conheça o ritmo de pagamento do seu cliente: empresas maiores geralmente têm ciclos de faturamento rigorosos e podem preferir prazos mais longos, como net 60 ou net 90. Pequenas empresas, por outro lado, podem trabalhar com prazos mais curtos, mas também de flexibilidade se estiver com pouco dinheiro.

• Ofereça descontos para pagamentos antecipados: incentive pagamentos imediatos oferecendo descontos, como 2/10 net 30 (2% de desconto se pago em 10 dias). Antes de fazer isso, certifique-se de que o pagamento antecipado beneficiará sua empresa o suficiente para valer a pena.

• Divida os pagamentos de grandes projetos: divida os pagamentos em parcelas para projetos importantes, por exemplo, "50% à vista, 25% no meio do caminho e 25% na conclusão". Isso mantém o fluxo de caixa durante todo o projeto e minimiza o risco de uma grande conta não paga no final.

• Converse com seus clientes e seja flexível: discuta os termos abertamente antes de finalizar. Ajustar os termos para se adequar ao ciclo de um cliente pode fortalecer o relacionamento e fidelizá-lo. Se o seu cliente quer net 60 e você prefere net 30, considere net 45 como um bom meio termo.

• Adicione taxas de atraso por questões de segurança: uma tarifa por atraso (ex.: 1% a 2% ao mês) pode incentivar o pagamento em tempo hábil. Certifique-se de comunicar as tarifas por atraso antecipadamente para que não elas surpreendam os clientes.

• Considere as normas do setor: cada setor tem seu próprio padrão. A construção, por exemplo, geralmente tem prazos mais longos, enquanto o varejo pode usar prazos mais curtos ou COD. Seguir os padrões do setor pode facilitar o ajuste dos clientes.

• Ajuste os termos com base no seu relacionamento: termos mais generosos podem fidelizar clientes com um histórico sólido de pagamentos. Termos mais rígidos, como pré-pagamento parcial ou prazos mais curtos, podem ser uma boa ideia para clientes de maior risco até que você tenha estabelecido uma relação de confiança.

Você deve personalizar as condições de pagamento para diferentes clientes ou projetos?

A personalização dos termos pode tornar os pagamentos mais gerenciáveis para seus clientes e ajudar você a receber pagamentos no prazo. Por isso, considere isso para não complicar demais a situação da sua empresa. Veja quando funciona melhor e como simplificá-lo:

• Combine os termos com a forma de pagamento do cliente: empresas maiores podem definir cronogramas de faturamento e preferir prazos mais longos, como 60 ou 90 dias, enquanto empresas menores costumam adotar prazos mais curtos, como 15 ou 30 dias. Definir termos que se adequem aos hábitos de pagamento do seu cliente pode facilitar o pagamento em dia sem surpresas.

• Considere o escopo do projeto: Para grandes projetos, dividir os pagamentos em etapas pode manter o dinheiro entrando enquanto você trabalha, para que não fique esperando por um valor fixo no final.

• Equilibre flexibilidade com consistência: seja flexível sempre que possível, mas mantenha seu sistema simples. Se um cliente precisar regularmente de tempo extra, você pode criar um plano personalizado que funcione para ambos. Muitas variações podem tornar as coisas confusas, então defina algumas opções claras que cobrem a maioria das situações.

• Construa uma rede de segurança para novos clientes: você pode optar por prazos mais curtos ou exigir um depósito antecipado para clientes com quem não trabalhou antes. Depois de conquistar a confiança, você pode considerar ajustar melhor os termos de acordo com as necessidades da empresa.

• Saiba dizer não: às vezes, a personalização de termos não vale a pena se isso sobrecarregar sua empresa. Não há problema em manter os termos padrão ou negociar se o pedido de um cliente parecer arriscado.

Como falar sobre condições de pagamento com os clientes e o que fazer se eles argumentarem

Falar sobre termos de pagamento é mais fácil quando você é direto e confiante em sua abordagem. A maioria dos clientes vai gostar de saber o que esperar e, para aqueles que argumentarem, a flexibilidade ou o compromisso podem ajudar muito, desde que ainda funcione para o seu negócio.

Veja como configurar os termos de pagamento de forma natural e gerenciar eventuais reclamações:

Comece com clareza, não com desculpas

Quando você apresentar os termos de pagamento, declare-os claramente sem pedir desculpas ou agir como se fossem negociáveis. Isso permite que seus clientes saibam que esses termos são normais e esperados.

• Exemplo: "Só para confirmar, nosso prazo padrão é net 30, o que significa que o pagamento vence 30 dias após a data da fatura."
  

Explique o "motivo" por trás dos seus termos

Se um cliente questionar seus termos, mantenha a simplicidade. A maioria dos clientes entende que o pagamento imediato ajuda a manter os projetos em movimento e os custos sob controle.

• Exemplo: "Usamos estes termos para manter o fluxo de caixa estável e podermos nos concentrar em fornecer um ótimo serviço."
  

Opções de oferta

Se você sentir que um cliente pode precisar de flexibilidade, mencione isso antecipadamente sem torná-lo o padrão. Isso mostra que você está aberto a trabalhar com eles, mas dentro de certos limites.

• Exemplo: "Para projetos maiores, às vezes dividimos os pagamentos em etapas, como 50% no início e 50% no final, para que tudo flua bem."
  

Enfrente reclamações com confiança

Se um cliente reclamar, faça perguntas abertas para entender o motivo. A resposta dele ajudará você a avaliar se um pequeno ajuste é viável ou se ele está procurando algo que você não pode (ou não deve) acomodar.

• Exemplo: "Você pode me contar mais sobre seu processo de pagamento típico?"
  

Encontre um meio termo, mas proteja-se

Se ele solicitar termos estendidos, veja se alguma opção intermediária funciona para você, como um depósito parcial. Isso mostra que você está disposto a encontrá-lo no meio do caminho, mas não assumir todos os riscos.

• Exemplo: "Podemos estender o prazo para 45 dias, mas precisaríamos de 20% para começar."
  

Saiba quando se manter firme

Não há problema em dizer não se a solicitação não parecer correta, especialmente com novos clientes ou faturas maiores.

• Exemplo: "Para garantir que tudo permaneça no caminho certo, precisamos nos ater a esses termos. Vamos revisá-los juntos e ver se podemos fazer isso funcionar."
  

Escreva tudo

Certifique-se de documentar tudo o que você acordar em seu contrato ou fatura. Isso evita qualquer confusão e dá a você e ao seu cliente algo concreto para se referir.