As faturas em aberto são faturas emitidas por uma empresa, mas que não foram pagas pelo cliente. Como essas faturas estão aguardando pagamento, elas são consideradas "em aberto" até que sejam totalmente pagas ou liquidadas.

Em um relatório da 2022, 87% das empresas informaram que sua fatura média é paga após a data de vencimento, deixando muitas faturas em aberto por semanas ou até meses. A seguir, explicaremos o que as faturas em aberto significam para as empresas, como automatizar os processos de faturas em aberto e como reduzir o número de faturas em aberto.

O que você vai encontrar neste artigo?

• Por que ocorrem faturas em aberto
  
• O que as faturas em aberto significam para as empresas
  
• Como gerenciar efetivamente as faturas em aberto
  
• Como automatizar os processos de faturas em aberto
  
• Como reduzir o número de faturas em aberto
  

Por que ocorrem faturas em aberto

As faturas em aberto podem ocorrer por vários motivos. Veja a seguir algumas das causas comuns de faturas em aberto.

• Pagamentos atrasados: Os clientes podem simplesmente atrasar os pagamentos por causa de suas próprias restrições financeiras, esquecimento ou outros motivos.

• Atrasos no processamento de pagamentos: Mesmo com pagamentos eletrônicos, pode levar algum tempo para que os pagamentos sejam processados e refletidos nas contas da empresa. Esse atraso pode fazer com que as faturas permaneçam temporariamente em aberto.

• Erros de faturamento: Erros de faturamento, como informações de faturamento incorretas, discrepâncias de preços ou quantidades incorretas, podem levar os clientes a contestar ou atrasar o pagamento.

• Contestações: Os clientes podem contestar a qualidade dos produtos ou serviços recebidos e reter o pagamento até que a questão seja resolvida.

• Não pagamento intencional: Os clientes podem evitar deliberadamente o pagamento de faturas devido a dificuldades financeiras, insatisfação com o produto ou serviço ou intenções fraudulentas.

• Pagamentos parciais: Os clientes podem fazer pagamentos parciais de uma fatura, deixando o saldo restante em aberto.

• Atrasos administrativos: Atrasos no processamento de pagamentos ou no registro deles nos sistemas contábeis podem manter as faturas em aberto.

• Termos de pagamento complexos: As faturas com termos de pagamento complicados ou aquelas que exigem várias aprovações podem levar mais tempo para serem processadas, resultando em períodos abertos mais longos.

O que as faturas em aberto significam para as empresas

As faturas em aberto podem criar desafios para as empresas. Veja a seguir algumas das dificuldades que elas podem apresentar.

• Gerenciamento do fluxo de caixa: As faturas em aberto podem afetar o fluxo de caixa, especialmente se uma parte substancial da receita estiver vinculada a contas a receber. Atrasos no recebimento de pagamentos podem causar tensão financeira, afetando a capacidade da empresa de cobrir suas próprias despesas ou reinvestir no crescimento.

• Carga administrativa: A categoria e o gerenciamento de faturas em aberto exigem esforço administrativo. Isso inclui o envio de lembretes, a negociação de termos de pagamento e o tratamento de contestações, o que consome tempo e recursos.

• Risco de inadimplência: Sempre existe o risco de que as faturas em aberto não sejam pagas, transformando-as em inadimplência. Esse risco aumenta com o tempo em que a fatura permanece sem pagamento e pode levar a perdas financeiras.

• Alocação de recursos: As empresas precisam alocar recursos de forma eficaz para gerenciar suas contas a receber (AR) e garantir pagamentos pontuais. Isso pode desviar recursos de outras áreas mais produtivas.

Como gerenciar efetivamente as faturas em aberto

Gerenciar faturas em aberto é importante para a saúde financeira de uma empresa. Aqui estão algumas estratégias para responder às faturas em aberto.

Emitir faturas precisas e detalhadas

Certifique-se de que suas faturas sejam precisas, detalhadas e fáceis de entender. Inclua todas as informações relevantes, como número da fatura, data, termos de pagamento, data de vencimento e informações de contato. Considere a possibilidade de usar um software de faturamento para automatizar o processo e reduzir erros.

Defina condições de pagamento claras:

Comunique claramente os termos de pagamento com antecedência, incluindo datas de vencimento, formas de pagamento aceitáveis e tarifas de atraso de pagamento. Considere oferecer descontos por pagamento antecipado para incentivar o pagamento imediato. Seja flexível e esteja disposto a negociar planos de pagamento, se necessário.

Enviar faturas em dia

Envie faturas prontamente após a entrega dos produtos ou serviços. Considere a possibilidade de usar o faturamento eletrônico para uma entrega mais rápida e uma categoria mais fácil.

Acompanhar regularmente

Implemente um sistema para a categoria de faturas em aberto e envie lembretes antes e depois das datas de vencimento. Use e-mail, chamadas telefônicas ou outros canais de comunicação para acompanhar os pagamentos em atraso. Seja educado, mas firme em sua comunicação.

Aplicar tecnologias

Use um software de contabilidade ou plataformas de faturamento para automatizar o faturamento, categorizar os pagamentos e gerar relatórios. Considere a integração com gateways de pagamentos online para simplificar o processo de pagamento.

Forneça várias opções de pagamento

Ofereça aos clientes diferentes opções de pagamento, como cartões de crédito, pagamentos online ou transferências bancárias. Considere o uso de processadores de pagamentos com serviços de faturamento recorrente para serviços de assinatura.

Resolver contestações prontamente

Se um cliente contestar uma fatura, investigue o problema prontamente e tente resolvê-lo de forma amigável. Esteja aberto a negociar um acordo, se necessário.

Considere descontos antecipados ou tarifas de atraso

Ofereça descontos para pagamentos antecipados para incentivar o pagamento pontual ou implemente taxas de atraso para desencorajar atrasos e compensá-lo pelo inconveniente.

Terceirizar a cobrança, se necessário

Se os esforços internos para recolher os pagamentos falharem, considere a possibilidade de terceirizar as cobranças para uma agência profissional. Certifique-se de escolher uma agência respeitável com experiência em seu setor.

Analisar dados da fatura

Revisar regularmente os dados das faturas para identificar tendências, padrões e possíveis problemas. Use essas informações para refinar seus processos de faturamento e cobrança.

Como automatizar os processos de faturas em aberto

A automação dos processos de faturas em aberto pode simplificar as operações, reduzir erros e melhorar o fluxo de caixa das empresas. Veja como isso funciona.

Escolha o software de faturamento correto

Escolha uma plataforma confiável de faturamento para criar, enviar e categorizar faturas eletronicamente. Procure recursos como lembretes automáticos, cobrança recorrente e integração com software de contabilidade.

Stripe Invoicing cria e envia automaticamente faturas para seus clientes com base em suas assinaturas, uso ou outros gatilhos e permite que você personalize a aparência de suas faturas para que correspondam à sua marca. Stripe Billing pode gerenciar assinaturas recorrentes e gerar faturas automaticamente com base nos ciclos de faturamento de seus clientes.

Configure lembretes automáticos

Configure seu software de faturamento para enviar lembretes automáticos de pagamento antes e depois do vencimento da fatura.

Integrar com gateways de pagamentos

Conecte seu software de faturamento a um gateway de pagamentos. Isso permite que os clientes paguem diretamente as faturas on-line, tornando o processo mais rápido e conveniente.

Automatizar tarifas de pagamento atrasado

Se você cobrar tarifas de atraso de pagamento, configure seu software para calculá-las e aplicá-las automaticamente às faturas vencidas. Comunique sua política de tarifas atrasadas aos clientes com antecedência.

Use ferramentas de automação de contas a receber (AR)

Considere o uso de um software especializado em automação de AR para gerenciar seu processo de cobrança. Esse software pode enviar automaticamente e-mails para cobrança, categorizar promessas de pagamento e escalonar cobranças. O Stripe Billing e o Stripe Invoicing também oferecem ferramentas de gerenciamento de cobrança : O Stripe Invoicing tenta novamente os pagamentos não efetuados e o Stripe Billing tem estratégias de cobrança personalizadas para atender às necessidades de sua empresa.

Implementar o intercâmbio eletrônico de dados (EDI)

Se você trabalha com grandes clientes ou fornecedores, considere implementar o EDI para automatizar a troca de faturas e outros documentos. O EDI pode reduzir muito a entrada manual de dados e os erros de processo.

Use inteligência artificial (IA) e machine learning (ML)

Algumas plataformas de automação de faturamento e AR usam IA e ML para analisar dados de faturas e identificar padrões. Isso pode ajudar a prever quais faturas provavelmente serão pagas com atraso e priorizar os esforços de cobrança de acordo.

Integre softwares contábeis:

Integre suas ferramentas de automação de faturamento e AR ao seu software de contabilidade. Isso elimina a necessidade de entrada manual de dados e garante registros financeiros precisos.

Crie integrações personalizadas

Para necessidades de automação mais complexas, você pode usar APIs para criar integrações personalizadas com seus sistemas. A API do Stripe lhe dá controle programático sobre todos os aspectos da sua conta Stripe, incluindo faturas, pagamentos e clientes.

Stripe Automations, atualmente em fase beta, é outra maneira de criar fluxos de trabalho personalizados para gerenciar tarefas relacionadas a faturas e assinaturas. Você pode definir gatilhos (por exemplo, fatura criada, pagamento falhado) e ações (por exemplo, enviar e-mails de acompanhamento, atualizar registro do cliente) para automatizar seus processos.

Como reduzir o número de faturas em aberto

Minimizar as faturas em aberto melhora o fluxo de pagamento e reduz o tempo gasto na busca de pagamentos atrasados. Aqui estão algumas estratégias que podem ajudar a reduzir as faturas em aberto de sua empresa.

Facilite o faturamento

• Automatize o faturamento: Use um software de faturamento automatizado para que as faturas sejam enviadas imediatamente após a entrega dos produtos ou serviços. A automação elimina os atrasos causados pelo processo manual.

• Precisão: Certifique-se de que as faturas sejam precisas para evitar contestações e atrasos no pagamento. Verifique novamente as informações sobre os serviços ou produtos, preços e termos antes de enviar a fatura.

Termos de pagamento claros

• Defina termos claros: Defina os termos de pagamento antecipadamente, incluindo datas de vencimento, formas de pagamento aceitáveis e quaisquer penalidades por atraso de pagamento para definir as expectativas dos clientes desde o início.

• Contratos e acordos: Use contratos ou acordos escritos para tornar explícitos os termos de pagamento, especialmente para projetos grandes ou em andamento.

Penalidades e incentivos

• Descontos para pagamentos antecipados: Ofereça descontos aos clientes que pagarem as faturas antecipadamente. Mesmo uma pequena porcentagem de desconto pode motivar pagamentos mais rápidos.

• Preços escalonados: Considere preços escalonados em que os pagamentos imediatos geram economia para o cliente ao longo do tempo.

• Tarifas atrasadas: Implemente tarifas atrasadas para faturas vencidas. Aplicar essas penalidades de forma consistente.

Comunicação com os clientes

• Acompanhamento regular: Envie lembretes antes e depois das datas de vencimento. O acompanhamento educado e consistente pode reduzir bastante os atrasos.

• Linhas de comunicação abertas: Facilite para os clientes o contato com a equipe financeira em caso de consultas sobre faturas. A comunicação aberta pode ajudar a resolver rapidamente contestações ou mal-entendidos.

Opções de pagamento flexíveis

• Várias formas de pagamento: Aceitar várias formas de pagamento, inclusive cartões de crédito, transferências bancárias e dispositivos móveis para facilitar ao máximo o pagamento dos clientes.

• Planos de pagamento: Para faturas maiores, ofereça planos de pagamento estruturados que permitam aos clientes pagar em parcelas.

Controle seu crédito

• Verificações de crédito: Realize verificações de crédito em novos clientes antes de conceder crédito. Isso ajuda a avaliar o risco de atraso ou falta de pagamento.

• Limites de crédito: Estabelecer limites de crédito para novos clientes e ajustá-los com base em seu histórico de pagamentos.

Tecnologia

• Portais de pagamento on-line: Use portais on-line onde os clientes possam visualizar suas faturas e fazer pagamentos. Esses portais também podem enviar lembretes automáticos e atualizações sobre o status da fatura.

• Recibos e confirmações digitais: Envie recibos digitais e confirmações de pagamento aos clientes imediatamente após o pagamento, oferecendo-lhes segurança e um registro da transação.

Medidas jurídicas e de cobrança

• Cobranças de terceiros: Considere o uso de uma agência de cobranças para recuperar dívidas de faturas não pagas há muito tempo.

• Ação jurídica: Uma ação jurídica pode ser necessária quando todos os outros caminhos tiverem sido esgotados.