Offene Rechnungen sind Rechnungen, die von einem Unternehmen ausgestellt, aber von der Kundin/vom Kunden noch nicht bezahlt wurden. Solange diese Rechnungen auf Zahlung warten, gelten sie als „offen“, bis sie vollständig bezahlt sind.

In einem Bericht aus dem Jahr 2022 gaben 87 % der Unternehmen an, dass ihre durchschnittliche Rechnung nach dem Fälligkeitsdatum bezahlt wird, sodass viele Rechnungen wochen- oder sogar monatelang offen bleiben. Im Folgenden erklären wir, was offene Rechnungen für Unternehmen bedeuten, wie Prozesse für offene Rechnungen automatisiert werden und wie man die Anzahl offener Rechnungen reduzieren kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum es zu offenen Rechnungen kommt
  
• Was offene Rechnungen für Unternehmen bedeuten
  
• Effektives Management offener Rechnungen
  
• Automatisierung von Prozessen für offene Rechnungen
  
• Verringerung der Anzahl offener Rechnungen
  

Warum es zu offenen Rechnungen kommt

Offene Rechnungen können aus unterschiedlichen Gründen entstehen. Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Ursachen für offene Rechnungen.

• Zahlungsverzug: Kundinnen/Kunden können aufgrund eigener finanzieller Zwänge, Vergesslichkeit oder aus anderen Gründen mit ihren Zahlungen in Verzug sein.

• Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung: Auch bei elektronischen Zahlungen kann es einige Zeit dauern, bis Zahlungen verarbeitet und in der Buchhaltung eines Unternehmens angezeigt werden. Diese Verzögerung kann dazu führen, dass Rechnungen vorübergehend offen bleiben.

• Fehler in der Rechnung: Fehler in der Rechnungsstellung, wie z. B. falsche Rechnungsinformationen, Preisabweichungen oder falsche Mengen können dazu führen, dass Kundinnen/Kunden Zahlungen anfechten oder verzögern.

• Unstimmigkeiten: Kundinnen/Kunden könnten die Qualität der erhaltenen Waren oder Dienstleistungen anfechten und die Zahlung zurückhalten, bis das Problem behoben ist.

• Vorsätzliche Nichtzahlung: Kundinnen/Kunden können die Zahlung von Rechnungen absichtlich vermeiden, weil sie in finanzielle Schwierigkeiten geraten, mit dem Produkt oder der Dienstleistung unzufrieden sind oder betrügerische Absichten haben.

• Teilzahlungen: Kundinnen/Kunden leisten möglicherweise Teilzahlungen für eine Rechnung, wobei der verbleibende Restbetrag offen bleibt.

• Administrative Verzögerungen: Verzögerungen bei der Verarbeitung oder Erfassung von Zahlungen in Buchhaltungssystemen können dazu führen, dass Rechnungen offen bleiben.

• Komplexe Zahlungsbedingungen: Die Bearbeitung von Rechnungen mit komplizierten Zahlungsbedingungen oder solchen, die mehrere Genehmigungen erfordern, kann länger dauern, was längere offene Zeiträume zur Folge haben kann.

Was offene Rechnungen für Unternehmen bedeuten

Offene Rechnungen können für Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Hier ist ein Blick auf einige der Schwierigkeiten, die sie mit sich bringen könnten.

• Liquiditätsmanagement: Offene Rechnungen können sich auf den Cashflow auswirken, insbesondere wenn ein erheblicher Teil des Umsatzes in Forderungen gebunden ist. Verzögerungen beim Zahlungseingang können zu finanziellen Belastungen führen und die Fähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen, seine eigenen Ausgaben zu decken oder in Wachstum zu reinvestieren.

• Verwaltungsaufwand: Das Verfolgen und Verwalten offener Rechnungen erfordert administrativen Aufwand. Dies umfasst auch das Versenden von Zahlungserinnerungen, das Aushandeln von Zahlungsbedingungen und die Bearbeitung von Zahlungsanfechtungen, die Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen.

• Forderungsausfallrisiko: Es besteht immer das Risiko, dass offene Rechnungen nicht bezahlt werden und sie zu Forderungsausfällen werden. Dieses Risiko steigt mit der Zeit, in der die Rechnung nicht bezahlt ist, und kann zu finanziellen Verlusten führen.

• Ressourcen-Zuweisung: Unternehmen müssen Ressourcen effektiv einsetzen, um ihre Debitorenbuchhaltung zu steuern und pünktliche Zahlungen sicherzustellen. Dadurch können Ressourcen von anderen, produktiveren Bereichen abgezogen werden.

Effektives Management offener Rechnungen

Die Verwaltung offener Rechnungen ist wichtig für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Hier sind einige Strategien für den Umgang mit offenen Rechnungen.

Genaue und detaillierte Rechnungen ausstellen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen korrekt, detailliert und leicht verständlich sind. Geben Sie alle relevanten Informationen an, wie z. B. Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsbedingungen, Fälligkeitsdatum und Kontaktinformationen. Erwägen Sie den Einsatz von Software zur Rechnungsstellung, um den Prozess zu automatisieren und Fehler zu reduzieren.

Klare Zahlungsbedingungen festlegen

Kommunizieren Sie Ihre Zahlungsbedingungen klar, einschließlich Fälligkeitstermine, akzeptierte Zahlungsmethoden und Säumnisgebühren. Erwägen Sie, Skonti für vorzeitige Zahlungen anzubieten, um einen Anreiz für schnelle Zahlungen zu schaffen. Seien Sie flexibel und bereit, bei Bedarf Zahlungspläne auszuhandeln.

Rechnungen pünktlich versenden

Versenden Sie Rechnungen umgehend nach Lieferung von Waren oder Dienstleistungen. Ziehen Sie die Verwendung elektronischer Rechnungsstellung in Betracht, um die Lieferung zu beschleunigen und die Nachverfolgung zu erleichtern.

Regelmäßig kontrollieren

Implementieren Sie ein System, um offene Rechnungen zu verfolgen und Mahnungen vor und nach Fälligkeitsterminen zu versenden. Verwenden Sie E-Mails, Telefonanrufe oder andere Kommunikationskanäle, um überfällige Zahlungen nachzuverfolgen. Seien Sie höflich, aber bestimmt in Ihrer Kommunikation.

Technologie nutzen

Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware oder Rechnungsplattformen, um die Rechnungsstellung zu automatisieren, Zahlungen nachzuverfolgen und Berichte zu erstellen. Ziehen Sie zur Vereinfachung des Zahlungsvorgangs die Integration von Online-Zahlungs-Gateways in Betracht.

Mehrere Zahlungsoptionen anbieten

Bieten Sie Ihren Kundinnen/Kunden verschiedene Zahlungsoptionen wie Kreditkarten, Online-Zahlungen oder Banküberweisungen an. Ziehen Sie die Verwendung von Zahlungsabwicklern mit wiederkehrenden Abrechnungsdiensten für abonnementbasierte Dienstleistungen in Betracht.

Zahlungsanfechtungen umgehend bearbeiten

Wenn ein Kunde/eine Kundin eine Rechnung anficht, sollten Sie das Problem umgehend untersuchen und versuchen, es einvernehmlich zu lösen. Seien Sie offen dafür, notfalls einen Kompromiss auszuhandeln.

Skonti und Säumnisgebühren

Bieten Sie Rabatte für vorzeitige Zahlungen an, um einen Anreiz für eine rasche Zahlungsabwicklung zu schaffen, oder führen Sie Säumnisgebühren ein, um Verspätungen zu vermeiden und Sie für die Unannehmlichkeiten zu entschädigen.

Inkasso ggf. auslagern

Wenn interne Bemühungen zum Einzug von Zahlungen fehlschlagen, sollten Sie erwägen, Ihr Inkasso an ein professionelles Inkassobüro auszulagern. Stellen Sie sicher, dass Sie eine seriöse Agentur mit Erfahrung in Ihrer Branche wählen.

Rechnungsdaten analysieren

Prüfen Sie die Rechnungsdaten regelmäßig, um Trends, Muster und mögliche Probleme zu erkennen. Verwenden Sie diese Informationen, um Ihre Rechnungsstellungs- und Inkassoprozesse zu verfeinern.

Automatisierung von Prozessen für offene Rechnungen

Die Automatisierung offener Rechnungsprozesse kann Abläufe rationalisieren, Fehler reduzieren und den Cashflow für Unternehmen verbessern. Das ist zu tun:

Die richtige Software für die Rechnungsstellung auswählen

Entscheiden Sie sich für eine zuverlässige Rechnungsplattform, um Rechnungen elektronisch zu erstellen, zu versenden und zu verfolgen. Achten Sie auf Funktionen wie automatische Erinnerungen, wiederkehrende Abrechnung und die Integration in Buchhaltungssoftware.

Stripe Invoicing erstellt und sendet automatisch Rechnungen auf der Grundlage ihrer Abonnements, der Nutzung oder anderer Auslöser an Ihre Kundinnen/Kunden. Darüber hinaus können Sie das Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen an Ihre Marke anpassen. Stripe Billing kann wiederkehrende Abonnements verwalten und automatisch Rechnungen basierend auf den Abrechnungszyklen Ihrer Kundinnen/Kunden erstellen.

Automatische Erinnerungen einrichten

Konfigurieren Sie Ihre Rechnungssoftware so, dass automatische Zahlungserinnerungen vor und nach Fälligkeit der Rechnung gesendet werden.

Zahlungs-Gateway-Integration

Verbinden Sie Ihre Rechnungssoftware mit einem Zahlungs-Gateway. Dies ermöglicht es den Kundinnen/Kunden, Rechnungen direkt online zu bezahlen, was den Prozess schneller und bequemer macht.

Säumnisgebühren automatisieren

Wenn Sie Gebühren für verspätete Zahlungen erheben, richten Sie Ihre Software so ein, dass diese automatisch berechnet und auf überfällige Rechnungen angewendet werden. Informieren Sie Ihre Kundinnen/Kunden im Voraus über Ihre Richtlinien für Säumnisgebühren.

Nutzung von Automatisierungstools für die Debitorenbuchhaltung

Erwägen Sie die Verwendung einer speziellen AR-Automatisierungssoftware, um Ihren Inkassoprozess zu verwalten. Diese Software kann automatisch Mahnungen per E-Mail versenden, Zahlungsversprechen verfolgen und das Inkasso eskalieren. Stripe Billing und Stripe Invoicing bieten auch Tools für die Mahnverwaltung: Stripe Invoicing wiederholt fehlgeschlagene Zahlungen automatisch und Stripe Billing bietet benutzerdefinierte Mahnstrategien, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt sind.

Elektronischer Datenaustausch (EDI)

Wenn Sie mit großen Kunden oder Lieferanten zusammenarbeiten, sollten Sie die Implementierung von EDI in Betracht ziehen, um den Austausch von Rechnungen und anderen Dokumenten zu automatisieren. EDI kann Fehler bei der manuellen Dateneingabe und -verarbeitung erheblich reduzieren.

Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML)

Einige Automatisierungsplattformen für die Rechnungsstellung und Debitorenbuchhaltung verwenden KI und ML, um Rechnungsdaten zu analysieren und Muster zu erkennen. Dies ermöglicht zu prognostizieren, welche Rechnungen wahrscheinlich verspätet bezahlt werden, und Inkassomaßnahmen entsprechend zu gewichten.

Integration in Buchhaltungssoftware

Integrieren Sie Ihre Automatisierungstools für Rechnungsstellung und Debitorenbuchhaltung in Ihre Buchhaltungssoftware. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe und es werden genaue Finanzaufzeichnungen sichergestellt.

Benutzerdefinierte Integrationen erstellen

Für komplexere Automatisierungsanforderungen können Sie APIs verwenden, um benutzerdefinierte Integrationen für Ihre Systemen zu erstellen. Die Stripe-API gibt Ihnen programmgesteuerte Kontrolle über alle Aspekte Ihres Stripe-Kontos, einschließlich Rechnungen, Zahlungen und Kundinnen/Kunden.

Stripe Automations, das sich derzeit noch in der Betaphase befindet, ist eine weitere Möglichkeit, benutzerdefinierte Workflows für das Management von Aufgaben im Zusammenhang mit Rechnungen und Abonnements zu erstellen. Sie können Auslöser (z. B. Rechnung erstellt, Zahlung fehlgeschlagen) und Aktionen (z. B. Senden von Folge-E-Mails, Aktualisieren des Kundendatensatzes) definieren, um Ihre Prozesse zu automatisieren.

Verringerung der Anzahl offener Rechnungen

Die Minimierung offener Rechnungen verbessert den Cashflow und reduziert den Zeitaufwand für die Nachverfolgung verspäteter Zahlungen. Hier sind einige Strategien, mit denen Sie die offenen Rechnungen Ihres Unternehmens reduzieren können.

Erleichtern Sie die Rechnungsstellung

• Automatisierung der Rechnungsstellung: Nutzen Sie automatisierte Rechnungsstellungssoftware, damit Rechnungen zeitnah nach Lieferung von Waren oder Dienstleistungen versendet werden. Durch die Automatisierung werden Verzögerungen vermieden, die durch manuelle Verarbeitung verursacht werden.

• Genauigkeit: Stellen Sie sicher, dass die Rechnungen korrekt sind, um Zahlungsanfechtungen und Zahlungsverzögerungen zu vermeiden. Überprüfen Sie die Informationen zu den Dienstleistungen oder Produkten, Preisen und Konditionen, bevor Sie die Rechnung versenden.

Klare Zahlungsbedingungen

• Legen Sie klare Bedingungen fest: Legen Sie von vornherein Zahlungsbedingungen fest, einschließlich Fälligkeitsterminen, akzeptierten Zahlungsmethoden und Strafen für verspätete Zahlungen, damit Ihre Kundschaft von Anfang an weiß, womit sie zu rechnen hat.

• Verträge und Vereinbarungen: Nutzen Sie Verträge oder schriftliche Vereinbarungen, um Zahlungsbedingungen explizit zu machen, insbesondere bei großen oder laufenden Projekten.

Strafen und Anreize

• Rabatte bei vorzeitiger Zahlung: Bieten Sie Kundinnen/Kunden, die Rechnungen vorzeitig bezahlen, Rabatte an. Auch ein kleiner prozentualer Rabatt kann zu schnelleren Zahlungen motivieren.

• Gestaffelte Preisgestaltung: Ziehen Sie eine gestaffelte Preisgestaltung in Betracht, bei denen schnelle Zahlungen im Laufe der Zeit zu Einsparungen für die Kundschaft führen.

• Säumnisgebühren: Erheben Sie Säumnisgebühren für überfällige Rechnungen. Setzen Sie diese Strafen konsequent durch.

Kundenkommunikation

• Regelmäßiges Nachfassen: Versenden Sie Erinnerungen vor und nach den Fälligkeitsterminen. Höfliches und konsequentes Nachfassen kann Verzögerungen erheblich reduzieren.

• Offene Kommunikationswege: Machen Sie es Ihren Kundinnen/Kunden leicht, bei Rechnungsfragen Kontakt zu Ihrem Finanzteam aufzunehmen. Offene Kommunikation kann helfen, Streitigkeiten oder Missverständnisse schnell zu lösen.

Flexible Zahlungsmöglichkeiten

• Mehrere Zahlungsmethoden: Akzeptieren Sie verschiedene Zahlungsmethoden wie Kreditkarten, Banküberweisungen und mobile Zahlungen, um Ihrer Kundschaft die Bezahlung so einfach wie möglich zu machen.

• Zahlungspläne: Bieten Sie für größere Rechnungen strukturierte Teilzahlungspläne an.

Bonitätskontrolle

• Bonitätsprüfungen: Führen Sie Bonitätsprüfungen bei neuen Kundinnen/Kunden durch, bevor Sie einen Kredit gewähren. Dies hilft, das Risiko von Zahlungsverzug oder Zahlungsausfällen einzuschätzen.

• Kreditlimits: Legen Sie Kreditlimits für neue Kundinnen/Kunden fest und passen Sie diese an deren Zahlungsverhalten an.

Technologie

• Online-Zahlungsportale: Nutzen Sie Online-Portale, über die Kundinnen/Kunden ihre Rechnungen einsehen und Zahlungen tätigen können. Diese Portale können auch automatische Erinnerungen und Aktualisierungen zum Rechnungsstatus senden.

• Digitale Belege und Bestätigungen: Senden Sie Ihren Kundinnen/Kunden sofort nach der Zahlung digitale Belege und Zahlungsbestätigungen, um ihnen Sicherheit und eine Aufzeichnung der Transaktion zu bieten.

Rechtliche Maßnahmen und Inkassoverfahren

• Einzug von Drittanbietern: Ziehen Sie in Erwägung, ein Inkassobüro zu beauftragen, um Außenstände aus lange unbezahlten Rechnungen geltend zu machen.

• Rechtliche Schritte: Wenn alle anderen Möglichkeiten ausgeschöpft sind, könnten juristische Maßnahmen erforderlich sein.