Openstaande facturen zijn facturen die door een bedrijf zijn uitgegeven, maar nog niet door de klant zijn betaald. Omdat deze facturen nog moeten worden betaald, worden ze als 'openstaand' beschouwd totdat ze volledig zijn betaald of afgehandeld.

In een rapport uit 2022 gaf 87% van de bedrijven aan dat hun gemiddelde factuur na de vervaldatum wordt betaald, waardoor veel facturen weken of zelfs maanden open blijven staan. Hieronder leggen we uit wat openstaande facturen betekenen voor bedrijven, hoe je het proces van openstaande facturen kunt automatiseren en hoe je het aantal openstaande facturen kunt verminderen.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom er openstaande facturen ontstaan
  
• Wat openstaande facturen betekenen voor bedrijven
  
• Hoe je openstaande facturen goed kunt beheren
  
• Hoe openstaande facturen automatisch afhandelen
  
• Hoe je het aantal openstaande facturen kunt verminderen
  

Waarom openstaande facturen ontstaan

Er kunnen allerlei redenen zijn waarom facturen open blijven staan. Hieronder staan een paar veelvoorkomende oorzaken.

• Te late betalingen: Klanten kunnen gewoon te laat zijn met betalen vanwege hun eigen financiële problemen, vergeetachtigheid of andere redenen.

• Vertragingen bij de verwerking van betalingen: Zelfs bij elektronische betalingen kan het even duren voordat betalingen worden verwerkt en op de rekeningen van een bedrijf worden weergegeven. Door deze vertraging kunnen facturen tijdelijk open blijven staan.

• Fouten in facturen: Fouten in facturen, zoals verkeerde factuurgegevens, prijsverschillen of verkeerde hoeveelheden, kunnen ertoe leiden dat klanten de betaling betwisten of uitstellen.

• Geschillen: Klanten kunnen de kwaliteit van ontvangen goederen of diensten betwisten en de betaling achterhouden totdat het probleem is opgelost.

• Opzettelijk niet betalen: Klanten kunnen expres niet betalen vanwege geldproblemen, ontevredenheid over het product of de dienst, of omdat ze iets frauduleus willen doen.

• Gedeeltelijke betalingen: Klanten kunnen gedeeltelijke betalingen doen voor een factuur, waardoor het resterende bedrag open blijft staan.

• Administratieve vertragingen: Vertragingen bij het verwerken van betalingen of het registreren ervan in boekhoudsystemen kunnen ervoor zorgen dat facturen open blijven staan.

• Ingewikkelde betalingsvoorwaarden: Facturen met ingewikkelde betalingsvoorwaarden of facturen die meerdere goedkeuringen vereisen, kunnen langer duren om te verwerken, waardoor ze langer open blijven staan.

Wat openstaande facturen betekenen voor bedrijven

Openstaande facturen kunnen bedrijven voor uitdagingen stellen. Hieronder volgt een overzicht van enkele problemen die hierdoor kunnen ontstaan.

• Cashflowbeheer: Openstaande facturen kunnen invloed hebben op de cashflow, vooral als een groot deel van de inkomsten vastzit in vorderingen. Vertragingen bij het ontvangen van betalingen kunnen financiële druk veroorzaken, waardoor een bedrijf minder goed in staat is om zijn eigen uitgaven te dekken of te herinvesteren in groei.

• Administratieve rompslomp: Het bijhouden en beheren van openstaande facturen kost administratieve moeite. Denk aan het versturen van herinneringen, onderhandelen over betalingsvoorwaarden en het afhandelen van geschillen, wat allemaal tijd en middelen kost.

• Risico op oninbare vorderingen: Er is altijd een kans dat openstaande facturen niet worden betaald en dus oninbaar worden. Dit risico wordt groter naarmate de factuur langer openstaat en kan leiden tot financiële verliezen.

• Toewijzing van middelen: Bedrijven moeten hun middelen goed verdelen om hun debiteuren (AR) te beheren en ervoor te zorgen dat ze op tijd betaald worden. Hierdoor kunnen middelen worden weggehaald bij andere, productievere gebieden.

Hoe openstaande facturen goed beheren

Het beheren van openstaande facturen is belangrijk voor de financiële gezondheid van een bedrijf. Hier zijn een paar strategieën om openstaande facturen aan te pakken.

Stuur nauwkeurige en gedetailleerde facturen

Zorg ervoor dat je facturen nauwkeurig, gedetailleerd en makkelijk te begrijpen zijn. Vermeld alle relevante informatie, zoals factuurnummer, datum, betalingsvoorwaarden, vervaldatum en contactgegevens. Overweeg om facturatiesoftware te gebruiken om het proces te automatiseren en fouten te verminderen.

Stel duidelijke betalingsvoorwaarden vast

Zorg dat je vooraf duidelijk bent over de betalingsvoorwaarden, zoals de vervaldata, welke betaalmethoden je accepteert en wat er gebeurt als iemand te laat betaalt. Overweeg om korting te geven als iemand eerder betaalt, zodat mensen sneller betalen. Wees flexibel en bereid om te praten over een betalingsregeling als dat nodig is.

Stuur facturen op tijd

Stuur facturen meteen nadat je goederen of diensten hebt geleverd. Denk erover na om elektronische facturen te gebruiken, zodat ze sneller aankomen en makkelijker te volgen zijn.

Neem regelmatig contact op

Zorg voor een systeem om openstaande facturen bij te houden en herinneringen te sturen voor en na de vervaldatum. Gebruik e-mail, telefoontjes of andere manieren om achterstallige betalingen op te volgen. Wees vriendelijk maar duidelijk in je communicatie.

Technologie inzetten

Gebruik boekhoudsoftware of facturatieplatforms om facturering te automatiseren, betalingen bij te houden en rapporten te maken. Denk erover na om dit te koppelen aan online betaalgateways om het betalingsproces makkelijker te maken.

Bied meerdere betaalopties aan

Bied klanten verschillende betaalopties aan, zoals creditcards, online betalingen of bankoverschrijvingen. Overweeg om voor abonnementsdiensten gebruik te maken van betalingsverwerkers met terugkerende factureringsdiensten.

Los geschillen snel op

Als een klant een factuur betwist, kijk dan meteen wat er aan de hand is en probeer het in goed overleg op te lossen. Wees bereid om te onderhandelen over een compromis als dat nodig is.

Denk aan kortingen voor vroege betalingen of boetes voor te late betalingen

Geef korting voor snelle betalingen om mensen te stimuleren om op tijd te betalen, of breng kosten in rekening voor te late betalingen om dit te ontmoedigen en jezelf te compenseren voor het ongemak.

Besteed incasso's uit als dat nodig is

Als het intern innen van betalingen niet lukt, denk er dan over na om het incasso uit te besteden aan een professioneel bureau. Zorg ervoor dat je een betrouwbaar bureau kiest dat ervaring heeft in jouw branche.

Analyseer factuurgegevens

Controleer regelmatig je factuurgegevens om trends, patronen en mogelijke problemen te spotten. Gebruik deze info om je facturatie- en incassoprocessen te verbeteren.

Hoe je openstaande facturen automatisch kunt afhandelen

Het automatiseren van openstaande facturen kan je bedrijfsvoering stroomlijnen, fouten verminderen en de cashflow van je bedrijf verbeteren. Hieronder lees je hoe het werkt.

Kies de juiste facturatiesoftware

Kies een betrouwbaar facturatieplatform om facturen elektronisch aan te maken, te versturen en bij te houden. Let op functies zoals automatische herinneringen, terugkerende facturering en integratie met boekhoudsoftware.

Stripe Invoicing maakt en verstuurt automatisch facturen naar je klanten op basis van hun abonnementen, gebruik of andere triggers, en je kunt het uiterlijk van je facturen aanpassen aan je merk. Stripe Billing kan terugkerende abonnementen beheren en automatisch facturen genereren op basis van de factureringscycli van je klanten.

Automatische herinneringen instellen

Zet je facturatiesoftware zo in dat je automatisch betalingsherinneringen krijgt voor en na de vervaldatum van de factuur.

Koppel met betaalgateways

Koppel je facturatiesoftware aan een betaalgateway. Zo kunnen klanten hun facturen direct online betalen, wat het proces sneller en makkelijker maakt.

Automatiseer kosten voor te late betaling

Als je kosten voor te late betaling in rekening brengt, stel je software dan zo in dat deze automatisch worden berekend en toegepast op achterstallige facturen. Communiceer je beleid inzake kosten voor te late betaling vooraf aan je klanten.

Gebruik tools voor het automatiseren van debiteurenbeheer (AR)

Overweeg om speciale software voor automatisering van debiteurenbeheer te gebruiken om je incassoproces te beheren. Deze software kan automatisch aanmaningsmails versturen, betalingsbeloften bijhouden en incasso's escaleren. Stripe Billing en Stripe Invoicing bieden ook tools voor aanmaningsbeheer: Stripe Invoicing probeert mislukte betalingen automatisch opnieuw en Stripe Billing heeft aangepaste aanmaningsstrategieën die aansluiten bij de behoeften van je bedrijf.

Implementeer elektronische gegevensuitwisseling (EDI)

Als je met grote klanten of leveranciers werkt, denk er dan eens over na om EDI te gebruiken om het uitwisselen van facturen en andere documenten te automatiseren. EDI kan handmatige gegevensinvoer en verwerkingsfouten flink verminderen.

Gebruik kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML)

Sommige platforms voor facturering en automatisering van debiteurenbeheer gebruiken AI en ML om factuurgegevens te analyseren en patronen te herkennen. Dit kan helpen om te voorspellen welke facturen waarschijnlijk te laat betaald zullen worden en om de incasso-inspanningen daarop af te stemmen.

Integratie met boekhoudsoftware

Integreer je facturatie- en debiteurenautomatiseringstools in je boekhoudsoftware. Zo hoef je geen gegevens meer handmatig in te voeren en weet je zeker dat je financiële gegevens kloppen.

Maak aangepaste integraties

Voor complexere automatiseringsbehoeften kun je API's gebruiken om aangepaste integraties met je systemen te bouwen. Stripe API geeft je programmatische controle over alle aspecten van je Stripe-account, inclusief facturen, betalingen en klanten.

Stripe Automations, nu nog in bèta, is een andere manier om aangepaste workflows te maken voor het beheren van taken met betrekking tot facturen en abonnementen. Je kunt triggers (bijvoorbeeld factuur aangemaakt, betaling mislukt) en acties (bijvoorbeeld follow-up-e-mails versturen, klantgegevens bijwerken) instellen om je processen te automatiseren.

Hoe het aantal openstaande facturen te verminderen

Door het aantal openstaande facturen te verminderen, verbeter je de cashflow en hoef je minder tijd te besteden aan het achterhalen van achterstallige betalingen. Hier zijn een paar tips om het aantal openstaande facturen van je bedrijf te verminderen.

Maak facturering makkelijk

• Automatiseer facturering: Gebruik software voor automatische facturering, zodat facturen meteen worden verstuurd nadat je goederen of diensten hebt geleverd. Automatisering voorkomt vertragingen door handmatig werk.

• Nauwkeurigheid: Zorg ervoor dat facturen nauwkeurig zijn om geschillen en betalingsachterstanden te voorkomen. Controleer de informatie over de diensten of producten, prijzen en voorwaarden nogmaals voordat je de factuur verstuurt.

Duidelijke betalingsvoorwaarden

• Zorg voor duidelijke voorwaarden: Zet van tevoren de betalingsvoorwaarden vast, zoals de vervaldata, welke betaalmethoden je accepteert en eventuele boetes voor te late betaling, zodat klanten vanaf het begin weten waar ze aan toe zijn.

• Contracten en overeenkomsten: Gebruik contracten of schriftelijke overeenkomsten om de betalingsvoorwaarden duidelijk te maken, vooral voor grote of doorlopende projecten.

Boetes en stimuleringsmaatregelen

• Kortingen voor snelle betaling: Geef klanten korting als ze hun facturen snel betalen. Zelfs een klein kortingspercentage kan mensen motiveren om sneller te betalen.

• Gedifferentieerde prijzen: Denk eens na over gedifferentieerde prijzen, waarbij snelle betalingen klanten op termijn geld besparen.

• Boetes voor te late betaling: Zorg dat je boetes hebt voor facturen die te laat betaald worden. Zorg dat je deze boetes altijd oplegt.

Communicatie met de klant

• Regelmatige follow-ups: Stuur herinneringen voor en na de vervaldatum. Door vriendelijk en consequent te blijven, kun je vertragingen flink verminderen.

• Open communicatie: Maak het makkelijk voor klanten om contact op te nemen met je financiële team als ze vragen hebben over facturen. Open communicatie kan helpen om geschillen of misverstanden snel op te lossen.

Flexibele betaalopties

• Meerdere betaalmethoden: Accepteer verschillende betaalmethoden, zoals creditcards, bankoverschrijvingen en mobiele betalingen, zodat klanten zo makkelijk mogelijk kunnen betalen.

• Betalingsplannen: Bied voor grotere facturen gestructureerde betalingsplannen aan waarmee klanten in termijnen kunnen betalen.

Houd je krediet onder controle

• Kredietcontroles: Controleer de kredietwaardigheid van nieuwe klanten voordat je ze krediet geeft. Zo kun je het risico op te late of geen betaling inschatten.

• Kredietlimieten: Stel kredietlimieten in voor nieuwe klanten en pas deze aan op basis van hun betalingsgeschiedenis.

Technologie

• Online betaalportalen: Gebruik online portalen waar klanten hun facturen kunnen bekijken en betalingen kunnen doen. Deze portalen kunnen ook automatisch herinneringen en updates over de status van facturen sturen.

• Digitale ontvangstbewijzen en bevestigingen: stuur klanten meteen na een betaling een digitaal ontvangstbewijs en een betalingsbevestiging, zodat ze zekerheid hebben en een bewijs van de transactie hebben.

Juridische en incassomaatregelen

• Incasso door derden: Denk erover na om een incassobureau in te schakelen om schulden van lang onbetaalde facturen te innen.

• Juridische stappen: Juridische stappen kunnen nodig zijn als alle andere mogelijkheden zijn uitgeput.