未払い請求書とは、企業が発行したものの、顧客からまだ支払われていない請求書のことです。これらの請求書 は支払い待ちであるため、全額支払われるか売上が処理されるまで「未払い」とみなされます。

2022 年のレポートによると、企業の 87% が、平均的な請求書の支払いは支払い期日後に行われ、多くの請求書が数週間、あるいは数か月も未払いのままになっていると報告しています。以下では、未払い請求書がどのように企業に影響するのか、未払い請求書のプロセスを自動化する方法、未払い請求書の数を減らす方法について説明します。

この記事の内容

• 未払い請求書が発生する理由
  
• 未払い請求書が企業にもたらす影響
  
• 未払い請求書を効果的に管理する方法
  
• 未払い請求書プロセスを自動化する方法
  
• 未払い請求書の数を減らす方法
  

未払い請求書が発生する理由

未払い請求書は、さまざまな理由で発生する可能性があります。ここでは、請求書が未払いになる一般的な原因をいくつか紹介します。

• 支払い遅延:顧客は、経済的な制約、忘れやすい、またはその他の理由で、支払いが遅れる可能性があります。

• 決済処理の遅延:電子決済の場合でも、支払いが処理されて会社の口座に反映されるまでには時間がかかることがあります。この遅延により、請求書が一時的に未払いのままになる可能性があります。

• 請求書のエラー:請求情報の誤り、価格の不一致、数量の誤りなどの請求エラーにより、顧客が支払いに不審請求の申請したり支払いを遅らせたりする可能性があります。

• 不審請求の申請:顧客は受け取った商品やサービスの品質に不審請求を申請し、問題が解決するまで支払いを保留する場合があります。

• 故意の未納:顧客は、経済的な困難、商品やサービスへの不満、または不正目的のために、請求書の支払いを故意に回避する場合があります。

• 一部支払い:顧客が請求書の一部支払いを行い、残高が未払いのままになる場合があります。

• 管理上の遅延:支払いの処理や会計システムへの記録が遅れると、請求書が未払いのままになる可能性があります。

• 複雑な支払い条件:支払い条件が複雑な請求書や複数の承認が必要な請求書は、処理に時間がかかり、未払い期間が長くなる可能性があります。

未払い請求書が企業にもたらす影響

未払い請求書は企業にとって課題となる可能性があります。ここでは、未払い請求書がもたらす可能性のあるいくつかの困難を見てみましょう。

• キャッシュフロー管理:未払い請求書は、特に収益の大部分が売掛金に充てられている場合には、キャッシュフローに影響を及ぼす可能性があります。支払いの受け取りが遅れると、財務上の負担が生じ、企業が自社の経費を賄ったり成長のために再投資したりする能力に影響を及ぼす可能性があります。

• 事務負担:未払い請求書の追跡と管理には、管理上の作業が必要です。これには、リマインダーの送信、支払い条件の交渉、不審請求の申請の対応が含まれ、これらはすべて時間とリソースを消費します。

• 不良債権のリスク:未払い請求書が支払われず、不良債権になるリスクは常に存在します。このリスクは、請求書の未払い期間が長くなるにつれて増大し、金銭的損失につながる可能性があります。

• リソースの割り当て:企業は、売掛金 (AR) を管理し、期限通りの支払いを確実に行うために、リソースを効果的に割り当てる必要があります。これにより、より生産性の高い他の領域からリソースを転用できます。

未払い請求書を効果的に管理する方法

未払い請求書の管理は、企業の財務健全性にとって重要です。未払い請求書に対応するための戦略をいくつか紹介します。

正確で詳細な請求書を発行する

請求書が正確かつ詳細で、わかりやすいことを確認してください。請求書番号、日付、支払い条件、支払い期日、連絡先情報など、関連するすべての情報を含めます。プロセスを自動化し、エラーを減らすために、請求ソフトウェアの使用を検討してください。

明確な支払い条件を設定する

支払い期日、許容される支払い方法、延滞料金などの支払い条件を事前に明確に伝えます。迅速な支払いを促すために、早期支払いの割引を提供することを検討してください。必要に応じて柔軟に対応し、支払い計画を交渉する準備をしてください。

請求書を期限内に送付する

商品またはサービスが提供されたら、速やかに請求書を送付してください。より迅速な配送と追跡を容易にするために、電子請求の使用を検討してください。

定期的にフォローアップする

未払い請求書を追跡し、支払い期日の前後にリマインダーを送信するシステムを導入します。メール、電話、その他のコミュニケーションチャネルを使用して、支払い期限を過ぎた場合にフォローアップします。コミュニケーションにおいては礼儀正しく、かつ毅然とした態度を心がけましょう。

テクノロジーを使用する

会計ソフトウェアまたは請求プラットフォームを使用して、請求の自動化、支払いの追跡、レポートの作成を行います。支払いプロセスを簡素化するために、オンラインのペイメントゲートウェイとの連携を検討してください。

複数の支払いオプションを提供する

クレジットカード、オンライン決済、銀行振込など、さまざまな支払いオプションを顧客に提供します。サブスクリプションベースのサービスには、継続請求サービスを備えた決済処理業者の利用を検討してください。

不審請求の申請を速やかに解決する

顧客が請求書に不審請求を申請した場合は、すばやく問題を調査し、友好的に解決するよう努めます。必要に応じて、妥協案を交渉する用意をしておきましょう。

早期割引や延滞料金を検討する

早期支払いの割引を提供して迅速な売上処理を奨励したり、延滞を抑制して不便を補填するために延滞料金を導入したりします。

必要に応じて回収を外部委託する

社内で支払いを回収する試みが失敗した場合は、専門代理店に回収を委託することを検討してください。業界での経験を持つ評判の良い代理店を必ず選択してください。

請求書データを分析する

請求書データを定期的に確認して、傾向、パターン、潜在的な問題を特定します。この情報を活用して、請求および回収プロセスを改善します。

未払い請求書プロセスを自動化する方法

未払い請求書のプロセスを自動化すると、業務が効率化され、エラーが削減され、企業のキャッシュフローが改善されます。その仕組みは次のとおりです。

適切な請求書ソフトウェアを選択する

請求書を電子的に作成、送信、追跡するには、信頼できる請求プラットフォームを選択してください。自動リマインダー、継続請求、会計ソフトウェアとの連携などの機能を探してください。

Stripe Invoicing は、サブスクリプション、使用状況、またはその他のトリガーに基づいて請求書を自動的に作成して顧客に送信し、ブランドに合わせて請求書の外観をカスタマイズできます。Stripe Billing は、定期的なサブスクリプションを管理し、顧客の請求サイクルに基づいて請求書を自動的に生成できます。

自動リマインダーを設定する

請求書の支払い期日の前後に自動支払いリマインダーを送信するように請求書ソフトウェアを設定します。

ペイメントゲートウェイと連携する

請求ソフトウェアをペイメントゲートウェイに連携します。これにより、顧客は請求書をオンラインで直接支払うことができ、プロセスがより迅速かつ便利になります。

延滞料金の自動化

延滞料金を請求する場合は、ソフトウェアを設定して、延滞料金を自動的に計算し、支払い期限を過ぎた請求書に適用します。延滞料金ポリシーを事前に顧客に伝えます。

売掛金 (AR) 自動化ツールを使用する

回収プロセスを管理するには、専用の AR 自動化ソフトウェアの使用を検討してください。このソフトウェアは、督促メールを自動的に送信し、支払いの約束を追跡し、回収をエスカレートすることができます。Stripe Billing と Stripe Invoicing では、督促管理ツールも提供されます。Stripe Invoicing では失敗した支払いを自動的に再試行し、Stripe Billing では事業のニーズに合わせてカスタマイズされた督促戦略が提供されます。

電子データ交換 (EDI) を導入する

大規模なクライアントやサプライヤーと取引する場合は、請求書やその他のドキュメントの交換を自動化するために EDI を導入することを検討してください。EDI を使用すると、手動によるデータ入力と処理エラーを大幅に削減できます。

AI と機械学習を活用する

一部の請求書および AR 自動化プラットフォームでは、AI と機械学習を使用して請求書データを分析し、パターンを識別します。これにより、どの請求書の支払いが遅延する可能性があるかを予測し、それに応じて回収活動の優先順位を決めることができます。

会計ソフトウェアと連携する

請求書および売掛金自動化ツールを会計ソフトウェアと連携します。これにより、手動でデータを入力する必要がなくなり、正確な財務記録が確保されます。

カスタム連携を構築する

より複雑な自動化のニーズには、API を使用してシステムとのカスタム連携を構築できます。Stripe API を使用すると、請求書、支払い、顧客など、Stripe アカウントのあらゆる側面をプログラムで制御できます。

現在ベータ版である Stripe Automations は、請求書やサブスクリプションに関連するタスクを管理するためのカスタムワークフローを作成する別の方法です。トリガー (請求書の作成、支払いの失敗など) とアクション (フォローアップメールの送信、顧客レコードの更新など) を定義して、プロセスを自動化できます。

未払い請求書の数を減らす方法

未払い請求書を最小限に抑えることで、キャッシュフローが改善され、支払い遅延の追跡にかかる時間が短縮されます。ここでは、企業の未払い請求書を削減するのに役立つ戦略をいくつか紹介します。

請求処理の容易化

• 請求の自動化:自動請求ソフトウェアを使用すると、商品やサービスの提供後すぐに請求書が送信されます。自動化により、手動の処理によって発生する遅延が排除されます。

• 正確性:不審請求の申請や支払いの遅延を防ぐために、請求書が正確であることを確認してください。請求書を送信する前に、サービスや商品、価格、条件に関する情報を再確認してください。

明確な支払い条件

• 明確な条件を設定する:支払い期日、許容される支払い方法、支払い遅延に対する罰則などの支払い条件を事前に定義して、最初から顧客の期待値を設定します。

• 契約と合意:特に大規模なプロジェクトや継続中のプロジェクトの場合は、契約書または書面による合意を使用して支払い条件を明確にします。

罰則とインセンティブ

• 早期支払いの割引:請求書を早期に支払う顧客に割引を提供します。わずかな割引でも、支払いを早める動機になります。

• 段階的料金:迅速な支払いによって長期的に顧客の節約につながる段階的料金を検討してください。

• 延滞料金:支払い期限を過ぎた請求書に対して延滞料金を課します。これらの罰則を一貫して施行します。

顧客とのコミュニケーション

• 定期的なフォローアップ:期日の前後にリマインダーを送信します。丁寧で一貫したフォローアップを行うことで、遅延を大幅に減らすことができます。

• オープンなコミュニケーション:顧客が請求書に関する問い合わせで財務チームに簡単に連絡できるようにします。オープンなコミュニケーションは、不審請求の申請や誤解を迅速に解決するのに役立ちます。

柔軟な支払いオプション

• 複数の支払い方法:クレジットカード、銀行振込、モバイル決済など、さまざまな支払い方法を受け付け、顧客ができるだけ簡単に支払いを行えるようにします。

• 支払いプラン:高額の請求書の場合は、顧客が分割払いできる構造化された支払いプランを提供します。

クレジットを管理する

• 信用調査:信用供与を行う前に、新規顧客の信用調査を実施します。これは、支払い遅延や未払いのリスクを評価するのに役立ちます。

• 利用限度額:新規顧客の利用限度額を設定し、支払い履歴に基づいて調整します。

テクノロジー

• オンライン決済ポータル:顧客が請求書を表示して支払いを行うことができるオンラインポータルを使用します。これらのポータルは、請求書のステータスに関する自動リマインダーや更新を送信することもできます。

• 電子領収書と確認書:支払いが行われるとすぐに電子領収書と支払い確認書を顧客に送信し、顧客に安心感と取引の記録を提供します。

法的措置と回収措置

• サードパーティによる収集:長期未払いの請求書から債権を回収するには、債権回収会社を利用することを検討してください。

• 法的措置:他のすべての手段が尽くされた場合、法的措置が必要になる可能性があります。