Le fatture aperte sono fatture emesse da un'attività ma che non sono state pagate dal cliente. Poiché queste fatture sono in attesa di pagamento, sono considerate "aperte" fino a quando non vengono completamente saldate.

In un report del 2022, l'87% delle attività ha riferito che la propria fattura media viene pagata dopo la data di scadenza, lasciando molte fatture aperte per settimane o addirittura mesi. Di seguito viene illustrato cosa significano le fatture aperte per le attività, come automatizzare i processi riguardanti le fatture aperte e come ridurne il numero.

Di cosa tratta questo articolo?

• Perché si verificano fatture aperte
  
• Cosa significano le fatture aperte per le attività
  
• Come gestire in modo efficace le fatture aperte
  
• Come automatizzare i processi riguardanti le fatture aperte
  
• Come ridurre il numero di fatture aperte
  

Perché si verificano fatture aperte

Le fatture aperte possono verificarsi per diversi motivi. Ecco alcune delle cause più comuni.

• Ritardi di pagamento: i clienti potrebbero semplicemente essere in ritardo nell'effettuare i pagamenti a causa di vincoli finanziari, dimenticanze o altri motivi.

• Ritardi nell'elaborazione dei pagamenti: anche con i pagamenti elettronici, può essere necessario del tempo prima che i pagamenti vengano elaborati e riportati nei conti di un'attività. Questo ritardo può far sì che le fatture rimangano temporaneamente aperte.

• Errori di fatturazione: gli errori di fatturazione, come informazioni di addebito errate, discrepanze di prezzo o quantità errate, possono indurre i clienti a contestare o ritardare il pagamento.

• Contestazioni: i clienti potrebbero contestare la qualità dei beni o servizi ricevuti e trattenere il pagamento fino alla risoluzione del problema.

• Mancato pagamento intenzionale: i clienti potrebbero deliberatamente evitare di pagare le fatture a causa di difficoltà finanziarie, insoddisfazione circa il prodotto o servizio o intenzioni fraudolente.

• Pagamenti parziali: i clienti potrebbero effettuare pagamenti parziali per una fattura, lasciando aperto il saldo rimanente.

• Ritardi amministrativi: ritardi nell'elaborazione dei pagamenti o nella loro registrazione nei sistemi contabili possono tenere aperte le fatture.

• Termini di pagamento complessi: le fatture con termini di pagamento complicati o che richiedono più approvazioni potrebbero richiedere più tempo per l'elaborazione, comportando di conseguenza periodi di apertura più lunghi.

Cosa significano le fatture aperte per le attività

Le fatture aperte possono creare problemi alle attività. Ecco alcune delle difficoltà che potrebbero comportare.

• Gestione del flusso di cassa: le fatture aperte possono influire sul flusso di cassa, soprattutto se una parte sostanziale dei ricavi è vincolata a crediti. I ritardi nella ricezione dei pagamenti possono causare tensioni finanziarie, compromettendo la capacità di un'attività di coprire le proprie spese o di reinvestire nella crescita.

• Oneri amministrativi: il monitoraggio e la gestione delle fatture aperte richiedono un notevole impegno amministrativo. Ciò include l'invio di promemoria, la negoziazione dei termini di pagamento e la gestione delle contestazioni, tutte attività che richiedono tempo e risorse.

• Rischio di crediti inesigibili: c'è sempre il rischio che le fatture aperte rimangano insolute, trasformandole in crediti inesigibili. Questo rischio aumenta con il tempo in cui la fattura non viene pagata e può portare a perdite finanziarie.

• Allocazione delle risorse: le attività devono allocare in modo efficace le risorse per gestire i crediti verso i clienti e assicurarsi pagamenti puntuali. Questo può distogliere risorse da altre aree più produttive.

Come gestire in modo efficace le fatture aperte

La gestione delle fatture aperte è importante per la salute finanziaria di un'attività. Ecco alcune strategie per rispondere alle fatture aperte.

Emetti fatture accurate e dettagliate

Assicurati che le fatture siano accurate, dettagliate e di facile comprensione. Includi tutte le informazioni pertinenti, come il numero della fattura, la data, i termini di pagamento, la scadenza e i recapiti. Prendi in considerazione l'utilizzo di un software di fatturazione per automatizzare il processo e ridurre gli errori.

Definisci termini di pagamento chiari

Comunica chiaramente in anticipo i termini di pagamento, comprese le date di scadenza, le modalità di pagamento accettate e le penali per ritardato pagamento. Prendi in considerazione l'idea di offrire sconti sui pagamenti anticipati per incentivare un pagamento tempestivo. Sii flessibile e disponibile a negoziare piani di pagamento, se necessario.

Invia le fatture per tempo

Invia tempestivamente le fatture dopo la consegna di merci o servizi. Considera l'utilizzo della fatturazione elettronica per una consegna più rapida e un monitoraggio più semplice.

Follow-up regolare

Implementa un sistema per tenere traccia delle fatture aperte e inviare promemoria prima e dopo le date di scadenza. Usa email, telefonate o altri canali di comunicazione per dare seguito ai pagamenti scaduti. Le tue comunicazioni devono avere un carattere deciso ma sempre educato.

Utilizza la tecnologia

Usa un software di contabilità o una piattaforma di fatturazione per automatizzare l'emissione delle fatture, monitorare i pagamenti e generare report. Prendi in considerazione l'integrazione con gateway di pagamento online per semplificare il processo di pagamento.

Offri più opzioni di pagamento

Offri ai clienti diverse opzioni di pagamento come carte di credito, pagamenti online o bonifici bancari. Valuta la possibilità di utilizzare elaboratori di pagamento con servizi di fatturazione ricorrente per i servizi forniti in abbonamento.

Rispondi alle contestazioni prontamente

Se un cliente contesta una fattura, esamina tempestivamente il problema e cerca di risolverlo in via amichevole. Sii disponibile a negoziare un compromesso, se necessario.

Prendi in considerazione sconti per chi paga in anticipo o penali per chi paga in ritardo

Offri sconti per i pagamenti anticipati per incentivare un saldo tempestivo o applica penali ai pagamenti in ritardo per scoraggiare i ritardi e avere un indennizzo per l'inconveniente.

Esternalizza le riscossioni, se necessario

Se gli sforzi interni per riscuotere i pagamenti falliscono, prendi in considerazione l'esternalizzazione della riscossione a un'agenzia apposita. Assicurati di scegliere un'agenzia affidabile con esperienza nel tuo settore.

Analizza i dati delle fatture

Rivedi regolarmente i dati delle fatture per identificare tendenze, schemi e potenziali problemi. Utilizza tali informazioni per perfezionare i processi di fatturazione e riscossione.

Come automatizzare i processi riguardanti le fatture aperte

Automatizzando i processi riguardanti le fatture aperte, le attività possono semplificare le operazioni, ridurre gli errori e migliorare il flusso di cassa. Ecco come automatizzare i processi.

Scegli il software di fatturazione giusto

Scegli una piattaforma di fatturazione affidabile per creare, inviare e monitorare le fatture in formato elettronico. Cerca funzionalità quali promemoria automatici, addebiti ricorrenti e l'integrazione con software di contabilità.

Stripe Invoicing crea e invia automaticamente fatture ai clienti in base ad abbonamenti, utilizzo o altri fattori scatenanti e ti permette di personalizzare l'aspetto delle fatture per adattarle al tuo brand. Stripe Billing è in grado di gestire abbonamenti ricorrenti e generare automaticamente le fatture in base ai cicli di addebito dei clienti.

Configura promemoria automatici

Configura il tuo software di fatturazione per l'invio automatico di promemoria di pagamento prima e dopo la scadenza.

Integra gateway di pagamento

Collega il tuo software di fatturazione a un gateway di pagamento. Ciò consente ai clienti di pagare direttamente le fatture online, rendendo la procedura più rapida e comoda.

Automatizza le penali per ritardato pagamento

Se addebiti penali per ritardato pagamento, configura il tuo software in modo che le calcoli automaticamente e le applichi alle fatture scadute. Comunica in anticipo ai clienti la tua politica sulle penali per i ritardi nei pagamenti.

Utilizza strumenti di automazione per i crediti verso i clienti

Prendi in considerazione l'utilizzo di un software di automazione per i crediti verso i clienti specializzato per gestire il tuo processo di riscossione. Questo software è in grado di inviare automaticamente email di sollecito, tenere traccia delle promesse di pagamento e aumentare la riscossione. Stripe Billing e Stripe Invoicing offrono anche strumenti di gestione dei solleciti: Stripe Invoicing ritenta automaticamente i pagamenti non riusciti e Stripe Billing offre strategie personalizzate per sollecitare i pagamenti in base alle esigenze della tua attività.

Implementa lo scambio elettronico di dati (EDI)

Se lavori con clienti o fornitori di grandi dimensioni, prendi in considerazione l'implementazione di un sistema di scambio elettronico dei dati (EDI, electronic data interchange) per automatizzare lo scambio di fatture e altri documenti. L'EDI può ridurre notevolmente l'immissione manuale dei dati e gli errori di elaborazione.

Utilizza l'intelligenza artificiale e il machine learning

Alcune piattaforme di automazione della fatturazione e di gestione dei crediti verso i clienti utilizzano l'intelligenza artificiale e il machine learning per analizzare i dati delle fatture e identificare i modelli. Ciò può aiutare a prevedere quali ricevute potrebbero essere pagate in ritardo e a stabilire le priorità degli sforzi di riscossione di conseguenza.

Integra il software di contabilità

Integra gli strumenti di fatturazione e di automazione della gestione dei crediti verso i clienti con il tuo software di contabilità. Ciò elimina la necessità di inserire manualmente i dati e garantisce registri finanziari accurati.

Crea integrazioni personalizzate

Per esigenze di automazione più complesse, puoi utilizzare le API per creare integrazioni personalizzate con i tuoi sistemi. L'API Stripe ti consente di controllare a livello di codice tutti gli aspetti del tuo account Stripe, inclusi fatture, pagamenti e clienti.

Le automazioni di Stripe, attualmente in versione beta, sono un altro modo per creare flussi di lavoro personalizzati per gestire le attività relative a fatture e abbonamenti. Puoi definire fattori scatenanti (ad es. fattura creata, pagamento non riuscito) e azioni (ad es. invio di email di follow-up, aggiornamento record cliente) per automatizzare i processi.

Come ridurre il numero di fatture aperte

La riduzione al minimo delle fatture aperte migliora il flusso di cassa e riduce il tempo speso per monitorare i pagamenti in ritardo. Ecco alcune strategie che possono aiutarti a ridurre le fatture insolute della tua attività.

Semplifica la fatturazione

• Automatizza la fatturazione: utilizza un software per la fatturazione automatica in modo che le fatture vengano inviate subito dopo la consegna di beni o servizi. L'automazione elimina i ritardi causati dall'elaborazione manuale.

• Precisione: assicurati che le fatture siano accurate per evitare contestazioni e ritardi nei pagamenti. Ricontrolla le informazioni sui servizi o prodotti, i prezzi e le condizioni prima di inviare la fattura.

Termini di pagamento chiari

• Stabilisci termini chiari: definisci in anticipo i termini di pagamento, comprese le date di scadenza, le modalità di pagamento accettate ed eventuali penali per ritardato pagamento, per delineare le aspettative dei clienti fin dall'inizio.

• Contratti e accordi: utilizza contratti o accordi scritti per rendere espliciti i termini di pagamento, soprattutto per progetti di grandi dimensioni o continuativi.

Penali e incentivi

• Sconti per il pagamento anticipato: offri sconti ai clienti che pagano le fatture in anticipo. Anche una piccola percentuale di sconto può motivare pagamenti più rapidi.

• Tariffe differenziate: prendi in considerazione di offrire tariffe differenziate in base alle quali i pagamenti tempestivi generano risparmi per i clienti nel tempo.

• Penali per ritardato pagamento: applica penali per il ritardato pagamento delle fatture scadute e applicale in modo coerente.

Comunicazioni con i clienti

• Follow-up regolari: invia promemoria prima e dopo le date di scadenza. Follow-up educati e coerenti possono ridurre notevolmente i ritardi.

• Linee di comunicazione aperte: consenti ai clienti di contattare il team finanziario in modo semplice per qualsiasi domanda relativa alle fatture. Una comunicazione aperta può aiutare a risolvere rapidamente controversie o incomprensioni.

Opzioni di pagamento flessibili

• Più modalità di pagamento: accetta diverse modalità di pagamento, tra cui carte di credito, bonifici bancari e pagamenti mobili per semplificare il più possibile il pagamento per i clienti.

• Piani di pagamento: per fatture di importo elevato, offri piani di pagamento strutturati che consentano ai clienti di pagare a rate.

Controlla il tuo credito

• Verifiche di solvibilità: effettua controlli di solvibilità sui nuovi clienti prima di estendere il credito. Questo aiuta a valutare il rischio di ritardi o mancati pagamenti.

• Limiti di credito: imposta limiti di credito per i nuovi clienti e modificali in base alla loro cronologia dei pagamenti.

Tecnologia

• Portali di pagamento online: utilizza portali online dove i clienti possono visualizzare le fatture ed effettuare i pagamenti. Questi portali possono anche inviare promemoria automatici e aggiornamenti sullo stato delle fatture.

• Ricevute e conferme digitali: invia ricevute digitali e conferme di pagamento ai clienti immediatamente dopo l'avvenuto pagamento, offrendo loro sicurezza e una registrazione della transazione.

Misure legali e di riscossione

• Riscossione di terze parti: prendi in considerazione l'idea di rivolgerti a un'agenzia di riscossione per recuperare i crediti derivanti da fatture non pagate per lungo tempo.

• Azioni legali: un'azione legale potrebbe essere necessaria quando tutte le altre strade sono state esaurite.