ใบแจ้งหนี้ค้างชำระคือใบแจ้งหนี้ที่ธุรกิจออกให้แต่ลูกค้ายังไม่ได้ชำระเงิน และเนื่องจากใบแจ้งหนี้เหล่านี้กำลังรอการชำระเงิน จึงถือเป็นใบแจ้งหนี้ค้างชำระจนกว่าจะได้รับการชำระเงินเต็มจำนวนหรือจัดการเรียบร้อยแล้ว

ในรายงานปี 2022 ธุรกิจ 87% รายงานว่าโดยเฉลี่ยแล้วใบแจ้งหนี้ของตนจะได้รับชำระหลังวันครบกำหนด ซึ่งทำให้ใบแจ้งหนี้หลายฉบับยังคงค้างชำระเป็นเวลาหลายสัปดาห์หรือแม้แต่หลายเดือน ต่อไปนี้เราจะอธิบายว่าใบแจ้งหนี้ค้างชำระมีความหมายต่อธุรกิจอย่างไร วิธีทำให้กระบวนการเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ค้างชำระเป็นแบบอัตโนมัติ และวิธีลดจำนวนใบแจ้งหนี้ค้างชำระ

เนื้อหาหลักในบทความ

• สาเหตุของใบแจ้งหนี้ค้างชำระ
  
• ใบแจ้งหนี้ค้างชำระมีความหมายต่อธุรกิจอย่างไร
  
• วิธีจัดการใบแจ้งหนี้ค้างชำระอย่างมีประสิทธิภาพ
  
• วิธีทำให้กระบวนการเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ค้างชำระเป็นอัตโนมัติ
  
• วิธีลดจำนวนใบแจ้งหนี้ค้างชำระ
  

สาเหตุของใบแจ้งหนี้ค้างชำระ

ใบแจ้งหนี้ค้างชำระอาจเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ ต่อไปนี้คือตัวอย่างสาเหตุที่พบบ่อยของใบแจ้งหนี้ค้างชำระ

• การชำระเงินล่าช้า: ลูกค้าอาจชำระเงินล่าช้าเนื่องจากข้อจำกัดทางการเงินของตนเอง, การลืม หรือเหตุผลอื่นๆ

• ความล่าช้าในการประมวลผลการชำระเงิน: แม้จะเป็นการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ ก็อาจใช้เวลาสักระยะในการประมวลผลการชำระเงินและแสดงยอดในบัญชีของบริษัท ซึ่งความล่าช้านี้อาจทำให้ใบแจ้งหนี้ยังคงค้างชำระอยู่ชั่วคราว

• ข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้: ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ เช่น ข้อมูลการเรียกเก็บเงินที่ไม่ถูกต้อง, ความคลาดเคลื่อนของราคา หรือปริมาณที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้ลูกค้าโต้แย้งหรือชำระเงินล่าช้า

• ข้อโต้แย้ง: ลูกค้าอาจโต้แย้งเกี่ยวกับคุณภาพของสินค้าหรือบริการที่ได้รับและระงับการชำระเงินไว้จนกว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไข

• การไม่ชำระเงินโดยเจตนา: ลูกค้าอาจหลีกเลี่ยงการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้โดยเจตนาเนื่องจากมีปัญหาทางการเงิน, ไม่พึงพอใจกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ หรือมีความตั้งใจฉ้อโกง

• การชำระเงินบางส่วน: ลูกค้าอาจชำระเงินบางส่วนสำหรับใบแจ้งหนี้ ทำให้มียอดคงเหลือค้างชำระอยู่

• ความล่าช้าด้านธุรการ: ความล่าช้าในการประมวลผลการชำระเงินหรือการบันทึกในระบบบัญชีอาจทำให้ใบแจ้งหนี้ยังคงค้างชำระ

• เงื่อนไขการชำระเงินที่ซับซ้อน: ใบแจ้งหนี้ที่มีเงื่อนไขการชำระเงินที่ซับซ้อนหรือที่ต้องได้รับการอนุมัติหลายขั้นตอนอาจใช้เวลาในการดำเนินการนานขึ้น ส่งผลให้มีระยะเวลาที่ค้างชำระนานขึ้น

ใบแจ้งหนี้ค้างชำระมีความหมายต่อธุรกิจอย่างไร

ใบแจ้งหนี้ค้างชำระอาจสร้างความท้าทายให้กับธุรกิจ ต่อไปนี้คือตัวอย่างปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

• การจัดการกระแสเงินสด: ใบแจ้งหนี้ค้างชำระอาจส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากรายรับส่วนใหญ่ติดอยู่ในรูปของลูกหนี้การค้า ความล่าช้าในการรับชำระเงินอาจทำให้เกิดความติดขัดทางการเงิน ซึ่งส่งผลกระทบต่อความสามารถของธุรกิจในการชำระค่าใช้จ่ายของตนเองหรือนำไปลงทุนเพื่อการเติบโต

• ภาระด้านการบริหาร: การติดตามและจัดการใบแจ้งหนี้ค้างชำระต้องอาศัยการดำเนินงานด้านธุรการ ซึ่งรวมถึงการส่งการแจ้งเตือน, การเจรจาต่อรองเงื่อนไขการชำระเงิน และการจัดการข้อพิพาท ซึ่งทั้งหมดนี้ใช้ทั้งเวลาและทรัพยากร

• ความเสี่ยงด้านหนี้สูญ: มีความเสี่ยงเสมอที่ใบแจ้งหนี้ค้างชำระจะไม่ได้รับการชำระเงิน ซึ่งจะทำให้กลายเป็นหนี้สูญ ความเสี่ยงนี้จะเพิ่มขึ้นตามระยะเวลาที่ใบแจ้งหนี้ยังไม่ได้รับการชำระ และอาจนำไปสู่การขาดทุนทางการเงิน

• การจัดสรรทรัพยากร: ธุรกิจจำเป็นต้องจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อจัดการลูกหนี้การค้า (AR) และดูแลให้มีการชำระเงินที่ตรงเวลา ซึ่งอาจเป็นการดึงทรัพยากรจากส่วนงานอื่นที่มีประสิทธิผลมากกว่า

วิธีจัดการใบแจ้งหนี้ค้างชำระอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการใบแจ้งหนี้ค้างชำระเป็นสิ่งสำคัญต่อสถานะทางการเงินของธุรกิจ ต่อไปนี้คือกลยุทธ์บางประการในการจัดการกับใบแจ้งหนี้ค้างชำระ

ออกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องและมีรายละเอียดครบถ้วน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ของคุณถูกต้อง มีรายละเอียดครบถ้วน และเข้าใจง่าย รวมถึงระบุข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้, วันที่, เงื่อนไขการชำระเงิน, วันครบกำหนด และข้อมูลติดต่อ พิจารณาใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้เพื่อทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติและลดข้อผิดพลาด

กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินที่ชัดเจน

สื่อสารเงื่อนไขการชำระเงินล่วงหน้าอย่างชัดเจน รวมถึงวันครบกำหนด, วิธีการชำระเงินที่ยอมรับได้ และค่าปรับกรณีชำระล่าช้า พิจารณาเสนอส่วนลดสำหรับการชำระเงินล่วงหน้าเพื่อกระตุ้นให้เกิดการชำระเงินที่รวดเร็ว และมีความยืดหยุ่นและยินดีเจรจาต่อรองแผนการชำระเงินหากจำเป็น

ส่งใบแจ้งหนี้ตรงเวลา

ส่งใบแจ้งหนี้ทันทีหลังจากจัดส่งสินค้าหรือให้บริการ พิจารณาใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้จัดส่งได้เร็วขึ้นและติดตามได้ง่ายขึ้น

ติดตามผลเป็นประจำ

นำระบบมาใช้เพื่อติดตามใบแจ้งหนี้ค้างชำระและส่งการแจ้งเตือนก่อนและหลังวันครบกำหนด ใช้อีเมล, โทรศัพท์ หรือช่องทางการสื่อสารอื่นๆ เพื่อติดตามการชำระเงินที่เลยกำหนด โดยใช้การสื่อสารที่สุภาพแต่หนักแน่น

ใช้เทคโนโลยี

ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีหรือแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้เพื่อทำให้การออกใบแจ้งหนี้เป็นอัตโนมัติ, ติดตามการชำระเงิน และสร้างรายงาน พิจารณาการผสานการทำงานกับเกตเวย์การชำระเงินออนไลน์เพื่อทำให้กระบวนการชำระเงินง่ายขึ้น

จัดเตรียมตัวเลือกการชำระเงินที่หลากหลาย

จัดเตรียมตัวเลือกการชำระเงินที่แตกต่างกันให้ลูกค้า เช่น บัตรเครดิต, การชำระเงินออนไลน์ หรือการโอนเงินผ่านธนาคาร พิจารณาใช้ผู้ประมวลผลการชำระเงินที่มีบริการเรียกเก็บเงินตามรอบสำหรับบริการแบบสมัครสมาชิก

จัดการข้อโต้แย้งทันที

หากลูกค้าโต้แย้งใบแจ้งหนี้ ให้ตรวจสอบปัญหาอย่างทันท่วงทีและพยายามแก้ไขอย่างฉันมิตร และเปิดใจเจรจาประนีประนอมหากจำเป็น

พิจารณาส่วนลดสำหรับการชำระเงินล่วงหน้าหรือค่าปรับกรณีชำระล่าช้า

เสนอส่วนลดสำหรับการชำระเงินล่วงหน้าเพื่อกระตุ้นให้เกิดการชำระเงินที่รวดเร็ว หรือใช้ค่าปรับกรณีชำระล่าช้าเพื่อลดการชำระเงินล่าช้าและชดเชยความไม่สะดวกของคุณ

จ้างบุคคลภายนอกเพื่อเรียกเก็บหนี้หากจำเป็น

หากความพยายามภายในองค์กรในการเรียกเก็บเงินล้มเหลว ให้พิจารณาจ้างหน่วยงานมืออาชีพให้ดำเนินการเรียกเก็บหนี้ โปรดเลือกหน่วยงานที่มีชื่อเสียงและมีประสบการณ์ในอุตสาหกรรมของคุณ

วิเคราะห์ข้อมูลใบแจ้งหนี้

ตรวจสอบข้อมูลใบแจ้งหนี้เป็นประจำเพื่อระบุแนวโน้ม, รูปแบบ และปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ใช้ข้อมูลนี้เพื่อปรับปรุงกระบวนการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินของคุณ

วิธีทำให้กระบวนการเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ค้างชำระเป็นอัตโนมัติ

การทำให้กระบวนการเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ค้างชำระเป็นแบบอัตโนมัติจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน, ลดข้อผิดพลาด และปรับปรุงกระแสเงินสดสำหรับธุรกิจ ซึ่งมีวิธีการทำงานดังนี้

เลือกซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสม

เลือกแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้ที่เชื่อถือได้เพื่อสร้าง, ส่ง และติดตามใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ มองหาฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การแจ้งเตือนอัตโนมัติ, การเรียกเก็บเงินตามรอบ และการผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชี

Stripe Invoicing จะสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าของคุณโดยอัตโนมัติตามการสมัครใช้บริการ, การใช้งาน หรือทริกเกอร์อื่นๆ และช่วยให้คุณปรับแต่งรูปลักษณ์ของใบแจ้งหนี้ให้เข้ากับแบรนด์ของคุณได้ Stripe Billing สามารถจัดการการสมัครใช้บริการแบบเรียกเก็บเงินตามรอบและสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติตามรอบการเรียกเก็บเงินของลูกค้า

ตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติ

กำหนดค่าซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ของคุณให้ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินอัตโนมัติก่อนและหลังวันครบกำหนดชำระของใบแจ้งหนี้

ผสานการทำงานกับเกตเวย์การชำระเงิน

เชื่อมต่อซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ของคุณกับเกตเวย์การชำระเงิน ซึ่งช่วยให้ลูกค้าชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ทางออนไลน์ได้โดยตรง ทำให้กระบวนการรวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น

การคิดค่าปรับกรณีชำระล่าช้าอัตโนมัติ

หากคุณเรียกเก็บค่าปรับกรณีชำระล่าช้า ให้ตั้งค่าซอฟต์แวร์ของคุณให้คำนวณและนำไปใช้กับใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนดชำระโดยอัตโนมัติ และแจ้งนโยบายค่าปรับกรณีชำระล่าช้าให้ลูกค้าทราบล่วงหน้า

ใช้เครื่องมืออัตโนมัติสำหรับลูกหนี้การค้า (AR)

พิจารณาใช้ซอฟต์แวร์ AR อัตโนมัติโดยเฉพาะเพื่อจัดการกระบวนการเรียกเก็บเงินของคุณ ซอฟต์แวร์นี้สามารถส่งอีเมลทวงถามหนี้โดยอัตโนมัติ, ติดตามการให้คำมั่นในการชำระเงิน และยกระดับการเรียกเก็บเงินได้ นอกจากนี้ Stripe Billing และ Stripe Invoicing ยังมีเครื่องมือจัดการการทวงถามหนี้ด้วย โดย Stripe Invoicing จะพยายามเรียกเก็บเงินที่ล้มเหลวอีกครั้งโดยอัตโนมัติ และ Stripe Billing มีกลยุทธ์การทวงถามหนี้ที่ปรับแต่งได้เพื่อให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

นำการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) มาใช้

หากคุณทำงานร่วมกับลูกค้ารายใหญ่หรือซัพพลายเออร์ ให้พิจารณานำ EDI มาใช้เพื่อแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้และเอกสารอื่นๆ โดยอัตโนมัติ EDI สามารถลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและข้อผิดพลาดในการประมวลผลได้อย่างมาก

ใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และแมชชีนเลิร์นนิง (ML)

แพลตฟอร์มอัตโนมัติสำหรับการออกใบแจ้งหนี้และ AR บางแพลตฟอร์มใช้ AI และ ML เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลใบแจ้งหนี้และระบุรูปแบบ ซึ่งจะช่วยคาดการณ์ว่าใบแจ้งหนี้ฉบับใดมีแนวโน้มที่จะชำระล่าช้า และจัดลำดับความสำคัญของความพยายามในการเรียกเก็บเงินให้สอดคล้องกัน

ผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชี

ผสานการทำงานของเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับการออกใบแจ้งหนี้และ AR เข้ากับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ ซึ่งจะช่วยลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและรับประกันความถูกต้องของบันทึกทางการเงิน

สร้างการผสานการทำงานแบบกำหนดเอง

สำหรับความต้องการด้านระบบอัตโนมัติที่ซับซ้อนมากขึ้น คุณสามารถใช้ API เพื่อสร้างการผสานการทำงานแบบกำหนดเองกับระบบของคุณได้ Stripe API ช่วยให้คุณควบคุมบัญชี Stripe ของคุณทุกแง่มุมได้โดยใช้โปรแกรม รวมถึงใบแจ้งหนี้, การชำระเงิน และลูกค้า

Stripe Automations (ปัจจุบันอยู่ในช่วงเบต้า) เป็นอีกวิธีหนึ่งในการสร้างขั้นตอนการทำงานแบบกำหนดเองเพื่อจัดการงานที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้และการสมัครใช้บริการ คุณสามารถกำหนดทริกเกอร์ (เช่น สร้างใบแจ้งหนี้, การชำระเงินล้มเหลว) และการดำเนินการ (เช่น ส่งอีเมลติดตามผล, อัปเดตบันทึกลูกค้า) เพื่อทำให้กระบวนการของคุณเป็นอัตโนมัติ

วิธีลดจำนวนใบแจ้งหนี้ค้างชำระ

การลดจำนวนใบแจ้งหนี้ค้างชำระจะช่วยปรับปรุงกระแสเงินสดและลดเวลาที่ใช้ในการติดตามการชำระเงินที่ล่าช้า ต่อไปนี้คือกลยุทธ์บางส่วนที่สามารถช่วยลดจำนวนใบแจ้งหนี้ค้างชำระของธุรกิจคุณได้

ทำให้การออกใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องง่าย

• การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ: ใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ เพื่อให้ใบแจ้งหนี้ถูกส่งทันทีหลังจากจัดส่งสินค้าหรือให้บริการ ระบบอัตโนมัติช่วยขจัดความล่าช้าที่เกิดจากการดำเนินการด้วยตนเอง

• ความถูกต้อง: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้มีความถูกต้องเพื่อป้องกันข้อโต้แย้งและความล่าช้าในการชำระเงิน ตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับบริการหรือผลิตภัณฑ์, ราคา และเงื่อนไขต่างๆ อีกครั้งก่อนส่งใบแจ้งหนี้

เงื่อนไขการชำระเงินที่ชัดเจน

• กำหนดเงื่อนไขที่ชัดเจน: กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินให้ชัดเจนล่วงหน้า รวมถึงวันครบกำหนด, วิธีการชำระเงินที่ยอมรับได้ และค่าปรับกรณีชำระล่าช้า เพื่อกำหนดความคาดหวังของลูกค้าตั้งแต่เริ่มต้น

• สัญญาและข้อตกลง: ใช้สัญญาหรือข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้เงื่อนไขการชำระเงินมีความชัดเจน โดยเฉพาะสำหรับโครงการขนาดใหญ่หรือโครงการที่ดำเนินอยู่อย่างต่อเนื่อง

บทลงโทษและสิ่งจูงใจ

• ส่วนลดสำหรับการชำระเงินล่วงหน้า: เสนอส่วนลดให้กับลูกค้าที่ชำระใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า แม้จะเป็นส่วนลดเพียงเล็กน้อยก็สามารถกระตุ้นให้เกิดการชำระเงินที่เร็วขึ้นได้

• ค่าบริการแบบแบ่งระดับ: พิจารณาใช้ค่าบริการแบบแบ่งระดับ ซึ่งการชำระเงินตรงเวลาจะช่วยให้ลูกค้าประหยัดค่าใช้จ่ายได้เมื่อเวลาผ่านไป

• ค่าปรับกรณีชำระล่าช้า: ใช้ค่าปรับกรณีชำระล่าช้าสำหรับใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนดชำระ และบังคับใช้บทลงโทษเหล่านี้อย่างสม่ำเสมอ

การสื่อสารกับลูกค้า

• การติดตามผลเป็นประจำ: ส่งการแจ้งเตือนก่อนและหลังวันครบกำหนด การติดตามผลที่สุภาพและสม่ำเสมอจะช่วยลดความล่าช้าได้อย่างมาก

• ช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้าง: อำนวยความสะดวกให้ลูกค้าสามารถติดต่อทีมการเงินของคุณได้ง่ายหากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ การสื่อสารที่เปิดกว้างจะช่วยแก้ไขข้อพิพาทหรือความเข้าใจผิดได้อย่างรวดเร็ว

ตัวเลือกการชำระเงินที่ยืดหยุ่น

• วิธีการชำระเงินที่หลากหลาย: รับชำระเงินได้หลายวิธี รวมถึงบัตรเครดิต, การโอนเงินผ่านธนาคาร และการชำระเงินผ่านมือถือ เพื่อให้ลูกค้าชำระเงินได้ง่ายที่สุด

• แผนการชำระเงิน: สำหรับใบแจ้งหนี้มูลค่าสูง ควรเสนอแผนการชำระเงินที่มีโครงสร้างซึ่งช่วยให้ลูกค้าชำระเป็นงวดได้

ควบคุมสินเชื่อของคุณ

• การตรวจสอบเครดิต: ตรวจสอบเครดิตของลูกค้าใหม่ก่อนที่จะให้สินเชื่อ ซึ่งจะช่วยประเมินความเสี่ยงของการชำระเงินล่าช้าหรือการไม่ชำระเงินได้

• วงเงินสินเชื่อ: กำหนดวงเงินสินเชื่อสำหรับลูกค้าใหม่และปรับเปลี่ยนวงเงินตามประวัติการชำระเงินของลูกค้า

เทคโนโลยี

• พอร์ทัลชำระเงินออนไลน์: ใช้พอร์ทัลออนไลน์ที่ลูกค้าสามารถดูใบแจ้งหนี้และชำระเงินได้ พอร์ทัลเหล่านี้ยังสามารถส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติและข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับสถานะใบแจ้งหนี้ได้อีกด้วย

• ใบเสร็จและการยืนยันแบบดิจิทัล: ส่งใบเสร็จและการยืนยันการชำระเงินแบบดิจิทัลให้ลูกค้าทันทีหลังจากชำระเงิน เพื่อสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าและเป็นบันทึกของธุรกรรม

มาตรการทางกฎหมายและการเรียกเก็บหนี้

• การเรียกเก็บหนี้โดยบุคคลที่สาม: พิจารณาใช้บริษัทรับจ้างทวงหนี้เพื่อเรียกเก็บหนี้จากใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระเป็นเวลานาน

• การดำเนินการทางกฎหมาย: การดำเนินการทางกฎหมายอาจจำเป็นเมื่อได้ลองใช้วิธีการอื่นทั้งหมดแล้ว