Las facturas abiertas son facturas que ha emitido una empresa, pero que el cliente no las ha pagado todavía. Dado que estas facturas están a la espera del pago, se consideran «abiertas» hasta que se paguen o liquiden en su totalidad.

En un informe de 2022, el 87 % de las empresas indicó que su factura promedio se paga después de la fecha de vencimiento, por lo que muchas facturas se quedan abiertas durante semanas o incluso meses. A continuación, explicaremos qué significan las facturas abiertas para las empresas, cómo automatizar los procesos de facturación abierta y cómo reducir el número de facturas abiertas.

¿De qué trata este artículo?

• Por qué se producen las facturas abiertas
  
• Qué significan las facturas abiertas para las empresas
  
• Cómo gestionar de manera eficaz las facturas abiertas
  
• Cómo automatizar los procesos de facturación abierta
  
• Cómo reducir el número de facturas abiertas
  

Por qué se producen las facturas abiertas

Las facturas abiertas pueden producirse por numerosos motivos. A continuación te presentamos algunas de las causas más frecuentes de las facturas abiertas.

• Retrasos en los pagos: Es posible que los clientes simplemente se retrasen en los pagos debido a sus propias limitaciones financieras, olvidos u otras razones.

• Retrasos en el procesamiento de pagos: Incluso con los pagos electrónicos, puede llevar algo de tiempo que los pagos se procesen y se reflejen en las cuentas de las empresas. Esta demora puede hacer que las facturas permanezcan abiertas temporalmente.

• Errores en la factura: Los errores de facturación, como información de facturación incorrecta, discrepancias en los precios o cantidades incorrectas, pueden llevar a los clientes a disputas o retrasos en el pago.

• Disputas: Los clientes pueden cuestionar la calidad de los bienes o servicios recibidos y retener el pago hasta que se resuelva el problema.

• Impago intencionado: Es posible que los clientes eviten deliberadamente pagar las facturas por dificultades financieras, por insatisfacción con el producto o servicio o por intenciones fraudulentas.

• Pagos parciales: Los clientes pueden hacer pagos parciales de una factura y dejar el saldo restante abierto.

• Retrasos administrativos: Las demoras en procesar los pagos o en registrarlos en los sistemas contables pueden hacer que las facturas permanezcan abiertas.

• Condiciones de pago complejas: Las facturas con condiciones de pago complicadas o que requieren varias aprobaciones pueden tardar más en procesarse y permanecer abiertas durante más tiempo.

Qué significan las facturas abiertas para las empresas

Las facturas abiertas pueden suponer un desafío para las empresas. A continuación se muestran algunas de las dificultades que pueden plantear.

• Gestión del flujo de caja: Las facturas abiertas pueden afectar al flujo de caja, sobre todo si una parte sustancial de los ingresos está inmovilizada en cuentas por cobrar. Los retrasos en la recepción de los pagos pueden suponer dificultades financieras y afectar a la capacidad de las empresas para cubrir sus propios gastos o reinvertir en crecimiento.

• Carga administrativa: El seguimiento y la gestión de facturas abiertas supone un esfuerzo administrativo, que incluye el envío de recordatorios, la negociación de las condiciones de pago y la gestión de las disputas, todo lo cual consume tiempo y recursos.

• Riesgo de deudas incobrables: Siempre existe el riesgo de que las facturas abiertas no se paguen y se conviertan en deudas incobrables. Este riesgo aumenta con el tiempo que la factura permanece sin pagarse y puede generar pérdidas financieras.

• Asignación de recursos: Las empresas necesitan asignar recursos de manera eficaz para gestionar sus cuentas por cobrar y garantizar que los pagos se efectúen con puntualidad. Esto puede desviar recursos de otras áreas más productivas.

Cómo gestionar de manera eficaz las facturas abiertas

La gestión de facturas abiertas es importante para la situación financiera de las empresas. Aquí tienes algunas estrategias para responder a las facturas abiertas.

Emite facturas precisas y detalladas

Asegúrate de que tus facturas sean precisas, detalladas y fáciles de entender. Incluye toda la información relevante, como el número de factura, la fecha, las condiciones de pago, la fecha de vencimiento y la información de contacto. Considera la posibilidad de utilizar un software de facturación para automatizar el proceso y reducir los errores.

Establece condiciones de pago claras

Comunica con claridad las condiciones de pago por adelantado, incluidas las fechas de vencimiento, los métodos de pago aceptables y las comisiones por pagos atrasados. Puedes ofrecer descuentos por pago anticipado para incentivar el pago a tiempo. Sé flexible y estate dispuesto a negociar planes de pago si es necesario.

Envía las facturas a tiempo

Envía las facturas con prontitud una vez que se entreguen los productos o servicios. Considera la posibilidad de usar la facturación electrónica para lograr una entrega más rápida y hacer un seguimiento más fácil.

Realiza un seguimiento periódico

Implementa un sistema para el seguimiento de facturas abiertas y el envío de recordatorios antes y después de las fechas de vencimiento. Utiliza el correo electrónico, las llamadas telefónicas u otros canales de comunicación para hacer un seguimiento de los pagos atrasados. Sé educado pero firme en tu comunicación.

Usa la tecnología

Utiliza software de contabilidad o plataformas de facturación para automatizar la facturación, hacer un seguimiento de los pagos y generar informes. Plantéate la integración con pasarelas de pago en línea para simplificar el proceso de pago.

Ofrece varias opciones de pago

Ofrece a los clientes distintas opciones de pago, como tarjetas de crédito, pagos por Internet o transferencias bancarias. Considera la posibilidad de usar procesadores de pagos con servicios de facturación recurrente para los servicios basados en suscripciones.

Resuelve las disputas con prontitud

Si un cliente disputa una factura, debes investigar el problema de inmediato y tratar de resolverlo de manera amistosa. Estate abierto a negociar un compromiso si es necesario.

Considera incluir descuentos anticipados o comisiones por retrasos

Ofrece descuentos por pagos anticipados para incentivar una liquidación rápida o implementa comisiones por pago atrasado para desalentar la morosidad y compensarte así por las molestias.

Externaliza los cobros si es necesario

Si los esfuerzos internos para cobrar los pagos fallan, considera la posibilidad de subcontratar los cobros a una agencia profesional. Asegúrate de elegir una agencia con buena reputación que tenga experiencia en tu sector.

Analiza los datos de las facturas

Revisa periódicamente los datos de las facturas para identificar tendencias, patrones y posibles problemas. Usa esta información para perfeccionar tus procesos de facturación y cobro.

Cómo automatizar los procesos de facturación abierta

La automatización de los procesos de facturación abierta puede agilizar las operaciones, reducir los errores y mejorar el flujo de caja de las empresas. Así es como funciona.

Elige el software de facturación adecuado

Elige una plataforma de facturación fiable para crear, enviar y hacer el seguimiento de facturas electrónicamente. Busca funciones como recordatorios automáticos, facturación recurrente e integración con software de contabilidad.

Stripe Invoicing crea y envía facturas automáticamente a tus clientes en función de sus suscripciones, consumo u otros factores desencadenantes, y te permite personalizar el aspecto de tus facturas para que coincidan con tu marca. Stripe Billing puede gestionar suscripciones recurrentes y generar facturas de manera automática en función de los ciclos de facturación de tus clientes.

Configura recordatorios automáticos

Configura tu software de facturación para que envíe recordatorios de pago automáticos antes y después de la fecha de vencimiento de la factura.

Realiza la integración con pasarelas de pago

Conecta tu software de facturación a una pasarela de pagos. Esto permite a los clientes pagar directamente las facturas en línea, lo que hace que el proceso sea más rápido y cómodo.

Automatiza las comisiones por pagos atrasados

Si cobras comisiones por pagos atrasados, configura tu software para que las calcule y las aplique automáticamente a las facturas vencidas. Comunica tu política de comisiones por retrasos a los clientes por adelantado.

Usa herramientas de automatización de cuentas por cobrar

Considera la posibilidad de utilizar un software especializado de automatización de cuentas por cobrar para gestionar tu proceso de cobro. Este software puede enviar automáticamente correos electrónicos de reclamación de pago, hacer un seguimiento de las promesas de pago y escalar los cobros. Stripe Billing y Stripe Invoicing también ofrecen herramientas de gestión de reclamaciones: Stripe Invoicing reintenta automáticamente los pagos fallidos y Stripe Billing tiene estrategias de reclamación de pago personalizadas para satisfacer las necesidades de tu empresa.

Implementa el intercambio electrónico de datos (EDI)

Si trabajas con clientes o proveedores grandes, puedes plantearte implementar EDI para automatizar el intercambio de facturas y otros documentos. El EDI puede reducir en gran medida la introducción manual de datos y los errores de procesamiento.

Usa la inteligencia artificial (IA) y el machine learning (ML)

Algunas plataformas de automatización de facturación y cuentas por cobrar utilizan IA y machine learning para analizar los datos de las facturas e identificar patrones. Esto puede ayudar a predecir qué facturas es probable que se paguen con retraso y priorizar los esfuerzos de cobro en consecuencia.

Realiza la integración con software de contabilidad

Integra tus herramientas de automatización de facturación y cuentas por cobrar con tu software de contabilidad. Esto elimina la necesidad de introducir datos manualmente y garantiza registros financieros precisos.

Crea integraciones personalizadas

Para necesidades de automatización más complejas, puedes usar las API para crear integraciones personalizadas con tus sistemas. La API Stripe te ofrece control programático sobre todos los aspectos de tu cuenta de Stripe, incluidas las facturas, los pagos y los clientes.

Las automatizaciones de Stripe, que actualmente están en versión beta, son otra forma de crear flujos de trabajo personalizados para gestionar tareas relacionadas con facturas y suscripciones. Puedes definir factores desencadenantes (p. ej., creación de factura, pago fallido) y acciones (p. ej., enviar correos electrónicos de seguimiento, actualizar el registro del cliente) para automatizar tus procesos.

Cómo reducir el número de facturas abiertas

Minimizar las facturas abiertas mejora el flujo de caja y reduce el tiempo empleado en el seguimiento de los pagos atrasados. A continuación se muestran algunas estrategias que pueden ayudarte a disminuir el número de facturas abiertas en tu empresa.

Simplifica la facturación

• Automatiza la facturación: Utiliza un software de facturación automatizada para que las facturas se envíen rápidamente una vez se entreguen los bienes o servicios. La automatización elimina los retrasos causados por el procesamiento manual.

• Precisión: Asegúrate de que las facturas sean precisas para evitar disputas y retrasos en los pagos. Antes de enviar la factura, vuelve a comprobar que la información sobre los servicios o productos, los precios y las condiciones sean correctos.

Condiciones de pago claras

• Establece condiciones claras: Define las condiciones de pago por adelantado, incluidas las fechas de vencimiento, los métodos de pago aceptados y las penalizaciones por pagos atrasados, para establecer las expectativas de los clientes desde el principio.

• Contratos y acuerdos: Utiliza contratos o acuerdos por escrito para hacer explícitas las condiciones de pago, especialmente para proyectos grandes o en curso.

Sanciones e incentivos

• Descuentos por pago rápido: Ofrece descuentos a los clientes que paguen las facturas pronto. Incluso un pequeño porcentaje de descuento puede fomentar una mayor rapidez en los pagos.

• Tarifas por niveles: Plantéate utilizar tarifas por niveles en las que los pagos tempranos generen ahorros para los clientes a lo largo del tiempo.

• Comisiones por retrasos: Aplica comisiones por retrasos para las facturas vencidas. Aplica estas sanciones de manera consistente.

Comunicación con el cliente

• Realización de un seguimiento periódico: Envía recordatorios antes y después de las fechas de vencimiento. Un seguimiento cordial y coherente puede reducir en gran medida los retrasos.

• Abre líneas de comunicación: Facilita a los clientes el contacto con tu equipo financiero para que les planteen cualquier consulta sobre facturas. La comunicación abierta puede ayudar a resolver rápidamente disputas o malentendidos.

Opciones de pago flexibles

• Varios métodos de pago: Acepta varios métodos de pago, incluidas las tarjetas de crédito, transferencias bancarias y pagos móviles, para que el pago de tus clientes sea lo más sencillo posible.

• Planes de pago: Para facturas más grandes, ofrece planes de pago estructurados que permitan a los clientes pagar en cuotas.

Controla tu crédito

• Verificaciones de crédito: Comprueba la solvencia de los clientes nuevos antes de otorgarles el crédito. Esto ayuda a evaluar el riesgo de retraso o de impago.

• Límites de crédito: Establece límites de crédito para nuevos clientes y ajústalos en función de su historial de pagos.

Tecnología

• Portales de pago en línea: Utiliza portales en línea donde los clientes puedan ver sus facturas y realizar pagos. Estos portales también pueden enviar recordatorios automáticos y actualizaciones sobre el estado de las facturas.

• Recibos y confirmaciones digitales: Envía recibos digitales y confirmaciones de pago a los clientes inmediatamente después de que realicen un pago, lo que les ofrecerá seguridad y un registro de la transacción.

Medidas legales y de cobro

• Cobros de terceros: Considera la posibilidad de recurrir a una agencia de cobros para recuperar las deudas de las facturas impagadas largas.

• Acciones legales: Es posible que sea necesario emprender acciones legales cuando se hayan agotado todas las demás vías.