未结账单是商家已经开具但客户尚未付款的账单。由于这些账单正等待支付，因此在全额支付或结算之前，他们被视为“未结账单”。

在2022 年的一份报告中，87% 的商家表示，平均而言，他们的账单是在到期日之后支付的，这使得许多账单在数周甚至数月内都处于未结清状态。下面，我们将解释未结账单对商家意味着什么、如何实现未结账单流程自动化以及如何减少未结账单数量。

本文内容

• 为什么会出现未结账单
  
• 未结账单对商家意味着什么
  
• 如何有效管理未结账单
  
• 如何实现未结账单流程自动化
  
• 如何减少未结账单数量
  

为什么会出现未结账单

出现未结账单的原因有很多。下面来看看造成未结账单的一些常见原因。

• 逾期支付： 客户可能只是因为自身财务紧张、遗忘或其他原因而逾期支付。

• 支付处理延迟： 即使是电子支付，处理支付并在公司账户中反映出来也需要一些时间。这种延迟可能导致账单暂时保持未结状态。

• 账单错误： 账单错误，如账单信息不正确、定价不一致或数量不正确，会导致客户争议或延迟支付。

• 争议： 客户可能会对收到的货物或服务质量提出争议，并在问题解决之前拒绝支付。

• 故意不付款： 客户可能因为财务困难、对产品或服务不满意或有欺诈意图而故意不支付账单。

• 部分支付： 客户可能会支付账单的部分款项，导致余款未付。

• 行政延误： 处理支付或在会计系统中记录支付的延误会使账单一直处于未结状态。

• 支付条款复杂： 支付条款复杂的账单或需要多次审批的账单可能需要更长的处理流程，导致未结期延长。

未结账单对商家意味着什么

未结账单可能会给商家带来挑战。下面就来看看他们可能带来的一些困难。

• 现金流管理： 未结账单会影响现金流，尤其是当收入的很大一部分被应收款项占用时。延迟收款会造成财务紧张，影响商家支付自身费用或进行再投资以实现增长的能力。

• 行政负担： 追踪和管理未结账单需要行政工作。这包括发送提醒、协商支付条款和处理争议，所有这些都需要消耗时间和资源。

• 坏账风险： 未结账单总是存在无法支付，从而变成坏账的风险。这种风险随着账单未付时间的延长而增加，并可能导致财务损失。

• 资源分配： 商家需要有效地分配资源，以管理其应收账款（AR）并确保及时支付。这可能会占用其他更具生产力领域的资源。

如何有效管理未结账单

管理未结账单对商家的财务健康非常重要。以下是一些应对未结账单的策略。

开具准确、详细的账单

确保您的账单准确、详细、易懂。包括所有相关信息，如账单号码、日期、支付条款、到期日和联系信息。考虑使用开具账单软件，实现流程自动化，减少错误。

设定明确的支付条款

事先明确告知支付条款，包括到期日、可接受的支付方式以及逾期支付费用。考虑提供提前支付折扣，以鼓励及时支付。必要时，应有意愿、灵活协商支付计划。

按时发送账单

在货物或服务交付后及时发送账单。考虑使用电子账单，以加快交付速度并方便追踪。

定期跟进

实施未结账单追踪系统，并在到期日之前和之后发送提醒。使用电子邮件、电话或其他沟通渠道跟进逾期支付情况。沟通时要礼貌但坚定。

运用科技

使用会计软件或开具账单平台自动开具账单、追踪支付并生成报告。考虑与在线支付网关进行集成，以简化支付流程。

提供多种支付选项

为客户提供不同的支付选项，如信用卡、在线支付或银行转账。对于基于订阅的服务，可考虑使用提供定期开单服务的支付处理商。

及时处理争议

如果客户对账单有争议，应及时调查并尝试友好解决。如有必要，可以通过谈判达成妥协。

考虑提前支付折扣或逾期费用

为提前支付提供折扣，以激励及时结算，或实施逾期支付费用规定，以阻止延迟支付，并补偿对您造成的不便。

必要时将催款外包

如果内部催款失败，可考虑将催款外包给专业机构。一定要选择信誉良好、在您的行业内有经验的机构。

分析账单数据

定期审查账单数据，以确定趋势、模式和潜在问题。利用这些信息完善您的开具账单和催款流程。

如何实现未结账单流程自动化

开具账单流程自动化可以简化操作、减少错误并改善商家的现金流。具体操作如下。

选择合适的开具账单软件

选择一个可靠的开具账单平台，以电子方式创建、发送和追踪账单。着眼于自动提醒、定期开具账单以及与会计软件集成等功能。

Stripe Invoicing 可基于客户的订阅、用量或其他触发因素自动创建并向客户发送账单，还可让您自定义账单的外观和风格，使其与您的品牌相匹配。Stripe Billing 可以管理定期开具账单的订阅，并基于客户的账单周期自动生成账单。

设置自动提醒

配置您的开具账单软件，在账单到期之前和之后自动发送支付提醒。

与支付网关集成

将您的开具账单软件与支付网关关联。这样，客户就可以直接在线支付账单，流程更加快捷方便。

自动计算逾期支付费用

如果您收取逾期支付费用，请将软件设置为自动计算逾期支付费用并将其应用于逾期账单。事先向客户说明您的逾期支付费用政策。

使用应收账款（AR）自动化工具

考虑使用专门的应收账款自动化软件来管理您的催款流程。这种软件可以自动发送催款电子邮件、追踪支付承诺并升级收款。Stripe Billing 和 Stripe Invoicing 也提供催款管理工具：Stripe Invoicing 可自动重试失败的付款，而 Stripe Billing 则可根据商家的需求定制催款策略。

实施电子数据交换（EDI）

如果您与大客户或供应商合作，请考虑实施电子数据交换以自动交换账单和其他文档。电子数据交换可以大大减少人工数据录入和处理错误。

使用人工智能（AI）和机器学习（ML）

一些开具账单和应收账款自动化平台使用人工智能和机器学习分析账单数据并识别模式。这有助于预测哪些账单可能会逾期支付，并据此确定催款的优先次序。

与会计软件集成

将您的开具账单和应收账款自动化工具与您的会计软件集成。这样就无需人工录入数据，确保财务记录准确无误。

实施定制集成

对于更复杂的自动化需求，您可以使用 API 来定制与您的系统的集成。Stripe API 让您可以程序化地控制 Stripe 账户的各个方面，包括账单、支付和客户。

Stripe Automations，目前处于 Beta 测试阶段，是另一种创建定制工作流的方法，用于管理与账单和订阅相关的任务。您可以定义触发器（如创建账单、支付失败）和操作（如发送跟进电子邮件、更新客户记录），实现流程自动化。

如何减少未结账单数量

尽量减少未结账单可以改善现金流，减少用于追踪逾期支付的时间。以下是一些有助于减少商家未结账单的策略。

轻松开具账单

• 自动开具账单： 使用自动开具账单软件，以便在货物或服务交付后及时发送账单。自动化消除了人工处理造成的延误。

• 准确性： 确保账单准确无误，防止出现争议和支付延误。在发送账单前，仔细核对服务或产品、价格和条款等信息。

明确的支付条款

• 制定明确的条款： 预先确定支付条款，包括到期日、可接受的支付方式以及任何逾期付款罚金，以便从一开始就明确客户的期望。

• 合同和协议： 使用合同或书面协议明确规定支付条款，尤其是大型项目或持续进行的项目。

处罚和奖励

• 提前支付折扣： 为提前支付账单的客户提供折扣。即使是很小比例的折扣也能促使客户加快支付。

• 分层定价： 考虑分层定价，及时支付可在一段时间内为客户节省费用。

• 逾期费用： 对逾期账单收取逾期费用。始终如一地执行这些处罚。

客户沟通

• 定期跟进： 在到期日之前和之后发出提醒。礼貌和持续的跟进可以大大减少延误。

• 畅通的沟通渠道： 让客户可以方便地与财务团队联系，查询任何账单问题。畅通的沟通有助于快速解决争议或误解。

灵活的支付方式

• 多种支付方式： 接受各种支付方式，包括信用卡、银行转账和移动支付，尽可能方便客户支付。

• 支付计划： 对于大额账单，提供结构化付款方案，让客户分期支付。

控制您的信用

• 信用调查：在授予信用前对新客户进行信用调查。这有助于评估逾期付款或不付款的风险。

• 信用额度：为新客户设置信用额度，并基于客户的支付历史进行调整。

科技

• 在线支付门户：使用在线门户，客户可以查看账单并进行支付。这些门户网站还可以发送自动提醒和账单状态更新。

• 数字收据和确认： 支付后立即向客户发送数字收据和支付确认，为客户提供保证和交易记录。

法律和催款措施

• 第三方催款： 考虑使用催款机构收回长期未结账单中的债务。

• 法律行动：当所有其他途径都已用尽时，可能有必要采取法律行动。