Les factures ouvertes sont des factures qui ont été émises par une entreprise, mais qui n’ont pas été payées par le client. Comme ces factures sont en attente de paiement, elles sont considérées comme « ouvertes » jusqu’à ce qu’elles soient entièrement payées ou réglées.

Dans un rapport publié en 2022, 87 % des entreprises ont déclaré que leurs factures étaient en moyenne payées après la date d’échéance, ce qui laisse de nombreuses factures en suspens pendant des semaines, voire des mois. Nous expliquons ci-dessous ce que les factures en suspens signifient pour les entreprises, comment automatiser les processus liés aux factures en suspens et comment réduire leur nombre.

 Que contient cet article?

• Pourquoi les factures sont-elles ouvertes?
  
• Ce que les factures ouvertes signifient pour les entreprises
  
• Comment gérer efficacement les factures ouvertes?
  
• Comment automatiser les processus de factures ouvertes?
  
• Comment réduire le nombre de factures ouvertes?
  

Pourquoi des factures ouvertes?

Les factures ouvertes peuvent avoir de nombreuses raisons. Voici quelques-unes des causes les plus courantes de factures ouvertes.

• Les retards de paiement : Les clients peuvent simplement être en retard dans leurs paiements en raison de leurs propres contraintes financières, d’un oubli ou d’autres raisons.

• Retards dans le traitement des paiements : même avec les paiements électroniques, le traitement des paiements et leur apparition dans les comptes d’une entreprise peuvent prendre un certain temps. Ce retard peut entraîner le maintien temporaire des factures en attente.

• Erreurs de facturation : Les erreurs de facturation, telles que des informations de facturation incorrectes, des écarts de prix ou des quantités erronées peuvent amener les clients à contester ou à retarder le paiement.

• Litiges : Les clients peuvent contester la qualité des biens ou des services reçus et retenir leur paiement jusqu’à ce que le problème soit résolu.

• Non-paiement intentionnel : Les clients peuvent délibérément éviter de payer les factures en raison de difficultés financières, d’une insatisfaction à l’égard du produit ou du service, ou d’intentions frauduleuses.

• Paiements partiels : Les clients peuvent effectuer des paiements partiels pour une facture, en laissant le solde en suspens.

• Retards administratifs : les retards dans le traitement des paiements ou leur enregistrement dans les systèmes comptables peuvent maintenir les factures en attente.

• Conditions de paiement complexes : Les factures assorties de conditions de paiement complexes ou nécessitant plusieurs approbations peuvent prendre plus de temps à traiter, ce qui allonge les délais de paiement.

Ce que les factures ouvertes signifient pour les entreprises

Les factures ouvertes peuvent poser des problèmes aux entreprises. Voici un aperçu de certaines des difficultés qu’elles peuvent engendrer.

• Gestion des flux de trésorerie : Les factures ouvertes peuvent avoir une incidence sur la trésorerie, en particulier si une part importante du chiffre d’affaires est immobilisée dans des créances. Les retards de paiement peuvent entraîner des difficultés financières et nuire à la capacité d’une entreprise à couvrir ses propres dépenses ou à réinvestir dans sa croissance.

• Charge administrative : Le suivi et la gestion des factures en attente nécessitent un effort administratif. Cela comprend l’envoi de rappels, la négociation des conditions de paiement et le traitement des litiges, autant de tâches qui prennent du temps et mobilisent des ressources.

• Risque de créances irrécouvrables : Il existe toujours un risque que les factures impayées ne soient pas réglées, ce qui les transforme en créances irrécouvrables. Ce risque augmente avec la durée pendant laquelle la facture reste impayée et peut entraîner des pertes financières.

• Allocation des ressources : Les entreprises doivent allouer efficacement leurs ressources pour gérer leurs créances commerciales (AR) et garantir des paiements en temps voulu. Cela peut détourner des ressources d’autres domaines plus productifs.

Comment gérer efficacement les factures ouvertes?

La gestion des factures ouvertes est importante pour la santé financière d’une entreprise. Voici quelques stratégies pour répondre aux factures ouvertes.

Émission de factures précises et détaillées

Veillez à ce que vos factures soient précises, détaillées et faciles à comprendre. Incluez toutes les informations pertinentes, telles que le numéro de la facture, la date, les conditions de paiement, la date d’échéance et les coordonnées de la personne à contacter. Envisagez d’utiliser un logiciel de facturation pour automatiser le processus et réduire les erreurs.

Définir clairement les conditions de paiement

Communiquez clairement les conditions de paiement dès le départ, y compris les dates d’échéance, les méthodes de paiement acceptées et les frais de retard. Envisagez d’offrir des remises pour paiement anticipé afin d’encourager les paiements rapides. Faites preuve de souplesse et soyez prêt à négocier des plans de paiement si nécessaire.

Envoyez des factures à temps

Envoyez rapidement les factures après la livraison des biens ou la prestation des services. Envisagez d’utiliser la facturation électronique pour une livraison plus rapide et un suivi plus facile.

Assurez un suivi régulier

Mettez en place un système permettant de suivre les factures en attente de paiement et d’envoyer des rappels avant et après les dates d’échéance. Utilisez les courriels, les appels téléphoniques ou d’autres moyens de communication pour assurer le suivi des paiements en retard. Soyez poli, mais ferme dans vos communications.

Utiliser la technologie

Utilisez un logiciel de comptabilité ou des plateformes de facturation pour automatiser la facturation, suivre les paiements et générer des rapports. Pensez à intégrer les passerelles de paiement en ligne pour simplifier le processus de paiement.

Proposer plusieurs options de paiement

Proposez à vos clients différentes options de paiement, telles que les cartes de crédit, les paiements en ligne ou les virements bancaires. Envisagez d’utiliser des prestataires de services de paiement proposant des services de facturation récurrente pour les services par abonnement.

Traiter rapidement les litiges

Si un client conteste une facture, examinez rapidement le problème et essayez de le résoudre à l’amiable. Soyez ouvert à la négociation d’un compromis si nécessaire.

Envisager des remises pour paiement anticipé ou des frais de retard

Offrez des remises pour les paiements anticipés afin d’encourager les règlements rapides ou appliquez des frais de retard pour dissuader les retards et vous dédommager pour le désagrément occasionné.

Externaliser les encaissements si nécessaire

Si les efforts internes pour recouvrer les paiements échouent, envisagez de confier le recouvrement à une agence professionnelle. Veillez à choisir une agence réputée qui possède de l’expérience dans votre secteur d’activité.

Analyser les données de la facture

Vérifiez régulièrement les données des factures afin d’identifier les tendances, les schémas et les problèmes potentiels. Utilisez ces informations pour affiner vos processus de facturation et de recouvrement.

Comment automatiser les processus de factures ouvertes?

L’automatisation des processus de factures ouvertes peut rationaliser les opérations, réduire les erreurs et améliorer la trésorerie des entreprises. Voici comment cela fonctionne.

Choisir le bon logiciel de facturation

Choisissez une plateforme de facturation fiable pour créer, envoyer et suivre vos factures par voie électronique. Recherchez des fonctionnalités telles que les rappels automatiques, la facturation récurrente et l’intégration avec un logiciel de comptabilité.

Stripe Invoicing crée et envoie automatiquement des factures à vos clients en fonction de leurs abonnements, de leur utilisation ou d’autres déclencheurs, et vous permet de personnaliser l’apparence de vos factures afin qu’elles correspondent à votre marque. Stripe Billing peut gérer les abonnements récurrents et générer automatiquement des factures en fonction des cycles de facturation de vos clients.

Mettre en place des rappels automatisés

Configurez votre logiciel de facturation pour qu’il envoie des rappels de paiement automatiques avant et après l’échéance de la facture.

Intégrer des passerelles de paiement

Connectez votre logiciel de facturation à une passerelle de paiement. Cela permet aux clients de payer directement leurs factures en ligne, ce qui rend le processus plus rapide et plus pratique.

Automatiser les frais de retard de paiement

Si vous facturez des frais de retard, configurez votre logiciel pour qu’il les calcule et les applique automatiquement aux factures en souffrance. Communiquez clairement votre politique en matière de frais de retard à vos clients.

Utiliser les outils d’automatisation des comptes clients (AR)

Envisagez d’utiliser un logiciel spécialisé dans l’automatisation des relances pour gérer votre processus de recouvrement. Ce logiciel peut envoyer automatiquement des courriels de relance, suivre les promesses de paiement et escalader les recouvrements. Stripe Billing et Stripe Invoicing proposent également des outils de gestion des relances : Stripe Invoicing réessaie automatiquement les paiements échoués, et Stripe Billing dispose de stratégies de relance personnalisées pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Mettre en œuvre l’échange de données informatisé (EDI)

Si vous travaillez avec des clients ou des fournisseurs importants, envisagez de mettre en place l’EDI pour automatiser l’échange des factures et autres documents. L’EDI peut réduire considérablement la saisie manuelle des données et les erreurs de traitement.

Utiliser l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique (ML)

Certaines plateformes d’automatisation de la facturation et des AR utilisent l’IA et le ML pour analyser les données des factures et identifier des modèles. Cela peut aider à prédire quelles factures sont susceptibles d’être payées en retard et à prioriser les efforts d’encaissement en conséquence.

Intégrer les systèmes au logiciel de comptabilité

Intégrez vos outils de facturation et d’automatisation des comptes clients à votre logiciel de comptabilité. Cela élimine la saisie manuelle des données et garantit l’exactitude des registres financiers.

Construire des intégrations personnalisées

Pour des besoins d’automatisation plus complexes, vous pouvez utiliser les API pour créer des intégrations personnalisées avec vos systèmes. Stripe API vous permet de contrôler par voie programmatique tous les aspects de votre compte Stripe, y compris les factures, les paiements et les clients.

Stripe Automations, actuellement en bêta, est un autre moyen de créer des flux de travail personnalisés pour gérer les tâches liées aux factures et aux abonnements. Vous pouvez définir des déclencheurs (par exemple, facture créée, paiement échoué) et des actions (par exemple, envoi de courriels de suivi, mise à jour de la fiche client) pour automatiser vos processus.

Comment réduire le nombre de factures ouvertes?

Réduire au minimum les factures ouvertes améliore la trésorerie et réduit le temps consacré au suivi des retards de paiement. Voici quelques stratégies qui peuvent vous aider à réduire les factures ouvertes de votre entreprise.

Faciliter la facturation

• Automatiser la facturation : Utilisez un logiciel de facturation automatisée pour que les factures soient envoyées rapidement après la livraison des biens ou la prestation des services. L’automatisation élimine les retards causés par le processus manuel.

• Exactitude : Veillez à l’exactitude des factures pour éviter les contestations et les retards de paiement. Vérifiez les informations concernant les services ou les produits, les prix et les conditions avant d’envoyer la facture.

Des conditions de paiement claires

• Définissez des conditions claires : définissez d’emblée les conditions de paiement, y compris les dates d’échéance, les méthodes de paiement acceptées et les éventuelles pénalités de retard, afin de fixer les attentes des clients dès le départ.

• Contrats et accords : Utilisez des contrats ou des accords écrits pour expliciter les conditions de paiement, en particulier pour les projets de grande envergure ou en cours.

Pénalités et mesures incitatives

• Remises pour paiement anticipé : Offrez des remises aux clients qui règlent leurs factures à l’avance. Même un petit pourcentage de réduction peut motiver des paiements plus rapides.

• Tarification progressive : Envisagez une tarification progressive où les paiements rapides permettent aux clients de réaliser des économies au fil du temps.

• Frais de retard : Implémentez des frais de retard pour les factures impayées. Appliquez ces pénalités de manière cohérente.

Communication avec les clients

• Suivi régulier : envoyez des rappels avant et après les dates d’échéance. Un suivi courtois et régulier peut considérablement réduire les retards.

• Communication ouverte : facilitez la prise de contact entre vos clients et votre équipe financière pour toute question relative aux factures. Une communication ouverte peut aider à résoudre rapidement les litiges ou les malentendus.

Moyens de paiement flexibles

• Multiples méthodes de paiement : Acceptez diverses méthodes de paiement, notamment les cartes de crédit, les virements bancaires et les paiements mobiles afin de faciliter au maximum le paiement des clients.

• Plans de paiement : Pour les factures plus importantes, proposez des offres de paiement structurées qui permettent aux clients de payer par versements échelonnés.

Contrôlez votre crédit

• Vérifications de solvabilité : Effectuez des vérifications de solvabilité auprès des nouveaux clients avant de leur accorder un crédit. Cela permet d’évaluer le risque de retard ou de non-paiement.

• Limites de crédit : Fixez des limites de crédit pour les nouveaux clients et réajustez-les en fonction de leur historique de paiement.

Technologies

• Portails de paiement en ligne : Utilisez des portails en ligne où les clients peuvent consulter leurs factures et effectuer des paiements. Ces portails peuvent également envoyer des rappels automatiques et des mises à jour sur l’état de la facture.

• Reçus et confirmations numériques : Envoyez des reçus numériques et des confirmations de paiement aux clients immédiatement après un paiement, leur offrant ainsi une assurance et une trace de la transaction.

Mesures juridiques et d’encaissement

• Recouvrement par des tiers : Envisagez de faire appel à une agence de recouvrement pour récupérer les créances issues de factures impayées depuis longtemps.

• Action juridique : Une action juridique peut s’avérer nécessaire lorsque tous les autres moyens ont été épuisés.