Les factures en cours sont des factures émises par une entreprise, mais qui n'ont pas été réglées par le client. Dans la mesure où ces factures sont en attente de paiement, elles sont considérées comme « en cours » jusqu'à ce qu'elles soient intégralement payées ou versées.

Dans un rapport de 2022, 87 % des entreprises ont indiqué que leurs factures étaient généralement payées après la date d'échéance. Elles restent ainsi à l'état « en cours » pendant des semaines, voire des mois. Dans cet article, nous vous expliquerons l'incidence des factures en cours pour les entreprises, comment automatiser leur gestion et comment les éviter.

Sommaire de cet article

• Raisons pour lesquelles une entreprise peut avoir des factures en cours
  
• Incidence des factures en cours pour les entreprises
  
• Comment gérer efficacement les factures en cours
  
• Comment automatiser la gestion des factures en cours
  
• Comment réduire le nombre de factures en cours
  

Raisons pour lesquelles une entreprise peut avoir des factures en cours

Les factures en cours peuvent survenir pour de nombreuses raisons. Voici quelques-unes des causes les plus fréquentes.

• Retards de paiement : les clients peuvent tout simplement être en retard de paiement en raison de leurs propres contraintes financières, d'oublis ou pour d'autres motifs.

• Retards de traitement des paiements : même en cas de paiement électronique, le traitement des paiements et leur affichage sur les comptes de l'entreprise peuvent prendre un certain temps. En raison de ce retard, les factures peuvent temporairement rester à l'état « en cours ».

• Erreurs de facturation : les erreurs de facturation (p. ex., informations de facturation incorrectes, écarts de prix ou quantités erronées) peuvent amener les clients à contester ou retarder le paiement.

• Litiges : les clients peuvent contester la qualité des biens ou services reçus et bloquer le paiement jusqu'à ce que le problème soit résolu.

• Non-paiement intentionnel : les clients peuvent délibérément choisir de ne pas payer les factures en raison de difficultés financières, d'une insatisfaction à l'égard du produit ou du service, ou d'intentions frauduleuses.

• Paiements partiels : les clients peuvent partiellement régler la facture, le reliquat restant à l'état « en cours ».

• Retards administratifs : tout retard dans le traitement des paiements ou leur enregistrement dans les systèmes comptables peut bloquer les factures.

• Conditions de paiement complexes : les factures dont les conditions de paiement sont complexes ou qui nécessitent plusieurs approbations peuvent prendre plus de temps à traiter. Elles restent donc à l'état « en cours » plus longtemps.

Incidence des factures en cours pour les entreprises

Les factures en cours peuvent poser des problèmes aux entreprises. Voici un aperçu de certaines des difficultés que les entreprises peuvent rencontrer.

• Gestion des flux de trésorerie : les factures en cours peuvent affecter les flux de trésorerie, en particulier si une part importante des revenus est liée aux créances. Les retards de réception des paiements peuvent causer des difficultés financières, affectant la capacité d'une entreprise à couvrir ses propres dépenses ou à réinvestir dans sa croissance.

• Charge administrative : le suivi et la gestion des factures en cours nécessitent des efforts administratifs. Cela comprend l'envoi de rappels, la négociation des conditions de paiement et la gestion des litiges, autant de tâches qui demandent du temps et des ressources.

• Risque de créances irrécouvrables : il y a toujours un risque que les factures en cours ne soient pas payées, et qu'elles se transforment en créances irrécouvrables. Plus longtemps la facture reste impayée, plus ce risque augmente, ce qui peut entraîner des pertes financières.

• Affectation des ressources : les entreprises doivent affecter efficacement leurs ressources à la gestion de leurs comptes débiteurs et veiller à ce que les paiements soient effectués dans les délais. Cela peut détourner les ressources d'autres domaines plus productifs.

Comment gérer efficacement les factures en cours

La gestion des factures en cours est importante pour la santé financière d'une entreprise. Voici quelques stratégies pour bien gérer les factures en cours.

Émettez des factures précises et détaillées

Assurez-vous que vos factures sont précises, détaillées et faciles à comprendre. Faites-y figurer toutes les informations pertinentes, telles que le numéro de facture, la date, les conditions de paiement, la date d'échéance et les coordonnées. Envisagez d'utiliser un logiciel de facturation pour automatiser le processus et réduire les erreurs.

Définissez des conditions de paiement claires

Communiquez clairement les conditions de paiement en amont, y compris les dates d'échéance, les moyens de paiement acceptés et les frais de retard de paiement. Envisagez d'offrir des remises en cas de paiement anticipé afin d'encourager vos clients à payer rapidement. Faites preuve de souplesse et proposez des échéanciers de paiement, le cas échéant.

Envoyez vos factures dans les délais prévus

Envoyez rapidement vos factures après la livraison des biens ou services correspondants. Envisagez d'utiliser la facturation électronique pour accélérer l'envoi et faciliter le suivi des factures.

Effectuez un suivi régulier

Mettez en place un système de suivi des factures en cours et d'envoi de rappels avant et après les échéances. Utilisez les e-mails, les appels téléphoniques ou tout autre canal de communication pour assurer le suivi des paiements en retard. Adressez-vous à vos clients avec courtoisie, tout en vous montrant fermes.

Tirez parti de la technologie

Utilisez un logiciel de comptabilité ou une plateforme de facturation pour automatiser la facturation, suivre les paiements et générer des rapports. Envisagez d'intégrer des plateformes de paiement en ligne pour simplifier le processus de paiement.

Proposez plusieurs options de paiement

Proposez à vos clients différentes options de paiement, comme les cartes bancaires, les paiements en ligne ou les virements bancaires. Envisagez de faire appel à des prestataires de services de paiement proposant des services de facturation récurrente pour les services par abonnement.

Répondez rapidement aux litiges

Si un client conteste une facture, examinez rapidement le problème et essayez de le résoudre à l'amiable. Tentez de trouver un compromis, le cas échéant.

Proposez des réductions en cas de paiement anticipé ou appliquez des frais de retard

Proposez des réductions en cas de paiement anticipé pour encourager vos clients à régler rapidement, ou appliquez des frais de retard de paiement afin de les dissuader et vous indemniser pour la gêne occasionnée.

Externalisez les recouvrements, le cas échéant

Si vos efforts internes de recouvrement des paiements échouent, envisagez de confier le recouvrement à une agence professionnelle. Assurez-vous de choisir une agence réputée ayant de l'expérience dans votre secteur d'activité.

Analysez les données de facturation

Examinez régulièrement les données de facturation afin d'identifier les tendances, les modèles et les problèmes potentiels. Utilisez ces informations pour affiner vos processus de facturation et d'encaissement.

Comment automatiser la gestion des factures en cours

Automatiser la gestion des factures en cours peut rationaliser les opérations, réduire les erreurs et améliorer les flux de trésorerie des entreprises. Voici la marche à suivre.

Choisissez le bon logiciel de facturation

Choisissez une plateforme de facturation fiable pour créer, envoyer et suivre vos factures par voie électronique. Faites appel à une plateforme proposant les fonctionnalités suivantes : rappels automatiques, facturation récurrente et intégration à un logiciel de comptabilité.

Stripe Invoicing crée et envoie automatiquement des factures à vos clients en fonction de leur abonnement, de leur consommation ou d'autres facteurs déclencheurs. Vous pouvez également personnaliser vos factures à l'image de votre marque. Stripe Billing peut gérer les abonnements récurrents et générer automatiquement des factures en fonction des cycles de facturation de vos clients.

Configurez des rappels automatiques

Configurez votre logiciel de facturation de façon à envoyer des rappels automatiques de paiement avant et après la date d'échéance de la facture.

Intégrez des plateformes de paiement

Connectez votre logiciel de facturation à une plateforme de paiement. Vos clients pourront ainsi payer directement leurs factures en ligne, ce qui accélérera et facilitera le processus.

Automatisez les frais de retard de paiement

Si vous facturez des frais de retard de paiement, configurez votre logiciel de façon à ce qu'il les calcule automatiquement et les applique aux factures impayées. Communiquez en amont à vos clients votre politique en matière de frais de retard.

Utilisez des outils d'automatisation des comptes débiteurs

Envisagez d'utiliser un logiciel d'automatisation des comptes débiteurs spécialisé pour gérer votre processus de recouvrement. Ce logiciel peut automatiquement envoyer des e-mails de relance, suivre les promesses de paiement et faire remonter les recouvrements. Stripe Billing et Stripe Invoicing proposent également des outils de gestion des relances : Stripe Invoicing relance automatiquement les paiements en échec, et Stripe Billing propose des stratégies de relance personnalisées adaptées aux besoins de votre entreprise.

Utilisez l'échange de données informatisé (EDI)

Si vous travaillez avec de grandes entreprises ou fournisseurs, envisagez de mettre en œuvre l'EDI pour automatiser l'échange de factures et d'autres documents. L'EDI peut considérablement réduire la saisie manuelle des données et les erreurs de traitement.

Tirez parti de l'intelligence artificielle (IA) et de l'apprentissage automatique

Certaines plateformes d'automatisation de la facturation et des comptes débiteurs utilisent l'IA et l'apprentissage automatique pour analyser les données de facturation et identifier des tendances. Cela permet de prédire quelles factures sont susceptibles d'être payées en retard et de hiérarchiser les efforts de recouvrement en conséquence.

Intégrez un logiciel de comptabilité

En intégrant vos outils de facturation et d'automatisation des comptes débiteurs à votre logiciel de comptabilité, vous n'aurez plus besoin de saisir les données manuellement, ce qui garantira la précision de vos états financiers.

Créez des intégrations personnalisées

Pour les besoins d'automatisation plus complexes, vous pouvez utiliser les API pour créer des intégrations personnalisées avec vos systèmes. L'API Stripe vous permet d'exercer un contrôle programmatique sur tous les aspects de votre compte Stripe, dont les factures, les paiements et les clients.

Actuellement disponible en version bêta, Stripe Automatisations est un autre moyen de créer des workflows personnalisés pour gérer les tâches liées aux factures et aux abonnements. Vous pouvez définir des déclencheurs (p. ex., création d'une facture, échec de paiement) et des actions (p. ex., envoyer des e-mails de suivi, mettre à jour le dossier client) pour automatiser vos processus.

Comment réduire le nombre de factures en cours

Réduire le nombre de factures en cours vous permet d'améliorer les flux de trésorerie de votre entreprise et de réduire le temps consacré à la recherche des paiements en retard. Voici quelques stratégies qui vous aideront à réduire le nombre de factures en cours de votre entreprise.

Simplification de la facturation

• Automatisez la facturation : utilisez un logiciel de facturation automatisée pour accélérer l'envoi des factures après la livraison des biens ou services. L'automatisation élimine les retards causés par le traitement manuel.

• Exactitude des données : assurez-vous que vos factures sont correctes afin d'éviter les litiges et les retards de paiement. Avant d'envoyer la facture, vérifiez les informations concernant les produits ou services, les tarifs et les conditions.

Des conditions de paiement claires

• Définissez des conditions claires : définissez les conditions de paiement dès le départ, y compris les échéances, les moyens de paiement acceptés et les éventuelles pénalités de retard afin que vos clients en soient informés.

• Contrats et accords : utilisez des contrats ou des accords écrits pour expliciter les conditions de paiement, en particulier pour les projets de grande envergure ou les projets en cours.

Pénalités et avantages

• Réductions en cas de paiement anticipé : proposez des réductions aux clients qui paient leurs factures de façon anticipée. Même un petit pourcentage de remise peut accélérer les paiements.

• Tarification échelonnée : envisagez de proposer des tarifs échelonnés : plus le client paye rapidement, plus il fait des économies au fil du temps.

• Frais de retard : appliquez des frais de retard en cas de factures impayées. Appliquez systématiquement ces pénalités.

Communication avec le client

• Suivis réguliers : envoyez des rappels avant et après les échéances. Vous pouvez considérablement minimiser les retards en envoyant des rappels courtois et réguliers.

• Maintenez une bonne communication avec vos clients : veillez à ce que vos clients puissent facilement contacter votre service financier en cas de questions relatives aux factures. La communication peut aider à résoudre rapidement tout différend ou malentendu.

Options de paiement flexibles

• Proposez plusieurs moyens de paiement : pour faciliter les paiements de vos clients, acceptez différents moyens de paiement, notamment les cartes bancaires, les virements bancaires et les paiements mobiles.

• Échéanciers de paiement : en cas de factures plus élevées, proposez des échéanciers de paiement structurés qui permettent aux clients de payer en plusieurs fois.

Contrôle des crédits

• Vérifications de solvabilité : vérifiez la solvabilité des nouveaux clients avant de leur accorder un crédit. Cela permet d'évaluer les risques de retard de paiement ou de non-paiement.

• Limites de crédit : définissez les plafonds de crédit des nouveaux clients et réajustez-les en fonction de leur historique de paiement.

Technologie

• Portails de paiement en ligne : utilisez des portails en ligne sur lesquels vos clients peuvent consulter leurs factures et effectuer des paiements. Ces portails peuvent également envoyer des rappels automatiques et des mises à jour sur l'état des factures.

• Reçus et confirmations numériques : envoyez des reçus et des confirmations de paiement numériques à vos clients immédiatement après l'exécution du paiement pour les rassurer et les informer de l'enregistrement de la transaction.

Mesures juridiques et de recouvrement

• Recouvrement par des tiers : envisagez de faire appel à une agence de recouvrement pour recouvrer les créances liées à des factures impayées depuis longtemps.

• Action en justice : lorsque toutes les autres voies ont été épuisées, une action en justice peut être nécessaire.