Las facturas abiertas son facturas emitidas por una empresa pero no pagadas por el cliente, por lo que se consideran «abiertas» hasta que se paguen o liquiden en su totalidad, ya que estas facturas están pendientes de pago.

En un informe de 2022, el 87 % de las empresas informó que su factura promedio se paga después de la fecha de vencimiento, lo que deja muchas facturas abiertas durante semanas o incluso meses. A continuación, explicaremos qué significan las facturas abiertas para las empresas, cómo automatizar los procesos de facturas abiertas y cómo reducir la cantidad de facturas abiertas.

¿Qué contiene este artículo?

• Por qué se producen las facturas abiertas
  
• Qué significan las facturas abiertas para las empresas
  
• Cómo gestionar eficazmente las facturas abiertas
  
• Cómo automatizar los procesos de facturas abiertas
  
• Cómo reducir el número de facturas abiertas
  

Por qué se producen las facturas abiertas

Las facturas abiertas pueden ocurrir por numerosos motivos. A continuación, te mostramos algunas de las causas más comunes de las facturas abiertas.

• Pagos atrasados: es posible que los clientes simplemente se retrasen en realizar pagos debido a sus propias restricciones financieras, olvidos u otras razones.

• Retrasos en el procesamiento de pagos: incluso los pagos electrónicos puede tardar algún tiempo en procesarse y reflejarse en las cuentas de una empresa. Este retraso puede hacer que las facturas permanezcan abiertas de manera temporal.

• Errores en las facturas: los errores en las facturas como información de facturación incorrecta, discrepancias en los precios o cantidades incorrectas pueden llevar a los clientes a disputar o retrasar el pago.

• Disputas: los clientes pueden disputar la calidad de los bienes o servicios recibidos y retener pagos hasta que se resuelva el problema.

• Impago intencionado: los clientes pueden evitar deliberadamente pagar facturas debido a dificultades financieras, insatisfacción con el producto, servicio o intenciones fraudulentas.

• Pagos parciales: los clientes pueden realizar pagos parciales a una factura, dejando el saldo restante abierto.

• Demoras administrativas: las demoras en procesar los pagos o en registrarlos en los sistemas contables pueden mantener abiertas las facturas.

• Condiciones complejas de pago: las facturas con Condiciones complicadas de pago o aquellas que requieren varias aprobaciones pueden tardar más en procesarse, lo que resulta en períodos abiertos más largos.

Qué significan las facturas abiertas para las empresas

Las facturas abiertas pueden crear desafíos para las empresas. A continuación, te presentamos algunas de las dificultades que pueden plantear.

• Gestión del flujo de caja: las facturas abiertas pueden afectar el flujo de caja, en especial si una parte sustancial de ingresos está atada en cuentas por cobrar. Los retrasos en recibir pagos pueden causar tensión financiera, lo que afecta la capacidad de una empresa para cubrir sus propios gastos o reinvertir en el crecimiento.

• Carga administrativa: el seguimiento y la gestión de facturas abiertas requiere esfuerzo administrativo. Esto incluye enviar recordatorios, negociar Condiciones de pago y gestionar disputas, todo lo cual consume tiempo y recursos.

• Riesgo de deuda incobrable: siempre existe el riesgo de que no se paguen facturas abiertas, convirtiéndolas en deudas incobrables. Este riesgo aumenta con el tiempo que la factura permanece impaga y puede dar lugar a pérdidas financieras.

• Asignación de recursos: las empresas deben asignar recursos de manera eficaz para gestionar sus cuentas por cobrar y garantizar pagos puntuales. Esto puede desviar recursos de otras esferas más productivas.

Cómo gestionar eficazmente las facturas abiertas

La gestión de facturas abiertas es importante para la salud financiera de una empresa. Estas son algunas estrategias para responder a las facturas abiertas.

Emite facturas precisas y detalladas

Asegúrate de que tus facturas sean precisas, detalladas y fáciles de entender. Incluye toda la información relevante, como número de factura, fecha, Condiciones de pago, fecha de vencimiento e información de contacto. Considera la posibilidad de usar el software de facturación para automatizar el proceso y reducir los errores.

Establece condiciones de pago claras

Condiciones de pago comunicadas claramente por adelantado, incluidas las fechas de vencimiento, métodos de pago aceptables y comisiones por pago atrasado. Considera la posibilidad de ofrecer descuentos por pago anticipado para incentivar el pago puntual. Sé flexible y dispuesto a negociar Planes de pago si es necesario.

Envía facturas a tiempo

Envía facturas con prontitud después de la entrega de los bienes o servicios. Considera la posibilidad de usar facturación electrónica para una entrega más rápida y un seguimiento más fácil.

Haz un seguimiento regular

Implementa un sistema para hacer el seguimiento de las facturas abiertas y enviar recordatorios antes y después de las fechas de vencimiento. Utiliza correo electrónico, llamadas telefónicas u otros canales de comunicación para hacer un seguimiento de los pagos vencidos. Sé educado pero firme en tu comunicación.

Utiliza la tecnología

Utiliza software de contabilidad o plataformas de facturación para automatizar las facturas, seguir los pagos y generar informes. Considera la posibilidad de integrarlos con pasarelas de pago electrónicos para simplificar el proceso de pago.

Ofrece varias opciones de pago

Proporciona a los clientes diferentes opciones de pago como tarjetas de crédito, pagos electrónicos o transferencias bancarias. Considera la posibilidad de utilizar procesos de pagos con servicios de facturación recurrente para los servicios establecidos en suscripciones.

Aborda las disputas con prontitud

Si un cliente disputa una factura, investiga pronto el problema e intenta resolverlo de manera amistosa. Mantente abierto a negociar un compromiso si es necesario.

Considera descuentos anticipados o cargos por pago atrasado

Ofrece descuentos por pagos anticipados para incentivar la acreditación de fondos puntual o implementa comisiones por pago atrasado para desalentar el retraso y compensarte por el inconveniente.

Externaliza los cobros si es necesario

Si los esfuerzos internos para cobrar pagos fallan, considera la posibilidad de tercerizar los cobros a una agencia profesional. Asegúrate de elegir una agencia de buena reputación con experiencia en tu sector.

Analiza datos de facturas

Revisa periódicamente los datos de las facturas para identificar tendencias, patrones y posibles problemas. Usa esta información para perfeccionar tus procesos de facturación y cobros.

Cómo automatizar los procesos de facturas abiertas

Automatizar los procesos de facturas abiertas puede agilizar las operaciones, reducir los errores y mejorar el flujo de caja de las empresas. Así es como funciona.

Elige el software de facturación adecuado

Elige una plataforma de facturación confiable para crear, enviar y hacer un seguimiento de las facturas de manera electrónica. Busca funcionalidades como recordatorios automáticos, facturación recurrente e integración con software de contabilidad.

Stripe Invoicing crea y envía automáticamente facturas a tus clientes establecidas en función de sus suscripciones, consumo u otros factores de activación, y te permite personalizar el aspecto de tus facturas para que coincidan con tu marca. Stripe Billing puede gestionar las suscripciones recurrentes y generar facturas de forma automática establecidas en función de los ciclos de facturación de tus clientes.

Configura recordatorios automáticos

Configura tu software de facturación para enviar recordatorios de pago automáticos antes y después del vencimiento de la factura.

Integra con las pasarelas de pagos

Conecta tu software de facturación con una pasarela de pagos. Esto permite a los clientes pagar directamente las facturas en línea, lo que hace que el proceso sea más rápido y cómodo.

Automatiza las comisiones por pagos atrasados

Si cobras comisiones por pagos atrasados, configura tu software para calcularlas y aplicarlas automáticamente a las facturas vencidas. Comunica tu política de comisiones por pagos atrasados a los clientes por adelantado.

Utiliza herramientas de automatización de cuentas por cobrar (AR)

Considera la posibilidad de utilizar un software especializado de automatización de cuentas por cobrar para procesar los cobros. Este software puede enviar automáticamente correos electrónicos de reclamación de pagos, hacer seguimiento de promesas de pago y escalar los cobros. Stripe Billing y Stripe Invoicing también ofrecen herramientas de gestión de reclamaciones de pagos: Stripe Invoicing reintenta pagos fallidos de forma automática y Stripe Billing tiene estrategias personalizadas de reclamación de pagos que se adaptan a las necesidades de tu empresa.

Implementa el intercambio electrónico de datos (EDI)

Si trabajas con grandes clientes o proveedores, considera la posibilidad de implementar EDI para automatizar el intercambio de facturas y otros documentos. El EDI puede reducir en gran medida los errores manuales de entrada y procesamiento de datos.

Utiliza inteligencia artificial (IA) y machine learning (ML)

Algunas plataformas de facturación y automatización de cuentas por cobrar utilizan IA y ML para analizar datos de facturas e identificar patrones, lo que puede ayudar a predecir qué facturas probablemente se pagarán con retraso y priorizar los esfuerzos de cobro en consecuencia.

Integra los sistemas con el software de contabilidad

Integra tus herramientas de facturación y automatización de cuentas por cobrar con tu software de contabilidad. Esto elimina la necesidad de introducir datos manualmente y garantiza registros financieros precisos.

Desarrolla integraciones personalizadas

Para necesidades de automatización más complejas, puedes usar API para crear integraciones personalizadas con tus sistemas. Stripe API te brinda control programático sobre todos los aspectos de tu cuenta de Stripe, incluidas las facturas, pagos y clientes.

Stripe Automations, actualmente en Beta, es otra forma de crear flujos de trabajo personalizados para gestionar tareas relacionadas con facturas y suscripciones. Puedes definir activadores (p. ej., factura creada, pago fallido) y acciones (p. ej., enviar correos electrónicos de seguimiento, actualizar registro de clientes) para automatizar tus procesos.

Cómo reducir el número de facturas abiertas

Minimizar las facturas abiertas mejora el flujo de caja y reduce el tiempo dedicado al seguimiento de los pagos atrasados. Estas son algunas estrategias que pueden ayudar a reducir las facturas abiertas de tu empresa.

Facilita la facturación

• Facturación automatizada: utiliza un software de facturación automatizada para que las facturas se envíen con prontitud después de la entrega de los bienes o servicios. La automatización elimina los retrasos causados por el procesamiento manual.

• Precisión: asegúrate de que las facturas sean precisas para evitar disputas y retrasos en los pagos. Revisa nuevamente la información sobre los servicios o productos, precios y Condiciones antes de enviar la factura.

Condiciones de pago claras

• Establece Condiciones claras: define Condiciones de pago por adelantado, incluidas las fechas de vencimiento, métodos de pago aceptables y cualquier sanción por pago atrasado para establecer las expectativas de los clientes desde el principio.

• Contratos y acuerdos: utiliza contratos o acuerdos escritos para explicitar las Condiciones de pago, en especial para proyectos grandes o en curso.

Sanciones e incentivos

• Descuentos por pago anticipado: ofrece descuentos a los clientes que pagan facturas antes de tiempo. Incluso un pequeño porcentaje de descuento puede motivar pagos más rápidos.

• Tarifas escalonadas: considera tarifas escalonadas donde los pagos a tiempo generen ahorros para los clientes con el tiempo.

• Comisiones por pagos atrasados: implementa comisiones por pagos atrasados para las facturas vencidas. Aplica estas sanciones de manera uniforme.

Comunicación con el cliente

• Seguimientos periódicos: envía recordatorios antes y después de las fechas de vencimiento. Los seguimientos educados y consistentes pueden reducir en gran medida las demoras.

• Líneas de comunicación abiertas: facilita a los clientes el contacto con tu equipo de finanzas ante cualquier consulta de facturas. La comunicación abierta puede ayudar a resolver rápidamente disputas o malentendidos.

Opciones de pago flexibles

• Múltiples métodos de pago: acepta varios métodos de pago, como tarjetas de crédito, transferencias bancarias y pagos móviles, para facilitar al máximo el pago a los clientes.

• Planes de pago: para facturas más grandes, ofrece planes de pago estructurados que permitan a los clientes pagar en cuotas.

Controla tu crédito

• Verificaciones de crédito: realiza verificaciones de crédito de los nuevos clientes antes de otorgar créditos. Esto ayuda a evaluar el riesgo de pagos atrasados o impagos.

• Límites de crédito: establece límites de crédito para los nuevos clientes y ajústalos según su historial de pagos.

Tecnología

• Portales de pagos online: utiliza portales online donde los clientes puedan ver sus facturas y realizar pagos. Estos portales también pueden enviar recordatorios automáticos y actualizaciones sobre estado de la factura.

• Recibos y confirmaciones digitales: envía recibos digitales y confirmación de pago a los clientes inmediatamente después de que se realice un pago, ofreciéndoles seguridad y un registro de la transacción.

Medidas legales y cobro

• Cobros de terceros: considera la posibilidad de utilizar una agencia de cobros para recuperar deudas de facturas impagas largas.

• Acción legal: es posible que sea necesario emprender acciones legales cuando se hayan agotado todas las demás vías.